010.4 Dokumentvorlagen

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(% class="box" %)

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(((

3

**Der Menüpunkt Dokumentvorlagen im Überblick:**

)))

= Dokumentvorlagen =

Mithilfe einer Dokumentvorlagen können Dokumente aus dem b4-System erstellt werden. Diese kann bspw. bei einer Aktivität vom Typ Brief oder auch direkt an einem Desktop mit der Funktion (aus Vorlage) erstellt werden.

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== Dokumentvorlagen erstellen ==

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1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Suchzeile **unter NPO Schriftzug eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]

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(% style="list-style-type:circle" %)

18

* Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.

19

* Das Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** wird angezeigt.

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(% start="2" %)

22

1. Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** doppelklicken

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(% style="list-style-type:circle" %)

25

* Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.

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(% start="3" %)

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1. **+** Icon anklicken

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(% style="list-style-type:circle" %)

31

* Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.

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(% start="4" %)

34

1. **Bereich **auswählen (dieser legt fest welche Seriendruckfelder später verfügbar sind und in welchem Bereich die Vorlage ausgewählt werden kann)

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1. **Bezeichnung **eingeben

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1. **Kategorie **auswählen

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1. **Stiftung **auswählen

38

1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder beides

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1. Diskette-Icon**Speichern **auswählen

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(% style="list-style-type:circle" %)

42

* Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.

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44

== Allgemeine Einstellungen die Dokumentvorlage ==

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[[image:Allgemein_Einstellungen.png||height="259" style="float:left" width="552"]]

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(% style="margin-left:auto; width:588.6px" %)

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|=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 509px;" %)Beschreibung

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|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert. Bei vielen Vorlage lässt sich dadurch die Vorlagen kategorisieren damit können die Vorlagen schneller gefunden werden.

51

|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist. Die Vorlage ist dann eine **Stiftungsbezogenen Vorlage **und wird nur zur Auswahl angeboten, wenn die Stiftungen übereinstimmen.

52

|(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für einen **Brief **handelt, legt man hier fest.

53

|(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für eine **E-Mail** handelt, legt man hier fest.

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|(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:509px" %)Darf die Dokumentenvorlage **freigegeben **werden, wählt man "Aktiv".

55

|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest. Bspw. wegen Revisionssicherheit dürfen erzeugte Dokumente nicht mehr bearbeitet werden.

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== Der Designer für die Dokumentvorlage im Überblick ==

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[[image:Designer_Start.png||height="307" style="float:left" width="849"]]

(% style="margin-right:auto; width:844.6px" %)

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|=(% style="width: 104px;" %)Nummer|=(% style="width: 738px;" %)Beschreibung

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|(% style="width:104px" %)**0**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik [[Allgemein>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAllgemeineEinstellungenfFCrdasDokument]]wechseln. Hier legt man allgemeine **Einstellungen **der Dokumentenvorlage fest.

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|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik **Designer **wechseln. Dies ist der **Bearbeitungsbereich **der Dokumentenvorlage.

76

|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der **Vorschau **kann man sich den Zwischenstand der Dokumentenvorlage **anzeigen **lassen.

77

|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:738px" %)Über **Start **gelangt man die gängigen Funktionen eines **Text-Editors**, wie z.B. Schriftgröße ändern.

78

|(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der Schaltfläche **Seriendruck **kann man [[Seriendruckfelder>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HSeriendruckfeldimDCberblick]] in die Dokumentenvorlage einbetten.

79

|(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:738px" %)Via **Einfügen **kann man beispielsweise eine Bilddatei zum Dokument hinzufügen.

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|(% style="width:104px" %)**6**|(% style="width:738px" %)Über den Punkt **Ansicht** legt man genauere Parameter fest, wie man sich die **Vorlage anzeigen **lässt.

81

|(% style="width:104px" %)**7**|(% style="width:738px" %)Mit **Seitenlayout **formatiert man verschiedene **Regeln für **das **Layout **auf der Seite der Vorlage.

82

|(% style="width:104px" %)**8**|(% style="width:738px" %)Hierüber lassen sich **Referenzen **in die Dokumentenvorlage einbetten.

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|(% style="width:104px" %)**9**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der **Formularfelder **kann beispielsweise Auswahlfenster in die Vorlage einfügen.

=== Seriendruckfelder im Überblick ===

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[[image:Designer_Seriendruck.png||height="336" style="float:left" width="956"]]

(% style="margin-right:auto; width:955.6px" %)

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|=(% style="width: 94px;" %)Nummer|=(% style="width: 860px;" %)Beschreibung

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|(% style="width:94px" %)**1**|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein **Spezialfeld einfügen**. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch

105

bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Ab Zahl 5 aufrunden, ansonsten abrunden." Der Wert 4 wird eingegeben.

106

Daraufhin erscheint der Text: "Ergebnis wird abgerundet.")

107

|(% style="width:94px" %)**2**|(% style="width:860px" %)Die jeweiligen **Feldeigenschaften **lassen sich hier einsehen.

108

|(% style="width:94px" %)**3**|(% style="width:860px" %)Ein **Feld **kann man über diese Funktion **löschen**.

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|(% style="width:94px" %)**4**|(% style="width:860px" %)**Seriendruckfelder **lassen sich über dieses Funktion einfügen.

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|(% style="width:94px" %)**5**|(% style="width:860px" %)Über diesen Menüpunkt **fügt **man einen sich **wiederholenden Block ein**.

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|(% style="width:94px" %)**6**|(% style="width:860px" %)**Wiederholende Blöcke bearbeitet **man über diesen Menüpunkt.

112

|(% style="width:94px" %)**7**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich bestimmte **Feldcodes anzeigen**.

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|(% style="width:94px" %)**8**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich **Feldtexte anzeigen**.

==== Seriendruckfeld einfügen ====

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120

1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen

121

1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Seriendruck **auswählen

122

1. Option **Serienfelder einfügen **auswählen

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124

(% style="list-style-type:circle" %)

125

* Die Übersicht der möglichen Seriendruckfelder wird angezeigt.

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(% start="4" %)

128

1. Gewünschtes **Seriendruckfeld **anklicken

129

1. Auf Button **Einfügen **klicken

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131

(% style="list-style-type:circle" %)

132

* Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt.

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=== Formularfelder im Überblick ===

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[[image:Formularfelder_einfuegen.png||height="220" style="float:left" width="376"]]

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(% style="margin-left:auto; width:777.6px" %)

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|(% style="width:104px" %)**Nummer**|(% style="width:672px" %)**Beschreibung**

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|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].

141

|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Eine **Auswahlliste **fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.

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|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Ein **Datumauswahlfeld **erzeugt man mithilfe dieses Icons.

==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====

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1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kombinationslisten_Eigenschaften_DropDown.png||height="112" style="float:right" width="264"]]

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1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen

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1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren

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1. Option **Kombinationslisten einfügen** auswählen

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(% style="list-style-type:circle" %)

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* Die Option Kombinationslisten-Eigenschaften wird angezeigt.

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(% start="5" %)

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1. Button **Kombinationslisten-Eigenschaften** anklicken

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(% style="list-style-type:circle" %)

179

* Das Eingabefenster wird geöffnet.

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(% start="6" %)

182

1. Gewünschte Wahlmöglichkeiten eingeben und mit Enter jeweils bestätigen

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(% style="list-style-type:circle" %)

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* Eine neue Kombinationsliste wird erstellt.

author	version	line-number	content
		1	(% class="box" %)
		2	(((
		3	Der Menüpunkt Dokumentvorlagen im Überblick:
		4
		5	{{toc/}}
		6	)))
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		8	= Dokumentvorlagen =
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		10	Mithilfe einer Dokumentvorlagen können Dokumente aus dem b4-System erstellt werden. Diese kann bspw. bei einer Aktivität vom Typ Brief oder auch direkt an einem Desktop mit der Funktion (aus Vorlage) erstellt werden.
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		12
		13	== Dokumentvorlagen erstellen ==
		14
		15	1. Begriff Dokumentvorlagen in Suchzeile unter NPO Schriftzug eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png\|\|height="228" style="float:right" width="378"]]
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		17	(% style="list-style-type:circle" %)
		18	* Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
		19	* Das Programm Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen wird angezeigt.
		20
		21	(% start="2" %)
		22	1. Programm Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen doppelklicken
		23
		24	(% style="list-style-type:circle" %)
		25	* Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
		26
		27	(% start="3" %)
		28	1. + Icon anklicken
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		30	(% style="list-style-type:circle" %)
		31	* Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
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		33	(% start="4" %)
		34	1. Bereich auswählen (dieser legt fest welche Seriendruckfelder später verfügbar sind und in welchem Bereich die Vorlage ausgewählt werden kann)
		35	1. Bezeichnung eingeben
		36	1. Kategorie auswählen
		37	1. Stiftung auswählen
		38	1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder beides
		39	1. Diskette-IconSpeichern auswählen
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		41	(% style="list-style-type:circle" %)
		42	* Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
		43
		44	== Allgemeine Einstellungen die Dokumentvorlage ==
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		46	[[image:Allgemein_Einstellungen.png\|\|height="259" style="float:left" width="552"]]
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		48	(% style="margin-left:auto; width:588.6px" %)
		49	\|=(% style="width: 78px;" %)Nummer\|=(% style="width: 509px;" %)Beschreibung
		50	\|(% style="width:78px" %)1\|(% style="width:509px" %)Hier wird die Kategorie definiert. Bei vielen Vorlage lässt sich dadurch die Vorlagen kategorisieren damit können die Vorlagen schneller gefunden werden.
		51	\|(% style="width:78px" %)2\|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, welcher Stiftung das Dokument zugeordnet ist. Die Vorlage ist dann eine Stiftungsbezogenen Vorlage und wird nur zur Auswahl angeboten, wenn die Stiftungen übereinstimmen.
		52	\|(% style="width:78px" %)3\|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für einen Brief handelt, legt man hier fest.
		53	\|(% style="width:78px" %)4\|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für eine E-Mail handelt, legt man hier fest.
		54	\|(% style="width:78px" %)5\|(% style="width:509px" %)Darf die Dokumentenvorlage freigegeben werden, wählt man "Aktiv".
		55	\|(% style="width:78px" %)6\|(% style="width:509px" %)Die Erlaubnis zur Bearbeitung nach dem Druck legt man hier fest. Bspw. wegen Revisionssicherheit dürfen erzeugte Dokumente nicht mehr bearbeitet werden.
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		57	== Der Designer für die Dokumentvorlage im Überblick ==
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		59	[[image:Designer_Start.png\|\|height="307" style="float:left" width="849"]]
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		73	\|=(% style="width: 104px;" %)Nummer\|=(% style="width: 738px;" %)Beschreibung
		74	\|(% style="width:104px" %)0\|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik [[Allgemein>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAllgemeineEinstellungenfFCrdasDokument]]wechseln. Hier legt man allgemeine Einstellungen der Dokumentenvorlage fest.
		75	\|(% style="width:104px" %)1\|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik Designer wechseln. Dies ist der Bearbeitungsbereich der Dokumentenvorlage.
		76	\|(% style="width:104px" %)2\|(% style="width:738px" %)Mithilfe der Vorschau kann man sich den Zwischenstand der Dokumentenvorlage anzeigen lassen.
		77	\|(% style="width:104px" %)3\|(% style="width:738px" %)Über Start gelangt man die gängigen Funktionen eines Text-Editors, wie z.B. Schriftgröße ändern.
		78	\|(% style="width:104px" %)4\|(% style="width:738px" %)Mithilfe der Schaltfläche Seriendruck kann man [[Seriendruckfelder>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HSeriendruckfeldimDCberblick]] in die Dokumentenvorlage einbetten.
		79	\|(% style="width:104px" %)5\|(% style="width:738px" %)Via Einfügen kann man beispielsweise eine Bilddatei zum Dokument hinzufügen.
		80	\|(% style="width:104px" %)6\|(% style="width:738px" %)Über den Punkt Ansicht legt man genauere Parameter fest, wie man sich die Vorlage anzeigen lässt.
		81	\|(% style="width:104px" %)7\|(% style="width:738px" %)Mit Seitenlayout formatiert man verschiedene Regeln für das Layout auf der Seite der Vorlage.
		82	\|(% style="width:104px" %)8\|(% style="width:738px" %)Hierüber lassen sich Referenzen in die Dokumentenvorlage einbetten.
		83	\|(% style="width:104px" %)9\|(% style="width:738px" %)Mithilfe der Formularfelder kann beispielsweise Auswahlfenster in die Vorlage einfügen.
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		87	=== Seriendruckfelder im Überblick ===
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		89	[[image:Designer_Seriendruck.png\|\|height="336" style="float:left" width="956"]]
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		103	\|=(% style="width: 94px;" %)Nummer\|=(% style="width: 860px;" %)Beschreibung
		104	\|(% style="width:94px" %)1\|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein Spezialfeld einfügen. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch
		105	bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Ab Zahl 5 aufrunden, ansonsten abrunden." Der Wert 4 wird eingegeben.
		106	Daraufhin erscheint der Text: "Ergebnis wird abgerundet.")
		107	\|(% style="width:94px" %)2\|(% style="width:860px" %)Die jeweiligen Feldeigenschaften lassen sich hier einsehen.
		108	\|(% style="width:94px" %)3\|(% style="width:860px" %)Ein Feld kann man über diese Funktion löschen.
		109	\|(% style="width:94px" %)4\|(% style="width:860px" %)Seriendruckfelder lassen sich über dieses Funktion einfügen.
		110	\|(% style="width:94px" %)5\|(% style="width:860px" %)Über diesen Menüpunkt fügt man einen sich wiederholenden Block ein.
		111	\|(% style="width:94px" %)6\|(% style="width:860px" %)Wiederholende Blöcke bearbeitet man über diesen Menüpunkt.
		112	\|(% style="width:94px" %)7\|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich bestimmte Feldcodes anzeigen.
		113	\|(% style="width:94px" %)8\|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich Feldtexte anzeigen.
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		118	==== Seriendruckfeld einfügen ====
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		120	1. Im Startbildschirm des Softwaretools Designer auswählen
		121	1. Im Bereich Designer den Menüpunkt Seriendruck auswählen
		122	1. Option Serienfelder einfügen auswählen
		123
		124	(% style="list-style-type:circle" %)
		125	* Die Übersicht der möglichen Seriendruckfelder wird angezeigt.
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		127	(% start="4" %)
		128	1. Gewünschtes Seriendruckfeld anklicken
		129	1. Auf Button Einfügen klicken
		130
		131	(% style="list-style-type:circle" %)
		132	* Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt.
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		134	=== Formularfelder im Überblick ===
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		136	[[image:Formularfelder_einfuegen.png\|\|height="220" style="float:left" width="376"]]
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		138	(% style="margin-left:auto; width:777.6px" %)
		139	\|(% style="width:104px" %)Nummer\|(% style="width:672px" %)Beschreibung
		140	\|(% style="width:104px" %)1\|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
		141	\|(% style="width:104px" %)2\|(% style="width:672px" %)Eine Auswahlliste fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
		142	\|(% style="width:104px" %)3\|(% style="width:672px" %)Ein Datumauswahlfeld erzeugt man mithilfe dieses Icons.
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		165	==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
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		167	1. Im Startbildschirm des Softwaretools Designer auswählen[[image:Kombinationslisten_Eigenschaften_DropDown.png\|\|height="112" style="float:right" width="264"]]
		168	1. Im Bereich Designer den Menüpunkt Formularfelder auswählen
		169	1. Zum Bereich Formularfelder einfügen navigieren
		170	1. Option Kombinationslisten einfügen auswählen
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		172	(% style="list-style-type:circle" %)
		173	* Die Option Kombinationslisten-Eigenschaften wird angezeigt.
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		175	(% start="5" %)
		176	1. Button Kombinationslisten-Eigenschaften anklicken
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		178	(% style="list-style-type:circle" %)
		179	* Das Eingabefenster wird geöffnet.
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		181	(% start="6" %)
		182	1. Gewünschte Wahlmöglichkeiten eingeben und mit Enter jeweils bestätigen
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		185	* Eine neue Kombinationsliste wird erstellt.
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Wiki-Quellcode von 010.4 Dokumentvorlagen