Zum Inhalt springen

Wiki-Quellcode von Dokumente

Version 28.1 von Marco Bauer am 2023/08/28 11:21
Zeige letzte Bearbeiter
1 (% class="box" %)
2 (((
3 **Alles rund um die Dokumente:**
4
5 {{toc/}}
6 )))
7
8 = Dokumente intern und extern =
9
10 Dokumente im Non Profit Manager im Windows Client können auf zwei Arten erzeugt werden:
11 Entweder importiert man bereits bestehende Dokumente, bezieht sie also "extern".
12 Oder man erzeugt die Dokumente innerhalb des Windows Client "intern."
13 Für die Erstellung der Dokumente intern dient die Software Text Control.
14
15 = Dokumente interner Natur =
16
17 Dokumente lassen sich innerhalb des Windows Client neu erstellen.
18 Die Software Text Control dient hierzu als Werkzeug.
19 Dieser Texteditor ermöglicht die Erstellung von Dokumentvorlagen.
20
21 == Dokumentvorlagen ==
22
23 Dokumentenvorlagen eignen sich besonders dann, wenn Sie immer wieder ein Dokument schreiben müssen, das genau die gleichen Dinge abfragt, bestimmte Angaben immer an bestimmten Stellen aufweist und mehr als eine Person betrifft. Ein Dokument, das also vielfach aber mit dem selben Muster erstellt wird.
24 Im Windows Client des Non Profit Managers lassen sich eben solche Dokumentvorlagen intern erstellen.
25
26 === Dokumentvorlagen erstellen ===
27
28 1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Suchzeile **unter NPO Schriftzug eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
29
30 (% style="list-style-type:circle" %)
31 * Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
32 * Das Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** wird angezeigt.
33
34 (% start="2" %)
35 1. Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** doppelklicken
36
37 (% style="list-style-type:circle" %)
38 * Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
39
40 (% start="3" %)
41 1. **+** Symbol anklicken
42
43 (% style="list-style-type:circle" %)
44 * Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
45
46 (% start="4" %)
47 1. **Bereich **auswählen
48 1. **Bezeichnung **eingeben
49 1. **Kategorie **auswählen
50 1. **Stiftung **auswählen
51 1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder eben nicht
52 1. Diskette-Symbol **Speichern **auswählen
53
54 (% style="list-style-type:circle" %)
55 * Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
56
57 == Allgemeine Einstellungen für das Dokument ==
58
59 [[image:Allgemein_Einstellungen.png||height="259" style="float:left" width="552"]]
60
61 (% style="margin-left:auto; width:588.6px" %)
62 |=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 509px;" %)Beschreibung
63 |(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert (Allgemein, ...)
64 |(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, ob welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist.
65 |(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für einen **Brief **handelt, legt man hier fest.
66 |(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für eine **E-Mail** handelt, legt man hier fest.
67 |(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:509px" %)Darf die Dokumentenvorlage **freigegeben **werden, wählt man "Aktiv".
68 |(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest.
69
70 == Der Designer für das Dokument im Überblick ==
71
72 [[image:Designer_Start.png||height="307" style="float:left" width="849"]]
73
74
75
76
77
78
79
80
81
82
83
84
85 (% style="margin-right:auto; width:844.6px" %)
86 |=(% style="width: 104px;" %)Nummer|=(% style="width: 738px;" %)Beschreibung
87 |(% style="width:104px" %)**0**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik [[Allgemein>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAllgemeineEinstellungenfFCrdasDokument]]wechseln. Hier legt man allgemeine **Einstellungen **der Dokumentenvorlage fest.
88 |(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik **Designer **wechseln. Dies ist der **Bearbeitungsbereich **der Dokumentenvorlage.
89 |(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der **Vorschau **kann man sich den Zwischenstand der Dokumentenvorlage **anzeigen **lassen.
90 |(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:738px" %)Über **Start **gelangt man die gängigen Funktionen eines **Text-Editors**, wie z.B. Schriftgröße ändern.
91 |(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der Schaltfläche **Seriendruck **kann man [[Seriendruckfelder>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HSeriendruckfeldimDCberblick]] in die Dokumentenvorlage einbetten.
92 |(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:738px" %)Via **Einfügen **kann man beispielsweise eine Bilddatei zum Dokument hinzufügen.
93 |(% style="width:104px" %)**6**|(% style="width:738px" %)Über den Punkt **Ansicht** legt man genauere Parameter fest, wie man sich die **Vorlage anzeigen **lässt.
94 |(% style="width:104px" %)**7**|(% style="width:738px" %)Mit **Seitenlayout **formatiert man verschiedene **Regeln für **das **Layout **auf der Seite der Vorlage.
95 |(% style="width:104px" %)**8**|(% style="width:738px" %)Hierüber lassen sich **Referenzen **in die Dokumentenvorlage einbetten.
96 |(% style="width:104px" %)**9**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der **Formularfelder **kann beispielsweise Auswahlfenster in die Vorlage einfügen.
97
98
99
100
101
102
103
104
105
106
107
108
109
110
111 === Seriendruckfelder im Überblick ===
112
113 [[image:Designer_Seriendruck.png||height="336" style="float:left" width="956"]]
114
115
116
117
118
119
120
121
122
123
124
125
126 (% style="margin-right:auto; width:955.6px" %)
127 |=(% style="width: 94px;" %)Nummer|=(% style="width: 860px;" %)Beschreibung
128 |(% style="width:94px" %)**1**|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein **Spezialfeld einfügen**. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch
129 bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Ab Zahl 5 aufrunden, ansonsten abrunden." Der Wert 4 wird eingegeben.
130 Daraufhin erscheint der Text: "Ergebnis wird abgerundet.")
131 |(% style="width:94px" %)**2**|(% style="width:860px" %)Die jeweiligen **Feldeigenschaften **lassen sich hier einsehen.
132 |(% style="width:94px" %)**3**|(% style="width:860px" %)Ein **Feld **kann man über diese Funktion **löschen**.
133 |(% style="width:94px" %)**4**|(% style="width:860px" %)**Seriendruckfelder **lassen sich über dieses Funktion einfügen.
134 |(% style="width:94px" %)**5**|(% style="width:860px" %)Über diesen Menüpunkt **fügt **man einen sich **wiederholenden Block ein**.
135 |(% style="width:94px" %)**6**|(% style="width:860px" %)**Wiederholende Blöcke bearbeitet **man über diesen Menüpunkt.
136 |(% style="width:94px" %)**7**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich bestimmte **Feldcodes anzeigen**.
137 |(% style="width:94px" %)**8**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich **Feldtexte anzeigen**.
138
139
140
141
142
143
144
145
146
147
148
149
150
151
152
153 ==== Seriendruckfeld einfügen ====
154
155 1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
156 1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Seriendruck **auswählen
157 1. Option **Serienfelder einfügen **auswählen
158
159 (% style="list-style-type:circle" %)
160 * Die Übersicht der möglichen Seriendruckfelder wird angezeigt.
161
162 (% start="4" %)
163 1. Gewünschtes **Seriendruckfeld **anklicken
164 1. Auf Button **Einfügen **klicken
165
166 (% style="list-style-type:circle" %)
167 * Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt.
168
169 === Formularfelder im Überblick ===
170
171 [[image:Formularfelder_einfuegen.png||height="220" style="float:left" width="376"]]
172
173 (% style="margin-left:auto; width:777.6px" %)
174 |(% style="width:104px" %)**Nummer**|(% style="width:672px" %)**Beschreibung**
175 |(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
176 |(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Eine **Auswahlliste **fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
177 |(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Ein **Datumauswahlfeld **erzeugt man mithilfe dieses Icons.
178
179
180
181
182
183
184
185
186 ==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
187
188 1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kombinationslisten_Eigenschaften_DropDown.png||height="112" style="float:right" width="264"]]
189 1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
190 1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
191 1. Option **Kombinationslisten einfügen** auswählen
192
193 (% style="list-style-type:circle" %)
194 * Die Option Kombinationslisten-Eigenschaften wird angezeigt.
195
196 (% start="5" %)
197 1. Button **Kombinationslisten-Eigenschaften** anklicken
198
199 (% style="list-style-type:circle" %)
200 * Das Eingabefenster wird geöffnet.
201
202 (% start="6" %)
203 1. Gewünschte Wahlmöglichkeiten eingeben und mit Enter jeweils bestätigen
204
205 (% style="list-style-type:circle" %)
206 * Eine neue Kombinationsliste wird erstellt.
207
208
209 = Dokumente externer Natur =
210
211 xx
212
213 === Mögliche Dateitypen ===
214
215 xx
216
217 === Dokumente aus externen Quellen in Windows Client holen ===
218
219
220
221
222
223
224
225
226
227
228
229
230
231
232 **Frühere Version:**
233
234 Es gibt die Möglichkeit, zu Ihren Desktops bspw. Personen, Organisationen, Haushalte, Förderprojekte, Gremien oder Sitzungen beliebig viele Dokumente hinzuzufügen. Dokumente können alle Arten von Dateien (PDF, DOC, TIFF, JPEG etc.) sein, die im System gespeichert werden. Die Speicherung der Dokumente kann entweder direkt in der Datenbank oder auf einem externen Dateisystem erfolgen.
235
236
237 **Dokument hinzufügen**
238
239 1.   In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“. 
240 2.   Es erscheint nun ein Fenster, in dem Sie die bereits hinzugefügten Dokumente sehen und weitere hinzufügen können. 
241 3.   Um ein Dokument einer Person/Organisation/Haushalt hinzuzufügen, gibt es zwei Möglichkeiten:
242 a.   Sie ziehen die gewünschte Datei in den Bereich „Datei hier fallen lassen“. 
243 b.   Oder Sie betätigen den Button „Dokument hinzufügen“. 
244 4.   Die Dokumente der Person/Organisation/des Haushalts können mit dem Button „Dokumente“ jederzeit aufgerufen werden. In dem Fenster erscheinen alle von Ihnen hinzugefügten Dokumente. 
245 5.   Mit dem Button „Schließen“ schließen Sie das Fenster.
246 6.   Der Button „Dokumente“ ist nun mit einem grünen Haken versetzt, um zu signalisieren, dass hier Dateien hinterlegt sind.
247
248 **Dokument löschen**
249
250 Sollte ein Dokument nicht mehr aktuell sein, kann dieses über die b4-Software gelöscht werden. 
251 Das Dokument wird auch aus dem Ablagepfad gelöscht.
252
253 Wenn Sie das Dokument über die b4-Software löschen möchten, gehen Sie wie folgt vor:
254
255 1.   In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“. 
256 2.   Es erscheint ein Fenster mit all den bereits hinzugefügten Dokumenten. Markieren Sie die Zeile (mit einem Klick in die ganz linke Spalte) des zu löschenden Dokumentes und drücken Sie die Taste „Entf“. 
257 3.   Eine Meldung erscheint, dass Sie mit „JA“ bestätigen, um auch das verknüpfte Dokument im Explorer zu löschen. Das Dokument wurde jetzt entfernt.
258
259
260 **Dokumente per E-Mail verschicken**
261
262 Sie können ein oder mehrere Dokumente markieren und eine Aktivität vom Typ E-Mail erzeugen. Die Dokumente werden als Anhang an die Aktivität gehängt. Alle weiteren Infos zur Aktivität Typ E-Mail finden Sie im Kapitel „Aktivitäten“.