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Wiki-Quellcode von 010.9 Dokumentvorlagen

Version 58.1 von Marco Bauer am 2024/06/14 15:44
Verstecke letzte Bearbeiter
Marco Bauer 5.1 1 (% class="box" %)
2 (((
Marco Bauer 35.1 3 **Der Menüpunkt Dokumentvorlagen im Überblick:**
Marco Bauer 4.1 4
Marco Bauer 5.1 5 {{toc/}}
6 )))
Marco Bauer 4.1 7
Marco Bauer 48.1 8 (% class="box warningmessage" %)
9 (((
10 Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
11 )))
12
Katharina Prummer 30.1 13 = Dokumentvorlagen =
Marco Bauer 4.1 14
Katharina Prummer 30.1 15 Mithilfe einer Dokumentvorlagen können Dokumente aus dem b4-System erstellt werden. Diese kann bspw. bei einer Aktivität vom Typ Brief oder auch direkt an einem Desktop mit der Funktion (aus Vorlage) erstellt werden.
Marco Bauer 4.1 16
17
Katharina Prummer 30.1 18 == Dokumentvorlagen erstellen ==
Marco Bauer 4.1 19
Marco Bauer 28.1 20 1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Suchzeile **unter NPO Schriftzug eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
Marco Bauer 27.1 21
22 (% style="list-style-type:circle" %)
23 * Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
24 * Das Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** wird angezeigt.
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26 (% start="2" %)
27 1. Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** doppelklicken
28
29 (% style="list-style-type:circle" %)
30 * Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
31
32 (% start="3" %)
Marco Bauer 36.1 33 1. **+** Icon anklicken
Marco Bauer 27.1 34
35 (% style="list-style-type:circle" %)
36 * Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
37
38 (% start="4" %)
Katharina Prummer 30.1 39 1. **Bereich **auswählen (dieser legt fest welche Seriendruckfelder später verfügbar sind und in welchem Bereich die Vorlage ausgewählt werden kann)
Marco Bauer 27.1 40 1. **Bezeichnung **eingeben
41 1. **Kategorie **auswählen
42 1. **Stiftung **auswählen
Katharina Prummer 31.1 43 1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder beides
Marco Bauer 36.1 44 1. Diskette-Icon**Speichern **auswählen
Marco Bauer 27.1 45
46 (% style="list-style-type:circle" %)
47 * Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
48
Katharina Prummer 29.1 49 == Allgemeine Einstellungen die Dokumentvorlage ==
Marco Bauer 11.1 50
51 [[image:Allgemein_Einstellungen.png||height="259" style="float:left" width="552"]]
52
53 (% style="margin-left:auto; width:588.6px" %)
54 |=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 509px;" %)Beschreibung
Katharina Prummer 37.1 55 |(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert. Bei vielen Vorlage lässt sich dadurch die Vorlagen kategorisieren damit können die Vorlagen schneller gefunden werden.
56 |(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist. Die Vorlage ist dann eine **Stiftungsbezogenen Vorlage **und wird nur zur Auswahl angeboten, wenn die Stiftungen übereinstimmen.
Marco Bauer 11.1 57 |(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für einen **Brief **handelt, legt man hier fest.
58 |(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für eine **E-Mail** handelt, legt man hier fest.
59 |(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:509px" %)Darf die Dokumentenvorlage **freigegeben **werden, wählt man "Aktiv".
Katharina Prummer 37.1 60 |(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest. Bspw. wegen Revisionssicherheit dürfen erzeugte Dokumente nicht mehr bearbeitet werden.
Marco Bauer 11.1 61
Katharina Prummer 29.1 62 == Der Designer für die Dokumentvorlage im Überblick ==
Marco Bauer 11.1 63
Marco Bauer 12.1 64 [[image:Designer_Start.png||height="307" style="float:left" width="849"]]
Marco Bauer 11.1 65
66
Marco Bauer 12.1 67
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Marco Bauer 16.1 77 (% style="margin-right:auto; width:844.6px" %)
78 |=(% style="width: 104px;" %)Nummer|=(% style="width: 738px;" %)Beschreibung
Marco Bauer 18.1 79 |(% style="width:104px" %)**0**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik [[Allgemein>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAllgemeineEinstellungenfFCrdasDokument]]wechseln. Hier legt man allgemeine **Einstellungen **der Dokumentenvorlage fest.
Marco Bauer 16.1 80 |(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik **Designer **wechseln. Dies ist der **Bearbeitungsbereich **der Dokumentenvorlage.
81 |(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der **Vorschau **kann man sich den Zwischenstand der Dokumentenvorlage **anzeigen **lassen.
82 |(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:738px" %)Über **Start **gelangt man die gängigen Funktionen eines **Text-Editors**, wie z.B. Schriftgröße ändern.
Marco Bauer 19.1 83 |(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der Schaltfläche **Seriendruck **kann man [[Seriendruckfelder>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HSeriendruckfeldimDCberblick]] in die Dokumentenvorlage einbetten.
Marco Bauer 16.1 84 |(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:738px" %)Via **Einfügen **kann man beispielsweise eine Bilddatei zum Dokument hinzufügen.
85 |(% style="width:104px" %)**6**|(% style="width:738px" %)Über den Punkt **Ansicht** legt man genauere Parameter fest, wie man sich die **Vorlage anzeigen **lässt.
86 |(% style="width:104px" %)**7**|(% style="width:738px" %)Mit **Seitenlayout **formatiert man verschiedene **Regeln für **das **Layout **auf der Seite der Vorlage.
87 |(% style="width:104px" %)**8**|(% style="width:738px" %)Hierüber lassen sich **Referenzen **in die Dokumentenvorlage einbetten.
88 |(% style="width:104px" %)**9**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der **Formularfelder **kann beispielsweise Auswahlfenster in die Vorlage einfügen.
Marco Bauer 12.1 89
Marco Bauer 23.1 90 === Seriendruckfelder im Überblick ===
Marco Bauer 15.1 91
Marco Bauer 16.1 92 [[image:Designer_Seriendruck.png||height="336" style="float:left" width="956"]]
Marco Bauer 15.1 93
Marco Bauer 11.1 94
Marco Bauer 16.1 95
96
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100
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104
105 (% style="margin-right:auto; width:955.6px" %)
106 |=(% style="width: 94px;" %)Nummer|=(% style="width: 860px;" %)Beschreibung
Marco Bauer 20.1 107 |(% style="width:94px" %)**1**|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein **Spezialfeld einfügen**. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch
Marco Bauer 21.1 108 bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Ab Zahl 5 aufrunden, ansonsten abrunden." Der Wert 4 wird eingegeben.
Marco Bauer 20.1 109 Daraufhin erscheint der Text: "Ergebnis wird abgerundet.")
110 |(% style="width:94px" %)**2**|(% style="width:860px" %)Die jeweiligen **Feldeigenschaften **lassen sich hier einsehen.
111 |(% style="width:94px" %)**3**|(% style="width:860px" %)Ein **Feld **kann man über diese Funktion **löschen**.
112 |(% style="width:94px" %)**4**|(% style="width:860px" %)**Seriendruckfelder **lassen sich über dieses Funktion einfügen.
113 |(% style="width:94px" %)**5**|(% style="width:860px" %)Über diesen Menüpunkt **fügt **man einen sich **wiederholenden Block ein**.
114 |(% style="width:94px" %)**6**|(% style="width:860px" %)**Wiederholende Blöcke bearbeitet **man über diesen Menüpunkt.
115 |(% style="width:94px" %)**7**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich bestimmte **Feldcodes anzeigen**.
116 |(% style="width:94px" %)**8**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich **Feldtexte anzeigen**.
Marco Bauer 16.1 117
Marco Bauer 25.2 118 ==== Seriendruckfeld einfügen ====
119
120 1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
121 1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Seriendruck **auswählen
122 1. Option **Serienfelder einfügen **auswählen
123
124 (% style="list-style-type:circle" %)
125 * Die Übersicht der möglichen Seriendruckfelder wird angezeigt.
126
127 (% start="4" %)
128 1. Gewünschtes **Seriendruckfeld **anklicken
129 1. Auf Button **Einfügen **klicken
130
131 (% style="list-style-type:circle" %)
132 * Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt.
133
Marco Bauer 47.1 134
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149
Marco Bauer 23.1 150 === Formularfelder im Überblick ===
Marco Bauer 22.1 151
Marco Bauer 47.1 152 [[image:Text_Editior_Menuepunkte.png||alt="Formularfelder_einfuegen.png" height="408" style="float:left" width="698"]]
Marco Bauer 22.1 153
154 (% style="margin-left:auto; width:777.6px" %)
155 |(% style="width:104px" %)**Nummer**|(% style="width:672px" %)**Beschreibung**
Marco Bauer 51.1 156 |(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld vom Typ [[Text>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HTextfeldeinfFCgen]].
Marco Bauer 52.1 157 |(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld, das die Funktion von [[Kontrollkästchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKontrollkE4stcheneinfFCgen]] einnimmt.
Marco Bauer 47.1 158 |(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
Marco Bauer 53.1 159 |(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:672px" %)Eine [[Auswahlliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAuswahllistenformularfeldeinfFCgen]]fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
Marco Bauer 54.1 160 |(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:672px" %)Ein [[Datumsauswahlfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDatumauswahlformularfeldeinfFCgen]]erzeugt man mithilfe dieses Icons.
Marco Bauer 22.1 161
Katharina Prummer 39.1 162
163
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170
Marco Bauer 50.1 171 xx
172
Marco Bauer 55.1 173
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178
179
180
Marco Bauer 50.1 181 ==== Textfeld einfügen ====
182
Marco Bauer 55.1 183 1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
184 1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
185 1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
186 1. Option **Text-Formularfeld einfügen** auswählen
Marco Bauer 50.1 187
Marco Bauer 55.1 188 (% style="list-style-type:circle" %)
189 * In Dokument wird nun ein Textformularfeld angezeigt.
Marco Bauer 50.1 190
191 xx
192
193 ==== Kontrollkästchen einfügen ====
194
Marco Bauer 55.1 195 1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kontrollkaestchen_Formularfeld.png||height="155" style="float:right" width="174"]]
196 1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
197 1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
198 1. Option **Kontrollkästchen-Formularfeld einfügen** auswählen
Marco Bauer 50.1 199
Marco Bauer 55.1 200 (% style="list-style-type:circle" %)
201 * In Dokument wird nun ein Kontrollkästchen angezeigt.
Marco Bauer 50.1 202
Marco Bauer 55.1 203 (% start="5" %)
204 1. Rechts oben kann bei Bedarf nun auch die **Aktiviert**-/**Inaktiviert**-Symbole ändern
Marco Bauer 50.1 205
206
207
208
Marco Bauer 25.3 209 ==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
Marco Bauer 23.1 210
Marco Bauer 55.1 211 1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen [[image:Kombinationslisten_Formularfeld.png||height="119" style="float:right" width="276"]]
Marco Bauer 25.3 212 1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
213 1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
Marco Bauer 55.1 214 1. Option **Kombinationslisten-Formularfeld einfügen** auswählen
215 1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Kombinationsliste klicken
216 1. Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen
217 1. Eingabe mit Entertaste bestätigen
Marco Bauer 11.1 218
Marco Bauer 25.3 219 (% style="list-style-type:circle" %)
Marco Bauer 55.1 220 * In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt.
Marco Bauer 22.1 221
Marco Bauer 55.1 222 ==== Auswahllistenformularfeld einfügen ====
Marco Bauer 22.1 223
Marco Bauer 55.1 224 1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Auswahllisten_Formularfeld.png||height="124" style="float:right" width="277"]]
225 1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
226 1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
227 1. Option **Auswahllisten-Formularfeld einfügen** auswählen
228 1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Auswahlliste klicken
229 1. Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen
230 1. Eingabe mit Entertaste bestätigen
Marco Bauer 22.1 231
Marco Bauer 25.3 232 (% style="list-style-type:circle" %)
Marco Bauer 55.1 233 * In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt.
Marco Bauer 22.1 234
Marco Bauer 58.1 235 ==== Datumauswahlformularfeld einfügen ====
Marco Bauer 50.1 236
Marco Bauer 58.1 237 1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Datumauswahl_Formularfeld.png||height="152" style="float:right" width="266"]]
Marco Bauer 55.1 238 1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
239 1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
240 1. Option **Datumauswahl-Formularfeld einfügen** auswählen
Marco Bauer 50.1 241
Marco Bauer 55.1 242 (% style="list-style-type:circle" %)
243 * Ein Kalender wird angezeigt. In der Vorauswahl ist das aktuelle Datum zu sehen.
Marco Bauer 50.1 244
Marco Bauer 55.1 245 (% start="5" %)
246 1. Datum auswählen
Marco Bauer 50.1 247
Marco Bauer 55.1 248 (% style="list-style-type:circle" %)
249 * Das ausgewählte Datum wird in einem Textfeld angezeigt.
Marco Bauer 50.1 250
Katharina Prummer 40.1 251 = Dokumentkategorien =
Marco Bauer 4.1 252
Katharina Prummer 41.1 253 Die Kategorien für Dokumente sind empfehlenswert, so bald mehrere Dokumente bspw. an einem Kontakt, Förderprojekt oder Gremium hängen. Jedem Dokument kann eine Kategorie zugewiesen werden. Die Dokumentkategorie „Allgemein“ ist automatisch als Standard angelegt. Die erstellten Dokumentkategorien können auch Aktivitäten zugewiesen werden.
Marco Bauer 4.1 254
Katharina Prummer 42.1 255 == Dokumentkategorien anlegen ==
Marco Bauer 4.1 256
Katharina Prummer 41.1 257 1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 
258 2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 
259 3.   Der Karteireiter „Dokumentkategorien“ öffnet sich. Sie auf den Button „Neuanlage“ (rechts unten). Es erscheint eine neue Zeile. Hier können Sie nun die Nummer, Bezeichnung sowie den Status bearbeiten
260 4.   Nachdem Sie alle Angaben getätigt haben, speichern Sie mit dem Button „Speichern“ rechts unten. Wenn Sie nun Dokumente/Dokumentvorlagen hinzufügen, haben Sie die Möglichkeit diese Kategorie anzugeben.
Marco Bauer 6.1 261
Katharina Prummer 42.1 262 == Dokumentkategorie inaktiv setzen ==
Katharina Prummer 40.1 263
Katharina Prummer 41.1 264 Sollte eine Kategorie nicht mehr aktuell sein, kann diese auf inaktiv gesetzt werden. Dies bedeutet, dass diese Kategorie nicht mehr ausgewählt werden kann. Hier gehen Sie wie folgt vor:
Katharina Prummer 40.1 265
Katharina Prummer 41.1 266 1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 
267 2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 
268 3.   In dem Karteireiter werden Ihnen alle bis zu diesem Zeitpunkt angelegten Kategorien angezeigt. In der Spalte Status können Sie mithilfe des Aufklappbuttons den Status entsprechend ändern.
269 4.   Speichern Sie Ihre Angaben mit dem Button „Speichern“ rechts unten.