Wiki-Quellcode von Dokumente

Version 29.1 von Katharina Prummer am 2023/10/04 16:24

version	line-number	content
5.1	1	(% class="box" %)
	2	(((
	3	Alles rund um die Dokumente:
4.1	4
5.1	5	{{toc/}}
	6	)))
4.1	7
8.1	8	= Dokumente intern und extern =
4.1	9
8.1	10	Dokumente im Non Profit Manager im Windows Client können auf zwei Arten erzeugt werden:
	11	Entweder importiert man bereits bestehende Dokumente, bezieht sie also "extern".
	12	Oder man erzeugt die Dokumente innerhalb des Windows Client "intern."
	13	Für die Erstellung der Dokumente intern dient die Software Text Control.
4.1	14
15.1	15	= Dokumente interner Natur =
4.1	16
9.2	17	Dokumente lassen sich innerhalb des Windows Client neu erstellen.
	18	Die Software Text Control dient hierzu als Werkzeug.
	19	Dieser Texteditor ermöglicht die Erstellung von Dokumentvorlagen.
4.1	20
27.1	21	== Dokumentvorlagen ==
	22
	23	Dokumentenvorlagen eignen sich besonders dann, wenn Sie immer wieder ein Dokument schreiben müssen, das genau die gleichen Dinge abfragt, bestimmte Angaben immer an bestimmten Stellen aufweist und mehr als eine Person betrifft. Ein Dokument, das also vielfach aber mit dem selben Muster erstellt wird.
	24	Im Windows Client des Non Profit Managers lassen sich eben solche Dokumentvorlagen intern erstellen.
	25
	26	=== Dokumentvorlagen erstellen ===
	27
28.1	28	1. Begriff Dokumentvorlagen in Suchzeile unter NPO Schriftzug eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png\|\|height="228" style="float:right" width="378"]]
27.1	29
	30	(% style="list-style-type:circle" %)
	31	* Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
	32	* Das Programm Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen wird angezeigt.
	33
	34	(% start="2" %)
	35	1. Programm Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen doppelklicken
	36
	37	(% style="list-style-type:circle" %)
	38	* Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
	39
	40	(% start="3" %)
	41	1. + Symbol anklicken
	42
	43	(% style="list-style-type:circle" %)
	44	* Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
	45
	46	(% start="4" %)
	47	1. Bereich auswählen
	48	1. Bezeichnung eingeben
	49	1. Kategorie auswählen
	50	1. Stiftung auswählen
	51	1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder eben nicht
	52	1. Diskette-Symbol Speichern auswählen
	53
	54	(% style="list-style-type:circle" %)
	55	* Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
	56
29.1	57	== Allgemeine Einstellungen die Dokumentvorlage ==
11.1	58
	59	[[image:Allgemein_Einstellungen.png\|\|height="259" style="float:left" width="552"]]
	60
	61	(% style="margin-left:auto; width:588.6px" %)
	62	\|=(% style="width: 78px;" %)Nummer\|=(% style="width: 509px;" %)Beschreibung
	63	\|(% style="width:78px" %)1\|(% style="width:509px" %)Hier wird die Kategorie definiert (Allgemein, ...)
	64	\|(% style="width:78px" %)2\|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, ob welcher Stiftung das Dokument zugeordnet ist.
	65	\|(% style="width:78px" %)3\|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für einen Brief handelt, legt man hier fest.
	66	\|(% style="width:78px" %)4\|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für eine E-Mail handelt, legt man hier fest.
	67	\|(% style="width:78px" %)5\|(% style="width:509px" %)Darf die Dokumentenvorlage freigegeben werden, wählt man "Aktiv".
	68	\|(% style="width:78px" %)6\|(% style="width:509px" %)Die Erlaubnis zur Bearbeitung nach dem Druck legt man hier fest.
	69
29.1	70	== Der Designer für die Dokumentvorlage im Überblick ==
11.1	71
12.1	72	[[image:Designer_Start.png\|\|height="307" style="float:left" width="849"]]
11.1	73
	74
12.1	75
	76
	77
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	79
	80
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	84
16.1	85	(% style="margin-right:auto; width:844.6px" %)
	86	\|=(% style="width: 104px;" %)Nummer\|=(% style="width: 738px;" %)Beschreibung
18.1	87	\|(% style="width:104px" %)0\|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik [[Allgemein>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAllgemeineEinstellungenfFCrdasDokument]]wechseln. Hier legt man allgemeine Einstellungen der Dokumentenvorlage fest.
16.1	88	\|(% style="width:104px" %)1\|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik Designer wechseln. Dies ist der Bearbeitungsbereich der Dokumentenvorlage.
	89	\|(% style="width:104px" %)2\|(% style="width:738px" %)Mithilfe der Vorschau kann man sich den Zwischenstand der Dokumentenvorlage anzeigen lassen.
	90	\|(% style="width:104px" %)3\|(% style="width:738px" %)Über Start gelangt man die gängigen Funktionen eines Text-Editors, wie z.B. Schriftgröße ändern.
19.1	91	\|(% style="width:104px" %)4\|(% style="width:738px" %)Mithilfe der Schaltfläche Seriendruck kann man [[Seriendruckfelder>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HSeriendruckfeldimDCberblick]] in die Dokumentenvorlage einbetten.
16.1	92	\|(% style="width:104px" %)5\|(% style="width:738px" %)Via Einfügen kann man beispielsweise eine Bilddatei zum Dokument hinzufügen.
	93	\|(% style="width:104px" %)6\|(% style="width:738px" %)Über den Punkt Ansicht legt man genauere Parameter fest, wie man sich die Vorlage anzeigen lässt.
	94	\|(% style="width:104px" %)7\|(% style="width:738px" %)Mit Seitenlayout formatiert man verschiedene Regeln für das Layout auf der Seite der Vorlage.
	95	\|(% style="width:104px" %)8\|(% style="width:738px" %)Hierüber lassen sich Referenzen in die Dokumentenvorlage einbetten.
	96	\|(% style="width:104px" %)9\|(% style="width:738px" %)Mithilfe der Formularfelder kann beispielsweise Auswahlfenster in die Vorlage einfügen.
12.1	97
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	100
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23.1	110	=== Seriendruckfelder im Überblick ===
15.1	111
16.1	112	[[image:Designer_Seriendruck.png\|\|height="336" style="float:left" width="956"]]
15.1	113
11.1	114
16.1	115
	116
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	120
	121
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	125	(% style="margin-right:auto; width:955.6px" %)
	126	\|=(% style="width: 94px;" %)Nummer\|=(% style="width: 860px;" %)Beschreibung
20.1	127	\|(% style="width:94px" %)1\|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein Spezialfeld einfügen. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch
21.1	128	bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Ab Zahl 5 aufrunden, ansonsten abrunden." Der Wert 4 wird eingegeben.
20.1	129	Daraufhin erscheint der Text: "Ergebnis wird abgerundet.")
	130	\|(% style="width:94px" %)2\|(% style="width:860px" %)Die jeweiligen Feldeigenschaften lassen sich hier einsehen.
	131	\|(% style="width:94px" %)3\|(% style="width:860px" %)Ein Feld kann man über diese Funktion löschen.
	132	\|(% style="width:94px" %)4\|(% style="width:860px" %)Seriendruckfelder lassen sich über dieses Funktion einfügen.
	133	\|(% style="width:94px" %)5\|(% style="width:860px" %)Über diesen Menüpunkt fügt man einen sich wiederholenden Block ein.
	134	\|(% style="width:94px" %)6\|(% style="width:860px" %)Wiederholende Blöcke bearbeitet man über diesen Menüpunkt.
	135	\|(% style="width:94px" %)7\|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich bestimmte Feldcodes anzeigen.
	136	\|(% style="width:94px" %)8\|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich Feldtexte anzeigen.
16.1	137
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20.1	148
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	150
25.2	151	==== Seriendruckfeld einfügen ====
	152
	153	1. Im Startbildschirm des Softwaretools Designer auswählen
	154	1. Im Bereich Designer den Menüpunkt Seriendruck auswählen
	155	1. Option Serienfelder einfügen auswählen
	156
	157	(% style="list-style-type:circle" %)
	158	* Die Übersicht der möglichen Seriendruckfelder wird angezeigt.
	159
	160	(% start="4" %)
	161	1. Gewünschtes Seriendruckfeld anklicken
	162	1. Auf Button Einfügen klicken
	163
	164	(% style="list-style-type:circle" %)
	165	* Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt.
	166
23.1	167	=== Formularfelder im Überblick ===
22.1	168
	169	[[image:Formularfelder_einfuegen.png\|\|height="220" style="float:left" width="376"]]
	170
	171	(% style="margin-left:auto; width:777.6px" %)
	172	\|(% style="width:104px" %)Nummer\|(% style="width:672px" %)Beschreibung
25.1	173	\|(% style="width:104px" %)1\|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
23.1	174	\|(% style="width:104px" %)2\|(% style="width:672px" %)Eine Auswahlliste fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
	175	\|(% style="width:104px" %)3\|(% style="width:672px" %)Ein Datumauswahlfeld erzeugt man mithilfe dieses Icons.
22.1	176
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	181
	182
25.3	183	==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
23.1	184
26.1	185	1. Im Startbildschirm des Softwaretools Designer auswählen[[image:Kombinationslisten_Eigenschaften_DropDown.png\|\|height="112" style="float:right" width="264"]]
25.3	186	1. Im Bereich Designer den Menüpunkt Formularfelder auswählen
	187	1. Zum Bereich Formularfelder einfügen navigieren
	188	1. Option Kombinationslisten einfügen auswählen
11.1	189
25.3	190	(% style="list-style-type:circle" %)
	191	* Die Option Kombinationslisten-Eigenschaften wird angezeigt.
22.1	192
25.3	193	(% start="5" %)
	194	1. Button Kombinationslisten-Eigenschaften anklicken
22.1	195
25.3	196	(% style="list-style-type:circle" %)
	197	* Das Eingabefenster wird geöffnet.
22.1	198
25.3	199	(% start="6" %)
	200	1. Gewünschte Wahlmöglichkeiten eingeben und mit Enter jeweils bestätigen
22.1	201
25.3	202	(% style="list-style-type:circle" %)
	203	* Eine neue Kombinationsliste wird erstellt.
22.1	204
15.1	205	= Dokumente externer Natur =
4.1	206
	207	xx
	208
8.1	209	=== Mögliche Dateitypen ===
4.1	210
	211	xx
	212
8.1	213	=== Dokumente aus externen Quellen in Windows Client holen ===
4.1	214
6.1	215
4.1	216
6.1	217
	218
4.1	219
	220
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	225
	226
	227
	228	Frühere Version:
	229
1.1	230	Es gibt die Möglichkeit, zu Ihren Desktops bspw. Personen, Organisationen, Haushalte, Förderprojekte, Gremien oder Sitzungen beliebig viele Dokumente hinzuzufügen. Dokumente können alle Arten von Dateien (PDF, DOC, TIFF, JPEG etc.) sein, die im System gespeichert werden. Die Speicherung der Dokumente kann entweder direkt in der Datenbank oder auf einem externen Dateisystem erfolgen.
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	233	Dokument hinzufügen
	234
	235	1. In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“.
	236	2. Es erscheint nun ein Fenster, in dem Sie die bereits hinzugefügten Dokumente sehen und weitere hinzufügen können.
	237	3. Um ein Dokument einer Person/Organisation/Haushalt hinzuzufügen, gibt es zwei Möglichkeiten:
	238	a. Sie ziehen die gewünschte Datei in den Bereich „Datei hier fallen lassen“.
	239	b. Oder Sie betätigen den Button „Dokument hinzufügen“.
	240	4. Die Dokumente der Person/Organisation/des Haushalts können mit dem Button „Dokumente“ jederzeit aufgerufen werden. In dem Fenster erscheinen alle von Ihnen hinzugefügten Dokumente.
	241	5. Mit dem Button „Schließen“ schließen Sie das Fenster.
	242	6. Der Button „Dokumente“ ist nun mit einem grünen Haken versetzt, um zu signalisieren, dass hier Dateien hinterlegt sind.
	243
	244	Dokument löschen
	245
	246	Sollte ein Dokument nicht mehr aktuell sein, kann dieses über die b4-Software gelöscht werden.
	247	Das Dokument wird auch aus dem Ablagepfad gelöscht.
	248
	249	Wenn Sie das Dokument über die b4-Software löschen möchten, gehen Sie wie folgt vor:
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	251	1. In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“.
	252	2. Es erscheint ein Fenster mit all den bereits hinzugefügten Dokumenten. Markieren Sie die Zeile (mit einem Klick in die ganz linke Spalte) des zu löschenden Dokumentes und drücken Sie die Taste „Entf“.
	253	3. Eine Meldung erscheint, dass Sie mit „JA“ bestätigen, um auch das verknüpfte Dokument im Explorer zu löschen. Das Dokument wurde jetzt entfernt.
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	256	Dokumente per E-Mail verschicken
	257
	258	Sie können ein oder mehrere Dokumente markieren und eine Aktivität vom Typ E-Mail erzeugen. Die Dokumente werden als Anhang an die Aktivität gehängt. Alle weiteren Infos zur Aktivität Typ E-Mail finden Sie im Kapitel „Aktivitäten“.