Wiki-Quellcode von 010.9 Dokumentvorlagen

Version 65.1 von Katharina Prummer am 2024/09/20 09:59

version	line-number	content
5.1	1	(% class="box" %)
	2	(((
35.1	3	Der Menüpunkt Dokumentvorlagen im Überblick:
4.1	4
5.1	5	{{toc/}}
	6	)))
4.1	7
48.1	8	(% class="box warningmessage" %)
	9	(((
	10	Ab Version V23.2SP00 verfügbar
	11	)))
	12
30.1	13	= Dokumentvorlagen =
4.1	14
30.1	15	Mithilfe einer Dokumentvorlagen können Dokumente aus dem b4-System erstellt werden. Diese kann bspw. bei einer Aktivität vom Typ Brief oder auch direkt an einem Desktop mit der Funktion (aus Vorlage) erstellt werden.
4.1	16
	17
64.1	18	== Bereiche ==
	19
	20	Ein Bereich legt fest welche Seriendruckfelderverfügbar sind und wo die Vorlage ausgewählt werden kann.
	21	Folgende Bereiche sind verfügbar und werden je nach erworbenen Modul angezeigt:
	22
	23	\|Bereich\|Anzeige
	24	\|Aktivität\|Druck von einer Aktivität aller Aktivitätstypen
	25	\|Kontakt\|Erstellung einer Aktivität vpm Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Kontakt.
	26	Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Kontakt-Desktop erzeugt werden.
	27	\|Förderung\|Erstellung einer Aktivität vpm Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Förderung.
	28	Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Förderungs-Desktop erzeugt werden.
	29	\|Ausschüttung\|Erstellung einer Aktivität vpm Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Ausschüttung.
	30	Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Ausschüttungs-Desktop erzeugt werden.
	31
	32
30.1	33	== Dokumentvorlagen erstellen ==
4.1	34
64.1	35	1. Begriff Dokumentvorlagen in Schnellsuche eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png\|\|height="228" style="float:right" width="378"]]
27.1	36
	37	(% style="list-style-type:circle" %)
	38	* Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
	39	* Das Programm Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen wird angezeigt.
	40
	41	(% start="2" %)
	42	1. Programm Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen doppelklicken
	43
	44	(% style="list-style-type:circle" %)
	45	* Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
	46
	47	(% start="3" %)
36.1	48	1. + Icon anklicken
27.1	49
	50	(% style="list-style-type:circle" %)
	51	* Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
	52
	53	(% start="4" %)
30.1	54	1. Bereich auswählen (dieser legt fest welche Seriendruckfelder später verfügbar sind und in welchem Bereich die Vorlage ausgewählt werden kann)
27.1	55	1. Bezeichnung eingeben
	56	1. Kategorie auswählen
	57	1. Stiftung auswählen
31.1	58	1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder beides
36.1	59	1. Diskette-IconSpeichern auswählen
27.1	60
	61	(% style="list-style-type:circle" %)
	62	* Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
	63
29.1	64	== Allgemeine Einstellungen die Dokumentvorlage ==
11.1	65
	66	[[image:Allgemein_Einstellungen.png\|\|height="259" style="float:left" width="552"]]
	67
	68	(% style="margin-left:auto; width:588.6px" %)
	69	\|=(% style="width: 78px;" %)Nummer\|=(% style="width: 509px;" %)Beschreibung
37.1	70	\|(% style="width:78px" %)1\|(% style="width:509px" %)Hier wird die Kategorie definiert. Bei vielen Vorlage lässt sich dadurch die Vorlagen kategorisieren damit können die Vorlagen schneller gefunden werden.
	71	\|(% style="width:78px" %)2\|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, welcher Stiftung das Dokument zugeordnet ist. Die Vorlage ist dann eine Stiftungsbezogenen Vorlage und wird nur zur Auswahl angeboten, wenn die Stiftungen übereinstimmen.
11.1	72	\|(% style="width:78px" %)3\|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für einen Brief handelt, legt man hier fest.
	73	\|(% style="width:78px" %)4\|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für eine E-Mail handelt, legt man hier fest.
	74	\|(% style="width:78px" %)5\|(% style="width:509px" %)Darf die Dokumentenvorlage freigegeben werden, wählt man "Aktiv".
37.1	75	\|(% style="width:78px" %)6\|(% style="width:509px" %)Die Erlaubnis zur Bearbeitung nach dem Druck legt man hier fest. Bspw. wegen Revisionssicherheit dürfen erzeugte Dokumente nicht mehr bearbeitet werden.
11.1	76
29.1	77	== Der Designer für die Dokumentvorlage im Überblick ==
11.1	78
12.1	79	[[image:Designer_Start.png\|\|height="307" style="float:left" width="849"]]
11.1	80
	81
12.1	82
	83
	84
	85
	86
	87
	88
	89
	90
	91
61.1	92
	93
	94
	95
	96
	97	(% style="width:844.6px" %)
16.1	98	\|=(% style="width: 104px;" %)Nummer\|=(% style="width: 738px;" %)Beschreibung
18.1	99	\|(% style="width:104px" %)0\|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik [[Allgemein>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAllgemeineEinstellungenfFCrdasDokument]]wechseln. Hier legt man allgemeine Einstellungen der Dokumentenvorlage fest.
16.1	100	\|(% style="width:104px" %)1\|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik Designer wechseln. Dies ist der Bearbeitungsbereich der Dokumentenvorlage.
	101	\|(% style="width:104px" %)2\|(% style="width:738px" %)Mithilfe der Vorschau kann man sich den Zwischenstand der Dokumentenvorlage anzeigen lassen.
	102	\|(% style="width:104px" %)3\|(% style="width:738px" %)Über Start gelangt man die gängigen Funktionen eines Text-Editors, wie z.B. Schriftgröße ändern.
19.1	103	\|(% style="width:104px" %)4\|(% style="width:738px" %)Mithilfe der Schaltfläche Seriendruck kann man [[Seriendruckfelder>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HSeriendruckfeldimDCberblick]] in die Dokumentenvorlage einbetten.
16.1	104	\|(% style="width:104px" %)5\|(% style="width:738px" %)Via Einfügen kann man beispielsweise eine Bilddatei zum Dokument hinzufügen.
	105	\|(% style="width:104px" %)6\|(% style="width:738px" %)Über den Punkt Ansicht legt man genauere Parameter fest, wie man sich die Vorlage anzeigen lässt.
	106	\|(% style="width:104px" %)7\|(% style="width:738px" %)Mit Seitenlayout formatiert man verschiedene Regeln für das Layout auf der Seite der Vorlage.
	107	\|(% style="width:104px" %)8\|(% style="width:738px" %)Hierüber lassen sich Referenzen in die Dokumentenvorlage einbetten.
	108	\|(% style="width:104px" %)9\|(% style="width:738px" %)Mithilfe der Formularfelder kann beispielsweise Auswahlfenster in die Vorlage einfügen.
12.1	109
23.1	110	=== Seriendruckfelder im Überblick ===
15.1	111
16.1	112	[[image:Designer_Seriendruck.png\|\|height="336" style="float:left" width="956"]]
15.1	113
11.1	114
16.1	115
	116
	117
	118
	119
	120
	121
	122
	123
	124
61.1	125	(% style="width:955.6px" %)
16.1	126	\|=(% style="width: 94px;" %)Nummer\|=(% style="width: 860px;" %)Beschreibung
20.1	127	\|(% style="width:94px" %)1\|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein Spezialfeld einfügen. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch
21.1	128	bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Ab Zahl 5 aufrunden, ansonsten abrunden." Der Wert 4 wird eingegeben.
20.1	129	Daraufhin erscheint der Text: "Ergebnis wird abgerundet.")
	130	\|(% style="width:94px" %)2\|(% style="width:860px" %)Die jeweiligen Feldeigenschaften lassen sich hier einsehen.
	131	\|(% style="width:94px" %)3\|(% style="width:860px" %)Ein Feld kann man über diese Funktion löschen.
	132	\|(% style="width:94px" %)4\|(% style="width:860px" %)Seriendruckfelder lassen sich über dieses Funktion einfügen.
	133	\|(% style="width:94px" %)5\|(% style="width:860px" %)Über diesen Menüpunkt fügt man einen sich wiederholenden Block ein.
	134	\|(% style="width:94px" %)6\|(% style="width:860px" %)Wiederholende Blöcke bearbeitet man über diesen Menüpunkt.
	135	\|(% style="width:94px" %)7\|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich bestimmte Feldcodes anzeigen.
	136	\|(% style="width:94px" %)8\|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich Feldtexte anzeigen.
16.1	137
61.1	138	(% class="box infomessage" %)
	139	(((
	140	Im System des Non Profit Managers existiert ein Dienstprogramm. Dieses prüft ob in den Vorlagen der Belege und Dokumente, ob die eingefügten Seriendruckfelder aktuell sind und ob sie funktionieren.
	141	Nur Anwender mit entsprechender Berechtigung gelangen in eben dieses Dienstprogramm.
	142	)))
	143
25.2	144	==== Seriendruckfeld einfügen ====
	145
	146	1. Im Startbildschirm des Softwaretools Designer auswählen
	147	1. Im Bereich Designer den Menüpunkt Seriendruck auswählen
	148	1. Option Serienfelder einfügen auswählen
	149
	150	(% style="list-style-type:circle" %)
	151	* Die Übersicht der möglichen Seriendruckfelder wird angezeigt.
	152
	153	(% start="4" %)
	154	1. Gewünschtes Seriendruckfeld anklicken
	155	1. Auf Button Einfügen klicken
	156
	157	(% style="list-style-type:circle" %)
	158	* Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt.
	159
47.1	160
	161
	162
	163
	164
	165
	166
	167
	168
23.1	169	=== Formularfelder im Überblick ===
22.1	170
47.1	171	[[image:Text_Editior_Menuepunkte.png\|\|alt="Formularfelder_einfuegen.png" height="408" style="float:left" width="698"]]
22.1	172
	173	(% style="margin-left:auto; width:777.6px" %)
	174	\|(% style="width:104px" %)Nummer\|(% style="width:672px" %)Beschreibung
51.1	175	\|(% style="width:104px" %)1\|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld vom Typ [[Text>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HTextfeldeinfFCgen]].
52.1	176	\|(% style="width:104px" %)2\|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld, das die Funktion von [[Kontrollkästchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKontrollkE4stcheneinfFCgen]] einnimmt.
47.1	177	\|(% style="width:104px" %)3\|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
53.1	178	\|(% style="width:104px" %)4\|(% style="width:672px" %)Eine [[Auswahlliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAuswahllistenformularfeldeinfFCgen]]fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
54.1	179	\|(% style="width:104px" %)5\|(% style="width:672px" %)Ein [[Datumsauswahlfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDatumauswahlformularfeldeinfFCgen]]erzeugt man mithilfe dieses Icons.
22.1	180
39.1	181
	182
50.1	183	xx
	184
55.1	185
	186
	187
	188
	189
	190
	191
	192
50.1	193	==== Textfeld einfügen ====
	194
55.1	195	1. Im Startbildschirm des Softwaretools Designer auswählen
	196	1. Im Bereich Designer den Menüpunkt Formularfelder auswählen
	197	1. Zum Bereich Formularfelder einfügen navigieren
	198	1. Option Text-Formularfeld einfügen auswählen
50.1	199
55.1	200	(% style="list-style-type:circle" %)
	201	* In Dokument wird nun ein Textformularfeld angezeigt.
50.1	202
	203	xx
	204
	205	==== Kontrollkästchen einfügen ====
	206
55.1	207	1. Im Startbildschirm des Softwaretools Designer auswählen[[image:Kontrollkaestchen_Formularfeld.png\|\|height="155" style="float:right" width="174"]]
	208	1. Im Bereich Designer den Menüpunkt Formularfelder auswählen
	209	1. Zum Bereich Formularfelder einfügen navigieren
	210	1. Option Kontrollkästchen-Formularfeld einfügen auswählen
50.1	211
55.1	212	(% style="list-style-type:circle" %)
	213	* In Dokument wird nun ein Kontrollkästchen angezeigt.
50.1	214
55.1	215	(% start="5" %)
	216	1. Rechts oben kann bei Bedarf nun auch die Aktiviert-/Inaktiviert-Symbole ändern
50.1	217
25.3	218	==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
23.1	219
55.1	220	1. Im Startbildschirm des Softwaretools Designer auswählen [[image:Kombinationslisten_Formularfeld.png\|\|height="119" style="float:right" width="276"]]
25.3	221	1. Im Bereich Designer den Menüpunkt Formularfelder auswählen
	222	1. Zum Bereich Formularfelder einfügen navigieren
55.1	223	1. Option Kombinationslisten-Formularfeld einfügen auswählen
	224	1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Kombinationsliste klicken
	225	1. Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen
	226	1. Eingabe mit Entertaste bestätigen
11.1	227
25.3	228	(% style="list-style-type:circle" %)
55.1	229	* In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt.
22.1	230
55.1	231	==== Auswahllistenformularfeld einfügen ====
22.1	232
55.1	233	1. Im Startbildschirm des Softwaretools Designer auswählen[[image:Auswahllisten_Formularfeld.png\|\|height="124" style="float:right" width="277"]]
	234	1. Im Bereich Designer den Menüpunkt Formularfelder auswählen
	235	1. Zum Bereich Formularfelder einfügen navigieren
	236	1. Option Auswahllisten-Formularfeld einfügen auswählen
	237	1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Auswahlliste klicken
	238	1. Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen
	239	1. Eingabe mit Entertaste bestätigen
22.1	240
25.3	241	(% style="list-style-type:circle" %)
55.1	242	* In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt.
22.1	243
58.1	244	==== Datumauswahlformularfeld einfügen ====
50.1	245
58.1	246	1. Im Startbildschirm des Softwaretools Designer auswählen[[image:Datumauswahl_Formularfeld.png\|\|height="152" style="float:right" width="266"]]
55.1	247	1. Im Bereich Designer den Menüpunkt Formularfelder auswählen
	248	1. Zum Bereich Formularfelder einfügen navigieren
	249	1. Option Datumauswahl-Formularfeld einfügen auswählen
50.1	250
55.1	251	(% style="list-style-type:circle" %)
	252	* Ein Kalender wird angezeigt. In der Vorauswahl ist das aktuelle Datum zu sehen.
50.1	253
55.1	254	(% start="5" %)
	255	1. Datum auswählen
50.1	256
55.1	257	(% style="list-style-type:circle" %)
	258	* Das ausgewählte Datum wird in einem Textfeld angezeigt.
50.1	259
62.1	260	== Löschen eines Formularfeldes ==
	261
	262	[[image:Formularfelder_entfernen.png\|\|height="424" style="float:left" width="732"]]
	263
	264	(% style="margin-left:auto; width:751px" %)
	265	\|=(% style="width: 82px;" %)Nummer\|=(% style="width: 665px;" %)Beschreibung
	266	\|(% style="width:82px" %)1\|(% style="width:665px" %)(((
63.1	267	Erste Voraussetzung ist, dass man eine Vorlage erstellt hat, in der mindestens ein [[Formularfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HFormularfelderimDCberblick]] eingefügt wurde.
62.1	268
	269	Anschließend ruft man einen gewünschten Kontakt auf und geht auf das +Icon im Bereich der Aktivitäten.
	270	)))
	271	\|(% style="width:82px" %)2\|(% style="width:665px" %)Wenn man z.B. mal Brief ausgewählt hat, so öffnet sich das Fenster der Neuanlage. Im Bereich der Vorlagen wählt man nun eine Vorlage aus, die mindestens ein Formularfeld enthält. Ähnlich verhält es sich auch beim Löschen eines Formularfeldes bei der Aktivität E-Mail.
	272	\|(% style="width:82px" %)3\|(% style="width:665px" %)Ein solches Formularfeld sieht man wie in diesem Beispiel zum Beispiel an dem roten Balken. In der Vorlage befindet sich an dieser Stelle ein Formularfeld. im Dropdown der Formularfelder direkt darunter kann man nun aus der Auswahl der Formularfelder dieser Vorlage wählen. Wenn man hier nun ein gewünschtes Formularfeld wählt...
	273	\|(% style="width:82px" %)4\|(% style="width:665px" %)...und dann auf den Button Entfernen klickt, dann wird eben dieses Formularfeld gelöscht.
	274
	275
	276
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	278
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	280
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	285
	286
	287
	288
	289
	290
	291	xx
	292
60.1	293	== Löschen einer Dokumentvorlage ==
	294
	295	Wenn man eine Dokumentvorlage löschen möchte, führt das System zunächst zwei Prüfungen durch.[[image:Dokumentvorlage_loeschen.png\|\|height="168" style="float:right" width="331"]]
	296
	297	Wenn das System feststellt, dass eben diese Dokumentvorlage in einer Aktivitätsvorlage verwendet wird, kann man die Dokumentvorlage nicht löschen.
	298
	299	Ein Hinweis erscheint und berichtet dann, dass erst die Aktivitätsvorlage gelöscht werden muss.
	300
	301	Wenn die Dokumentvorlage innerhalb einer Aktivität Anwendung findet, dann wird der Betreff automatisch entfernt.
	302
	303
	304
	305
	306
	307
	308
	309
	310	xx
	311
40.1	312	= Dokumentkategorien =
4.1	313
41.1	314	Die Kategorien für Dokumente sind empfehlenswert, so bald mehrere Dokumente bspw. an einem Kontakt, Förderprojekt oder Gremium hängen. Jedem Dokument kann eine Kategorie zugewiesen werden. Die Dokumentkategorie „Allgemein“ ist automatisch als Standard angelegt. Die erstellten Dokumentkategorien können auch Aktivitäten zugewiesen werden.
4.1	315
42.1	316	== Dokumentkategorien anlegen ==
4.1	317
41.1	318	1. Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt.
	319	2. Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick.
	320	3. Der Karteireiter „Dokumentkategorien“ öffnet sich. Sie auf den Button „Neuanlage“ (rechts unten). Es erscheint eine neue Zeile. Hier können Sie nun die Nummer, Bezeichnung sowie den Status bearbeiten
	321	4. Nachdem Sie alle Angaben getätigt haben, speichern Sie mit dem Button „Speichern“ rechts unten. Wenn Sie nun Dokumente/Dokumentvorlagen hinzufügen, haben Sie die Möglichkeit diese Kategorie anzugeben.
6.1	322
42.1	323	== Dokumentkategorie inaktiv setzen ==
40.1	324
41.1	325	Sollte eine Kategorie nicht mehr aktuell sein, kann diese auf inaktiv gesetzt werden. Dies bedeutet, dass diese Kategorie nicht mehr ausgewählt werden kann. Hier gehen Sie wie folgt vor:
40.1	326
41.1	327	1. Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt.
	328	2. Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick.
	329	3. In dem Karteireiter werden Ihnen alle bis zu diesem Zeitpunkt angelegten Kategorien angezeigt. In der Spalte Status können Sie mithilfe des Aufklappbuttons den Status entsprechend ändern.
	330	4. Speichern Sie Ihre Angaben mit dem Button „Speichern“ rechts unten.