Wiki-Quellcode von 010.9 Dokumentvorlagen

Version 56.1 von Marco Bauer am 2024/06/14 15:44

version	line-number	content
5.1	1	(% class="box" %)
	2	(((
35.1	3	Der Menüpunkt Dokumentvorlagen im Überblick:
4.1	4
5.1	5	{{toc/}}
	6	)))
4.1	7
48.1	8	(% class="box warningmessage" %)
	9	(((
	10	Ab Version V23.2SP00 verfügbar
	11	)))
	12
30.1	13	= Dokumentvorlagen =
4.1	14
30.1	15	Mithilfe einer Dokumentvorlagen können Dokumente aus dem b4-System erstellt werden. Diese kann bspw. bei einer Aktivität vom Typ Brief oder auch direkt an einem Desktop mit der Funktion (aus Vorlage) erstellt werden.
4.1	16
	17
30.1	18	== Dokumentvorlagen erstellen ==
4.1	19
28.1	20	1. Begriff Dokumentvorlagen in Suchzeile unter NPO Schriftzug eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png\|\|height="228" style="float:right" width="378"]]
27.1	21
	22	(% style="list-style-type:circle" %)
	23	* Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
	24	* Das Programm Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen wird angezeigt.
	25
	26	(% start="2" %)
	27	1. Programm Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen doppelklicken
	28
	29	(% style="list-style-type:circle" %)
	30	* Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
	31
	32	(% start="3" %)
36.1	33	1. + Icon anklicken
27.1	34
	35	(% style="list-style-type:circle" %)
	36	* Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
	37
	38	(% start="4" %)
30.1	39	1. Bereich auswählen (dieser legt fest welche Seriendruckfelder später verfügbar sind und in welchem Bereich die Vorlage ausgewählt werden kann)
27.1	40	1. Bezeichnung eingeben
	41	1. Kategorie auswählen
	42	1. Stiftung auswählen
31.1	43	1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder beides
36.1	44	1. Diskette-IconSpeichern auswählen
27.1	45
	46	(% style="list-style-type:circle" %)
	47	* Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
	48
29.1	49	== Allgemeine Einstellungen die Dokumentvorlage ==
11.1	50
	51	[[image:Allgemein_Einstellungen.png\|\|height="259" style="float:left" width="552"]]
	52
	53	(% style="margin-left:auto; width:588.6px" %)
	54	\|=(% style="width: 78px;" %)Nummer\|=(% style="width: 509px;" %)Beschreibung
37.1	55	\|(% style="width:78px" %)1\|(% style="width:509px" %)Hier wird die Kategorie definiert. Bei vielen Vorlage lässt sich dadurch die Vorlagen kategorisieren damit können die Vorlagen schneller gefunden werden.
	56	\|(% style="width:78px" %)2\|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, welcher Stiftung das Dokument zugeordnet ist. Die Vorlage ist dann eine Stiftungsbezogenen Vorlage und wird nur zur Auswahl angeboten, wenn die Stiftungen übereinstimmen.
11.1	57	\|(% style="width:78px" %)3\|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für einen Brief handelt, legt man hier fest.
	58	\|(% style="width:78px" %)4\|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für eine E-Mail handelt, legt man hier fest.
	59	\|(% style="width:78px" %)5\|(% style="width:509px" %)Darf die Dokumentenvorlage freigegeben werden, wählt man "Aktiv".
37.1	60	\|(% style="width:78px" %)6\|(% style="width:509px" %)Die Erlaubnis zur Bearbeitung nach dem Druck legt man hier fest. Bspw. wegen Revisionssicherheit dürfen erzeugte Dokumente nicht mehr bearbeitet werden.
11.1	61
29.1	62	== Der Designer für die Dokumentvorlage im Überblick ==
11.1	63
12.1	64	[[image:Designer_Start.png\|\|height="307" style="float:left" width="849"]]
11.1	65
	66
12.1	67
	68
	69
	70
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	76
16.1	77	(% style="margin-right:auto; width:844.6px" %)
	78	\|=(% style="width: 104px;" %)Nummer\|=(% style="width: 738px;" %)Beschreibung
18.1	79	\|(% style="width:104px" %)0\|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik [[Allgemein>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAllgemeineEinstellungenfFCrdasDokument]]wechseln. Hier legt man allgemeine Einstellungen der Dokumentenvorlage fest.
16.1	80	\|(% style="width:104px" %)1\|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik Designer wechseln. Dies ist der Bearbeitungsbereich der Dokumentenvorlage.
	81	\|(% style="width:104px" %)2\|(% style="width:738px" %)Mithilfe der Vorschau kann man sich den Zwischenstand der Dokumentenvorlage anzeigen lassen.
	82	\|(% style="width:104px" %)3\|(% style="width:738px" %)Über Start gelangt man die gängigen Funktionen eines Text-Editors, wie z.B. Schriftgröße ändern.
19.1	83	\|(% style="width:104px" %)4\|(% style="width:738px" %)Mithilfe der Schaltfläche Seriendruck kann man [[Seriendruckfelder>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HSeriendruckfeldimDCberblick]] in die Dokumentenvorlage einbetten.
16.1	84	\|(% style="width:104px" %)5\|(% style="width:738px" %)Via Einfügen kann man beispielsweise eine Bilddatei zum Dokument hinzufügen.
	85	\|(% style="width:104px" %)6\|(% style="width:738px" %)Über den Punkt Ansicht legt man genauere Parameter fest, wie man sich die Vorlage anzeigen lässt.
	86	\|(% style="width:104px" %)7\|(% style="width:738px" %)Mit Seitenlayout formatiert man verschiedene Regeln für das Layout auf der Seite der Vorlage.
	87	\|(% style="width:104px" %)8\|(% style="width:738px" %)Hierüber lassen sich Referenzen in die Dokumentenvorlage einbetten.
	88	\|(% style="width:104px" %)9\|(% style="width:738px" %)Mithilfe der Formularfelder kann beispielsweise Auswahlfenster in die Vorlage einfügen.
12.1	89
23.1	90	=== Seriendruckfelder im Überblick ===
15.1	91
16.1	92	[[image:Designer_Seriendruck.png\|\|height="336" style="float:left" width="956"]]
15.1	93
11.1	94
16.1	95
	96
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	100
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	104
	105	(% style="margin-right:auto; width:955.6px" %)
	106	\|=(% style="width: 94px;" %)Nummer\|=(% style="width: 860px;" %)Beschreibung
20.1	107	\|(% style="width:94px" %)1\|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein Spezialfeld einfügen. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch
21.1	108	bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Ab Zahl 5 aufrunden, ansonsten abrunden." Der Wert 4 wird eingegeben.
20.1	109	Daraufhin erscheint der Text: "Ergebnis wird abgerundet.")
	110	\|(% style="width:94px" %)2\|(% style="width:860px" %)Die jeweiligen Feldeigenschaften lassen sich hier einsehen.
	111	\|(% style="width:94px" %)3\|(% style="width:860px" %)Ein Feld kann man über diese Funktion löschen.
	112	\|(% style="width:94px" %)4\|(% style="width:860px" %)Seriendruckfelder lassen sich über dieses Funktion einfügen.
	113	\|(% style="width:94px" %)5\|(% style="width:860px" %)Über diesen Menüpunkt fügt man einen sich wiederholenden Block ein.
	114	\|(% style="width:94px" %)6\|(% style="width:860px" %)Wiederholende Blöcke bearbeitet man über diesen Menüpunkt.
	115	\|(% style="width:94px" %)7\|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich bestimmte Feldcodes anzeigen.
	116	\|(% style="width:94px" %)8\|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich Feldtexte anzeigen.
16.1	117
25.2	118	==== Seriendruckfeld einfügen ====
	119
	120	1. Im Startbildschirm des Softwaretools Designer auswählen
	121	1. Im Bereich Designer den Menüpunkt Seriendruck auswählen
	122	1. Option Serienfelder einfügen auswählen
	123
	124	(% style="list-style-type:circle" %)
	125	* Die Übersicht der möglichen Seriendruckfelder wird angezeigt.
	126
	127	(% start="4" %)
	128	1. Gewünschtes Seriendruckfeld anklicken
	129	1. Auf Button Einfügen klicken
	130
	131	(% style="list-style-type:circle" %)
	132	* Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt.
	133
47.1	134
	135
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	149
	150
	151
23.1	152	=== Formularfelder im Überblick ===
22.1	153
47.1	154	[[image:Text_Editior_Menuepunkte.png\|\|alt="Formularfelder_einfuegen.png" height="408" style="float:left" width="698"]]
22.1	155
	156	(% style="margin-left:auto; width:777.6px" %)
	157	\|(% style="width:104px" %)Nummer\|(% style="width:672px" %)Beschreibung
51.1	158	\|(% style="width:104px" %)1\|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld vom Typ [[Text>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HTextfeldeinfFCgen]].
52.1	159	\|(% style="width:104px" %)2\|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld, das die Funktion von [[Kontrollkästchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKontrollkE4stcheneinfFCgen]] einnimmt.
47.1	160	\|(% style="width:104px" %)3\|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
53.1	161	\|(% style="width:104px" %)4\|(% style="width:672px" %)Eine [[Auswahlliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAuswahllistenformularfeldeinfFCgen]]fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
54.1	162	\|(% style="width:104px" %)5\|(% style="width:672px" %)Ein [[Datumsauswahlfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDatumauswahlformularfeldeinfFCgen]]erzeugt man mithilfe dieses Icons.
22.1	163
39.1	164
	165
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50.1	175	xx
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55.1	177
	178
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	180
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	183
	184
50.1	185	==== Textfeld einfügen ====
	186
55.1	187	1. Im Startbildschirm des Softwaretools Designer auswählen
	188	1. Im Bereich Designer den Menüpunkt Formularfelder auswählen
	189	1. Zum Bereich Formularfelder einfügen navigieren
	190	1. Option Text-Formularfeld einfügen auswählen
50.1	191
55.1	192	(% style="list-style-type:circle" %)
	193	* In Dokument wird nun ein Textformularfeld angezeigt.
50.1	194
	195	xx
	196
	197	==== Kontrollkästchen einfügen ====
	198
55.1	199	1. Im Startbildschirm des Softwaretools Designer auswählen[[image:Kontrollkaestchen_Formularfeld.png\|\|height="155" style="float:right" width="174"]]
	200	1. Im Bereich Designer den Menüpunkt Formularfelder auswählen
	201	1. Zum Bereich Formularfelder einfügen navigieren
	202	1. Option Kontrollkästchen-Formularfeld einfügen auswählen
50.1	203
55.1	204	(% style="list-style-type:circle" %)
	205	* In Dokument wird nun ein Kontrollkästchen angezeigt.
50.1	206
55.1	207	(% start="5" %)
	208	1. Rechts oben kann bei Bedarf nun auch die Aktiviert-/Inaktiviert-Symbole ändern
50.1	209
	210
	211
	212
	213
	214
25.3	215	==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
23.1	216
55.1	217	1. Im Startbildschirm des Softwaretools Designer auswählen [[image:Kombinationslisten_Formularfeld.png\|\|height="119" style="float:right" width="276"]]
25.3	218	1. Im Bereich Designer den Menüpunkt Formularfelder auswählen
	219	1. Zum Bereich Formularfelder einfügen navigieren
55.1	220	1. Option Kombinationslisten-Formularfeld einfügen auswählen
	221	1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Kombinationsliste klicken
	222	1. Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen
	223	1. Eingabe mit Entertaste bestätigen
11.1	224
25.3	225	(% style="list-style-type:circle" %)
55.1	226	* In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt.
22.1	227
55.1	228	==== Auswahllistenformularfeld einfügen ====
22.1	229
55.1	230	1. Im Startbildschirm des Softwaretools Designer auswählen[[image:Auswahllisten_Formularfeld.png\|\|height="124" style="float:right" width="277"]]
	231	1. Im Bereich Designer den Menüpunkt Formularfelder auswählen
	232	1. Zum Bereich Formularfelder einfügen navigieren
	233	1. Option Auswahllisten-Formularfeld einfügen auswählen
	234	1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Auswahlliste klicken
	235	1. Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen
	236	1. Eingabe mit Entertaste bestätigen
22.1	237
25.3	238	(% style="list-style-type:circle" %)
55.1	239	* In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt.
22.1	240
50.1	241
55.1	242	==== Datumauswahlformularfeld einfügen[[image:Datumauswahl_Formularfeld.png\|\|height="161" style="float:right" width="282"]] ====
50.1	243
55.1	244	1. Im Startbildschirm des Softwaretools Designer auswählen
	245	1. Im Bereich Designer den Menüpunkt Formularfelder auswählen
	246	1. Zum Bereich Formularfelder einfügen navigieren
	247	1. Option Datumauswahl-Formularfeld einfügen auswählen
50.1	248
55.1	249	(% style="list-style-type:circle" %)
	250	* Ein Kalender wird angezeigt. In der Vorauswahl ist das aktuelle Datum zu sehen.
50.1	251
55.1	252	(% start="5" %)
	253	1. Datum auswählen
50.1	254
55.1	255	(% style="list-style-type:circle" %)
	256	* Das ausgewählte Datum wird in einem Textfeld angezeigt.
50.1	257
	258
40.1	259	= Dokumentkategorien =
4.1	260
41.1	261	Die Kategorien für Dokumente sind empfehlenswert, so bald mehrere Dokumente bspw. an einem Kontakt, Förderprojekt oder Gremium hängen. Jedem Dokument kann eine Kategorie zugewiesen werden. Die Dokumentkategorie „Allgemein“ ist automatisch als Standard angelegt. Die erstellten Dokumentkategorien können auch Aktivitäten zugewiesen werden.
4.1	262
42.1	263	== Dokumentkategorien anlegen ==
4.1	264
41.1	265	1. Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt.
	266	2. Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick.
	267	3. Der Karteireiter „Dokumentkategorien“ öffnet sich. Sie auf den Button „Neuanlage“ (rechts unten). Es erscheint eine neue Zeile. Hier können Sie nun die Nummer, Bezeichnung sowie den Status bearbeiten
	268	4. Nachdem Sie alle Angaben getätigt haben, speichern Sie mit dem Button „Speichern“ rechts unten. Wenn Sie nun Dokumente/Dokumentvorlagen hinzufügen, haben Sie die Möglichkeit diese Kategorie anzugeben.
6.1	269
42.1	270	== Dokumentkategorie inaktiv setzen ==
40.1	271
41.1	272	Sollte eine Kategorie nicht mehr aktuell sein, kann diese auf inaktiv gesetzt werden. Dies bedeutet, dass diese Kategorie nicht mehr ausgewählt werden kann. Hier gehen Sie wie folgt vor:
40.1	273
41.1	274	1. Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt.
	275	2. Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick.
	276	3. In dem Karteireiter werden Ihnen alle bis zu diesem Zeitpunkt angelegten Kategorien angezeigt. In der Spalte Status können Sie mithilfe des Aufklappbuttons den Status entsprechend ändern.
	277	4. Speichern Sie Ihre Angaben mit dem Button „Speichern“ rechts unten.
40.1	278
41.1	279
	280