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Wiki-Quellcode von 010.9 Dokumentvorlagen

Version 62.1 von Marco Bauer am 2024/07/22 16:06
Zeige letzte Bearbeiter
1 (% class="box" %)
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3 **Der Menüpunkt Dokumentvorlagen im Überblick:**
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5 {{toc/}}
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8 (% class="box warningmessage" %)
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10 Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
11 )))
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13 = Dokumentvorlagen =
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15 Mithilfe einer Dokumentvorlagen können Dokumente aus dem b4-System erstellt werden. Diese kann bspw. bei einer Aktivität vom Typ Brief oder auch direkt an einem Desktop mit der Funktion (aus Vorlage) erstellt werden.
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18 == Dokumentvorlagen erstellen ==
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20 1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Suchzeile **unter NPO Schriftzug eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
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22 (% style="list-style-type:circle" %)
23 * Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
24 * Das Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** wird angezeigt.
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26 (% start="2" %)
27 1. Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** doppelklicken
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29 (% style="list-style-type:circle" %)
30 * Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
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32 (% start="3" %)
33 1. **+** Icon anklicken
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35 (% style="list-style-type:circle" %)
36 * Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
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38 (% start="4" %)
39 1. **Bereich **auswählen (dieser legt fest welche Seriendruckfelder später verfügbar sind und in welchem Bereich die Vorlage ausgewählt werden kann)
40 1. **Bezeichnung **eingeben
41 1. **Kategorie **auswählen
42 1. **Stiftung **auswählen
43 1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder beides
44 1. Diskette-Icon**Speichern **auswählen
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46 (% style="list-style-type:circle" %)
47 * Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
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49 == Allgemeine Einstellungen die Dokumentvorlage ==
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51 [[image:Allgemein_Einstellungen.png||height="259" style="float:left" width="552"]]
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53 (% style="margin-left:auto; width:588.6px" %)
54 |=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 509px;" %)Beschreibung
55 |(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert. Bei vielen Vorlage lässt sich dadurch die Vorlagen kategorisieren damit können die Vorlagen schneller gefunden werden.
56 |(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist. Die Vorlage ist dann eine **Stiftungsbezogenen Vorlage **und wird nur zur Auswahl angeboten, wenn die Stiftungen übereinstimmen.
57 |(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für einen **Brief **handelt, legt man hier fest.
58 |(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für eine **E-Mail** handelt, legt man hier fest.
59 |(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:509px" %)Darf die Dokumentenvorlage **freigegeben **werden, wählt man "Aktiv".
60 |(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest. Bspw. wegen Revisionssicherheit dürfen erzeugte Dokumente nicht mehr bearbeitet werden.
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62 == Der Designer für die Dokumentvorlage im Überblick ==
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64 [[image:Designer_Start.png||height="307" style="float:left" width="849"]]
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82 (% style="width:844.6px" %)
83 |=(% style="width: 104px;" %)Nummer|=(% style="width: 738px;" %)Beschreibung
84 |(% style="width:104px" %)**0**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik [[Allgemein>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAllgemeineEinstellungenfFCrdasDokument]]wechseln. Hier legt man allgemeine **Einstellungen **der Dokumentenvorlage fest.
85 |(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik **Designer **wechseln. Dies ist der **Bearbeitungsbereich **der Dokumentenvorlage.
86 |(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der **Vorschau **kann man sich den Zwischenstand der Dokumentenvorlage **anzeigen **lassen.
87 |(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:738px" %)Über **Start **gelangt man die gängigen Funktionen eines **Text-Editors**, wie z.B. Schriftgröße ändern.
88 |(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der Schaltfläche **Seriendruck **kann man [[Seriendruckfelder>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HSeriendruckfeldimDCberblick]] in die Dokumentenvorlage einbetten.
89 |(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:738px" %)Via **Einfügen **kann man beispielsweise eine Bilddatei zum Dokument hinzufügen.
90 |(% style="width:104px" %)**6**|(% style="width:738px" %)Über den Punkt **Ansicht** legt man genauere Parameter fest, wie man sich die **Vorlage anzeigen **lässt.
91 |(% style="width:104px" %)**7**|(% style="width:738px" %)Mit **Seitenlayout **formatiert man verschiedene **Regeln für **das **Layout **auf der Seite der Vorlage.
92 |(% style="width:104px" %)**8**|(% style="width:738px" %)Hierüber lassen sich **Referenzen **in die Dokumentenvorlage einbetten.
93 |(% style="width:104px" %)**9**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der **Formularfelder **kann beispielsweise Auswahlfenster in die Vorlage einfügen.
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95 === Seriendruckfelder im Überblick ===
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97 [[image:Designer_Seriendruck.png||height="336" style="float:left" width="956"]]
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110 (% style="width:955.6px" %)
111 |=(% style="width: 94px;" %)Nummer|=(% style="width: 860px;" %)Beschreibung
112 |(% style="width:94px" %)**1**|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein **Spezialfeld einfügen**. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch
113 bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Ab Zahl 5 aufrunden, ansonsten abrunden." Der Wert 4 wird eingegeben.
114 Daraufhin erscheint der Text: "Ergebnis wird abgerundet.")
115 |(% style="width:94px" %)**2**|(% style="width:860px" %)Die jeweiligen **Feldeigenschaften **lassen sich hier einsehen.
116 |(% style="width:94px" %)**3**|(% style="width:860px" %)Ein **Feld **kann man über diese Funktion **löschen**.
117 |(% style="width:94px" %)**4**|(% style="width:860px" %)**Seriendruckfelder **lassen sich über dieses Funktion einfügen.
118 |(% style="width:94px" %)**5**|(% style="width:860px" %)Über diesen Menüpunkt **fügt **man einen sich **wiederholenden Block ein**.
119 |(% style="width:94px" %)**6**|(% style="width:860px" %)**Wiederholende Blöcke bearbeitet **man über diesen Menüpunkt.
120 |(% style="width:94px" %)**7**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich bestimmte **Feldcodes anzeigen**.
121 |(% style="width:94px" %)**8**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich **Feldtexte anzeigen**.
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123 (% class="box infomessage" %)
124 (((
125 Im System des Non Profit Managers existiert ein Dienstprogramm. Dieses **prüft **ob in den Vorlagen der Belege und Dokumente, ob die eingefügten **Seriendruckfelder aktuell **sind und **ob **sie **funktionieren**.
126 Nur Anwender mit entsprechender Berechtigung gelangen in eben dieses Dienstprogramm.
127 )))
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129 ==== Seriendruckfeld einfügen ====
130
131 1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
132 1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Seriendruck **auswählen
133 1. Option **Serienfelder einfügen **auswählen
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135 (% style="list-style-type:circle" %)
136 * Die Übersicht der möglichen Seriendruckfelder wird angezeigt.
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138 (% start="4" %)
139 1. Gewünschtes **Seriendruckfeld **anklicken
140 1. Auf Button **Einfügen **klicken
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142 (% style="list-style-type:circle" %)
143 * Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt.
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157 === Formularfelder im Überblick ===
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159 [[image:Text_Editior_Menuepunkte.png||alt="Formularfelder_einfuegen.png" height="408" style="float:left" width="698"]]
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161 (% style="margin-left:auto; width:777.6px" %)
162 |(% style="width:104px" %)**Nummer**|(% style="width:672px" %)**Beschreibung**
163 |(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld vom Typ [[Text>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HTextfeldeinfFCgen]].
164 |(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld, das die Funktion von [[Kontrollkästchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKontrollkE4stcheneinfFCgen]] einnimmt.
165 |(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
166 |(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:672px" %)Eine [[Auswahlliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAuswahllistenformularfeldeinfFCgen]]fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
167 |(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:672px" %)Ein [[Datumsauswahlfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDatumauswahlformularfeldeinfFCgen]]erzeugt man mithilfe dieses Icons.
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184 ==== Textfeld einfügen ====
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186 1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
187 1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
188 1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
189 1. Option **Text-Formularfeld einfügen** auswählen
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191 (% style="list-style-type:circle" %)
192 * In Dokument wird nun ein Textformularfeld angezeigt.
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196 ==== Kontrollkästchen einfügen ====
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198 1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kontrollkaestchen_Formularfeld.png||height="155" style="float:right" width="174"]]
199 1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
200 1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
201 1. Option **Kontrollkästchen-Formularfeld einfügen** auswählen
202
203 (% style="list-style-type:circle" %)
204 * In Dokument wird nun ein Kontrollkästchen angezeigt.
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206 (% start="5" %)
207 1. Rechts oben kann bei Bedarf nun auch die **Aktiviert**-/**Inaktiviert**-Symbole ändern
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209 ==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
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211 1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen [[image:Kombinationslisten_Formularfeld.png||height="119" style="float:right" width="276"]]
212 1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
213 1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
214 1. Option **Kombinationslisten-Formularfeld einfügen** auswählen
215 1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Kombinationsliste klicken
216 1. Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen
217 1. Eingabe mit Entertaste bestätigen
218
219 (% style="list-style-type:circle" %)
220 * In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt.
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222 ==== Auswahllistenformularfeld einfügen ====
223
224 1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Auswahllisten_Formularfeld.png||height="124" style="float:right" width="277"]]
225 1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
226 1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
227 1. Option **Auswahllisten-Formularfeld einfügen** auswählen
228 1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Auswahlliste klicken
229 1. Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen
230 1. Eingabe mit Entertaste bestätigen
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232 (% style="list-style-type:circle" %)
233 * In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt.
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235 ==== Datumauswahlformularfeld einfügen ====
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237 1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Datumauswahl_Formularfeld.png||height="152" style="float:right" width="266"]]
238 1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
239 1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
240 1. Option **Datumauswahl-Formularfeld einfügen** auswählen
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242 (% style="list-style-type:circle" %)
243 * Ein Kalender wird angezeigt. In der Vorauswahl ist das aktuelle Datum zu sehen.
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245 (% start="5" %)
246 1. Datum auswählen
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248 (% style="list-style-type:circle" %)
249 * Das ausgewählte Datum wird in einem Textfeld angezeigt.
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252 == Löschen eines Formularfeldes ==
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254 [[image:Formularfelder_entfernen.png||height="424" style="float:left" width="732"]]
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256 (% style="margin-left:auto; width:751px" %)
257 |=(% style="width: 82px;" %)Nummer|=(% style="width: 665px;" %)Beschreibung
258 |(% style="width:82px" %)**1**|(% style="width:665px" %)(((
259 Erste **Voraussetzung **ist, dass man eine Vorlage erstellt hat, in der mindestens ein Formularfeld eingefügt wurde. (Mehr dazu in Kapitel Dokumentvorlagen).
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261 Anschließend ruft man einen gewünschten Kontakt auf und geht auf das **+**Icon im Bereich der Aktivitäten.
262 )))
263 |(% style="width:82px" %)**2**|(% style="width:665px" %)Wenn man z.B. mal **Brief **ausgewählt hat, so öffnet sich das Fenster der **Neuanlage**. Im Bereich der Vorlagen wählt man nun eine Vorlage aus, die mindestens ein Formularfeld enthält. Ähnlich verhält es sich auch beim Löschen eines Formularfeldes bei der Aktivität E-Mail.
264 |(% style="width:82px" %)**3**|(% style="width:665px" %)Ein solches Formularfeld sieht man wie in diesem Beispiel zum Beispiel an dem roten Balken. In der Vorlage befindet sich an dieser Stelle ein Formularfeld. im **Dropdown **der Formularfelder direkt darunter kann man nun aus der **Auswahl **der **Formularfelder **dieser Vorlage wählen. Wenn man hier nun ein gewünschtes Formularfeld wählt...
265 |(% style="width:82px" %)**4**|(% style="width:665px" %)...und dann auf den Button **Entfernen **klickt, dann wird eben dieses Formularfeld gelöscht.
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288 == Löschen einer Dokumentvorlage ==
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290 Wenn man eine Dokumentvorlage löschen möchte, führt das System zunächst zwei Prüfungen durch.[[image:Dokumentvorlage_loeschen.png||height="168" style="float:right" width="331"]]
291
292 Wenn das System feststellt, dass eben diese Dokumentvorlage in einer Aktivitätsvorlage verwendet wird, kann man die Dokumentvorlage nicht löschen.
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294 Ein Hinweis erscheint und berichtet dann, dass erst die Aktivitätsvorlage gelöscht werden muss.
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296 Wenn die Dokumentvorlage innerhalb einer Aktivität Anwendung findet, dann wird der Betreff automatisch entfernt.
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305 xx
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307 = Dokumentkategorien =
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309 Die Kategorien für Dokumente sind empfehlenswert, so bald mehrere Dokumente bspw. an einem Kontakt, Förderprojekt oder Gremium hängen. Jedem Dokument kann eine Kategorie zugewiesen werden. Die Dokumentkategorie „Allgemein“ ist automatisch als Standard angelegt. Die erstellten Dokumentkategorien können auch Aktivitäten zugewiesen werden.
310
311 == Dokumentkategorien anlegen ==
312
313 1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 
314 2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 
315 3.   Der Karteireiter „Dokumentkategorien“ öffnet sich. Sie auf den Button „Neuanlage“ (rechts unten). Es erscheint eine neue Zeile. Hier können Sie nun die Nummer, Bezeichnung sowie den Status bearbeiten
316 4.   Nachdem Sie alle Angaben getätigt haben, speichern Sie mit dem Button „Speichern“ rechts unten. Wenn Sie nun Dokumente/Dokumentvorlagen hinzufügen, haben Sie die Möglichkeit diese Kategorie anzugeben.
317
318 == Dokumentkategorie inaktiv setzen ==
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320 Sollte eine Kategorie nicht mehr aktuell sein, kann diese auf inaktiv gesetzt werden. Dies bedeutet, dass diese Kategorie nicht mehr ausgewählt werden kann. Hier gehen Sie wie folgt vor:
321
322 1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 
323 2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 
324 3.   In dem Karteireiter werden Ihnen alle bis zu diesem Zeitpunkt angelegten Kategorien angezeigt. In der Spalte Status können Sie mithilfe des Aufklappbuttons den Status entsprechend ändern.
325 4.   Speichern Sie Ihre Angaben mit dem Button „Speichern“ rechts unten.