Zum Inhalt springen

Wiki-Quellcode von Dokumente

Version 25.2 von Marco Bauer am 2023/08/25 14:59
Zeige letzte Bearbeiter
1 (% class="box" %)
2 (((
3 **Alles rund um die Dokumente:**
4
5 {{toc/}}
6 )))
7
8 = Dokumente intern und extern =
9
10 Dokumente im Non Profit Manager im Windows Client können auf zwei Arten erzeugt werden:
11 Entweder importiert man bereits bestehende Dokumente, bezieht sie also "extern".
12 Oder man erzeugt die Dokumente innerhalb des Windows Client "intern."
13 Für die Erstellung der Dokumente intern dient die Software Text Control.
14
15 = Dokumente interner Natur =
16
17 Dokumente lassen sich innerhalb des Windows Client neu erstellen.
18 Die Software Text Control dient hierzu als Werkzeug.
19 Dieser Texteditor ermöglicht die Erstellung von Dokumentvorlagen.
20
21 == Allgemeine Einstellungen für das Dokument ==
22
23 [[image:Allgemein_Einstellungen.png||height="259" style="float:left" width="552"]]
24
25 (% style="margin-left:auto; width:588.6px" %)
26 |=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 509px;" %)Beschreibung
27 |(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert (Allgemein, ...)
28 |(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, ob welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist.
29 |(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für einen **Brief **handelt, legt man hier fest.
30 |(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für eine **E-Mail** handelt, legt man hier fest.
31 |(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:509px" %)Darf die Dokumentenvorlage **freigegeben **werden, wählt man "Aktiv".
32 |(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest.
33
34 == Der Designer für das Dokument im Überblick ==
35
36 [[image:Designer_Start.png||height="307" style="float:left" width="849"]]
37
38
39
40
41
42
43
44
45
46
47
48
49 (% style="margin-right:auto; width:844.6px" %)
50 |=(% style="width: 104px;" %)Nummer|=(% style="width: 738px;" %)Beschreibung
51 |(% style="width:104px" %)**0**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik [[Allgemein>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAllgemeineEinstellungenfFCrdasDokument]]wechseln. Hier legt man allgemeine **Einstellungen **der Dokumentenvorlage fest.
52 |(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik **Designer **wechseln. Dies ist der **Bearbeitungsbereich **der Dokumentenvorlage.
53 |(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der **Vorschau **kann man sich den Zwischenstand der Dokumentenvorlage **anzeigen **lassen.
54 |(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:738px" %)Über **Start **gelangt man die gängigen Funktionen eines **Text-Editors**, wie z.B. Schriftgröße ändern.
55 |(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der Schaltfläche **Seriendruck **kann man [[Seriendruckfelder>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HSeriendruckfeldimDCberblick]] in die Dokumentenvorlage einbetten.
56 |(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:738px" %)Via **Einfügen **kann man beispielsweise eine Bilddatei zum Dokument hinzufügen.
57 |(% style="width:104px" %)**6**|(% style="width:738px" %)Über den Punkt **Ansicht** legt man genauere Parameter fest, wie man sich die **Vorlage anzeigen **lässt.
58 |(% style="width:104px" %)**7**|(% style="width:738px" %)Mit **Seitenlayout **formatiert man verschiedene **Regeln für **das **Layout **auf der Seite der Vorlage.
59 |(% style="width:104px" %)**8**|(% style="width:738px" %)Hierüber lassen sich **Referenzen **in die Dokumentenvorlage einbetten.
60 |(% style="width:104px" %)**9**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der **Formularfelder **kann beispielsweise Auswahlfenster in die Vorlage einfügen.
61
62
63
64
65
66
67
68
69
70
71
72
73
74
75
76 === Seriendruckfelder im Überblick ===
77
78 [[image:Designer_Seriendruck.png||height="336" style="float:left" width="956"]]
79
80
81
82
83
84
85
86
87
88
89
90
91 (% style="margin-right:auto; width:955.6px" %)
92 |=(% style="width: 94px;" %)Nummer|=(% style="width: 860px;" %)Beschreibung
93 |(% style="width:94px" %)**1**|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein **Spezialfeld einfügen**. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch
94 bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Ab Zahl 5 aufrunden, ansonsten abrunden." Der Wert 4 wird eingegeben.
95 Daraufhin erscheint der Text: "Ergebnis wird abgerundet.")
96 |(% style="width:94px" %)**2**|(% style="width:860px" %)Die jeweiligen **Feldeigenschaften **lassen sich hier einsehen.
97 |(% style="width:94px" %)**3**|(% style="width:860px" %)Ein **Feld **kann man über diese Funktion **löschen**.
98 |(% style="width:94px" %)**4**|(% style="width:860px" %)**Seriendruckfelder **lassen sich über dieses Funktion einfügen.
99 |(% style="width:94px" %)**5**|(% style="width:860px" %)Über diesen Menüpunkt **fügt **man einen sich **wiederholenden Block ein**.
100 |(% style="width:94px" %)**6**|(% style="width:860px" %)**Wiederholende Blöcke bearbeitet **man über diesen Menüpunkt.
101 |(% style="width:94px" %)**7**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich bestimmte **Feldcodes anzeigen**.
102 |(% style="width:94px" %)**8**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich **Feldtexte anzeigen**.
103
104
105
106
107
108
109
110
111
112
113
114
115
116
117
118
119 (% class="wikigeneratedid" %)
120 ==== Seriendruckfeld einfügen ====
121
122 1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
123 1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Seriendruck **auswählen
124 1. Option **Serienfelder einfügen **auswählen
125
126 (% style="list-style-type:circle" %)
127 * Die Übersicht der möglichen Seriendruckfelder wird angezeigt.
128
129 (% start="4" %)
130 1. Gewünschtes **Seriendruckfeld **anklicken
131 1. Auf Button **Einfügen **klicken
132
133 (% style="list-style-type:circle" %)
134 * Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt.
135
136 === Formularfelder im Überblick ===
137
138 [[image:Formularfelder_einfuegen.png||height="220" style="float:left" width="376"]]
139
140 (% style="margin-left:auto; width:777.6px" %)
141 |(% style="width:104px" %)**Nummer**|(% style="width:672px" %)**Beschreibung**
142 |(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
143 |(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Eine **Auswahlliste **fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
144 |(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Ein **Datumauswahlfeld **erzeugt man mithilfe dieses Icons.
145
146
147
148
149
150
151
152
153
154 xx
155
156 ==== Kombinationslisten einfügen ====
157
158 xx
159
160 xx
161
162
163
164
165
166
167
168
169 == Dokument im Windows Client intern erstellen ==
170
171 xx
172
173 == Dokumentvorlagen ==
174
175 xx
176
177 === Dokumentvorlagen erstellen ===
178
179 1. Begriff **Dokumentvorlagen **in Suchzeile unter NPO Schriftzug eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
180
181 (% style="list-style-type:circle" %)
182 * Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
183 * Das Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** wird angezeigt.
184
185 (% start="2" %)
186 1. Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** doppelklicken
187
188 (% style="list-style-type:circle" %)
189 * Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
190
191 (% start="3" %)
192 1. **+** Symbol anklicken
193
194 (% style="list-style-type:circle" %)
195 * Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
196
197 (% start="4" %)
198 1. **Bereich **auswählen
199 1. **Bezeichnung **eingeben
200 1. **Kategorie **auswählen
201 1. **Stiftung **auswählen
202 1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder eben nicht
203 1. Diskette-Symbol **Speichern **auswählen
204
205 (% style="list-style-type:circle" %)
206 * Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
207
208 === Dokumentvorlagen formatieren ===
209
210 xx
211
212 ==== Formularvorlagen ====
213
214 xx
215
216 ==== Seriendruckvorlagen ====
217
218 xx
219
220 = Dokumente externer Natur =
221
222 xx
223
224 === Mögliche Dateitypen ===
225
226 xx
227
228 === Dokumente aus externen Quellen in Windows Client holen ===
229
230
231
232
233
234
235
236
237
238
239
240
241
242
243 **Frühere Version:**
244
245 Es gibt die Möglichkeit, zu Ihren Desktops bspw. Personen, Organisationen, Haushalte, Förderprojekte, Gremien oder Sitzungen beliebig viele Dokumente hinzuzufügen. Dokumente können alle Arten von Dateien (PDF, DOC, TIFF, JPEG etc.) sein, die im System gespeichert werden. Die Speicherung der Dokumente kann entweder direkt in der Datenbank oder auf einem externen Dateisystem erfolgen.
246
247
248 **Dokument hinzufügen**
249
250 1.   In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“. 
251 2.   Es erscheint nun ein Fenster, in dem Sie die bereits hinzugefügten Dokumente sehen und weitere hinzufügen können. 
252 3.   Um ein Dokument einer Person/Organisation/Haushalt hinzuzufügen, gibt es zwei Möglichkeiten:
253 a.   Sie ziehen die gewünschte Datei in den Bereich „Datei hier fallen lassen“. 
254 b.   Oder Sie betätigen den Button „Dokument hinzufügen“. 
255 4.   Die Dokumente der Person/Organisation/des Haushalts können mit dem Button „Dokumente“ jederzeit aufgerufen werden. In dem Fenster erscheinen alle von Ihnen hinzugefügten Dokumente. 
256 5.   Mit dem Button „Schließen“ schließen Sie das Fenster.
257 6.   Der Button „Dokumente“ ist nun mit einem grünen Haken versetzt, um zu signalisieren, dass hier Dateien hinterlegt sind.
258
259 **Dokument löschen**
260
261 Sollte ein Dokument nicht mehr aktuell sein, kann dieses über die b4-Software gelöscht werden. 
262 Das Dokument wird auch aus dem Ablagepfad gelöscht.
263
264 Wenn Sie das Dokument über die b4-Software löschen möchten, gehen Sie wie folgt vor:
265
266 1.   In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“. 
267 2.   Es erscheint ein Fenster mit all den bereits hinzugefügten Dokumenten. Markieren Sie die Zeile (mit einem Klick in die ganz linke Spalte) des zu löschenden Dokumentes und drücken Sie die Taste „Entf“. 
268 3.   Eine Meldung erscheint, dass Sie mit „JA“ bestätigen, um auch das verknüpfte Dokument im Explorer zu löschen. Das Dokument wurde jetzt entfernt.
269
270
271 **Dokumente per E-Mail verschicken**
272
273 Sie können ein oder mehrere Dokumente markieren und eine Aktivität vom Typ E-Mail erzeugen. Die Dokumente werden als Anhang an die Aktivität gehängt. Alle weiteren Infos zur Aktivität Typ E-Mail finden Sie im Kapitel „Aktivitäten“.