Zum Inhalt springen

Wiki-Quellcode von 010.9 Dokumentvorlagen

Version 61.1 von Marco Bauer am 2024/07/22 11:31
Verstecke letzte Bearbeiter
Marco Bauer 5.1 1 (% class="box" %)
2 (((
Marco Bauer 35.1 3 **Der Menüpunkt Dokumentvorlagen im Überblick:**
Marco Bauer 4.1 4
Marco Bauer 5.1 5 {{toc/}}
6 )))
Marco Bauer 4.1 7
Marco Bauer 48.1 8 (% class="box warningmessage" %)
9 (((
10 Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
11 )))
12
Katharina Prummer 30.1 13 = Dokumentvorlagen =
Marco Bauer 4.1 14
Katharina Prummer 30.1 15 Mithilfe einer Dokumentvorlagen können Dokumente aus dem b4-System erstellt werden. Diese kann bspw. bei einer Aktivität vom Typ Brief oder auch direkt an einem Desktop mit der Funktion (aus Vorlage) erstellt werden.
Marco Bauer 4.1 16
17
Katharina Prummer 30.1 18 == Dokumentvorlagen erstellen ==
Marco Bauer 4.1 19
Marco Bauer 28.1 20 1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Suchzeile **unter NPO Schriftzug eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
Marco Bauer 27.1 21
22 (% style="list-style-type:circle" %)
23 * Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
24 * Das Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** wird angezeigt.
25
26 (% start="2" %)
27 1. Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** doppelklicken
28
29 (% style="list-style-type:circle" %)
30 * Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
31
32 (% start="3" %)
Marco Bauer 36.1 33 1. **+** Icon anklicken
Marco Bauer 27.1 34
35 (% style="list-style-type:circle" %)
36 * Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
37
38 (% start="4" %)
Katharina Prummer 30.1 39 1. **Bereich **auswählen (dieser legt fest welche Seriendruckfelder später verfügbar sind und in welchem Bereich die Vorlage ausgewählt werden kann)
Marco Bauer 27.1 40 1. **Bezeichnung **eingeben
41 1. **Kategorie **auswählen
42 1. **Stiftung **auswählen
Katharina Prummer 31.1 43 1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder beides
Marco Bauer 36.1 44 1. Diskette-Icon**Speichern **auswählen
Marco Bauer 27.1 45
46 (% style="list-style-type:circle" %)
47 * Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
48
Katharina Prummer 29.1 49 == Allgemeine Einstellungen die Dokumentvorlage ==
Marco Bauer 11.1 50
51 [[image:Allgemein_Einstellungen.png||height="259" style="float:left" width="552"]]
52
53 (% style="margin-left:auto; width:588.6px" %)
54 |=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 509px;" %)Beschreibung
Katharina Prummer 37.1 55 |(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert. Bei vielen Vorlage lässt sich dadurch die Vorlagen kategorisieren damit können die Vorlagen schneller gefunden werden.
56 |(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist. Die Vorlage ist dann eine **Stiftungsbezogenen Vorlage **und wird nur zur Auswahl angeboten, wenn die Stiftungen übereinstimmen.
Marco Bauer 11.1 57 |(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für einen **Brief **handelt, legt man hier fest.
58 |(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für eine **E-Mail** handelt, legt man hier fest.
59 |(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:509px" %)Darf die Dokumentenvorlage **freigegeben **werden, wählt man "Aktiv".
Katharina Prummer 37.1 60 |(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest. Bspw. wegen Revisionssicherheit dürfen erzeugte Dokumente nicht mehr bearbeitet werden.
Marco Bauer 11.1 61
Katharina Prummer 29.1 62 == Der Designer für die Dokumentvorlage im Überblick ==
Marco Bauer 11.1 63
Marco Bauer 12.1 64 [[image:Designer_Start.png||height="307" style="float:left" width="849"]]
Marco Bauer 11.1 65
66
Marco Bauer 12.1 67
68
69
70
71
72
73
74
75
76
Marco Bauer 61.1 77
78
79
80
81
82 (% style="width:844.6px" %)
Marco Bauer 16.1 83 |=(% style="width: 104px;" %)Nummer|=(% style="width: 738px;" %)Beschreibung
Marco Bauer 18.1 84 |(% style="width:104px" %)**0**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik [[Allgemein>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAllgemeineEinstellungenfFCrdasDokument]]wechseln. Hier legt man allgemeine **Einstellungen **der Dokumentenvorlage fest.
Marco Bauer 16.1 85 |(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik **Designer **wechseln. Dies ist der **Bearbeitungsbereich **der Dokumentenvorlage.
86 |(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der **Vorschau **kann man sich den Zwischenstand der Dokumentenvorlage **anzeigen **lassen.
87 |(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:738px" %)Über **Start **gelangt man die gängigen Funktionen eines **Text-Editors**, wie z.B. Schriftgröße ändern.
Marco Bauer 19.1 88 |(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der Schaltfläche **Seriendruck **kann man [[Seriendruckfelder>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HSeriendruckfeldimDCberblick]] in die Dokumentenvorlage einbetten.
Marco Bauer 16.1 89 |(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:738px" %)Via **Einfügen **kann man beispielsweise eine Bilddatei zum Dokument hinzufügen.
90 |(% style="width:104px" %)**6**|(% style="width:738px" %)Über den Punkt **Ansicht** legt man genauere Parameter fest, wie man sich die **Vorlage anzeigen **lässt.
91 |(% style="width:104px" %)**7**|(% style="width:738px" %)Mit **Seitenlayout **formatiert man verschiedene **Regeln für **das **Layout **auf der Seite der Vorlage.
92 |(% style="width:104px" %)**8**|(% style="width:738px" %)Hierüber lassen sich **Referenzen **in die Dokumentenvorlage einbetten.
93 |(% style="width:104px" %)**9**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der **Formularfelder **kann beispielsweise Auswahlfenster in die Vorlage einfügen.
Marco Bauer 12.1 94
Marco Bauer 23.1 95 === Seriendruckfelder im Überblick ===
Marco Bauer 15.1 96
Marco Bauer 16.1 97 [[image:Designer_Seriendruck.png||height="336" style="float:left" width="956"]]
Marco Bauer 15.1 98
Marco Bauer 11.1 99
Marco Bauer 16.1 100
101
102
103
104
105
106
107
108
109
Marco Bauer 61.1 110 (% style="width:955.6px" %)
Marco Bauer 16.1 111 |=(% style="width: 94px;" %)Nummer|=(% style="width: 860px;" %)Beschreibung
Marco Bauer 20.1 112 |(% style="width:94px" %)**1**|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein **Spezialfeld einfügen**. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch
Marco Bauer 21.1 113 bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Ab Zahl 5 aufrunden, ansonsten abrunden." Der Wert 4 wird eingegeben.
Marco Bauer 20.1 114 Daraufhin erscheint der Text: "Ergebnis wird abgerundet.")
115 |(% style="width:94px" %)**2**|(% style="width:860px" %)Die jeweiligen **Feldeigenschaften **lassen sich hier einsehen.
116 |(% style="width:94px" %)**3**|(% style="width:860px" %)Ein **Feld **kann man über diese Funktion **löschen**.
117 |(% style="width:94px" %)**4**|(% style="width:860px" %)**Seriendruckfelder **lassen sich über dieses Funktion einfügen.
118 |(% style="width:94px" %)**5**|(% style="width:860px" %)Über diesen Menüpunkt **fügt **man einen sich **wiederholenden Block ein**.
119 |(% style="width:94px" %)**6**|(% style="width:860px" %)**Wiederholende Blöcke bearbeitet **man über diesen Menüpunkt.
120 |(% style="width:94px" %)**7**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich bestimmte **Feldcodes anzeigen**.
121 |(% style="width:94px" %)**8**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich **Feldtexte anzeigen**.
Marco Bauer 16.1 122
Marco Bauer 61.1 123 (% class="box infomessage" %)
124 (((
125 Im System des Non Profit Managers existiert ein Dienstprogramm. Dieses **prüft **ob in den Vorlagen der Belege und Dokumente, ob die eingefügten **Seriendruckfelder aktuell **sind und **ob **sie **funktionieren**.
126 Nur Anwender mit entsprechender Berechtigung gelangen in eben dieses Dienstprogramm.
127 )))
128
Marco Bauer 25.2 129 ==== Seriendruckfeld einfügen ====
130
131 1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
132 1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Seriendruck **auswählen
133 1. Option **Serienfelder einfügen **auswählen
134
135 (% style="list-style-type:circle" %)
136 * Die Übersicht der möglichen Seriendruckfelder wird angezeigt.
137
138 (% start="4" %)
139 1. Gewünschtes **Seriendruckfeld **anklicken
140 1. Auf Button **Einfügen **klicken
141
142 (% style="list-style-type:circle" %)
143 * Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt.
144
Marco Bauer 47.1 145
146
147
148
149
150
151
152
153
154
155
156
157
Marco Bauer 23.1 158 === Formularfelder im Überblick ===
Marco Bauer 22.1 159
Marco Bauer 47.1 160 [[image:Text_Editior_Menuepunkte.png||alt="Formularfelder_einfuegen.png" height="408" style="float:left" width="698"]]
Marco Bauer 22.1 161
162 (% style="margin-left:auto; width:777.6px" %)
163 |(% style="width:104px" %)**Nummer**|(% style="width:672px" %)**Beschreibung**
Marco Bauer 51.1 164 |(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld vom Typ [[Text>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HTextfeldeinfFCgen]].
Marco Bauer 52.1 165 |(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld, das die Funktion von [[Kontrollkästchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKontrollkE4stcheneinfFCgen]] einnimmt.
Marco Bauer 47.1 166 |(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
Marco Bauer 53.1 167 |(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:672px" %)Eine [[Auswahlliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAuswahllistenformularfeldeinfFCgen]]fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
Marco Bauer 54.1 168 |(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:672px" %)Ein [[Datumsauswahlfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDatumauswahlformularfeldeinfFCgen]]erzeugt man mithilfe dieses Icons.
Marco Bauer 22.1 169
Katharina Prummer 39.1 170
171
172
173
174
175
Marco Bauer 50.1 176 xx
177
Marco Bauer 55.1 178
179
180
181
182
183
184
185
Marco Bauer 50.1 186 ==== Textfeld einfügen ====
187
Marco Bauer 55.1 188 1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
189 1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
190 1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
191 1. Option **Text-Formularfeld einfügen** auswählen
Marco Bauer 50.1 192
Marco Bauer 55.1 193 (% style="list-style-type:circle" %)
194 * In Dokument wird nun ein Textformularfeld angezeigt.
Marco Bauer 50.1 195
196 xx
197
198 ==== Kontrollkästchen einfügen ====
199
Marco Bauer 55.1 200 1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kontrollkaestchen_Formularfeld.png||height="155" style="float:right" width="174"]]
201 1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
202 1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
203 1. Option **Kontrollkästchen-Formularfeld einfügen** auswählen
Marco Bauer 50.1 204
Marco Bauer 55.1 205 (% style="list-style-type:circle" %)
206 * In Dokument wird nun ein Kontrollkästchen angezeigt.
Marco Bauer 50.1 207
Marco Bauer 55.1 208 (% start="5" %)
209 1. Rechts oben kann bei Bedarf nun auch die **Aktiviert**-/**Inaktiviert**-Symbole ändern
Marco Bauer 50.1 210
Marco Bauer 25.3 211 ==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
Marco Bauer 23.1 212
Marco Bauer 55.1 213 1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen [[image:Kombinationslisten_Formularfeld.png||height="119" style="float:right" width="276"]]
Marco Bauer 25.3 214 1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
215 1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
Marco Bauer 55.1 216 1. Option **Kombinationslisten-Formularfeld einfügen** auswählen
217 1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Kombinationsliste klicken
218 1. Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen
219 1. Eingabe mit Entertaste bestätigen
Marco Bauer 11.1 220
Marco Bauer 25.3 221 (% style="list-style-type:circle" %)
Marco Bauer 55.1 222 * In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt.
Marco Bauer 22.1 223
Marco Bauer 55.1 224 ==== Auswahllistenformularfeld einfügen ====
Marco Bauer 22.1 225
Marco Bauer 55.1 226 1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Auswahllisten_Formularfeld.png||height="124" style="float:right" width="277"]]
227 1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
228 1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
229 1. Option **Auswahllisten-Formularfeld einfügen** auswählen
230 1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Auswahlliste klicken
231 1. Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen
232 1. Eingabe mit Entertaste bestätigen
Marco Bauer 22.1 233
Marco Bauer 25.3 234 (% style="list-style-type:circle" %)
Marco Bauer 55.1 235 * In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt.
Marco Bauer 22.1 236
Marco Bauer 58.1 237 ==== Datumauswahlformularfeld einfügen ====
Marco Bauer 50.1 238
Marco Bauer 58.1 239 1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Datumauswahl_Formularfeld.png||height="152" style="float:right" width="266"]]
Marco Bauer 55.1 240 1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
241 1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
242 1. Option **Datumauswahl-Formularfeld einfügen** auswählen
Marco Bauer 50.1 243
Marco Bauer 55.1 244 (% style="list-style-type:circle" %)
245 * Ein Kalender wird angezeigt. In der Vorauswahl ist das aktuelle Datum zu sehen.
Marco Bauer 50.1 246
Marco Bauer 55.1 247 (% start="5" %)
248 1. Datum auswählen
Marco Bauer 50.1 249
Marco Bauer 55.1 250 (% style="list-style-type:circle" %)
251 * Das ausgewählte Datum wird in einem Textfeld angezeigt.
Marco Bauer 50.1 252
Marco Bauer 60.1 253 == Löschen einer Dokumentvorlage ==
254
255 Wenn man eine Dokumentvorlage löschen möchte, führt das System zunächst zwei Prüfungen durch.[[image:Dokumentvorlage_loeschen.png||height="168" style="float:right" width="331"]]
256
257 Wenn das System feststellt, dass eben diese Dokumentvorlage in einer Aktivitätsvorlage verwendet wird, kann man die Dokumentvorlage nicht löschen.
258
259 Ein Hinweis erscheint und berichtet dann, dass erst die Aktivitätsvorlage gelöscht werden muss.
260
261 Wenn die Dokumentvorlage innerhalb einer Aktivität Anwendung findet, dann wird der Betreff automatisch entfernt.
262
263
264
265
266
267
268
269
270 xx
271
Katharina Prummer 40.1 272 = Dokumentkategorien =
Marco Bauer 4.1 273
Katharina Prummer 41.1 274 Die Kategorien für Dokumente sind empfehlenswert, so bald mehrere Dokumente bspw. an einem Kontakt, Förderprojekt oder Gremium hängen. Jedem Dokument kann eine Kategorie zugewiesen werden. Die Dokumentkategorie „Allgemein“ ist automatisch als Standard angelegt. Die erstellten Dokumentkategorien können auch Aktivitäten zugewiesen werden.
Marco Bauer 4.1 275
Katharina Prummer 42.1 276 == Dokumentkategorien anlegen ==
Marco Bauer 4.1 277
Katharina Prummer 41.1 278 1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 
279 2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 
280 3.   Der Karteireiter „Dokumentkategorien“ öffnet sich. Sie auf den Button „Neuanlage“ (rechts unten). Es erscheint eine neue Zeile. Hier können Sie nun die Nummer, Bezeichnung sowie den Status bearbeiten
281 4.   Nachdem Sie alle Angaben getätigt haben, speichern Sie mit dem Button „Speichern“ rechts unten. Wenn Sie nun Dokumente/Dokumentvorlagen hinzufügen, haben Sie die Möglichkeit diese Kategorie anzugeben.
Marco Bauer 6.1 282
Katharina Prummer 42.1 283 == Dokumentkategorie inaktiv setzen ==
Katharina Prummer 40.1 284
Katharina Prummer 41.1 285 Sollte eine Kategorie nicht mehr aktuell sein, kann diese auf inaktiv gesetzt werden. Dies bedeutet, dass diese Kategorie nicht mehr ausgewählt werden kann. Hier gehen Sie wie folgt vor:
Katharina Prummer 40.1 286
Katharina Prummer 41.1 287 1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 
288 2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 
289 3.   In dem Karteireiter werden Ihnen alle bis zu diesem Zeitpunkt angelegten Kategorien angezeigt. In der Spalte Status können Sie mithilfe des Aufklappbuttons den Status entsprechend ändern.
290 4.   Speichern Sie Ihre Angaben mit dem Button „Speichern“ rechts unten.