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Wiki-Quellcode von 010.4 Dokumentvorlagen

Version 41.1 von Katharina Prummer am 2023/11/03 13:09
Zeige letzte Bearbeiter
1 (% class="box" %)
2 (((
3 **Der Menüpunkt Dokumentvorlagen im Überblick:**
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5 {{toc/}}
6 )))
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8 = Dokumentvorlagen =
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10 Mithilfe einer Dokumentvorlagen können Dokumente aus dem b4-System erstellt werden. Diese kann bspw. bei einer Aktivität vom Typ Brief oder auch direkt an einem Desktop mit der Funktion (aus Vorlage) erstellt werden.
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13 == Dokumentvorlagen erstellen ==
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15 1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Suchzeile **unter NPO Schriftzug eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
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17 (% style="list-style-type:circle" %)
18 * Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
19 * Das Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** wird angezeigt.
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21 (% start="2" %)
22 1. Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** doppelklicken
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24 (% style="list-style-type:circle" %)
25 * Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
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27 (% start="3" %)
28 1. **+** Icon anklicken
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30 (% style="list-style-type:circle" %)
31 * Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
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33 (% start="4" %)
34 1. **Bereich **auswählen (dieser legt fest welche Seriendruckfelder später verfügbar sind und in welchem Bereich die Vorlage ausgewählt werden kann)
35 1. **Bezeichnung **eingeben
36 1. **Kategorie **auswählen
37 1. **Stiftung **auswählen
38 1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder beides
39 1. Diskette-Icon**Speichern **auswählen
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41 (% style="list-style-type:circle" %)
42 * Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
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44 == Allgemeine Einstellungen die Dokumentvorlage ==
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46 [[image:Allgemein_Einstellungen.png||height="259" style="float:left" width="552"]]
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48 (% style="margin-left:auto; width:588.6px" %)
49 |=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 509px;" %)Beschreibung
50 |(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert. Bei vielen Vorlage lässt sich dadurch die Vorlagen kategorisieren damit können die Vorlagen schneller gefunden werden.
51 |(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist. Die Vorlage ist dann eine **Stiftungsbezogenen Vorlage **und wird nur zur Auswahl angeboten, wenn die Stiftungen übereinstimmen.
52 |(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für einen **Brief **handelt, legt man hier fest.
53 |(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für eine **E-Mail** handelt, legt man hier fest.
54 |(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:509px" %)Darf die Dokumentenvorlage **freigegeben **werden, wählt man "Aktiv".
55 |(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest. Bspw. wegen Revisionssicherheit dürfen erzeugte Dokumente nicht mehr bearbeitet werden.
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57 == Der Designer für die Dokumentvorlage im Überblick ==
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59 [[image:Designer_Start.png||height="307" style="float:left" width="849"]]
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72 (% style="margin-right:auto; width:844.6px" %)
73 |=(% style="width: 104px;" %)Nummer|=(% style="width: 738px;" %)Beschreibung
74 |(% style="width:104px" %)**0**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik [[Allgemein>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAllgemeineEinstellungenfFCrdasDokument]]wechseln. Hier legt man allgemeine **Einstellungen **der Dokumentenvorlage fest.
75 |(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik **Designer **wechseln. Dies ist der **Bearbeitungsbereich **der Dokumentenvorlage.
76 |(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der **Vorschau **kann man sich den Zwischenstand der Dokumentenvorlage **anzeigen **lassen.
77 |(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:738px" %)Über **Start **gelangt man die gängigen Funktionen eines **Text-Editors**, wie z.B. Schriftgröße ändern.
78 |(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der Schaltfläche **Seriendruck **kann man [[Seriendruckfelder>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HSeriendruckfeldimDCberblick]] in die Dokumentenvorlage einbetten.
79 |(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:738px" %)Via **Einfügen **kann man beispielsweise eine Bilddatei zum Dokument hinzufügen.
80 |(% style="width:104px" %)**6**|(% style="width:738px" %)Über den Punkt **Ansicht** legt man genauere Parameter fest, wie man sich die **Vorlage anzeigen **lässt.
81 |(% style="width:104px" %)**7**|(% style="width:738px" %)Mit **Seitenlayout **formatiert man verschiedene **Regeln für **das **Layout **auf der Seite der Vorlage.
82 |(% style="width:104px" %)**8**|(% style="width:738px" %)Hierüber lassen sich **Referenzen **in die Dokumentenvorlage einbetten.
83 |(% style="width:104px" %)**9**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der **Formularfelder **kann beispielsweise Auswahlfenster in die Vorlage einfügen.
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85 === Seriendruckfelder im Überblick ===
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87 [[image:Designer_Seriendruck.png||height="336" style="float:left" width="956"]]
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100 (% style="margin-right:auto; width:955.6px" %)
101 |=(% style="width: 94px;" %)Nummer|=(% style="width: 860px;" %)Beschreibung
102 |(% style="width:94px" %)**1**|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein **Spezialfeld einfügen**. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch
103 bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Ab Zahl 5 aufrunden, ansonsten abrunden." Der Wert 4 wird eingegeben.
104 Daraufhin erscheint der Text: "Ergebnis wird abgerundet.")
105 |(% style="width:94px" %)**2**|(% style="width:860px" %)Die jeweiligen **Feldeigenschaften **lassen sich hier einsehen.
106 |(% style="width:94px" %)**3**|(% style="width:860px" %)Ein **Feld **kann man über diese Funktion **löschen**.
107 |(% style="width:94px" %)**4**|(% style="width:860px" %)**Seriendruckfelder **lassen sich über dieses Funktion einfügen.
108 |(% style="width:94px" %)**5**|(% style="width:860px" %)Über diesen Menüpunkt **fügt **man einen sich **wiederholenden Block ein**.
109 |(% style="width:94px" %)**6**|(% style="width:860px" %)**Wiederholende Blöcke bearbeitet **man über diesen Menüpunkt.
110 |(% style="width:94px" %)**7**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich bestimmte **Feldcodes anzeigen**.
111 |(% style="width:94px" %)**8**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich **Feldtexte anzeigen**.
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114 ==== Seriendruckfeld einfügen ====
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116 1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
117 1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Seriendruck **auswählen
118 1. Option **Serienfelder einfügen **auswählen
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120 (% style="list-style-type:circle" %)
121 * Die Übersicht der möglichen Seriendruckfelder wird angezeigt.
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123 (% start="4" %)
124 1. Gewünschtes **Seriendruckfeld **anklicken
125 1. Auf Button **Einfügen **klicken
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127 (% style="list-style-type:circle" %)
128 * Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt.
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130 === Formularfelder im Überblick ===
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132 [[image:Formularfelder_einfuegen.png||height="220" style="float:left" width="376"]]
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134 (% style="margin-left:auto; width:777.6px" %)
135 |(% style="width:104px" %)**Nummer**|(% style="width:672px" %)**Beschreibung**
136 |(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
137 |(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Eine **Auswahlliste **fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
138 |(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Ein **Datumauswahlfeld **erzeugt man mithilfe dieses Icons.
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159 ==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
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161 1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kombinationslisten_Eigenschaften_DropDown.png||height="112" style="float:right" width="264"]]
162 1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
163 1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
164 1. Option **Kombinationslisten einfügen** auswählen
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166 (% style="list-style-type:circle" %)
167 * Die Option Kombinationslisten-Eigenschaften wird angezeigt.
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169 (% start="5" %)
170 1. Button **Kombinationslisten-Eigenschaften** anklicken
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172 (% style="list-style-type:circle" %)
173 * Das Eingabefenster wird geöffnet.
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175 (% start="6" %)
176 1. Gewünschte Wahlmöglichkeiten eingeben und mit Enter jeweils bestätigen
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178 (% style="list-style-type:circle" %)
179 * Eine neue Kombinationsliste wird erstellt.
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182 = Dokumentkategorien =
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184 Die Kategorien für Dokumente sind empfehlenswert, so bald mehrere Dokumente bspw. an einem Kontakt, Förderprojekt oder Gremium hängen. Jedem Dokument kann eine Kategorie zugewiesen werden. Die Dokumentkategorie „Allgemein“ ist automatisch als Standard angelegt. Die erstellten Dokumentkategorien können auch Aktivitäten zugewiesen werden.
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186 == **Dokumentkategorien anlegen** ==
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188 1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 
189 2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 
190 3.   Der Karteireiter „Dokumentkategorien“ öffnet sich. Sie auf den Button „Neuanlage“ (rechts unten). Es erscheint eine neue Zeile. Hier können Sie nun die Nummer, Bezeichnung sowie den Status bearbeiten
191 4.   Nachdem Sie alle Angaben getätigt haben, speichern Sie mit dem Button „Speichern“ rechts unten. Wenn Sie nun Dokumente/Dokumentvorlagen hinzufügen, haben Sie die Möglichkeit diese Kategorie anzugeben.
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193 **Dokumentkategorie inaktiv setzen**
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195 Sollte eine Kategorie nicht mehr aktuell sein, kann diese auf inaktiv gesetzt werden. Dies bedeutet, dass diese Kategorie nicht mehr ausgewählt werden kann. Hier gehen Sie wie folgt vor:
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197 1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 
198 2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 
199 3.   In dem Karteireiter werden Ihnen alle bis zu diesem Zeitpunkt angelegten Kategorien angezeigt. In der Spalte Status können Sie mithilfe des Aufklappbuttons den Status entsprechend ändern.
200 4.   Speichern Sie Ihre Angaben mit dem Button „Speichern“ rechts unten.
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