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Wiki-Quellcode von 010.4 Dokumentvorlagen

Version 38.1 von Katharina Prummer am 2023/11/03 13:06
Verstecke letzte Bearbeiter
Marco Bauer 5.1 1 (% class="box" %)
2 (((
Marco Bauer 35.1 3 **Der Menüpunkt Dokumentvorlagen im Überblick:**
Marco Bauer 4.1 4
Marco Bauer 5.1 5 {{toc/}}
6 )))
Marco Bauer 4.1 7
Katharina Prummer 30.1 8 = Dokumentvorlagen =
Marco Bauer 4.1 9
Katharina Prummer 30.1 10 Mithilfe einer Dokumentvorlagen können Dokumente aus dem b4-System erstellt werden. Diese kann bspw. bei einer Aktivität vom Typ Brief oder auch direkt an einem Desktop mit der Funktion (aus Vorlage) erstellt werden.
Marco Bauer 4.1 11
12
Katharina Prummer 30.1 13 == Dokumentvorlagen erstellen ==
Marco Bauer 4.1 14
Marco Bauer 28.1 15 1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Suchzeile **unter NPO Schriftzug eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
Marco Bauer 27.1 16
17 (% style="list-style-type:circle" %)
18 * Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
19 * Das Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** wird angezeigt.
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21 (% start="2" %)
22 1. Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** doppelklicken
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24 (% style="list-style-type:circle" %)
25 * Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
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27 (% start="3" %)
Marco Bauer 36.1 28 1. **+** Icon anklicken
Marco Bauer 27.1 29
30 (% style="list-style-type:circle" %)
31 * Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
32
33 (% start="4" %)
Katharina Prummer 30.1 34 1. **Bereich **auswählen (dieser legt fest welche Seriendruckfelder später verfügbar sind und in welchem Bereich die Vorlage ausgewählt werden kann)
Marco Bauer 27.1 35 1. **Bezeichnung **eingeben
36 1. **Kategorie **auswählen
37 1. **Stiftung **auswählen
Katharina Prummer 31.1 38 1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder beides
Marco Bauer 36.1 39 1. Diskette-Icon**Speichern **auswählen
Marco Bauer 27.1 40
41 (% style="list-style-type:circle" %)
42 * Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
43
Katharina Prummer 29.1 44 == Allgemeine Einstellungen die Dokumentvorlage ==
Marco Bauer 11.1 45
46 [[image:Allgemein_Einstellungen.png||height="259" style="float:left" width="552"]]
47
48 (% style="margin-left:auto; width:588.6px" %)
49 |=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 509px;" %)Beschreibung
Katharina Prummer 37.1 50 |(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert. Bei vielen Vorlage lässt sich dadurch die Vorlagen kategorisieren damit können die Vorlagen schneller gefunden werden.
51 |(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist. Die Vorlage ist dann eine **Stiftungsbezogenen Vorlage **und wird nur zur Auswahl angeboten, wenn die Stiftungen übereinstimmen.
Marco Bauer 11.1 52 |(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für einen **Brief **handelt, legt man hier fest.
53 |(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für eine **E-Mail** handelt, legt man hier fest.
54 |(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:509px" %)Darf die Dokumentenvorlage **freigegeben **werden, wählt man "Aktiv".
Katharina Prummer 37.1 55 |(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest. Bspw. wegen Revisionssicherheit dürfen erzeugte Dokumente nicht mehr bearbeitet werden.
Marco Bauer 11.1 56
Katharina Prummer 29.1 57 == Der Designer für die Dokumentvorlage im Überblick ==
Marco Bauer 11.1 58
Marco Bauer 12.1 59 [[image:Designer_Start.png||height="307" style="float:left" width="849"]]
Marco Bauer 11.1 60
61
Marco Bauer 12.1 62
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Marco Bauer 16.1 72 (% style="margin-right:auto; width:844.6px" %)
73 |=(% style="width: 104px;" %)Nummer|=(% style="width: 738px;" %)Beschreibung
Marco Bauer 18.1 74 |(% style="width:104px" %)**0**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik [[Allgemein>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAllgemeineEinstellungenfFCrdasDokument]]wechseln. Hier legt man allgemeine **Einstellungen **der Dokumentenvorlage fest.
Marco Bauer 16.1 75 |(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik **Designer **wechseln. Dies ist der **Bearbeitungsbereich **der Dokumentenvorlage.
76 |(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der **Vorschau **kann man sich den Zwischenstand der Dokumentenvorlage **anzeigen **lassen.
77 |(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:738px" %)Über **Start **gelangt man die gängigen Funktionen eines **Text-Editors**, wie z.B. Schriftgröße ändern.
Marco Bauer 19.1 78 |(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der Schaltfläche **Seriendruck **kann man [[Seriendruckfelder>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HSeriendruckfeldimDCberblick]] in die Dokumentenvorlage einbetten.
Marco Bauer 16.1 79 |(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:738px" %)Via **Einfügen **kann man beispielsweise eine Bilddatei zum Dokument hinzufügen.
80 |(% style="width:104px" %)**6**|(% style="width:738px" %)Über den Punkt **Ansicht** legt man genauere Parameter fest, wie man sich die **Vorlage anzeigen **lässt.
81 |(% style="width:104px" %)**7**|(% style="width:738px" %)Mit **Seitenlayout **formatiert man verschiedene **Regeln für **das **Layout **auf der Seite der Vorlage.
82 |(% style="width:104px" %)**8**|(% style="width:738px" %)Hierüber lassen sich **Referenzen **in die Dokumentenvorlage einbetten.
83 |(% style="width:104px" %)**9**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der **Formularfelder **kann beispielsweise Auswahlfenster in die Vorlage einfügen.
Marco Bauer 12.1 84
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Marco Bauer 23.1 88 === Seriendruckfelder im Überblick ===
Marco Bauer 15.1 89
Marco Bauer 16.1 90 [[image:Designer_Seriendruck.png||height="336" style="float:left" width="956"]]
Marco Bauer 15.1 91
Marco Bauer 11.1 92
Marco Bauer 16.1 93
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103 (% style="margin-right:auto; width:955.6px" %)
104 |=(% style="width: 94px;" %)Nummer|=(% style="width: 860px;" %)Beschreibung
Marco Bauer 20.1 105 |(% style="width:94px" %)**1**|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein **Spezialfeld einfügen**. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch
Marco Bauer 21.1 106 bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Ab Zahl 5 aufrunden, ansonsten abrunden." Der Wert 4 wird eingegeben.
Marco Bauer 20.1 107 Daraufhin erscheint der Text: "Ergebnis wird abgerundet.")
108 |(% style="width:94px" %)**2**|(% style="width:860px" %)Die jeweiligen **Feldeigenschaften **lassen sich hier einsehen.
109 |(% style="width:94px" %)**3**|(% style="width:860px" %)Ein **Feld **kann man über diese Funktion **löschen**.
110 |(% style="width:94px" %)**4**|(% style="width:860px" %)**Seriendruckfelder **lassen sich über dieses Funktion einfügen.
111 |(% style="width:94px" %)**5**|(% style="width:860px" %)Über diesen Menüpunkt **fügt **man einen sich **wiederholenden Block ein**.
112 |(% style="width:94px" %)**6**|(% style="width:860px" %)**Wiederholende Blöcke bearbeitet **man über diesen Menüpunkt.
113 |(% style="width:94px" %)**7**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich bestimmte **Feldcodes anzeigen**.
114 |(% style="width:94px" %)**8**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich **Feldtexte anzeigen**.
Marco Bauer 16.1 115
116
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Marco Bauer 25.2 120 ==== Seriendruckfeld einfügen ====
121
122 1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
123 1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Seriendruck **auswählen
124 1. Option **Serienfelder einfügen **auswählen
125
126 (% style="list-style-type:circle" %)
127 * Die Übersicht der möglichen Seriendruckfelder wird angezeigt.
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129 (% start="4" %)
130 1. Gewünschtes **Seriendruckfeld **anklicken
131 1. Auf Button **Einfügen **klicken
132
133 (% style="list-style-type:circle" %)
134 * Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt.
135
Marco Bauer 23.1 136 === Formularfelder im Überblick ===
Marco Bauer 22.1 137
138 [[image:Formularfelder_einfuegen.png||height="220" style="float:left" width="376"]]
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140 (% style="margin-left:auto; width:777.6px" %)
141 |(% style="width:104px" %)**Nummer**|(% style="width:672px" %)**Beschreibung**
Marco Bauer 25.1 142 |(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
Marco Bauer 23.1 143 |(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Eine **Auswahlliste **fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
144 |(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Ein **Datumauswahlfeld **erzeugt man mithilfe dieses Icons.
Marco Bauer 22.1 145
Marco Bauer 25.3 146 ==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
Marco Bauer 23.1 147
Marco Bauer 26.1 148 1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kombinationslisten_Eigenschaften_DropDown.png||height="112" style="float:right" width="264"]]
Marco Bauer 25.3 149 1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
150 1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
151 1. Option **Kombinationslisten einfügen** auswählen
Marco Bauer 11.1 152
Marco Bauer 25.3 153 (% style="list-style-type:circle" %)
154 * Die Option Kombinationslisten-Eigenschaften wird angezeigt.
Marco Bauer 22.1 155
Marco Bauer 25.3 156 (% start="5" %)
157 1. Button **Kombinationslisten-Eigenschaften** anklicken
Marco Bauer 22.1 158
Marco Bauer 25.3 159 (% style="list-style-type:circle" %)
160 * Das Eingabefenster wird geöffnet.
Marco Bauer 22.1 161
Marco Bauer 25.3 162 (% start="6" %)
163 1. Gewünschte Wahlmöglichkeiten eingeben und mit Enter jeweils bestätigen
Marco Bauer 22.1 164
Marco Bauer 25.3 165 (% style="list-style-type:circle" %)
166 * Eine neue Kombinationsliste wird erstellt.
Marco Bauer 22.1 167
Marco Bauer 4.1 168
169
170
171
172
Marco Bauer 6.1 173
Marco Bauer 4.1 174
Katharina Prummer 38.1 175