010.9 Dokumentvorlagen
Der Menüpunkt Dokumentvorlagen im Überblick:
Dokumentvorlagen
Mithilfe einer Dokumentvorlagen können Dokumente aus dem b4-System erstellt werden. Diese kann bspw. bei einer Aktivität vom Typ Brief oder auch direkt an einem Desktop mit der Funktion (aus Vorlage) erstellt werden.
Dokumentvorlagen erstellen
- Begriff Dokumentvorlagen in Suchzeile unter NPO Schriftzug eingeben
- Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
- Das Programm Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen wird angezeigt.
- Programm Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen doppelklicken
- Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
- + Icon anklicken
- Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
- Bereich auswählen (dieser legt fest welche Seriendruckfelder später verfügbar sind und in welchem Bereich die Vorlage ausgewählt werden kann)
- Bezeichnung eingeben
- Kategorie auswählen
- Stiftung auswählen
- Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder beides
- Diskette-IconSpeichern auswählen
- Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
Allgemeine Einstellungen die Dokumentvorlage
| Nummer | Beschreibung |
|---|---|
| 1 | Hier wird die Kategorie definiert. Bei vielen Vorlage lässt sich dadurch die Vorlagen kategorisieren damit können die Vorlagen schneller gefunden werden. |
| 2 | Hier stellt man sich ein, welcher Stiftung das Dokument zugeordnet ist. Die Vorlage ist dann eine Stiftungsbezogenen Vorlage und wird nur zur Auswahl angeboten, wenn die Stiftungen übereinstimmen. |
| 3 | Ob es sich um ein Format für einen Brief handelt, legt man hier fest. |
| 4 | Ob es sich um ein Format für eine E-Mail handelt, legt man hier fest. |
| 5 | Darf die Dokumentenvorlage freigegeben werden, wählt man "Aktiv". |
| 6 | Die Erlaubnis zur Bearbeitung nach dem Druck legt man hier fest. Bspw. wegen Revisionssicherheit dürfen erzeugte Dokumente nicht mehr bearbeitet werden. |
Der Designer für die Dokumentvorlage im Überblick
| Nummer | Beschreibung |
|---|---|
| 0 | Zur Rubrik Allgemeinwechseln. Hier legt man allgemeine Einstellungen der Dokumentenvorlage fest. |
| 1 | Zur Rubrik Designer wechseln. Dies ist der Bearbeitungsbereich der Dokumentenvorlage. |
| 2 | Mithilfe der Vorschau kann man sich den Zwischenstand der Dokumentenvorlage anzeigen lassen. |
| 3 | Über Start gelangt man die gängigen Funktionen eines Text-Editors, wie z.B. Schriftgröße ändern. |
| 4 | Mithilfe der Schaltfläche Seriendruck kann man Seriendruckfelder in die Dokumentenvorlage einbetten. |
| 5 | Via Einfügen kann man beispielsweise eine Bilddatei zum Dokument hinzufügen. |
| 6 | Über den Punkt Ansicht legt man genauere Parameter fest, wie man sich die Vorlage anzeigen lässt. |
| 7 | Mit Seitenlayout formatiert man verschiedene Regeln für das Layout auf der Seite der Vorlage. |
| 8 | Hierüber lassen sich Referenzen in die Dokumentenvorlage einbetten. |
| 9 | Mithilfe der Formularfelder kann beispielsweise Auswahlfenster in die Vorlage einfügen. |
Seriendruckfelder im Überblick
| Nummer | Beschreibung |
|---|---|
| 1 | Über dieses Icon lässt sich ein Spezialfeld einfügen. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Ab Zahl 5 aufrunden, ansonsten abrunden." Der Wert 4 wird eingegeben. Daraufhin erscheint der Text: "Ergebnis wird abgerundet.") |
| 2 | Die jeweiligen Feldeigenschaften lassen sich hier einsehen. |
| 3 | Ein Feld kann man über diese Funktion löschen. |
| 4 | Seriendruckfelder lassen sich über dieses Funktion einfügen. |
| 5 | Über diesen Menüpunkt fügt man einen sich wiederholenden Block ein. |
| 6 | Wiederholende Blöcke bearbeitet man über diesen Menüpunkt. |
| 7 | Hierüber lassen sich bestimmte Feldcodes anzeigen. |
| 8 | Hierüber lassen sich Feldtexte anzeigen. |
Seriendruckfeld einfügen
- Im Startbildschirm des Softwaretools Designer auswählen
- Im Bereich Designer den Menüpunkt Seriendruck auswählen
- Option Serienfelder einfügen auswählen
- Die Übersicht der möglichen Seriendruckfelder wird angezeigt.
- Gewünschtes Seriendruckfeld anklicken
- Auf Button Einfügen klicken
- Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt.
Formularfelder im Überblick
| Nummer | Beschreibung |
| 1 | Hiermit erstellt man ein Formularfeld vom Typ Text. |
| 2 | Hiermit erstellt man ein Formularfeld, das die Funktion von Kontrollkästchen einnimmt. |
| 3 | Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage Kombinationslisten einfügen. |
| 4 | Eine Auswahllistefügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein. |
| 5 | Ein Datumsauswahlfelderzeugt man mithilfe dieses Icons. |
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Textfeld einfügen
- Im Startbildschirm des Softwaretools Designer auswählen
- Im Bereich Designer den Menüpunkt Formularfelder auswählen
- Zum Bereich Formularfelder einfügen navigieren
- Option Text-Formularfeld einfügen auswählen
- In Dokument wird nun ein Textformularfeld angezeigt.
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Kontrollkästchen einfügen
- Im Startbildschirm des Softwaretools Designer auswählen
- Im Bereich Designer den Menüpunkt Formularfelder auswählen
- Zum Bereich Formularfelder einfügen navigieren
- Option Kontrollkästchen-Formularfeld einfügen auswählen
- In Dokument wird nun ein Kontrollkästchen angezeigt.
- Rechts oben kann bei Bedarf nun auch die Aktiviert-/Inaktiviert-Symbole ändern
Kombinationslisten einfügen und erweitern
- Im Startbildschirm des Softwaretools Designer auswählen
- Im Bereich Designer den Menüpunkt Formularfelder auswählen
- Zum Bereich Formularfelder einfügen navigieren
- Option Kombinationslisten-Formularfeld einfügen auswählen
- Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Kombinationsliste klicken
- Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen
- Eingabe mit Entertaste bestätigen
- In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt.
Auswahllistenformularfeld einfügen
- Im Startbildschirm des Softwaretools Designer auswählen
- Im Bereich Designer den Menüpunkt Formularfelder auswählen
- Zum Bereich Formularfelder einfügen navigieren
- Option Auswahllisten-Formularfeld einfügen auswählen
- Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Auswahlliste klicken
- Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen
- Eingabe mit Entertaste bestätigen
- In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt.
Datumauswahlformularfeld einfügen
- Im Startbildschirm des Softwaretools Designer auswählen
- Im Bereich Designer den Menüpunkt Formularfelder auswählen
- Zum Bereich Formularfelder einfügen navigieren
- Option Datumauswahl-Formularfeld einfügen auswählen
- Ein Kalender wird angezeigt. In der Vorauswahl ist das aktuelle Datum zu sehen.
- Datum auswählen
- Das ausgewählte Datum wird in einem Textfeld angezeigt.
Löschen eines Formularfeldes
| Nummer | Beschreibung |
|---|---|
| 1 | Erste Voraussetzung ist, dass man eine Vorlage erstellt hat, in der mindestens ein Formularfeld eingefügt wurde. (Mehr dazu in Kapitel Dokumentvorlagen). Anschließend ruft man einen gewünschten Kontakt auf und geht auf das +Icon im Bereich der Aktivitäten. |
| 2 | Wenn man z.B. mal Brief ausgewählt hat, so öffnet sich das Fenster der Neuanlage. Im Bereich der Vorlagen wählt man nun eine Vorlage aus, die mindestens ein Formularfeld enthält. Ähnlich verhält es sich auch beim Löschen eines Formularfeldes bei der Aktivität E-Mail. |
| 3 | Ein solches Formularfeld sieht man wie in diesem Beispiel zum Beispiel an dem roten Balken. In der Vorlage befindet sich an dieser Stelle ein Formularfeld. im Dropdown der Formularfelder direkt darunter kann man nun aus der Auswahl der Formularfelder dieser Vorlage wählen. Wenn man hier nun ein gewünschtes Formularfeld wählt... |
| 4 | ...und dann auf den Button Entfernen klickt, dann wird eben dieses Formularfeld gelöscht. |
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Löschen einer Dokumentvorlage
Wenn man eine Dokumentvorlage löschen möchte, führt das System zunächst zwei Prüfungen durch.
Wenn das System feststellt, dass eben diese Dokumentvorlage in einer Aktivitätsvorlage verwendet wird, kann man die Dokumentvorlage nicht löschen.
Ein Hinweis erscheint und berichtet dann, dass erst die Aktivitätsvorlage gelöscht werden muss.
Wenn die Dokumentvorlage innerhalb einer Aktivität Anwendung findet, dann wird der Betreff automatisch entfernt.
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Dokumentkategorien
Die Kategorien für Dokumente sind empfehlenswert, so bald mehrere Dokumente bspw. an einem Kontakt, Förderprojekt oder Gremium hängen. Jedem Dokument kann eine Kategorie zugewiesen werden. Die Dokumentkategorie „Allgemein“ ist automatisch als Standard angelegt. Die erstellten Dokumentkategorien können auch Aktivitäten zugewiesen werden.
Dokumentkategorien anlegen
1. Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt.
2. Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick.
3. Der Karteireiter „Dokumentkategorien“ öffnet sich. Sie auf den Button „Neuanlage“ (rechts unten). Es erscheint eine neue Zeile. Hier können Sie nun die Nummer, Bezeichnung sowie den Status bearbeiten
4. Nachdem Sie alle Angaben getätigt haben, speichern Sie mit dem Button „Speichern“ rechts unten. Wenn Sie nun Dokumente/Dokumentvorlagen hinzufügen, haben Sie die Möglichkeit diese Kategorie anzugeben.
Dokumentkategorie inaktiv setzen
Sollte eine Kategorie nicht mehr aktuell sein, kann diese auf inaktiv gesetzt werden. Dies bedeutet, dass diese Kategorie nicht mehr ausgewählt werden kann. Hier gehen Sie wie folgt vor:
1. Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt.
2. Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick.
3. In dem Karteireiter werden Ihnen alle bis zu diesem Zeitpunkt angelegten Kategorien angezeigt. In der Spalte Status können Sie mithilfe des Aufklappbuttons den Status entsprechend ändern.
4. Speichern Sie Ihre Angaben mit dem Button „Speichern“ rechts unten.