Wiki-Quellcode von 010.9 Dokumentvorlagen

Version 60.1 von Marco Bauer am 2024/07/19 16:19

version	line-number	content
5.1	1	(% class="box" %)
	2	(((
35.1	3	Der Menüpunkt Dokumentvorlagen im Überblick:
4.1	4
5.1	5	{{toc/}}
	6	)))
4.1	7
48.1	8	(% class="box warningmessage" %)
	9	(((
	10	Ab Version V23.2SP00 verfügbar
	11	)))
	12
30.1	13	= Dokumentvorlagen =
4.1	14
30.1	15	Mithilfe einer Dokumentvorlagen können Dokumente aus dem b4-System erstellt werden. Diese kann bspw. bei einer Aktivität vom Typ Brief oder auch direkt an einem Desktop mit der Funktion (aus Vorlage) erstellt werden.
4.1	16
	17
30.1	18	== Dokumentvorlagen erstellen ==
4.1	19
28.1	20	1. Begriff Dokumentvorlagen in Suchzeile unter NPO Schriftzug eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png\|\|height="228" style="float:right" width="378"]]
27.1	21
	22	(% style="list-style-type:circle" %)
	23	* Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
	24	* Das Programm Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen wird angezeigt.
	25
	26	(% start="2" %)
	27	1. Programm Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen doppelklicken
	28
	29	(% style="list-style-type:circle" %)
	30	* Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
	31
	32	(% start="3" %)
36.1	33	1. + Icon anklicken
27.1	34
	35	(% style="list-style-type:circle" %)
	36	* Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
	37
	38	(% start="4" %)
30.1	39	1. Bereich auswählen (dieser legt fest welche Seriendruckfelder später verfügbar sind und in welchem Bereich die Vorlage ausgewählt werden kann)
27.1	40	1. Bezeichnung eingeben
	41	1. Kategorie auswählen
	42	1. Stiftung auswählen
31.1	43	1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder beides
36.1	44	1. Diskette-IconSpeichern auswählen
27.1	45
	46	(% style="list-style-type:circle" %)
	47	* Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
	48
29.1	49	== Allgemeine Einstellungen die Dokumentvorlage ==
11.1	50
	51	[[image:Allgemein_Einstellungen.png\|\|height="259" style="float:left" width="552"]]
	52
	53	(% style="margin-left:auto; width:588.6px" %)
	54	\|=(% style="width: 78px;" %)Nummer\|=(% style="width: 509px;" %)Beschreibung
37.1	55	\|(% style="width:78px" %)1\|(% style="width:509px" %)Hier wird die Kategorie definiert. Bei vielen Vorlage lässt sich dadurch die Vorlagen kategorisieren damit können die Vorlagen schneller gefunden werden.
	56	\|(% style="width:78px" %)2\|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, welcher Stiftung das Dokument zugeordnet ist. Die Vorlage ist dann eine Stiftungsbezogenen Vorlage und wird nur zur Auswahl angeboten, wenn die Stiftungen übereinstimmen.
11.1	57	\|(% style="width:78px" %)3\|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für einen Brief handelt, legt man hier fest.
	58	\|(% style="width:78px" %)4\|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für eine E-Mail handelt, legt man hier fest.
	59	\|(% style="width:78px" %)5\|(% style="width:509px" %)Darf die Dokumentenvorlage freigegeben werden, wählt man "Aktiv".
37.1	60	\|(% style="width:78px" %)6\|(% style="width:509px" %)Die Erlaubnis zur Bearbeitung nach dem Druck legt man hier fest. Bspw. wegen Revisionssicherheit dürfen erzeugte Dokumente nicht mehr bearbeitet werden.
11.1	61
29.1	62	== Der Designer für die Dokumentvorlage im Überblick ==
11.1	63
12.1	64	[[image:Designer_Start.png\|\|height="307" style="float:left" width="849"]]
11.1	65
	66
12.1	67
	68
	69
	70
	71
	72
	73
	74
	75
	76
16.1	77	(% style="margin-right:auto; width:844.6px" %)
	78	\|=(% style="width: 104px;" %)Nummer\|=(% style="width: 738px;" %)Beschreibung
18.1	79	\|(% style="width:104px" %)0\|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik [[Allgemein>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAllgemeineEinstellungenfFCrdasDokument]]wechseln. Hier legt man allgemeine Einstellungen der Dokumentenvorlage fest.
16.1	80	\|(% style="width:104px" %)1\|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik Designer wechseln. Dies ist der Bearbeitungsbereich der Dokumentenvorlage.
	81	\|(% style="width:104px" %)2\|(% style="width:738px" %)Mithilfe der Vorschau kann man sich den Zwischenstand der Dokumentenvorlage anzeigen lassen.
	82	\|(% style="width:104px" %)3\|(% style="width:738px" %)Über Start gelangt man die gängigen Funktionen eines Text-Editors, wie z.B. Schriftgröße ändern.
19.1	83	\|(% style="width:104px" %)4\|(% style="width:738px" %)Mithilfe der Schaltfläche Seriendruck kann man [[Seriendruckfelder>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HSeriendruckfeldimDCberblick]] in die Dokumentenvorlage einbetten.
16.1	84	\|(% style="width:104px" %)5\|(% style="width:738px" %)Via Einfügen kann man beispielsweise eine Bilddatei zum Dokument hinzufügen.
	85	\|(% style="width:104px" %)6\|(% style="width:738px" %)Über den Punkt Ansicht legt man genauere Parameter fest, wie man sich die Vorlage anzeigen lässt.
	86	\|(% style="width:104px" %)7\|(% style="width:738px" %)Mit Seitenlayout formatiert man verschiedene Regeln für das Layout auf der Seite der Vorlage.
	87	\|(% style="width:104px" %)8\|(% style="width:738px" %)Hierüber lassen sich Referenzen in die Dokumentenvorlage einbetten.
	88	\|(% style="width:104px" %)9\|(% style="width:738px" %)Mithilfe der Formularfelder kann beispielsweise Auswahlfenster in die Vorlage einfügen.
12.1	89
23.1	90	=== Seriendruckfelder im Überblick ===
15.1	91
16.1	92	[[image:Designer_Seriendruck.png\|\|height="336" style="float:left" width="956"]]
15.1	93
11.1	94
16.1	95
	96
	97
	98
	99
	100
	101
	102
	103
	104
	105	(% style="margin-right:auto; width:955.6px" %)
	106	\|=(% style="width: 94px;" %)Nummer\|=(% style="width: 860px;" %)Beschreibung
20.1	107	\|(% style="width:94px" %)1\|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein Spezialfeld einfügen. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch
21.1	108	bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Ab Zahl 5 aufrunden, ansonsten abrunden." Der Wert 4 wird eingegeben.
20.1	109	Daraufhin erscheint der Text: "Ergebnis wird abgerundet.")
	110	\|(% style="width:94px" %)2\|(% style="width:860px" %)Die jeweiligen Feldeigenschaften lassen sich hier einsehen.
	111	\|(% style="width:94px" %)3\|(% style="width:860px" %)Ein Feld kann man über diese Funktion löschen.
	112	\|(% style="width:94px" %)4\|(% style="width:860px" %)Seriendruckfelder lassen sich über dieses Funktion einfügen.
	113	\|(% style="width:94px" %)5\|(% style="width:860px" %)Über diesen Menüpunkt fügt man einen sich wiederholenden Block ein.
	114	\|(% style="width:94px" %)6\|(% style="width:860px" %)Wiederholende Blöcke bearbeitet man über diesen Menüpunkt.
	115	\|(% style="width:94px" %)7\|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich bestimmte Feldcodes anzeigen.
	116	\|(% style="width:94px" %)8\|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich Feldtexte anzeigen.
16.1	117
25.2	118	==== Seriendruckfeld einfügen ====
	119
	120	1. Im Startbildschirm des Softwaretools Designer auswählen
	121	1. Im Bereich Designer den Menüpunkt Seriendruck auswählen
	122	1. Option Serienfelder einfügen auswählen
	123
	124	(% style="list-style-type:circle" %)
	125	* Die Übersicht der möglichen Seriendruckfelder wird angezeigt.
	126
	127	(% start="4" %)
	128	1. Gewünschtes Seriendruckfeld anklicken
	129	1. Auf Button Einfügen klicken
	130
	131	(% style="list-style-type:circle" %)
	132	* Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt.
	133
47.1	134
	135
	136
	137
	138
	139
	140
	141
	142
	143
	144
	145
	146
	147
23.1	148	=== Formularfelder im Überblick ===
22.1	149
47.1	150	[[image:Text_Editior_Menuepunkte.png\|\|alt="Formularfelder_einfuegen.png" height="408" style="float:left" width="698"]]
22.1	151
	152	(% style="margin-left:auto; width:777.6px" %)
	153	\|(% style="width:104px" %)Nummer\|(% style="width:672px" %)Beschreibung
51.1	154	\|(% style="width:104px" %)1\|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld vom Typ [[Text>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HTextfeldeinfFCgen]].
52.1	155	\|(% style="width:104px" %)2\|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld, das die Funktion von [[Kontrollkästchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKontrollkE4stcheneinfFCgen]] einnimmt.
47.1	156	\|(% style="width:104px" %)3\|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
53.1	157	\|(% style="width:104px" %)4\|(% style="width:672px" %)Eine [[Auswahlliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAuswahllistenformularfeldeinfFCgen]]fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
54.1	158	\|(% style="width:104px" %)5\|(% style="width:672px" %)Ein [[Datumsauswahlfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDatumauswahlformularfeldeinfFCgen]]erzeugt man mithilfe dieses Icons.
22.1	159
39.1	160
	161
	162
	163
	164
	165
	166
50.1	167	xx
	168
55.1	169
	170
	171
	172
	173
	174
	175
	176
50.1	177	==== Textfeld einfügen ====
	178
55.1	179	1. Im Startbildschirm des Softwaretools Designer auswählen
	180	1. Im Bereich Designer den Menüpunkt Formularfelder auswählen
	181	1. Zum Bereich Formularfelder einfügen navigieren
	182	1. Option Text-Formularfeld einfügen auswählen
50.1	183
55.1	184	(% style="list-style-type:circle" %)
	185	* In Dokument wird nun ein Textformularfeld angezeigt.
50.1	186
	187	xx
	188
	189	==== Kontrollkästchen einfügen ====
	190
55.1	191	1. Im Startbildschirm des Softwaretools Designer auswählen[[image:Kontrollkaestchen_Formularfeld.png\|\|height="155" style="float:right" width="174"]]
	192	1. Im Bereich Designer den Menüpunkt Formularfelder auswählen
	193	1. Zum Bereich Formularfelder einfügen navigieren
	194	1. Option Kontrollkästchen-Formularfeld einfügen auswählen
50.1	195
55.1	196	(% style="list-style-type:circle" %)
	197	* In Dokument wird nun ein Kontrollkästchen angezeigt.
50.1	198
55.1	199	(% start="5" %)
	200	1. Rechts oben kann bei Bedarf nun auch die Aktiviert-/Inaktiviert-Symbole ändern
50.1	201
	202
25.3	203	==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
23.1	204
55.1	205	1. Im Startbildschirm des Softwaretools Designer auswählen [[image:Kombinationslisten_Formularfeld.png\|\|height="119" style="float:right" width="276"]]
25.3	206	1. Im Bereich Designer den Menüpunkt Formularfelder auswählen
	207	1. Zum Bereich Formularfelder einfügen navigieren
55.1	208	1. Option Kombinationslisten-Formularfeld einfügen auswählen
	209	1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Kombinationsliste klicken
	210	1. Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen
	211	1. Eingabe mit Entertaste bestätigen
11.1	212
25.3	213	(% style="list-style-type:circle" %)
55.1	214	* In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt.
22.1	215
55.1	216	==== Auswahllistenformularfeld einfügen ====
22.1	217
55.1	218	1. Im Startbildschirm des Softwaretools Designer auswählen[[image:Auswahllisten_Formularfeld.png\|\|height="124" style="float:right" width="277"]]
	219	1. Im Bereich Designer den Menüpunkt Formularfelder auswählen
	220	1. Zum Bereich Formularfelder einfügen navigieren
	221	1. Option Auswahllisten-Formularfeld einfügen auswählen
	222	1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Auswahlliste klicken
	223	1. Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen
	224	1. Eingabe mit Entertaste bestätigen
22.1	225
25.3	226	(% style="list-style-type:circle" %)
55.1	227	* In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt.
22.1	228
58.1	229	==== Datumauswahlformularfeld einfügen ====
50.1	230
58.1	231	1. Im Startbildschirm des Softwaretools Designer auswählen[[image:Datumauswahl_Formularfeld.png\|\|height="152" style="float:right" width="266"]]
55.1	232	1. Im Bereich Designer den Menüpunkt Formularfelder auswählen
	233	1. Zum Bereich Formularfelder einfügen navigieren
	234	1. Option Datumauswahl-Formularfeld einfügen auswählen
50.1	235
55.1	236	(% style="list-style-type:circle" %)
	237	* Ein Kalender wird angezeigt. In der Vorauswahl ist das aktuelle Datum zu sehen.
50.1	238
55.1	239	(% start="5" %)
	240	1. Datum auswählen
50.1	241
55.1	242	(% style="list-style-type:circle" %)
	243	* Das ausgewählte Datum wird in einem Textfeld angezeigt.
50.1	244
60.1	245	(% class="wikigeneratedid" %)
	246	== Löschen einer Dokumentvorlage ==
	247
	248	Wenn man eine Dokumentvorlage löschen möchte, führt das System zunächst zwei Prüfungen durch.[[image:Dokumentvorlage_loeschen.png\|\|height="168" style="float:right" width="331"]]
	249
	250	Wenn das System feststellt, dass eben diese Dokumentvorlage in einer Aktivitätsvorlage verwendet wird, kann man die Dokumentvorlage nicht löschen.
	251
	252	Ein Hinweis erscheint und berichtet dann, dass erst die Aktivitätsvorlage gelöscht werden muss.
	253
	254	Wenn die Dokumentvorlage innerhalb einer Aktivität Anwendung findet, dann wird der Betreff automatisch entfernt.
	255
	256
	257
	258
	259
	260
	261
	262
	263	xx
	264
40.1	265	= Dokumentkategorien =
4.1	266
41.1	267	Die Kategorien für Dokumente sind empfehlenswert, so bald mehrere Dokumente bspw. an einem Kontakt, Förderprojekt oder Gremium hängen. Jedem Dokument kann eine Kategorie zugewiesen werden. Die Dokumentkategorie „Allgemein“ ist automatisch als Standard angelegt. Die erstellten Dokumentkategorien können auch Aktivitäten zugewiesen werden.
4.1	268
42.1	269	== Dokumentkategorien anlegen ==
4.1	270
41.1	271	1. Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt.
	272	2. Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick.
	273	3. Der Karteireiter „Dokumentkategorien“ öffnet sich. Sie auf den Button „Neuanlage“ (rechts unten). Es erscheint eine neue Zeile. Hier können Sie nun die Nummer, Bezeichnung sowie den Status bearbeiten
	274	4. Nachdem Sie alle Angaben getätigt haben, speichern Sie mit dem Button „Speichern“ rechts unten. Wenn Sie nun Dokumente/Dokumentvorlagen hinzufügen, haben Sie die Möglichkeit diese Kategorie anzugeben.
6.1	275
42.1	276	== Dokumentkategorie inaktiv setzen ==
40.1	277
41.1	278	Sollte eine Kategorie nicht mehr aktuell sein, kann diese auf inaktiv gesetzt werden. Dies bedeutet, dass diese Kategorie nicht mehr ausgewählt werden kann. Hier gehen Sie wie folgt vor:
40.1	279
41.1	280	1. Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt.
	281	2. Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick.
	282	3. In dem Karteireiter werden Ihnen alle bis zu diesem Zeitpunkt angelegten Kategorien angezeigt. In der Spalte Status können Sie mithilfe des Aufklappbuttons den Status entsprechend ändern.
	283	4. Speichern Sie Ihre Angaben mit dem Button „Speichern“ rechts unten.