Dokumente
Alles rund um die Dokumente:
Dokumente intern und extern
Dokumente im Non Profit Manager im Windows Client können auf zwei Arten erzeugt werden:
Entweder importiert man bereits bestehende Dokumente, bezieht sie also "extern".
Oder man erzeugt die Dokumente innerhalb des Windows Client "intern."
Für die Erstellung der Dokumente intern dient die Software Text Control.
Dokumente interner Natur
Dokumente lassen sich innerhalb des Windows Client neu erstellen.
Die Software Text Control dient hierzu als Werkzeug.
Dieser Texteditor ermöglicht die Erstellung von Dokumentvorlagen.
Dokumentvorlagen
Dokumentenvorlagen eignen sich besonders dann, wenn Sie immer wieder ein Dokument schreiben müssen, das genau die gleichen Dinge abfragt, bestimmte Angaben immer an bestimmten Stellen aufweist und mehr als eine Person betrifft. Ein Dokument, das also vielfach aber mit dem selben Muster erstellt wird.
Im Windows Client des Non Profit Managers lassen sich eben solche Dokumentvorlagen intern erstellen.
Dokumentvorlagen erstellen
- Begriff Dokumentvorlagen in Suchzeile unter NPO Schriftzug eingeben
- Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
- Das Programm Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen wird angezeigt.
- Programm Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen doppelklicken
- Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
- + Symbol anklicken
- Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
- Bereich auswählen
- Bezeichnung eingeben
- Kategorie auswählen
- Stiftung auswählen
- Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder eben nicht
- Diskette-Symbol Speichern auswählen
- Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
Allgemeine Einstellungen für das Dokument
| Nummer | Beschreibung |
|---|---|
| 1 | Hier wird die Kategorie definiert (Allgemein, ...) |
| 2 | Hier stellt man sich ein, ob welcher Stiftung das Dokument zugeordnet ist. |
| 3 | Ob es sich um ein Format für einen Brief handelt, legt man hier fest. |
| 4 | Ob es sich um ein Format für eine E-Mail handelt, legt man hier fest. |
| 5 | Darf die Dokumentenvorlage freigegeben werden, wählt man "Aktiv". |
| 6 | Die Erlaubnis zur Bearbeitung nach dem Druck legt man hier fest. |
Der Designer für das Dokument im Überblick
| Nummer | Beschreibung |
|---|---|
| 0 | Zur Rubrik Allgemeinwechseln. Hier legt man allgemeine Einstellungen der Dokumentenvorlage fest. |
| 1 | Zur Rubrik Designer wechseln. Dies ist der Bearbeitungsbereich der Dokumentenvorlage. |
| 2 | Mithilfe der Vorschau kann man sich den Zwischenstand der Dokumentenvorlage anzeigen lassen. |
| 3 | Über Start gelangt man die gängigen Funktionen eines Text-Editors, wie z.B. Schriftgröße ändern. |
| 4 | Mithilfe der Schaltfläche Seriendruck kann man Seriendruckfelder in die Dokumentenvorlage einbetten. |
| 5 | Via Einfügen kann man beispielsweise eine Bilddatei zum Dokument hinzufügen. |
| 6 | Über den Punkt Ansicht legt man genauere Parameter fest, wie man sich die Vorlage anzeigen lässt. |
| 7 | Mit Seitenlayout formatiert man verschiedene Regeln für das Layout auf der Seite der Vorlage. |
| 8 | Hierüber lassen sich Referenzen in die Dokumentenvorlage einbetten. |
| 9 | Mithilfe der Formularfelder kann beispielsweise Auswahlfenster in die Vorlage einfügen. |
Seriendruckfelder im Überblick
| Nummer | Beschreibung |
|---|---|
| 1 | Über dieses Icon lässt sich ein Spezialfeld einfügen. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Ab Zahl 5 aufrunden, ansonsten abrunden." Der Wert 4 wird eingegeben. Daraufhin erscheint der Text: "Ergebnis wird abgerundet.") |
| 2 | Die jeweiligen Feldeigenschaften lassen sich hier einsehen. |
| 3 | Ein Feld kann man über diese Funktion löschen. |
| 4 | Seriendruckfelder lassen sich über dieses Funktion einfügen. |
| 5 | Über diesen Menüpunkt fügt man einen sich wiederholenden Block ein. |
| 6 | Wiederholende Blöcke bearbeitet man über diesen Menüpunkt. |
| 7 | Hierüber lassen sich bestimmte Feldcodes anzeigen. |
| 8 | Hierüber lassen sich Feldtexte anzeigen. |
Seriendruckfeld einfügen
- Im Startbildschirm des Softwaretools Designer auswählen
- Im Bereich Designer den Menüpunkt Seriendruck auswählen
- Option Serienfelder einfügen auswählen
- Die Übersicht der möglichen Seriendruckfelder wird angezeigt.
- Gewünschtes Seriendruckfeld anklicken
- Auf Button Einfügen klicken
- Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt.
Formularfelder im Überblick
| Nummer | Beschreibung |
| 1 | Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage Kombinationslisten einfügen. |
| 2 | Eine Auswahlliste fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein. |
| 3 | Ein Datumauswahlfeld erzeugt man mithilfe dieses Icons. |
Kombinationslisten einfügen und erweitern
- Im Startbildschirm des Softwaretools Designer auswählen
- Im Bereich Designer den Menüpunkt Formularfelder auswählen
- Zum Bereich Formularfelder einfügen navigieren
- Option Kombinationslisten einfügen auswählen
- Die Option Kombinationslisten-Eigenschaften wird angezeigt.
- Button Kombinationslisten-Eigenschaften anklicken
- Das Eingabefenster wird geöffnet.
- Gewünschte Wahlmöglichkeiten eingeben und mit Enter jeweils bestätigen
- Eine neue Kombinationsliste wird erstellt.
Dokumente externer Natur
xx
Mögliche Dateitypen
xx
Dokumente aus externen Quellen in Windows Client holen
Frühere Version:
Es gibt die Möglichkeit, zu Ihren Desktops bspw. Personen, Organisationen, Haushalte, Förderprojekte, Gremien oder Sitzungen beliebig viele Dokumente hinzuzufügen. Dokumente können alle Arten von Dateien (PDF, DOC, TIFF, JPEG etc.) sein, die im System gespeichert werden. Die Speicherung der Dokumente kann entweder direkt in der Datenbank oder auf einem externen Dateisystem erfolgen.
Dokument hinzufügen
1. In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“.
2. Es erscheint nun ein Fenster, in dem Sie die bereits hinzugefügten Dokumente sehen und weitere hinzufügen können.
3. Um ein Dokument einer Person/Organisation/Haushalt hinzuzufügen, gibt es zwei Möglichkeiten:
a. Sie ziehen die gewünschte Datei in den Bereich „Datei hier fallen lassen“.
b. Oder Sie betätigen den Button „Dokument hinzufügen“.
4. Die Dokumente der Person/Organisation/des Haushalts können mit dem Button „Dokumente“ jederzeit aufgerufen werden. In dem Fenster erscheinen alle von Ihnen hinzugefügten Dokumente.
5. Mit dem Button „Schließen“ schließen Sie das Fenster.
6. Der Button „Dokumente“ ist nun mit einem grünen Haken versetzt, um zu signalisieren, dass hier Dateien hinterlegt sind.
Dokument löschen
Sollte ein Dokument nicht mehr aktuell sein, kann dieses über die b4-Software gelöscht werden.
Das Dokument wird auch aus dem Ablagepfad gelöscht.
Wenn Sie das Dokument über die b4-Software löschen möchten, gehen Sie wie folgt vor:
1. In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“.
2. Es erscheint ein Fenster mit all den bereits hinzugefügten Dokumenten. Markieren Sie die Zeile (mit einem Klick in die ganz linke Spalte) des zu löschenden Dokumentes und drücken Sie die Taste „Entf“.
3. Eine Meldung erscheint, dass Sie mit „JA“ bestätigen, um auch das verknüpfte Dokument im Explorer zu löschen. Das Dokument wurde jetzt entfernt.
Dokumente per E-Mail verschicken
Sie können ein oder mehrere Dokumente markieren und eine Aktivität vom Typ E-Mail erzeugen. Die Dokumente werden als Anhang an die Aktivität gehängt. Alle weiteren Infos zur Aktivität Typ E-Mail finden Sie im Kapitel „Aktivitäten“.