Wiki-Quellcode von Dokumente

Version 26.1 von Marco Bauer am 2023/08/25 15:30

version	line-number	content
5.1	1	(% class="box" %)
	2	(((
	3	Alles rund um die Dokumente:
4.1	4
5.1	5	{{toc/}}
	6	)))
4.1	7
8.1	8	= Dokumente intern und extern =
4.1	9
8.1	10	Dokumente im Non Profit Manager im Windows Client können auf zwei Arten erzeugt werden:
	11	Entweder importiert man bereits bestehende Dokumente, bezieht sie also "extern".
	12	Oder man erzeugt die Dokumente innerhalb des Windows Client "intern."
	13	Für die Erstellung der Dokumente intern dient die Software Text Control.
4.1	14
15.1	15	= Dokumente interner Natur =
4.1	16
9.2	17	Dokumente lassen sich innerhalb des Windows Client neu erstellen.
	18	Die Software Text Control dient hierzu als Werkzeug.
	19	Dieser Texteditor ermöglicht die Erstellung von Dokumentvorlagen.
4.1	20
15.1	21	== Allgemeine Einstellungen für das Dokument ==
11.1	22
	23	[[image:Allgemein_Einstellungen.png\|\|height="259" style="float:left" width="552"]]
	24
	25	(% style="margin-left:auto; width:588.6px" %)
	26	\|=(% style="width: 78px;" %)Nummer\|=(% style="width: 509px;" %)Beschreibung
	27	\|(% style="width:78px" %)1\|(% style="width:509px" %)Hier wird die Kategorie definiert (Allgemein, ...)
	28	\|(% style="width:78px" %)2\|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, ob welcher Stiftung das Dokument zugeordnet ist.
	29	\|(% style="width:78px" %)3\|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für einen Brief handelt, legt man hier fest.
	30	\|(% style="width:78px" %)4\|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für eine E-Mail handelt, legt man hier fest.
	31	\|(% style="width:78px" %)5\|(% style="width:509px" %)Darf die Dokumentenvorlage freigegeben werden, wählt man "Aktiv".
	32	\|(% style="width:78px" %)6\|(% style="width:509px" %)Die Erlaubnis zur Bearbeitung nach dem Druck legt man hier fest.
	33
15.1	34	== Der Designer für das Dokument im Überblick ==
11.1	35
12.1	36	[[image:Designer_Start.png\|\|height="307" style="float:left" width="849"]]
11.1	37
	38
12.1	39
	40
	41
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	43
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	48
16.1	49	(% style="margin-right:auto; width:844.6px" %)
	50	\|=(% style="width: 104px;" %)Nummer\|=(% style="width: 738px;" %)Beschreibung
18.1	51	\|(% style="width:104px" %)0\|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik [[Allgemein>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAllgemeineEinstellungenfFCrdasDokument]]wechseln. Hier legt man allgemeine Einstellungen der Dokumentenvorlage fest.
16.1	52	\|(% style="width:104px" %)1\|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik Designer wechseln. Dies ist der Bearbeitungsbereich der Dokumentenvorlage.
	53	\|(% style="width:104px" %)2\|(% style="width:738px" %)Mithilfe der Vorschau kann man sich den Zwischenstand der Dokumentenvorlage anzeigen lassen.
	54	\|(% style="width:104px" %)3\|(% style="width:738px" %)Über Start gelangt man die gängigen Funktionen eines Text-Editors, wie z.B. Schriftgröße ändern.
19.1	55	\|(% style="width:104px" %)4\|(% style="width:738px" %)Mithilfe der Schaltfläche Seriendruck kann man [[Seriendruckfelder>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HSeriendruckfeldimDCberblick]] in die Dokumentenvorlage einbetten.
16.1	56	\|(% style="width:104px" %)5\|(% style="width:738px" %)Via Einfügen kann man beispielsweise eine Bilddatei zum Dokument hinzufügen.
	57	\|(% style="width:104px" %)6\|(% style="width:738px" %)Über den Punkt Ansicht legt man genauere Parameter fest, wie man sich die Vorlage anzeigen lässt.
	58	\|(% style="width:104px" %)7\|(% style="width:738px" %)Mit Seitenlayout formatiert man verschiedene Regeln für das Layout auf der Seite der Vorlage.
	59	\|(% style="width:104px" %)8\|(% style="width:738px" %)Hierüber lassen sich Referenzen in die Dokumentenvorlage einbetten.
	60	\|(% style="width:104px" %)9\|(% style="width:738px" %)Mithilfe der Formularfelder kann beispielsweise Auswahlfenster in die Vorlage einfügen.
12.1	61
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	70
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	73
25.2	74
	75
23.1	76	=== Seriendruckfelder im Überblick ===
15.1	77
16.1	78	[[image:Designer_Seriendruck.png\|\|height="336" style="float:left" width="956"]]
15.1	79
11.1	80
16.1	81
	82
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	87
	88
	89
	90
	91	(% style="margin-right:auto; width:955.6px" %)
	92	\|=(% style="width: 94px;" %)Nummer\|=(% style="width: 860px;" %)Beschreibung
20.1	93	\|(% style="width:94px" %)1\|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein Spezialfeld einfügen. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch
21.1	94	bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Ab Zahl 5 aufrunden, ansonsten abrunden." Der Wert 4 wird eingegeben.
20.1	95	Daraufhin erscheint der Text: "Ergebnis wird abgerundet.")
	96	\|(% style="width:94px" %)2\|(% style="width:860px" %)Die jeweiligen Feldeigenschaften lassen sich hier einsehen.
	97	\|(% style="width:94px" %)3\|(% style="width:860px" %)Ein Feld kann man über diese Funktion löschen.
	98	\|(% style="width:94px" %)4\|(% style="width:860px" %)Seriendruckfelder lassen sich über dieses Funktion einfügen.
	99	\|(% style="width:94px" %)5\|(% style="width:860px" %)Über diesen Menüpunkt fügt man einen sich wiederholenden Block ein.
	100	\|(% style="width:94px" %)6\|(% style="width:860px" %)Wiederholende Blöcke bearbeitet man über diesen Menüpunkt.
	101	\|(% style="width:94px" %)7\|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich bestimmte Feldcodes anzeigen.
	102	\|(% style="width:94px" %)8\|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich Feldtexte anzeigen.
16.1	103
	104
	105
	106
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	108
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	110
	111
	112
	113
20.1	114
	115
	116
	117
25.1	118
25.2	119	(% class="wikigeneratedid" %)
	120	==== Seriendruckfeld einfügen ====
	121
	122	1. Im Startbildschirm des Softwaretools Designer auswählen
	123	1. Im Bereich Designer den Menüpunkt Seriendruck auswählen
	124	1. Option Serienfelder einfügen auswählen
	125
	126	(% style="list-style-type:circle" %)
	127	* Die Übersicht der möglichen Seriendruckfelder wird angezeigt.
	128
	129	(% start="4" %)
	130	1. Gewünschtes Seriendruckfeld anklicken
	131	1. Auf Button Einfügen klicken
	132
	133	(% style="list-style-type:circle" %)
	134	* Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt.
	135
23.1	136	=== Formularfelder im Überblick ===
22.1	137
	138	[[image:Formularfelder_einfuegen.png\|\|height="220" style="float:left" width="376"]]
	139
	140	(% style="margin-left:auto; width:777.6px" %)
	141	\|(% style="width:104px" %)Nummer\|(% style="width:672px" %)Beschreibung
25.1	142	\|(% style="width:104px" %)1\|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
23.1	143	\|(% style="width:104px" %)2\|(% style="width:672px" %)Eine Auswahlliste fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
	144	\|(% style="width:104px" %)3\|(% style="width:672px" %)Ein Datumauswahlfeld erzeugt man mithilfe dieses Icons.
22.1	145
	146
	147
	148
	149
	150
	151
25.2	152
	153
22.1	154
25.3	155	==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
23.1	156
26.1	157	1. Im Startbildschirm des Softwaretools Designer auswählen[[image:Kombinationslisten_Eigenschaften_DropDown.png\|\|height="112" style="float:right" width="264"]]
25.3	158	1. Im Bereich Designer den Menüpunkt Formularfelder auswählen
	159	1. Zum Bereich Formularfelder einfügen navigieren
	160	1. Option Kombinationslisten einfügen auswählen
11.1	161
25.3	162	(% style="list-style-type:circle" %)
	163	* Die Option Kombinationslisten-Eigenschaften wird angezeigt.
22.1	164
25.3	165	(% start="5" %)
	166	1. Button Kombinationslisten-Eigenschaften anklicken
22.1	167
25.3	168	(% style="list-style-type:circle" %)
	169	* Das Eingabefenster wird geöffnet.
22.1	170
25.3	171	(% start="6" %)
	172	1. Gewünschte Wahlmöglichkeiten eingeben und mit Enter jeweils bestätigen
22.1	173
25.3	174	(% style="list-style-type:circle" %)
	175	* Eine neue Kombinationsliste wird erstellt.
22.1	176
	177
	178
23.1	179
25.3	180
	181
	182
	183
15.1	184	== Dokument im Windows Client intern erstellen ==
4.1	185
	186	xx
	187
15.1	188	== Dokumentvorlagen ==
4.1	189
	190	xx
	191
15.1	192	=== Dokumentvorlagen erstellen ===
4.1	193
10.1	194	1. Begriff Dokumentvorlagen in Suchzeile unter NPO Schriftzug eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png\|\|height="228" style="float:right" width="378"]]
4.1	195
10.1	196	(% style="list-style-type:circle" %)
	197	* Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
	198	* Das Programm Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen wird angezeigt.
9.2	199
10.1	200	(% start="2" %)
	201	1. Programm Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen doppelklicken
9.2	202
10.1	203	(% style="list-style-type:circle" %)
	204	* Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
9.2	205
10.1	206	(% start="3" %)
	207	1. + Symbol anklicken
9.2	208
10.1	209	(% style="list-style-type:circle" %)
	210	* Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
9.2	211
10.1	212	(% start="4" %)
	213	1. Bereich auswählen
	214	1. Bezeichnung eingeben
	215	1. Kategorie auswählen
	216	1. Stiftung auswählen
	217	1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder eben nicht
	218	1. Diskette-Symbol Speichern auswählen
9.2	219
10.1	220	(% style="list-style-type:circle" %)
	221	* Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
9.2	222
15.1	223	=== Dokumentvorlagen formatieren ===
6.2	224
	225	xx
	226
8.1	227	==== Formularvorlagen ====
6.2	228
8.1	229	xx
6.2	230
8.1	231	==== Seriendruckvorlagen ====
6.2	232
4.1	233	xx
	234
15.1	235	= Dokumente externer Natur =
4.1	236
	237	xx
	238
8.1	239	=== Mögliche Dateitypen ===
4.1	240
	241	xx
	242
8.1	243	=== Dokumente aus externen Quellen in Windows Client holen ===
4.1	244
6.1	245
4.1	246
6.1	247
	248
4.1	249
	250
	251
	252
	253
	254
	255
	256
	257
	258	Frühere Version:
	259
1.1	260	Es gibt die Möglichkeit, zu Ihren Desktops bspw. Personen, Organisationen, Haushalte, Förderprojekte, Gremien oder Sitzungen beliebig viele Dokumente hinzuzufügen. Dokumente können alle Arten von Dateien (PDF, DOC, TIFF, JPEG etc.) sein, die im System gespeichert werden. Die Speicherung der Dokumente kann entweder direkt in der Datenbank oder auf einem externen Dateisystem erfolgen.
	261
	262
	263	Dokument hinzufügen
	264
	265	1. In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“.
	266	2. Es erscheint nun ein Fenster, in dem Sie die bereits hinzugefügten Dokumente sehen und weitere hinzufügen können.
	267	3. Um ein Dokument einer Person/Organisation/Haushalt hinzuzufügen, gibt es zwei Möglichkeiten:
	268	a. Sie ziehen die gewünschte Datei in den Bereich „Datei hier fallen lassen“.
	269	b. Oder Sie betätigen den Button „Dokument hinzufügen“.
	270	4. Die Dokumente der Person/Organisation/des Haushalts können mit dem Button „Dokumente“ jederzeit aufgerufen werden. In dem Fenster erscheinen alle von Ihnen hinzugefügten Dokumente.
	271	5. Mit dem Button „Schließen“ schließen Sie das Fenster.
	272	6. Der Button „Dokumente“ ist nun mit einem grünen Haken versetzt, um zu signalisieren, dass hier Dateien hinterlegt sind.
	273
	274	Dokument löschen
	275
	276	Sollte ein Dokument nicht mehr aktuell sein, kann dieses über die b4-Software gelöscht werden.
	277	Das Dokument wird auch aus dem Ablagepfad gelöscht.
	278
	279	Wenn Sie das Dokument über die b4-Software löschen möchten, gehen Sie wie folgt vor:
	280
	281	1. In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“.
	282	2. Es erscheint ein Fenster mit all den bereits hinzugefügten Dokumenten. Markieren Sie die Zeile (mit einem Klick in die ganz linke Spalte) des zu löschenden Dokumentes und drücken Sie die Taste „Entf“.
	283	3. Eine Meldung erscheint, dass Sie mit „JA“ bestätigen, um auch das verknüpfte Dokument im Explorer zu löschen. Das Dokument wurde jetzt entfernt.
	284
	285
	286	Dokumente per E-Mail verschicken
	287
	288	Sie können ein oder mehrere Dokumente markieren und eine Aktivität vom Typ E-Mail erzeugen. Die Dokumente werden als Anhang an die Aktivität gehängt. Alle weiteren Infos zur Aktivität Typ E-Mail finden Sie im Kapitel „Aktivitäten“.