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Wiki-Quellcode von 010.9 Dokumentvorlagen

Version 62.1 von Marco Bauer am 2024/07/22 16:06
Verstecke letzte Bearbeiter
Marco Bauer 5.1 1 (% class="box" %)
2 (((
Marco Bauer 35.1 3 **Der Menüpunkt Dokumentvorlagen im Überblick:**
Marco Bauer 4.1 4
Marco Bauer 5.1 5 {{toc/}}
6 )))
Marco Bauer 4.1 7
Marco Bauer 48.1 8 (% class="box warningmessage" %)
9 (((
10 Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
11 )))
12
Katharina Prummer 30.1 13 = Dokumentvorlagen =
Marco Bauer 4.1 14
Katharina Prummer 30.1 15 Mithilfe einer Dokumentvorlagen können Dokumente aus dem b4-System erstellt werden. Diese kann bspw. bei einer Aktivität vom Typ Brief oder auch direkt an einem Desktop mit der Funktion (aus Vorlage) erstellt werden.
Marco Bauer 4.1 16
17
Katharina Prummer 30.1 18 == Dokumentvorlagen erstellen ==
Marco Bauer 4.1 19
Marco Bauer 28.1 20 1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Suchzeile **unter NPO Schriftzug eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
Marco Bauer 27.1 21
22 (% style="list-style-type:circle" %)
23 * Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
24 * Das Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** wird angezeigt.
25
26 (% start="2" %)
27 1. Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** doppelklicken
28
29 (% style="list-style-type:circle" %)
30 * Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
31
32 (% start="3" %)
Marco Bauer 36.1 33 1. **+** Icon anklicken
Marco Bauer 27.1 34
35 (% style="list-style-type:circle" %)
36 * Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
37
38 (% start="4" %)
Katharina Prummer 30.1 39 1. **Bereich **auswählen (dieser legt fest welche Seriendruckfelder später verfügbar sind und in welchem Bereich die Vorlage ausgewählt werden kann)
Marco Bauer 27.1 40 1. **Bezeichnung **eingeben
41 1. **Kategorie **auswählen
42 1. **Stiftung **auswählen
Katharina Prummer 31.1 43 1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder beides
Marco Bauer 36.1 44 1. Diskette-Icon**Speichern **auswählen
Marco Bauer 27.1 45
46 (% style="list-style-type:circle" %)
47 * Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
48
Katharina Prummer 29.1 49 == Allgemeine Einstellungen die Dokumentvorlage ==
Marco Bauer 11.1 50
51 [[image:Allgemein_Einstellungen.png||height="259" style="float:left" width="552"]]
52
53 (% style="margin-left:auto; width:588.6px" %)
54 |=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 509px;" %)Beschreibung
Katharina Prummer 37.1 55 |(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert. Bei vielen Vorlage lässt sich dadurch die Vorlagen kategorisieren damit können die Vorlagen schneller gefunden werden.
56 |(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist. Die Vorlage ist dann eine **Stiftungsbezogenen Vorlage **und wird nur zur Auswahl angeboten, wenn die Stiftungen übereinstimmen.
Marco Bauer 11.1 57 |(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für einen **Brief **handelt, legt man hier fest.
58 |(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für eine **E-Mail** handelt, legt man hier fest.
59 |(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:509px" %)Darf die Dokumentenvorlage **freigegeben **werden, wählt man "Aktiv".
Katharina Prummer 37.1 60 |(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest. Bspw. wegen Revisionssicherheit dürfen erzeugte Dokumente nicht mehr bearbeitet werden.
Marco Bauer 11.1 61
Katharina Prummer 29.1 62 == Der Designer für die Dokumentvorlage im Überblick ==
Marco Bauer 11.1 63
Marco Bauer 12.1 64 [[image:Designer_Start.png||height="307" style="float:left" width="849"]]
Marco Bauer 11.1 65
66
Marco Bauer 12.1 67
68
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70
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75
76
Marco Bauer 61.1 77
78
79
80
81
82 (% style="width:844.6px" %)
Marco Bauer 16.1 83 |=(% style="width: 104px;" %)Nummer|=(% style="width: 738px;" %)Beschreibung
Marco Bauer 18.1 84 |(% style="width:104px" %)**0**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik [[Allgemein>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAllgemeineEinstellungenfFCrdasDokument]]wechseln. Hier legt man allgemeine **Einstellungen **der Dokumentenvorlage fest.
Marco Bauer 16.1 85 |(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik **Designer **wechseln. Dies ist der **Bearbeitungsbereich **der Dokumentenvorlage.
86 |(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der **Vorschau **kann man sich den Zwischenstand der Dokumentenvorlage **anzeigen **lassen.
87 |(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:738px" %)Über **Start **gelangt man die gängigen Funktionen eines **Text-Editors**, wie z.B. Schriftgröße ändern.
Marco Bauer 19.1 88 |(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der Schaltfläche **Seriendruck **kann man [[Seriendruckfelder>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HSeriendruckfeldimDCberblick]] in die Dokumentenvorlage einbetten.
Marco Bauer 16.1 89 |(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:738px" %)Via **Einfügen **kann man beispielsweise eine Bilddatei zum Dokument hinzufügen.
90 |(% style="width:104px" %)**6**|(% style="width:738px" %)Über den Punkt **Ansicht** legt man genauere Parameter fest, wie man sich die **Vorlage anzeigen **lässt.
91 |(% style="width:104px" %)**7**|(% style="width:738px" %)Mit **Seitenlayout **formatiert man verschiedene **Regeln für **das **Layout **auf der Seite der Vorlage.
92 |(% style="width:104px" %)**8**|(% style="width:738px" %)Hierüber lassen sich **Referenzen **in die Dokumentenvorlage einbetten.
93 |(% style="width:104px" %)**9**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der **Formularfelder **kann beispielsweise Auswahlfenster in die Vorlage einfügen.
Marco Bauer 12.1 94
Marco Bauer 23.1 95 === Seriendruckfelder im Überblick ===
Marco Bauer 15.1 96
Marco Bauer 16.1 97 [[image:Designer_Seriendruck.png||height="336" style="float:left" width="956"]]
Marco Bauer 15.1 98
Marco Bauer 11.1 99
Marco Bauer 16.1 100
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109
Marco Bauer 61.1 110 (% style="width:955.6px" %)
Marco Bauer 16.1 111 |=(% style="width: 94px;" %)Nummer|=(% style="width: 860px;" %)Beschreibung
Marco Bauer 20.1 112 |(% style="width:94px" %)**1**|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein **Spezialfeld einfügen**. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch
Marco Bauer 21.1 113 bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Ab Zahl 5 aufrunden, ansonsten abrunden." Der Wert 4 wird eingegeben.
Marco Bauer 20.1 114 Daraufhin erscheint der Text: "Ergebnis wird abgerundet.")
115 |(% style="width:94px" %)**2**|(% style="width:860px" %)Die jeweiligen **Feldeigenschaften **lassen sich hier einsehen.
116 |(% style="width:94px" %)**3**|(% style="width:860px" %)Ein **Feld **kann man über diese Funktion **löschen**.
117 |(% style="width:94px" %)**4**|(% style="width:860px" %)**Seriendruckfelder **lassen sich über dieses Funktion einfügen.
118 |(% style="width:94px" %)**5**|(% style="width:860px" %)Über diesen Menüpunkt **fügt **man einen sich **wiederholenden Block ein**.
119 |(% style="width:94px" %)**6**|(% style="width:860px" %)**Wiederholende Blöcke bearbeitet **man über diesen Menüpunkt.
120 |(% style="width:94px" %)**7**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich bestimmte **Feldcodes anzeigen**.
121 |(% style="width:94px" %)**8**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich **Feldtexte anzeigen**.
Marco Bauer 16.1 122
Marco Bauer 61.1 123 (% class="box infomessage" %)
124 (((
125 Im System des Non Profit Managers existiert ein Dienstprogramm. Dieses **prüft **ob in den Vorlagen der Belege und Dokumente, ob die eingefügten **Seriendruckfelder aktuell **sind und **ob **sie **funktionieren**.
126 Nur Anwender mit entsprechender Berechtigung gelangen in eben dieses Dienstprogramm.
127 )))
128
Marco Bauer 25.2 129 ==== Seriendruckfeld einfügen ====
130
131 1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
132 1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Seriendruck **auswählen
133 1. Option **Serienfelder einfügen **auswählen
134
135 (% style="list-style-type:circle" %)
136 * Die Übersicht der möglichen Seriendruckfelder wird angezeigt.
137
138 (% start="4" %)
139 1. Gewünschtes **Seriendruckfeld **anklicken
140 1. Auf Button **Einfügen **klicken
141
142 (% style="list-style-type:circle" %)
143 * Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt.
144
Marco Bauer 47.1 145
146
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155
156
Marco Bauer 23.1 157 === Formularfelder im Überblick ===
Marco Bauer 22.1 158
Marco Bauer 47.1 159 [[image:Text_Editior_Menuepunkte.png||alt="Formularfelder_einfuegen.png" height="408" style="float:left" width="698"]]
Marco Bauer 22.1 160
161 (% style="margin-left:auto; width:777.6px" %)
162 |(% style="width:104px" %)**Nummer**|(% style="width:672px" %)**Beschreibung**
Marco Bauer 51.1 163 |(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld vom Typ [[Text>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HTextfeldeinfFCgen]].
Marco Bauer 52.1 164 |(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld, das die Funktion von [[Kontrollkästchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKontrollkE4stcheneinfFCgen]] einnimmt.
Marco Bauer 47.1 165 |(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
Marco Bauer 53.1 166 |(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:672px" %)Eine [[Auswahlliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAuswahllistenformularfeldeinfFCgen]]fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
Marco Bauer 54.1 167 |(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:672px" %)Ein [[Datumsauswahlfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDatumauswahlformularfeldeinfFCgen]]erzeugt man mithilfe dieses Icons.
Marco Bauer 22.1 168
Katharina Prummer 39.1 169
170
171
172
173
Marco Bauer 50.1 174 xx
175
Marco Bauer 55.1 176
177
178
179
180
181
182
183
Marco Bauer 50.1 184 ==== Textfeld einfügen ====
185
Marco Bauer 55.1 186 1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
187 1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
188 1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
189 1. Option **Text-Formularfeld einfügen** auswählen
Marco Bauer 50.1 190
Marco Bauer 55.1 191 (% style="list-style-type:circle" %)
192 * In Dokument wird nun ein Textformularfeld angezeigt.
Marco Bauer 50.1 193
194 xx
195
196 ==== Kontrollkästchen einfügen ====
197
Marco Bauer 55.1 198 1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kontrollkaestchen_Formularfeld.png||height="155" style="float:right" width="174"]]
199 1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
200 1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
201 1. Option **Kontrollkästchen-Formularfeld einfügen** auswählen
Marco Bauer 50.1 202
Marco Bauer 55.1 203 (% style="list-style-type:circle" %)
204 * In Dokument wird nun ein Kontrollkästchen angezeigt.
Marco Bauer 50.1 205
Marco Bauer 55.1 206 (% start="5" %)
207 1. Rechts oben kann bei Bedarf nun auch die **Aktiviert**-/**Inaktiviert**-Symbole ändern
Marco Bauer 50.1 208
Marco Bauer 25.3 209 ==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
Marco Bauer 23.1 210
Marco Bauer 55.1 211 1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen [[image:Kombinationslisten_Formularfeld.png||height="119" style="float:right" width="276"]]
Marco Bauer 25.3 212 1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
213 1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
Marco Bauer 55.1 214 1. Option **Kombinationslisten-Formularfeld einfügen** auswählen
215 1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Kombinationsliste klicken
216 1. Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen
217 1. Eingabe mit Entertaste bestätigen
Marco Bauer 11.1 218
Marco Bauer 25.3 219 (% style="list-style-type:circle" %)
Marco Bauer 55.1 220 * In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt.
Marco Bauer 22.1 221
Marco Bauer 55.1 222 ==== Auswahllistenformularfeld einfügen ====
Marco Bauer 22.1 223
Marco Bauer 55.1 224 1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Auswahllisten_Formularfeld.png||height="124" style="float:right" width="277"]]
225 1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
226 1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
227 1. Option **Auswahllisten-Formularfeld einfügen** auswählen
228 1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Auswahlliste klicken
229 1. Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen
230 1. Eingabe mit Entertaste bestätigen
Marco Bauer 22.1 231
Marco Bauer 25.3 232 (% style="list-style-type:circle" %)
Marco Bauer 55.1 233 * In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt.
Marco Bauer 22.1 234
Marco Bauer 58.1 235 ==== Datumauswahlformularfeld einfügen ====
Marco Bauer 50.1 236
Marco Bauer 58.1 237 1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Datumauswahl_Formularfeld.png||height="152" style="float:right" width="266"]]
Marco Bauer 55.1 238 1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
239 1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
240 1. Option **Datumauswahl-Formularfeld einfügen** auswählen
Marco Bauer 50.1 241
Marco Bauer 55.1 242 (% style="list-style-type:circle" %)
243 * Ein Kalender wird angezeigt. In der Vorauswahl ist das aktuelle Datum zu sehen.
Marco Bauer 50.1 244
Marco Bauer 55.1 245 (% start="5" %)
246 1. Datum auswählen
Marco Bauer 50.1 247
Marco Bauer 55.1 248 (% style="list-style-type:circle" %)
249 * Das ausgewählte Datum wird in einem Textfeld angezeigt.
Marco Bauer 50.1 250
Marco Bauer 62.1 251
252 == Löschen eines Formularfeldes ==
253
254 [[image:Formularfelder_entfernen.png||height="424" style="float:left" width="732"]]
255
256 (% style="margin-left:auto; width:751px" %)
257 |=(% style="width: 82px;" %)Nummer|=(% style="width: 665px;" %)Beschreibung
258 |(% style="width:82px" %)**1**|(% style="width:665px" %)(((
259 Erste **Voraussetzung **ist, dass man eine Vorlage erstellt hat, in der mindestens ein Formularfeld eingefügt wurde. (Mehr dazu in Kapitel Dokumentvorlagen).
260
261 Anschließend ruft man einen gewünschten Kontakt auf und geht auf das **+**Icon im Bereich der Aktivitäten.
262 )))
263 |(% style="width:82px" %)**2**|(% style="width:665px" %)Wenn man z.B. mal **Brief **ausgewählt hat, so öffnet sich das Fenster der **Neuanlage**. Im Bereich der Vorlagen wählt man nun eine Vorlage aus, die mindestens ein Formularfeld enthält. Ähnlich verhält es sich auch beim Löschen eines Formularfeldes bei der Aktivität E-Mail.
264 |(% style="width:82px" %)**3**|(% style="width:665px" %)Ein solches Formularfeld sieht man wie in diesem Beispiel zum Beispiel an dem roten Balken. In der Vorlage befindet sich an dieser Stelle ein Formularfeld. im **Dropdown **der Formularfelder direkt darunter kann man nun aus der **Auswahl **der **Formularfelder **dieser Vorlage wählen. Wenn man hier nun ein gewünschtes Formularfeld wählt...
265 |(% style="width:82px" %)**4**|(% style="width:665px" %)...und dann auf den Button **Entfernen **klickt, dann wird eben dieses Formularfeld gelöscht.
266
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280
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285
286 xx
287
Marco Bauer 60.1 288 == Löschen einer Dokumentvorlage ==
289
290 Wenn man eine Dokumentvorlage löschen möchte, führt das System zunächst zwei Prüfungen durch.[[image:Dokumentvorlage_loeschen.png||height="168" style="float:right" width="331"]]
291
292 Wenn das System feststellt, dass eben diese Dokumentvorlage in einer Aktivitätsvorlage verwendet wird, kann man die Dokumentvorlage nicht löschen.
293
294 Ein Hinweis erscheint und berichtet dann, dass erst die Aktivitätsvorlage gelöscht werden muss.
295
296 Wenn die Dokumentvorlage innerhalb einer Aktivität Anwendung findet, dann wird der Betreff automatisch entfernt.
297
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299
300
301
302
303
304
305 xx
306
Katharina Prummer 40.1 307 = Dokumentkategorien =
Marco Bauer 4.1 308
Katharina Prummer 41.1 309 Die Kategorien für Dokumente sind empfehlenswert, so bald mehrere Dokumente bspw. an einem Kontakt, Förderprojekt oder Gremium hängen. Jedem Dokument kann eine Kategorie zugewiesen werden. Die Dokumentkategorie „Allgemein“ ist automatisch als Standard angelegt. Die erstellten Dokumentkategorien können auch Aktivitäten zugewiesen werden.
Marco Bauer 4.1 310
Katharina Prummer 42.1 311 == Dokumentkategorien anlegen ==
Marco Bauer 4.1 312
Katharina Prummer 41.1 313 1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 
314 2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 
315 3.   Der Karteireiter „Dokumentkategorien“ öffnet sich. Sie auf den Button „Neuanlage“ (rechts unten). Es erscheint eine neue Zeile. Hier können Sie nun die Nummer, Bezeichnung sowie den Status bearbeiten
316 4.   Nachdem Sie alle Angaben getätigt haben, speichern Sie mit dem Button „Speichern“ rechts unten. Wenn Sie nun Dokumente/Dokumentvorlagen hinzufügen, haben Sie die Möglichkeit diese Kategorie anzugeben.
Marco Bauer 6.1 317
Katharina Prummer 42.1 318 == Dokumentkategorie inaktiv setzen ==
Katharina Prummer 40.1 319
Katharina Prummer 41.1 320 Sollte eine Kategorie nicht mehr aktuell sein, kann diese auf inaktiv gesetzt werden. Dies bedeutet, dass diese Kategorie nicht mehr ausgewählt werden kann. Hier gehen Sie wie folgt vor:
Katharina Prummer 40.1 321
Katharina Prummer 41.1 322 1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 
323 2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 
324 3.   In dem Karteireiter werden Ihnen alle bis zu diesem Zeitpunkt angelegten Kategorien angezeigt. In der Spalte Status können Sie mithilfe des Aufklappbuttons den Status entsprechend ändern.
325 4.   Speichern Sie Ihre Angaben mit dem Button „Speichern“ rechts unten.