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Wiki-Quellcode von Dokumente

Version 31.1 von Katharina Prummer am 2023/10/04 16:30
Zeige letzte Bearbeiter
1 (% class="box" %)
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3 **Alles rund um die Dokumente:**
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5 {{toc/}}
6 )))
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8 = Dokumentvorlagen =
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10 Mithilfe einer Dokumentvorlagen können Dokumente aus dem b4-System erstellt werden. Diese kann bspw. bei einer Aktivität vom Typ Brief oder auch direkt an einem Desktop mit der Funktion (aus Vorlage) erstellt werden.
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13 == Dokumentvorlagen erstellen ==
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15 1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Suchzeile **unter NPO Schriftzug eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
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17 (% style="list-style-type:circle" %)
18 * Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
19 * Das Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** wird angezeigt.
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21 (% start="2" %)
22 1. Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** doppelklicken
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24 (% style="list-style-type:circle" %)
25 * Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
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27 (% start="3" %)
28 1. **+** Symbol anklicken
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30 (% style="list-style-type:circle" %)
31 * Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
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33 (% start="4" %)
34 1. **Bereich **auswählen (dieser legt fest welche Seriendruckfelder später verfügbar sind und in welchem Bereich die Vorlage ausgewählt werden kann)
35 1. **Bezeichnung **eingeben
36 1. **Kategorie **auswählen
37 1. **Stiftung **auswählen
38 1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder beides
39 1. Diskette-Symbol **Speichern **auswählen
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41 (% style="list-style-type:circle" %)
42 * Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
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44 == Allgemeine Einstellungen die Dokumentvorlage ==
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46 [[image:Allgemein_Einstellungen.png||height="259" style="float:left" width="552"]]
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48 (% style="margin-left:auto; width:588.6px" %)
49 |=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 509px;" %)Beschreibung
50 |(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert (Allgemein, ...)
51 |(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, ob welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist.
52 |(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für einen **Brief **handelt, legt man hier fest.
53 |(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für eine **E-Mail** handelt, legt man hier fest.
54 |(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:509px" %)Darf die Dokumentenvorlage **freigegeben **werden, wählt man "Aktiv".
55 |(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest.
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57 == Der Designer für die Dokumentvorlage im Überblick ==
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59 [[image:Designer_Start.png||height="307" style="float:left" width="849"]]
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72 (% style="margin-right:auto; width:844.6px" %)
73 |=(% style="width: 104px;" %)Nummer|=(% style="width: 738px;" %)Beschreibung
74 |(% style="width:104px" %)**0**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik [[Allgemein>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAllgemeineEinstellungenfFCrdasDokument]]wechseln. Hier legt man allgemeine **Einstellungen **der Dokumentenvorlage fest.
75 |(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik **Designer **wechseln. Dies ist der **Bearbeitungsbereich **der Dokumentenvorlage.
76 |(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der **Vorschau **kann man sich den Zwischenstand der Dokumentenvorlage **anzeigen **lassen.
77 |(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:738px" %)Über **Start **gelangt man die gängigen Funktionen eines **Text-Editors**, wie z.B. Schriftgröße ändern.
78 |(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der Schaltfläche **Seriendruck **kann man [[Seriendruckfelder>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HSeriendruckfeldimDCberblick]] in die Dokumentenvorlage einbetten.
79 |(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:738px" %)Via **Einfügen **kann man beispielsweise eine Bilddatei zum Dokument hinzufügen.
80 |(% style="width:104px" %)**6**|(% style="width:738px" %)Über den Punkt **Ansicht** legt man genauere Parameter fest, wie man sich die **Vorlage anzeigen **lässt.
81 |(% style="width:104px" %)**7**|(% style="width:738px" %)Mit **Seitenlayout **formatiert man verschiedene **Regeln für **das **Layout **auf der Seite der Vorlage.
82 |(% style="width:104px" %)**8**|(% style="width:738px" %)Hierüber lassen sich **Referenzen **in die Dokumentenvorlage einbetten.
83 |(% style="width:104px" %)**9**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der **Formularfelder **kann beispielsweise Auswahlfenster in die Vorlage einfügen.
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95 === Seriendruckfelder im Überblick ===
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97 [[image:Designer_Seriendruck.png||height="336" style="float:left" width="956"]]
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110 (% style="margin-right:auto; width:955.6px" %)
111 |=(% style="width: 94px;" %)Nummer|=(% style="width: 860px;" %)Beschreibung
112 |(% style="width:94px" %)**1**|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein **Spezialfeld einfügen**. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch
113 bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Ab Zahl 5 aufrunden, ansonsten abrunden." Der Wert 4 wird eingegeben.
114 Daraufhin erscheint der Text: "Ergebnis wird abgerundet.")
115 |(% style="width:94px" %)**2**|(% style="width:860px" %)Die jeweiligen **Feldeigenschaften **lassen sich hier einsehen.
116 |(% style="width:94px" %)**3**|(% style="width:860px" %)Ein **Feld **kann man über diese Funktion **löschen**.
117 |(% style="width:94px" %)**4**|(% style="width:860px" %)**Seriendruckfelder **lassen sich über dieses Funktion einfügen.
118 |(% style="width:94px" %)**5**|(% style="width:860px" %)Über diesen Menüpunkt **fügt **man einen sich **wiederholenden Block ein**.
119 |(% style="width:94px" %)**6**|(% style="width:860px" %)**Wiederholende Blöcke bearbeitet **man über diesen Menüpunkt.
120 |(% style="width:94px" %)**7**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich bestimmte **Feldcodes anzeigen**.
121 |(% style="width:94px" %)**8**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich **Feldtexte anzeigen**.
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134 ==== Seriendruckfeld einfügen ====
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136 1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
137 1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Seriendruck **auswählen
138 1. Option **Serienfelder einfügen **auswählen
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140 (% style="list-style-type:circle" %)
141 * Die Übersicht der möglichen Seriendruckfelder wird angezeigt.
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143 (% start="4" %)
144 1. Gewünschtes **Seriendruckfeld **anklicken
145 1. Auf Button **Einfügen **klicken
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147 (% style="list-style-type:circle" %)
148 * Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt.
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150 === Formularfelder im Überblick ===
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152 [[image:Formularfelder_einfuegen.png||height="220" style="float:left" width="376"]]
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154 (% style="margin-left:auto; width:777.6px" %)
155 |(% style="width:104px" %)**Nummer**|(% style="width:672px" %)**Beschreibung**
156 |(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
157 |(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Eine **Auswahlliste **fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
158 |(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Ein **Datumauswahlfeld **erzeugt man mithilfe dieses Icons.
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164 ==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
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166 1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kombinationslisten_Eigenschaften_DropDown.png||height="112" style="float:right" width="264"]]
167 1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
168 1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
169 1. Option **Kombinationslisten einfügen** auswählen
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171 (% style="list-style-type:circle" %)
172 * Die Option Kombinationslisten-Eigenschaften wird angezeigt.
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174 (% start="5" %)
175 1. Button **Kombinationslisten-Eigenschaften** anklicken
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177 (% style="list-style-type:circle" %)
178 * Das Eingabefenster wird geöffnet.
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180 (% start="6" %)
181 1. Gewünschte Wahlmöglichkeiten eingeben und mit Enter jeweils bestätigen
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183 (% style="list-style-type:circle" %)
184 * Eine neue Kombinationsliste wird erstellt.
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200 **Frühere Version:**
201
202 Es gibt die Möglichkeit, zu Ihren Desktops bspw. Personen, Organisationen, Haushalte, Förderprojekte, Gremien oder Sitzungen beliebig viele Dokumente hinzuzufügen. Dokumente können alle Arten von Dateien (PDF, DOC, TIFF, JPEG etc.) sein, die im System gespeichert werden. Die Speicherung der Dokumente kann entweder direkt in der Datenbank oder auf einem externen Dateisystem erfolgen.
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205 **Dokument hinzufügen**
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207 1.   In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“. 
208 2.   Es erscheint nun ein Fenster, in dem Sie die bereits hinzugefügten Dokumente sehen und weitere hinzufügen können. 
209 3.   Um ein Dokument einer Person/Organisation/Haushalt hinzuzufügen, gibt es zwei Möglichkeiten:
210 a.   Sie ziehen die gewünschte Datei in den Bereich „Datei hier fallen lassen“. 
211 b.   Oder Sie betätigen den Button „Dokument hinzufügen“. 
212 4.   Die Dokumente der Person/Organisation/des Haushalts können mit dem Button „Dokumente“ jederzeit aufgerufen werden. In dem Fenster erscheinen alle von Ihnen hinzugefügten Dokumente. 
213 5.   Mit dem Button „Schließen“ schließen Sie das Fenster.
214 6.   Der Button „Dokumente“ ist nun mit einem grünen Haken versetzt, um zu signalisieren, dass hier Dateien hinterlegt sind.
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216 **Dokument löschen**
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218 Sollte ein Dokument nicht mehr aktuell sein, kann dieses über die b4-Software gelöscht werden. 
219 Das Dokument wird auch aus dem Ablagepfad gelöscht.
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221 Wenn Sie das Dokument über die b4-Software löschen möchten, gehen Sie wie folgt vor:
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223 1.   In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“. 
224 2.   Es erscheint ein Fenster mit all den bereits hinzugefügten Dokumenten. Markieren Sie die Zeile (mit einem Klick in die ganz linke Spalte) des zu löschenden Dokumentes und drücken Sie die Taste „Entf“. 
225 3.   Eine Meldung erscheint, dass Sie mit „JA“ bestätigen, um auch das verknüpfte Dokument im Explorer zu löschen. Das Dokument wurde jetzt entfernt.
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228 **Dokumente per E-Mail verschicken**
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230 Sie können ein oder mehrere Dokumente markieren und eine Aktivität vom Typ E-Mail erzeugen. Die Dokumente werden als Anhang an die Aktivität gehängt. Alle weiteren Infos zur Aktivität Typ E-Mail finden Sie im Kapitel „Aktivitäten“.