Wiki-Quellcode von 010.4 Dokumentvorlagen

Version 37.1 von Katharina Prummer am 2023/11/03 13:02

version	line-number	content
5.1	1	(% class="box" %)
	2	(((
35.1	3	Der Menüpunkt Dokumentvorlagen im Überblick:
4.1	4
5.1	5	{{toc/}}
	6	)))
4.1	7
30.1	8	= Dokumentvorlagen =
4.1	9
30.1	10	Mithilfe einer Dokumentvorlagen können Dokumente aus dem b4-System erstellt werden. Diese kann bspw. bei einer Aktivität vom Typ Brief oder auch direkt an einem Desktop mit der Funktion (aus Vorlage) erstellt werden.
4.1	11
	12
30.1	13	== Dokumentvorlagen erstellen ==
4.1	14
28.1	15	1. Begriff Dokumentvorlagen in Suchzeile unter NPO Schriftzug eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png\|\|height="228" style="float:right" width="378"]]
27.1	16
	17	(% style="list-style-type:circle" %)
	18	* Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
	19	* Das Programm Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen wird angezeigt.
	20
	21	(% start="2" %)
	22	1. Programm Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen doppelklicken
	23
	24	(% style="list-style-type:circle" %)
	25	* Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
	26
	27	(% start="3" %)
36.1	28	1. + Icon anklicken
27.1	29
	30	(% style="list-style-type:circle" %)
	31	* Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
	32
	33	(% start="4" %)
30.1	34	1. Bereich auswählen (dieser legt fest welche Seriendruckfelder später verfügbar sind und in welchem Bereich die Vorlage ausgewählt werden kann)
27.1	35	1. Bezeichnung eingeben
	36	1. Kategorie auswählen
	37	1. Stiftung auswählen
31.1	38	1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder beides
36.1	39	1. Diskette-IconSpeichern auswählen
27.1	40
	41	(% style="list-style-type:circle" %)
	42	* Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
	43
29.1	44	== Allgemeine Einstellungen die Dokumentvorlage ==
11.1	45
	46	[[image:Allgemein_Einstellungen.png\|\|height="259" style="float:left" width="552"]]
	47
	48	(% style="margin-left:auto; width:588.6px" %)
	49	\|=(% style="width: 78px;" %)Nummer\|=(% style="width: 509px;" %)Beschreibung
37.1	50	\|(% style="width:78px" %)1\|(% style="width:509px" %)Hier wird die Kategorie definiert. Bei vielen Vorlage lässt sich dadurch die Vorlagen kategorisieren damit können die Vorlagen schneller gefunden werden.
	51	\|(% style="width:78px" %)2\|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, welcher Stiftung das Dokument zugeordnet ist. Die Vorlage ist dann eine Stiftungsbezogenen Vorlage und wird nur zur Auswahl angeboten, wenn die Stiftungen übereinstimmen.
11.1	52	\|(% style="width:78px" %)3\|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für einen Brief handelt, legt man hier fest.
	53	\|(% style="width:78px" %)4\|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für eine E-Mail handelt, legt man hier fest.
	54	\|(% style="width:78px" %)5\|(% style="width:509px" %)Darf die Dokumentenvorlage freigegeben werden, wählt man "Aktiv".
37.1	55	\|(% style="width:78px" %)6\|(% style="width:509px" %)Die Erlaubnis zur Bearbeitung nach dem Druck legt man hier fest. Bspw. wegen Revisionssicherheit dürfen erzeugte Dokumente nicht mehr bearbeitet werden.
11.1	56
29.1	57	== Der Designer für die Dokumentvorlage im Überblick ==
11.1	58
12.1	59	[[image:Designer_Start.png\|\|height="307" style="float:left" width="849"]]
11.1	60
	61
12.1	62
	63
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	69
	70
	71
16.1	72	(% style="margin-right:auto; width:844.6px" %)
	73	\|=(% style="width: 104px;" %)Nummer\|=(% style="width: 738px;" %)Beschreibung
18.1	74	\|(% style="width:104px" %)0\|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik [[Allgemein>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAllgemeineEinstellungenfFCrdasDokument]]wechseln. Hier legt man allgemeine Einstellungen der Dokumentenvorlage fest.
16.1	75	\|(% style="width:104px" %)1\|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik Designer wechseln. Dies ist der Bearbeitungsbereich der Dokumentenvorlage.
	76	\|(% style="width:104px" %)2\|(% style="width:738px" %)Mithilfe der Vorschau kann man sich den Zwischenstand der Dokumentenvorlage anzeigen lassen.
	77	\|(% style="width:104px" %)3\|(% style="width:738px" %)Über Start gelangt man die gängigen Funktionen eines Text-Editors, wie z.B. Schriftgröße ändern.
19.1	78	\|(% style="width:104px" %)4\|(% style="width:738px" %)Mithilfe der Schaltfläche Seriendruck kann man [[Seriendruckfelder>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HSeriendruckfeldimDCberblick]] in die Dokumentenvorlage einbetten.
16.1	79	\|(% style="width:104px" %)5\|(% style="width:738px" %)Via Einfügen kann man beispielsweise eine Bilddatei zum Dokument hinzufügen.
	80	\|(% style="width:104px" %)6\|(% style="width:738px" %)Über den Punkt Ansicht legt man genauere Parameter fest, wie man sich die Vorlage anzeigen lässt.
	81	\|(% style="width:104px" %)7\|(% style="width:738px" %)Mit Seitenlayout formatiert man verschiedene Regeln für das Layout auf der Seite der Vorlage.
	82	\|(% style="width:104px" %)8\|(% style="width:738px" %)Hierüber lassen sich Referenzen in die Dokumentenvorlage einbetten.
	83	\|(% style="width:104px" %)9\|(% style="width:738px" %)Mithilfe der Formularfelder kann beispielsweise Auswahlfenster in die Vorlage einfügen.
12.1	84
	85
	86
	87
	88
23.1	89	=== Seriendruckfelder im Überblick ===
15.1	90
16.1	91	[[image:Designer_Seriendruck.png\|\|height="336" style="float:left" width="956"]]
15.1	92
11.1	93
16.1	94
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	100
	101
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	103
	104	(% style="margin-right:auto; width:955.6px" %)
	105	\|=(% style="width: 94px;" %)Nummer\|=(% style="width: 860px;" %)Beschreibung
20.1	106	\|(% style="width:94px" %)1\|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein Spezialfeld einfügen. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch
21.1	107	bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Ab Zahl 5 aufrunden, ansonsten abrunden." Der Wert 4 wird eingegeben.
20.1	108	Daraufhin erscheint der Text: "Ergebnis wird abgerundet.")
	109	\|(% style="width:94px" %)2\|(% style="width:860px" %)Die jeweiligen Feldeigenschaften lassen sich hier einsehen.
	110	\|(% style="width:94px" %)3\|(% style="width:860px" %)Ein Feld kann man über diese Funktion löschen.
	111	\|(% style="width:94px" %)4\|(% style="width:860px" %)Seriendruckfelder lassen sich über dieses Funktion einfügen.
	112	\|(% style="width:94px" %)5\|(% style="width:860px" %)Über diesen Menüpunkt fügt man einen sich wiederholenden Block ein.
	113	\|(% style="width:94px" %)6\|(% style="width:860px" %)Wiederholende Blöcke bearbeitet man über diesen Menüpunkt.
	114	\|(% style="width:94px" %)7\|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich bestimmte Feldcodes anzeigen.
	115	\|(% style="width:94px" %)8\|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich Feldtexte anzeigen.
16.1	116
	117
	118
	119
	120
	121
25.2	122	==== Seriendruckfeld einfügen ====
	123
	124	1. Im Startbildschirm des Softwaretools Designer auswählen
	125	1. Im Bereich Designer den Menüpunkt Seriendruck auswählen
	126	1. Option Serienfelder einfügen auswählen
	127
	128	(% style="list-style-type:circle" %)
	129	* Die Übersicht der möglichen Seriendruckfelder wird angezeigt.
	130
	131	(% start="4" %)
	132	1. Gewünschtes Seriendruckfeld anklicken
	133	1. Auf Button Einfügen klicken
	134
	135	(% style="list-style-type:circle" %)
	136	* Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt.
	137
23.1	138	=== Formularfelder im Überblick ===
22.1	139
	140	[[image:Formularfelder_einfuegen.png\|\|height="220" style="float:left" width="376"]]
	141
	142	(% style="margin-left:auto; width:777.6px" %)
	143	\|(% style="width:104px" %)Nummer\|(% style="width:672px" %)Beschreibung
25.1	144	\|(% style="width:104px" %)1\|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
23.1	145	\|(% style="width:104px" %)2\|(% style="width:672px" %)Eine Auswahlliste fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
	146	\|(% style="width:104px" %)3\|(% style="width:672px" %)Ein Datumauswahlfeld erzeugt man mithilfe dieses Icons.
22.1	147
25.3	148	==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
23.1	149
26.1	150	1. Im Startbildschirm des Softwaretools Designer auswählen[[image:Kombinationslisten_Eigenschaften_DropDown.png\|\|height="112" style="float:right" width="264"]]
25.3	151	1. Im Bereich Designer den Menüpunkt Formularfelder auswählen
	152	1. Zum Bereich Formularfelder einfügen navigieren
	153	1. Option Kombinationslisten einfügen auswählen
11.1	154
25.3	155	(% style="list-style-type:circle" %)
	156	* Die Option Kombinationslisten-Eigenschaften wird angezeigt.
22.1	157
25.3	158	(% start="5" %)
	159	1. Button Kombinationslisten-Eigenschaften anklicken
22.1	160
25.3	161	(% style="list-style-type:circle" %)
	162	* Das Eingabefenster wird geöffnet.
22.1	163
25.3	164	(% start="6" %)
	165	1. Gewünschte Wahlmöglichkeiten eingeben und mit Enter jeweils bestätigen
22.1	166
25.3	167	(% style="list-style-type:circle" %)
	168	* Eine neue Kombinationsliste wird erstellt.
22.1	169
4.1	170
	171
	172
	173
	174
6.1	175
4.1	176
6.1	177
4.1	178	Frühere Version:
	179
1.1	180	Es gibt die Möglichkeit, zu Ihren Desktops bspw. Personen, Organisationen, Haushalte, Förderprojekte, Gremien oder Sitzungen beliebig viele Dokumente hinzuzufügen. Dokumente können alle Arten von Dateien (PDF, DOC, TIFF, JPEG etc.) sein, die im System gespeichert werden. Die Speicherung der Dokumente kann entweder direkt in der Datenbank oder auf einem externen Dateisystem erfolgen.
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	183	Dokument hinzufügen
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	185	1. In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“.
	186	2. Es erscheint nun ein Fenster, in dem Sie die bereits hinzugefügten Dokumente sehen und weitere hinzufügen können.
	187	3. Um ein Dokument einer Person/Organisation/Haushalt hinzuzufügen, gibt es zwei Möglichkeiten:
	188	a. Sie ziehen die gewünschte Datei in den Bereich „Datei hier fallen lassen“.
	189	b. Oder Sie betätigen den Button „Dokument hinzufügen“.
	190	4. Die Dokumente der Person/Organisation/des Haushalts können mit dem Button „Dokumente“ jederzeit aufgerufen werden. In dem Fenster erscheinen alle von Ihnen hinzugefügten Dokumente.
	191	5. Mit dem Button „Schließen“ schließen Sie das Fenster.
	192	6. Der Button „Dokumente“ ist nun mit einem grünen Haken versetzt, um zu signalisieren, dass hier Dateien hinterlegt sind.
	193
	194	Dokument löschen
	195
	196	Sollte ein Dokument nicht mehr aktuell sein, kann dieses über die b4-Software gelöscht werden.
	197	Das Dokument wird auch aus dem Ablagepfad gelöscht.
	198
	199	Wenn Sie das Dokument über die b4-Software löschen möchten, gehen Sie wie folgt vor:
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	201	1. In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“.
	202	2. Es erscheint ein Fenster mit all den bereits hinzugefügten Dokumenten. Markieren Sie die Zeile (mit einem Klick in die ganz linke Spalte) des zu löschenden Dokumentes und drücken Sie die Taste „Entf“.
	203	3. Eine Meldung erscheint, dass Sie mit „JA“ bestätigen, um auch das verknüpfte Dokument im Explorer zu löschen. Das Dokument wurde jetzt entfernt.
	204
	205
	206	Dokumente per E-Mail verschicken
	207
	208	Sie können ein oder mehrere Dokumente markieren und eine Aktivität vom Typ E-Mail erzeugen. Die Dokumente werden als Anhang an die Aktivität gehängt. Alle weiteren Infos zur Aktivität Typ E-Mail finden Sie im Kapitel „Aktivitäten“.