010.9 Dokumentvorlagen
Der Menüpunkt Dokumentvorlagen im Überblick:
Dokumentvorlagen
Mithilfe einer Dokumentvorlagen können Dokumente aus dem b4-System erstellt werden. Diese kann bspw. bei einer Aktivität vom Typ Brief oder auch direkt an einem Desktop mit der Funktion (aus Vorlage) erstellt werden.
Dokumentvorlagen erstellen
- Begriff Dokumentvorlagen in Suchzeile unter NPO Schriftzug eingeben
- Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
- Das Programm Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen wird angezeigt.
- Programm Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen doppelklicken
- Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
- + Icon anklicken
- Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
- Bereich auswählen (dieser legt fest welche Seriendruckfelder später verfügbar sind und in welchem Bereich die Vorlage ausgewählt werden kann)
- Bezeichnung eingeben
- Kategorie auswählen
- Stiftung auswählen
- Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder beides
- Diskette-IconSpeichern auswählen
- Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
Allgemeine Einstellungen die Dokumentvorlage
| Nummer | Beschreibung |
|---|---|
| 1 | Hier wird die Kategorie definiert. Bei vielen Vorlage lässt sich dadurch die Vorlagen kategorisieren damit können die Vorlagen schneller gefunden werden. |
| 2 | Hier stellt man sich ein, welcher Stiftung das Dokument zugeordnet ist. Die Vorlage ist dann eine Stiftungsbezogenen Vorlage und wird nur zur Auswahl angeboten, wenn die Stiftungen übereinstimmen. |
| 3 | Ob es sich um ein Format für einen Brief handelt, legt man hier fest. |
| 4 | Ob es sich um ein Format für eine E-Mail handelt, legt man hier fest. |
| 5 | Darf die Dokumentenvorlage freigegeben werden, wählt man "Aktiv". |
| 6 | Die Erlaubnis zur Bearbeitung nach dem Druck legt man hier fest. Bspw. wegen Revisionssicherheit dürfen erzeugte Dokumente nicht mehr bearbeitet werden. |
Der Designer für die Dokumentvorlage im Überblick
| Nummer | Beschreibung |
|---|---|
| 0 | Zur Rubrik Allgemeinwechseln. Hier legt man allgemeine Einstellungen der Dokumentenvorlage fest. |
| 1 | Zur Rubrik Designer wechseln. Dies ist der Bearbeitungsbereich der Dokumentenvorlage. |
| 2 | Mithilfe der Vorschau kann man sich den Zwischenstand der Dokumentenvorlage anzeigen lassen. |
| 3 | Über Start gelangt man die gängigen Funktionen eines Text-Editors, wie z.B. Schriftgröße ändern. |
| 4 | Mithilfe der Schaltfläche Seriendruck kann man Seriendruckfelder in die Dokumentenvorlage einbetten. |
| 5 | Via Einfügen kann man beispielsweise eine Bilddatei zum Dokument hinzufügen. |
| 6 | Über den Punkt Ansicht legt man genauere Parameter fest, wie man sich die Vorlage anzeigen lässt. |
| 7 | Mit Seitenlayout formatiert man verschiedene Regeln für das Layout auf der Seite der Vorlage. |
| 8 | Hierüber lassen sich Referenzen in die Dokumentenvorlage einbetten. |
| 9 | Mithilfe der Formularfelder kann beispielsweise Auswahlfenster in die Vorlage einfügen. |
Seriendruckfelder im Überblick
| Nummer | Beschreibung |
|---|---|
| 1 | Über dieses Icon lässt sich ein Spezialfeld einfügen. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Ab Zahl 5 aufrunden, ansonsten abrunden." Der Wert 4 wird eingegeben. Daraufhin erscheint der Text: "Ergebnis wird abgerundet.") |
| 2 | Die jeweiligen Feldeigenschaften lassen sich hier einsehen. |
| 3 | Ein Feld kann man über diese Funktion löschen. |
| 4 | Seriendruckfelder lassen sich über dieses Funktion einfügen. |
| 5 | Über diesen Menüpunkt fügt man einen sich wiederholenden Block ein. |
| 6 | Wiederholende Blöcke bearbeitet man über diesen Menüpunkt. |
| 7 | Hierüber lassen sich bestimmte Feldcodes anzeigen. |
| 8 | Hierüber lassen sich Feldtexte anzeigen. |
Seriendruckfeld einfügen
- Im Startbildschirm des Softwaretools Designer auswählen
- Im Bereich Designer den Menüpunkt Seriendruck auswählen
- Option Serienfelder einfügen auswählen
- Die Übersicht der möglichen Seriendruckfelder wird angezeigt.
- Gewünschtes Seriendruckfeld anklicken
- Auf Button Einfügen klicken
- Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt.
Formularfelder im Überblick
| Nummer | Beschreibung |
| 1 | Hiermit erstellt man ein Formularfeld vom Typ Text. |
| 2 | Hiermit erstellt man ein Formularfeld, das die Funktion von Kontrollkästchen einnimmt. |
| 3 | Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage Kombinationslisten einfügen. |
| 4 | Eine Auswahllistefügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein. |
| 5 | Ein Datumauswahlfeld erzeugt man mithilfe dieses Icons. |
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Textfeld einfügen
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Kontrollkästchen einfügen
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Kombinationslisten einfügen und erweitern
- Im Startbildschirm des Softwaretools Designer auswählen
- Im Bereich Designer den Menüpunkt Formularfelder auswählen
- Zum Bereich Formularfelder einfügen navigieren
- Option Kombinationslisten einfügen auswählen
- Die Option Kombinationslisten-Eigenschaften wird angezeigt.
- Button Kombinationslisten-Eigenschaften anklicken
- Das Eingabefenster wird geöffnet.
- Gewünschte Wahlmöglichkeiten eingeben und mit Enter jeweils bestätigen
- Eine neue Kombinationsliste wird erstellt.
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Auswahllistenformularfeld einfügen
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Datumauswahlformularfeld einfügen
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Dokumentkategorien
Die Kategorien für Dokumente sind empfehlenswert, so bald mehrere Dokumente bspw. an einem Kontakt, Förderprojekt oder Gremium hängen. Jedem Dokument kann eine Kategorie zugewiesen werden. Die Dokumentkategorie „Allgemein“ ist automatisch als Standard angelegt. Die erstellten Dokumentkategorien können auch Aktivitäten zugewiesen werden.
Dokumentkategorien anlegen
1. Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt.
2. Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick.
3. Der Karteireiter „Dokumentkategorien“ öffnet sich. Sie auf den Button „Neuanlage“ (rechts unten). Es erscheint eine neue Zeile. Hier können Sie nun die Nummer, Bezeichnung sowie den Status bearbeiten
4. Nachdem Sie alle Angaben getätigt haben, speichern Sie mit dem Button „Speichern“ rechts unten. Wenn Sie nun Dokumente/Dokumentvorlagen hinzufügen, haben Sie die Möglichkeit diese Kategorie anzugeben.
Dokumentkategorie inaktiv setzen
Sollte eine Kategorie nicht mehr aktuell sein, kann diese auf inaktiv gesetzt werden. Dies bedeutet, dass diese Kategorie nicht mehr ausgewählt werden kann. Hier gehen Sie wie folgt vor:
1. Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt.
2. Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick.
3. In dem Karteireiter werden Ihnen alle bis zu diesem Zeitpunkt angelegten Kategorien angezeigt. In der Spalte Status können Sie mithilfe des Aufklappbuttons den Status entsprechend ändern.
4. Speichern Sie Ihre Angaben mit dem Button „Speichern“ rechts unten.