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Wiki-Quellcode von 010.9 Dokumentvorlagen

Version 64.1 von Katharina Prummer am 2024/09/20 09:59
Zeige letzte Bearbeiter
1 (% class="box" %)
2 (((
3 **Der Menüpunkt Dokumentvorlagen im Überblick:**
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5 {{toc/}}
6 )))
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8 (% class="box warningmessage" %)
9 (((
10 Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
11 )))
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13 = Dokumentvorlagen =
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15 Mithilfe einer Dokumentvorlagen können Dokumente aus dem b4-System erstellt werden. Diese kann bspw. bei einer Aktivität vom Typ Brief oder auch direkt an einem Desktop mit der Funktion (aus Vorlage) erstellt werden.
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18 == Bereiche ==
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20 Ein Bereich legt fest welche Seriendruckfelderverfügbar sind und wo die Vorlage ausgewählt werden kann.
21 Folgende Bereiche sind verfügbar und werden je nach erworbenen Modul angezeigt:
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23 |**Bereich**|**Anzeige**
24 |Aktivität|Druck von einer Aktivität aller Aktivitätstypen
25 |Kontakt|Erstellung einer Aktivität vpm Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Kontakt.
26 Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Kontakt-Desktop erzeugt werden.
27 |Förderung|Erstellung einer Aktivität vpm Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Förderung.
28 Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Förderungs-Desktop erzeugt werden.
29 |Ausschüttung|Erstellung einer Aktivität vpm Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Ausschüttung.
30 Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Ausschüttungs-Desktop erzeugt werden.
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34 == Dokumentvorlagen erstellen ==
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36 1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Schnellsuche** eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
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38 (% style="list-style-type:circle" %)
39 * Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
40 * Das Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** wird angezeigt.
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42 (% start="2" %)
43 1. Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** doppelklicken
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45 (% style="list-style-type:circle" %)
46 * Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
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48 (% start="3" %)
49 1. **+** Icon anklicken
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51 (% style="list-style-type:circle" %)
52 * Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
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54 (% start="4" %)
55 1. **Bereich **auswählen (dieser legt fest welche Seriendruckfelder später verfügbar sind und in welchem Bereich die Vorlage ausgewählt werden kann)
56 1. **Bezeichnung **eingeben
57 1. **Kategorie **auswählen
58 1. **Stiftung **auswählen
59 1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder beides
60 1. Diskette-Icon**Speichern **auswählen
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62 (% style="list-style-type:circle" %)
63 * Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
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65 == Allgemeine Einstellungen die Dokumentvorlage ==
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67 [[image:Allgemein_Einstellungen.png||height="259" style="float:left" width="552"]]
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69 (% style="margin-left:auto; width:588.6px" %)
70 |=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 509px;" %)Beschreibung
71 |(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert. Bei vielen Vorlage lässt sich dadurch die Vorlagen kategorisieren damit können die Vorlagen schneller gefunden werden.
72 |(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist. Die Vorlage ist dann eine **Stiftungsbezogenen Vorlage **und wird nur zur Auswahl angeboten, wenn die Stiftungen übereinstimmen.
73 |(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für einen **Brief **handelt, legt man hier fest.
74 |(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für eine **E-Mail** handelt, legt man hier fest.
75 |(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:509px" %)Darf die Dokumentenvorlage **freigegeben **werden, wählt man "Aktiv".
76 |(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest. Bspw. wegen Revisionssicherheit dürfen erzeugte Dokumente nicht mehr bearbeitet werden.
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78 == Der Designer für die Dokumentvorlage im Überblick ==
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80 [[image:Designer_Start.png||height="307" style="float:left" width="849"]]
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98 (% style="width:844.6px" %)
99 |=(% style="width: 104px;" %)Nummer|=(% style="width: 738px;" %)Beschreibung
100 |(% style="width:104px" %)**0**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik [[Allgemein>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAllgemeineEinstellungenfFCrdasDokument]]wechseln. Hier legt man allgemeine **Einstellungen **der Dokumentenvorlage fest.
101 |(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik **Designer **wechseln. Dies ist der **Bearbeitungsbereich **der Dokumentenvorlage.
102 |(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der **Vorschau **kann man sich den Zwischenstand der Dokumentenvorlage **anzeigen **lassen.
103 |(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:738px" %)Über **Start **gelangt man die gängigen Funktionen eines **Text-Editors**, wie z.B. Schriftgröße ändern.
104 |(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der Schaltfläche **Seriendruck **kann man [[Seriendruckfelder>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HSeriendruckfeldimDCberblick]] in die Dokumentenvorlage einbetten.
105 |(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:738px" %)Via **Einfügen **kann man beispielsweise eine Bilddatei zum Dokument hinzufügen.
106 |(% style="width:104px" %)**6**|(% style="width:738px" %)Über den Punkt **Ansicht** legt man genauere Parameter fest, wie man sich die **Vorlage anzeigen **lässt.
107 |(% style="width:104px" %)**7**|(% style="width:738px" %)Mit **Seitenlayout **formatiert man verschiedene **Regeln für **das **Layout **auf der Seite der Vorlage.
108 |(% style="width:104px" %)**8**|(% style="width:738px" %)Hierüber lassen sich **Referenzen **in die Dokumentenvorlage einbetten.
109 |(% style="width:104px" %)**9**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der **Formularfelder **kann beispielsweise Auswahlfenster in die Vorlage einfügen.
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111 === Seriendruckfelder im Überblick ===
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113 [[image:Designer_Seriendruck.png||height="336" style="float:left" width="956"]]
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126 (% style="width:955.6px" %)
127 |=(% style="width: 94px;" %)Nummer|=(% style="width: 860px;" %)Beschreibung
128 |(% style="width:94px" %)**1**|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein **Spezialfeld einfügen**. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch
129 bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Ab Zahl 5 aufrunden, ansonsten abrunden." Der Wert 4 wird eingegeben.
130 Daraufhin erscheint der Text: "Ergebnis wird abgerundet.")
131 |(% style="width:94px" %)**2**|(% style="width:860px" %)Die jeweiligen **Feldeigenschaften **lassen sich hier einsehen.
132 |(% style="width:94px" %)**3**|(% style="width:860px" %)Ein **Feld **kann man über diese Funktion **löschen**.
133 |(% style="width:94px" %)**4**|(% style="width:860px" %)**Seriendruckfelder **lassen sich über dieses Funktion einfügen.
134 |(% style="width:94px" %)**5**|(% style="width:860px" %)Über diesen Menüpunkt **fügt **man einen sich **wiederholenden Block ein**.
135 |(% style="width:94px" %)**6**|(% style="width:860px" %)**Wiederholende Blöcke bearbeitet **man über diesen Menüpunkt.
136 |(% style="width:94px" %)**7**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich bestimmte **Feldcodes anzeigen**.
137 |(% style="width:94px" %)**8**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich **Feldtexte anzeigen**.
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139 (% class="box infomessage" %)
140 (((
141 Im System des Non Profit Managers existiert ein Dienstprogramm. Dieses **prüft **ob in den Vorlagen der Belege und Dokumente, ob die eingefügten **Seriendruckfelder aktuell **sind und **ob **sie **funktionieren**.
142 Nur Anwender mit entsprechender Berechtigung gelangen in eben dieses Dienstprogramm.
143 )))
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145 ==== Seriendruckfeld einfügen ====
146
147 1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
148 1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Seriendruck **auswählen
149 1. Option **Serienfelder einfügen **auswählen
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151 (% style="list-style-type:circle" %)
152 * Die Übersicht der möglichen Seriendruckfelder wird angezeigt.
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154 (% start="4" %)
155 1. Gewünschtes **Seriendruckfeld **anklicken
156 1. Auf Button **Einfügen **klicken
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158 (% style="list-style-type:circle" %)
159 * Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt.
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171 === Formularfelder im Überblick ===
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173 [[image:Text_Editior_Menuepunkte.png||alt="Formularfelder_einfuegen.png" height="408" style="float:left" width="698"]]
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175 (% style="margin-left:auto; width:777.6px" %)
176 |(% style="width:104px" %)**Nummer**|(% style="width:672px" %)**Beschreibung**
177 |(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld vom Typ [[Text>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HTextfeldeinfFCgen]].
178 |(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld, das die Funktion von [[Kontrollkästchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKontrollkE4stcheneinfFCgen]] einnimmt.
179 |(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
180 |(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:672px" %)Eine [[Auswahlliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAuswahllistenformularfeldeinfFCgen]]fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
181 |(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:672px" %)Ein [[Datumsauswahlfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDatumauswahlformularfeldeinfFCgen]]erzeugt man mithilfe dieses Icons.
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196 ==== Textfeld einfügen ====
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198 1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
199 1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
200 1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
201 1. Option **Text-Formularfeld einfügen** auswählen
202
203 (% style="list-style-type:circle" %)
204 * In Dokument wird nun ein Textformularfeld angezeigt.
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206 xx
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208 ==== Kontrollkästchen einfügen ====
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210 1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kontrollkaestchen_Formularfeld.png||height="155" style="float:right" width="174"]]
211 1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
212 1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
213 1. Option **Kontrollkästchen-Formularfeld einfügen** auswählen
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215 (% style="list-style-type:circle" %)
216 * In Dokument wird nun ein Kontrollkästchen angezeigt.
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218 (% start="5" %)
219 1. Rechts oben kann bei Bedarf nun auch die **Aktiviert**-/**Inaktiviert**-Symbole ändern
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221 ==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
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223 1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen [[image:Kombinationslisten_Formularfeld.png||height="119" style="float:right" width="276"]]
224 1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
225 1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
226 1. Option **Kombinationslisten-Formularfeld einfügen** auswählen
227 1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Kombinationsliste klicken
228 1. Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen
229 1. Eingabe mit Entertaste bestätigen
230
231 (% style="list-style-type:circle" %)
232 * In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt.
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234 ==== Auswahllistenformularfeld einfügen ====
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236 1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Auswahllisten_Formularfeld.png||height="124" style="float:right" width="277"]]
237 1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
238 1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
239 1. Option **Auswahllisten-Formularfeld einfügen** auswählen
240 1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Auswahlliste klicken
241 1. Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen
242 1. Eingabe mit Entertaste bestätigen
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244 (% style="list-style-type:circle" %)
245 * In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt.
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247 ==== Datumauswahlformularfeld einfügen ====
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249 1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Datumauswahl_Formularfeld.png||height="152" style="float:right" width="266"]]
250 1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
251 1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
252 1. Option **Datumauswahl-Formularfeld einfügen** auswählen
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254 (% style="list-style-type:circle" %)
255 * Ein Kalender wird angezeigt. In der Vorauswahl ist das aktuelle Datum zu sehen.
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257 (% start="5" %)
258 1. Datum auswählen
259
260 (% style="list-style-type:circle" %)
261 * Das ausgewählte Datum wird in einem Textfeld angezeigt.
262
263 == Löschen eines Formularfeldes ==
264
265 [[image:Formularfelder_entfernen.png||height="424" style="float:left" width="732"]]
266
267 (% style="margin-left:auto; width:751px" %)
268 |=(% style="width: 82px;" %)Nummer|=(% style="width: 665px;" %)Beschreibung
269 |(% style="width:82px" %)**1**|(% style="width:665px" %)(((
270 Erste **Voraussetzung **ist, dass man eine Vorlage erstellt hat, in der mindestens ein [[Formularfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HFormularfelderimDCberblick]] eingefügt wurde.
271
272 Anschließend ruft man einen gewünschten Kontakt auf und geht auf das **+**Icon im Bereich der Aktivitäten.
273 )))
274 |(% style="width:82px" %)**2**|(% style="width:665px" %)Wenn man z.B. mal **Brief **ausgewählt hat, so öffnet sich das Fenster der **Neuanlage**. Im Bereich der Vorlagen wählt man nun eine Vorlage aus, die mindestens ein Formularfeld enthält. Ähnlich verhält es sich auch beim Löschen eines Formularfeldes bei der Aktivität E-Mail.
275 |(% style="width:82px" %)**3**|(% style="width:665px" %)Ein solches Formularfeld sieht man wie in diesem Beispiel zum Beispiel an dem roten Balken. In der Vorlage befindet sich an dieser Stelle ein Formularfeld. im **Dropdown **der Formularfelder direkt darunter kann man nun aus der **Auswahl **der **Formularfelder **dieser Vorlage wählen. Wenn man hier nun ein gewünschtes Formularfeld wählt...
276 |(% style="width:82px" %)**4**|(% style="width:665px" %)...und dann auf den Button **Entfernen **klickt, dann wird eben dieses Formularfeld gelöscht.
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295 xx
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297 == Löschen einer Dokumentvorlage ==
298
299 Wenn man eine Dokumentvorlage löschen möchte, führt das System zunächst zwei Prüfungen durch.[[image:Dokumentvorlage_loeschen.png||height="168" style="float:right" width="331"]]
300
301 Wenn das System feststellt, dass eben diese Dokumentvorlage in einer Aktivitätsvorlage verwendet wird, kann man die Dokumentvorlage nicht löschen.
302
303 Ein Hinweis erscheint und berichtet dann, dass erst die Aktivitätsvorlage gelöscht werden muss.
304
305 Wenn die Dokumentvorlage innerhalb einer Aktivität Anwendung findet, dann wird der Betreff automatisch entfernt.
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314 xx
315
316 = Dokumentkategorien =
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318 Die Kategorien für Dokumente sind empfehlenswert, so bald mehrere Dokumente bspw. an einem Kontakt, Förderprojekt oder Gremium hängen. Jedem Dokument kann eine Kategorie zugewiesen werden. Die Dokumentkategorie „Allgemein“ ist automatisch als Standard angelegt. Die erstellten Dokumentkategorien können auch Aktivitäten zugewiesen werden.
319
320 == Dokumentkategorien anlegen ==
321
322 1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 
323 2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 
324 3.   Der Karteireiter „Dokumentkategorien“ öffnet sich. Sie auf den Button „Neuanlage“ (rechts unten). Es erscheint eine neue Zeile. Hier können Sie nun die Nummer, Bezeichnung sowie den Status bearbeiten
325 4.   Nachdem Sie alle Angaben getätigt haben, speichern Sie mit dem Button „Speichern“ rechts unten. Wenn Sie nun Dokumente/Dokumentvorlagen hinzufügen, haben Sie die Möglichkeit diese Kategorie anzugeben.
326
327 == Dokumentkategorie inaktiv setzen ==
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329 Sollte eine Kategorie nicht mehr aktuell sein, kann diese auf inaktiv gesetzt werden. Dies bedeutet, dass diese Kategorie nicht mehr ausgewählt werden kann. Hier gehen Sie wie folgt vor:
330
331 1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 
332 2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 
333 3.   In dem Karteireiter werden Ihnen alle bis zu diesem Zeitpunkt angelegten Kategorien angezeigt. In der Spalte Status können Sie mithilfe des Aufklappbuttons den Status entsprechend ändern.
334 4.   Speichern Sie Ihre Angaben mit dem Button „Speichern“ rechts unten.