Wiki-Quellcode von Dokumente

Version 24.1 von Marco Bauer am 2023/08/25 14:50

version	line-number	content
5.1	1	(% class="box" %)
	2	(((
	3	Alles rund um die Dokumente:
4.1	4
5.1	5	{{toc/}}
	6	)))
4.1	7
8.1	8	= Dokumente intern und extern =
4.1	9
8.1	10	Dokumente im Non Profit Manager im Windows Client können auf zwei Arten erzeugt werden:
	11	Entweder importiert man bereits bestehende Dokumente, bezieht sie also "extern".
	12	Oder man erzeugt die Dokumente innerhalb des Windows Client "intern."
	13	Für die Erstellung der Dokumente intern dient die Software Text Control.
4.1	14
15.1	15	= Dokumente interner Natur =
4.1	16
9.2	17	Dokumente lassen sich innerhalb des Windows Client neu erstellen.
	18	Die Software Text Control dient hierzu als Werkzeug.
	19	Dieser Texteditor ermöglicht die Erstellung von Dokumentvorlagen.
4.1	20
15.1	21	== Allgemeine Einstellungen für das Dokument ==
11.1	22
	23	[[image:Allgemein_Einstellungen.png\|\|height="259" style="float:left" width="552"]]
	24
	25	(% style="margin-left:auto; width:588.6px" %)
	26	\|=(% style="width: 78px;" %)Nummer\|=(% style="width: 509px;" %)Beschreibung
	27	\|(% style="width:78px" %)1\|(% style="width:509px" %)Hier wird die Kategorie definiert (Allgemein, ...)
	28	\|(% style="width:78px" %)2\|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, ob welcher Stiftung das Dokument zugeordnet ist.
	29	\|(% style="width:78px" %)3\|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für einen Brief handelt, legt man hier fest.
	30	\|(% style="width:78px" %)4\|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für eine E-Mail handelt, legt man hier fest.
	31	\|(% style="width:78px" %)5\|(% style="width:509px" %)Darf die Dokumentenvorlage freigegeben werden, wählt man "Aktiv".
	32	\|(% style="width:78px" %)6\|(% style="width:509px" %)Die Erlaubnis zur Bearbeitung nach dem Druck legt man hier fest.
	33
15.1	34	== Der Designer für das Dokument im Überblick ==
11.1	35
12.1	36	[[image:Designer_Start.png\|\|height="307" style="float:left" width="849"]]
11.1	37
	38
12.1	39
	40
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16.1	49	(% style="margin-right:auto; width:844.6px" %)
	50	\|=(% style="width: 104px;" %)Nummer\|=(% style="width: 738px;" %)Beschreibung
18.1	51	\|(% style="width:104px" %)0\|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik [[Allgemein>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAllgemeineEinstellungenfFCrdasDokument]]wechseln. Hier legt man allgemeine Einstellungen der Dokumentenvorlage fest.
16.1	52	\|(% style="width:104px" %)1\|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik Designer wechseln. Dies ist der Bearbeitungsbereich der Dokumentenvorlage.
	53	\|(% style="width:104px" %)2\|(% style="width:738px" %)Mithilfe der Vorschau kann man sich den Zwischenstand der Dokumentenvorlage anzeigen lassen.
	54	\|(% style="width:104px" %)3\|(% style="width:738px" %)Über Start gelangt man die gängigen Funktionen eines Text-Editors, wie z.B. Schriftgröße ändern.
19.1	55	\|(% style="width:104px" %)4\|(% style="width:738px" %)Mithilfe der Schaltfläche Seriendruck kann man [[Seriendruckfelder>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HSeriendruckfeldimDCberblick]] in die Dokumentenvorlage einbetten.
16.1	56	\|(% style="width:104px" %)5\|(% style="width:738px" %)Via Einfügen kann man beispielsweise eine Bilddatei zum Dokument hinzufügen.
	57	\|(% style="width:104px" %)6\|(% style="width:738px" %)Über den Punkt Ansicht legt man genauere Parameter fest, wie man sich die Vorlage anzeigen lässt.
	58	\|(% style="width:104px" %)7\|(% style="width:738px" %)Mit Seitenlayout formatiert man verschiedene Regeln für das Layout auf der Seite der Vorlage.
	59	\|(% style="width:104px" %)8\|(% style="width:738px" %)Hierüber lassen sich Referenzen in die Dokumentenvorlage einbetten.
	60	\|(% style="width:104px" %)9\|(% style="width:738px" %)Mithilfe der Formularfelder kann beispielsweise Auswahlfenster in die Vorlage einfügen.
12.1	61
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	74
23.1	75	=== Seriendruckfelder im Überblick ===
15.1	76
16.1	77	[[image:Designer_Seriendruck.png\|\|height="336" style="float:left" width="956"]]
15.1	78
11.1	79
16.1	80
	81
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	83
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	89
	90	(% style="margin-right:auto; width:955.6px" %)
	91	\|=(% style="width: 94px;" %)Nummer\|=(% style="width: 860px;" %)Beschreibung
20.1	92	\|(% style="width:94px" %)1\|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein Spezialfeld einfügen. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch
21.1	93	bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Ab Zahl 5 aufrunden, ansonsten abrunden." Der Wert 4 wird eingegeben.
20.1	94	Daraufhin erscheint der Text: "Ergebnis wird abgerundet.")
	95	\|(% style="width:94px" %)2\|(% style="width:860px" %)Die jeweiligen Feldeigenschaften lassen sich hier einsehen.
	96	\|(% style="width:94px" %)3\|(% style="width:860px" %)Ein Feld kann man über diese Funktion löschen.
	97	\|(% style="width:94px" %)4\|(% style="width:860px" %)Seriendruckfelder lassen sich über dieses Funktion einfügen.
	98	\|(% style="width:94px" %)5\|(% style="width:860px" %)Über diesen Menüpunkt fügt man einen sich wiederholenden Block ein.
	99	\|(% style="width:94px" %)6\|(% style="width:860px" %)Wiederholende Blöcke bearbeitet man über diesen Menüpunkt.
	100	\|(% style="width:94px" %)7\|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich bestimmte Feldcodes anzeigen.
	101	\|(% style="width:94px" %)8\|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich Feldtexte anzeigen.
16.1	102
	103
	104
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	112
20.1	113
	114
	115
	116
23.1	117	=== Formularfelder im Überblick ===
22.1	118
	119	[[image:Formularfelder_einfuegen.png\|\|height="220" style="float:left" width="376"]]
	120
	121	(% style="margin-left:auto; width:777.6px" %)
	122	\|(% style="width:104px" %)Nummer\|(% style="width:672px" %)Beschreibung
23.1	123	\|(% style="width:104px" %)1\|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage Kombinationslisten einfügen.
	124	\|(% style="width:104px" %)2\|(% style="width:672px" %)Eine Auswahlliste fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
	125	\|(% style="width:104px" %)3\|(% style="width:672px" %)Ein Datumauswahlfeld erzeugt man mithilfe dieses Icons.
22.1	126
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23.1	134	xx
22.1	135
23.1	136	==== Kombinationslisten einfügen ====
	137
11.1	138	xx
	139
23.1	140	xx
22.1	141
	142
	143
	144
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	146
	147
23.1	148
15.1	149	== Dokument im Windows Client intern erstellen ==
4.1	150
	151	xx
	152
15.1	153	== Dokumentvorlagen ==
4.1	154
	155	xx
	156
15.1	157	=== Dokumentvorlagen erstellen ===
4.1	158
10.1	159	1. Begriff Dokumentvorlagen in Suchzeile unter NPO Schriftzug eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png\|\|height="228" style="float:right" width="378"]]
4.1	160
10.1	161	(% style="list-style-type:circle" %)
	162	* Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
	163	* Das Programm Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen wird angezeigt.
9.2	164
10.1	165	(% start="2" %)
	166	1. Programm Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen doppelklicken
9.2	167
10.1	168	(% style="list-style-type:circle" %)
	169	* Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
9.2	170
10.1	171	(% start="3" %)
	172	1. + Symbol anklicken
9.2	173
10.1	174	(% style="list-style-type:circle" %)
	175	* Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
9.2	176
10.1	177	(% start="4" %)
	178	1. Bereich auswählen
	179	1. Bezeichnung eingeben
	180	1. Kategorie auswählen
	181	1. Stiftung auswählen
	182	1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder eben nicht
	183	1. Diskette-Symbol Speichern auswählen
9.2	184
10.1	185	(% style="list-style-type:circle" %)
	186	* Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
9.2	187
15.1	188	=== Dokumentvorlagen formatieren ===
6.2	189
	190	xx
	191
8.1	192	==== Formularvorlagen ====
6.2	193
8.1	194	xx
6.2	195
8.1	196	==== Seriendruckvorlagen ====
6.2	197
4.1	198	xx
	199
15.1	200	= Dokumente externer Natur =
4.1	201
	202	xx
	203
8.1	204	=== Mögliche Dateitypen ===
4.1	205
	206	xx
	207
8.1	208	=== Dokumente aus externen Quellen in Windows Client holen ===
4.1	209
6.1	210
4.1	211
6.1	212
	213
4.1	214
	215
	216
	217
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	221
	222
	223	Frühere Version:
	224
1.1	225	Es gibt die Möglichkeit, zu Ihren Desktops bspw. Personen, Organisationen, Haushalte, Förderprojekte, Gremien oder Sitzungen beliebig viele Dokumente hinzuzufügen. Dokumente können alle Arten von Dateien (PDF, DOC, TIFF, JPEG etc.) sein, die im System gespeichert werden. Die Speicherung der Dokumente kann entweder direkt in der Datenbank oder auf einem externen Dateisystem erfolgen.
	226
	227
	228	Dokument hinzufügen
	229
	230	1. In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“.
	231	2. Es erscheint nun ein Fenster, in dem Sie die bereits hinzugefügten Dokumente sehen und weitere hinzufügen können.
	232	3. Um ein Dokument einer Person/Organisation/Haushalt hinzuzufügen, gibt es zwei Möglichkeiten:
	233	a. Sie ziehen die gewünschte Datei in den Bereich „Datei hier fallen lassen“.
	234	b. Oder Sie betätigen den Button „Dokument hinzufügen“.
	235	4. Die Dokumente der Person/Organisation/des Haushalts können mit dem Button „Dokumente“ jederzeit aufgerufen werden. In dem Fenster erscheinen alle von Ihnen hinzugefügten Dokumente.
	236	5. Mit dem Button „Schließen“ schließen Sie das Fenster.
	237	6. Der Button „Dokumente“ ist nun mit einem grünen Haken versetzt, um zu signalisieren, dass hier Dateien hinterlegt sind.
	238
	239	Dokument löschen
	240
	241	Sollte ein Dokument nicht mehr aktuell sein, kann dieses über die b4-Software gelöscht werden.
	242	Das Dokument wird auch aus dem Ablagepfad gelöscht.
	243
	244	Wenn Sie das Dokument über die b4-Software löschen möchten, gehen Sie wie folgt vor:
	245
	246	1. In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“.
	247	2. Es erscheint ein Fenster mit all den bereits hinzugefügten Dokumenten. Markieren Sie die Zeile (mit einem Klick in die ganz linke Spalte) des zu löschenden Dokumentes und drücken Sie die Taste „Entf“.
	248	3. Eine Meldung erscheint, dass Sie mit „JA“ bestätigen, um auch das verknüpfte Dokument im Explorer zu löschen. Das Dokument wurde jetzt entfernt.
	249
	250
	251	Dokumente per E-Mail verschicken
	252
	253	Sie können ein oder mehrere Dokumente markieren und eine Aktivität vom Typ E-Mail erzeugen. Die Dokumente werden als Anhang an die Aktivität gehängt. Alle weiteren Infos zur Aktivität Typ E-Mail finden Sie im Kapitel „Aktivitäten“.