Wiki-Quellcode von 010.9 Dokumentvorlagen

Version 67.1 von Katharina Prummer am 2024/09/20 10:07

version	line-number	content
5.1	1	(% class="box" %)
	2	(((
35.1	3	Der Menüpunkt Dokumentvorlagen im Überblick:
4.1	4
5.1	5	{{toc/}}
	6	)))
4.1	7
48.1	8	(% class="box warningmessage" %)
	9	(((
	10	Ab Version V23.2SP00 verfügbar
	11	)))
	12
30.1	13	= Dokumentvorlagen =
4.1	14
30.1	15	Mithilfe einer Dokumentvorlagen können Dokumente aus dem b4-System erstellt werden. Diese kann bspw. bei einer Aktivität vom Typ Brief oder auch direkt an einem Desktop mit der Funktion (aus Vorlage) erstellt werden.
4.1	16
	17
64.1	18	== Bereiche ==
	19
	20	Ein Bereich legt fest welche Seriendruckfelderverfügbar sind und wo die Vorlage ausgewählt werden kann.
	21	Folgende Bereiche sind verfügbar und werden je nach erworbenen Modul angezeigt:
	22
	23	\|Bereich\|Anzeige
	24	\|Aktivität\|Druck von einer Aktivität aller Aktivitätstypen
	25	\|Kontakt\|Erstellung einer Aktivität vpm Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Kontakt.
	26	Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Kontakt-Desktop erzeugt werden.
	27	\|Förderung\|Erstellung einer Aktivität vpm Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Förderung.
	28	Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Förderungs-Desktop erzeugt werden.
	29	\|Ausschüttung\|Erstellung einer Aktivität vpm Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Ausschüttung.
	30	Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Ausschüttungs-Desktop erzeugt werden.
	31
30.1	32	== Dokumentvorlagen erstellen ==
4.1	33
64.1	34	1. Begriff Dokumentvorlagen in Schnellsuche eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png\|\|height="228" style="float:right" width="378"]]
27.1	35
	36	(% style="list-style-type:circle" %)
	37	* Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
	38	* Das Programm Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen wird angezeigt.
	39
	40	(% start="2" %)
	41	1. Programm Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen doppelklicken
	42
	43	(% style="list-style-type:circle" %)
	44	* Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
	45
	46	(% start="3" %)
36.1	47	1. + Icon anklicken
27.1	48
	49	(% style="list-style-type:circle" %)
	50	* Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
	51
	52	(% start="4" %)
30.1	53	1. Bereich auswählen (dieser legt fest welche Seriendruckfelder später verfügbar sind und in welchem Bereich die Vorlage ausgewählt werden kann)
27.1	54	1. Bezeichnung eingeben
	55	1. Kategorie auswählen
	56	1. Stiftung auswählen
31.1	57	1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder beides
36.1	58	1. Diskette-IconSpeichern auswählen
27.1	59
	60	(% style="list-style-type:circle" %)
	61	* Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
	62
29.1	63	== Allgemeine Einstellungen die Dokumentvorlage ==
11.1	64
	65	[[image:Allgemein_Einstellungen.png\|\|height="259" style="float:left" width="552"]]
	66
	67	(% style="margin-left:auto; width:588.6px" %)
	68	\|=(% style="width: 78px;" %)Nummer\|=(% style="width: 509px;" %)Beschreibung
37.1	69	\|(% style="width:78px" %)1\|(% style="width:509px" %)Hier wird die Kategorie definiert. Bei vielen Vorlage lässt sich dadurch die Vorlagen kategorisieren damit können die Vorlagen schneller gefunden werden.
	70	\|(% style="width:78px" %)2\|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, welcher Stiftung das Dokument zugeordnet ist. Die Vorlage ist dann eine Stiftungsbezogenen Vorlage und wird nur zur Auswahl angeboten, wenn die Stiftungen übereinstimmen.
11.1	71	\|(% style="width:78px" %)3\|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für einen Brief handelt, legt man hier fest.
	72	\|(% style="width:78px" %)4\|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für eine E-Mail handelt, legt man hier fest.
	73	\|(% style="width:78px" %)5\|(% style="width:509px" %)Darf die Dokumentenvorlage freigegeben werden, wählt man "Aktiv".
37.1	74	\|(% style="width:78px" %)6\|(% style="width:509px" %)Die Erlaubnis zur Bearbeitung nach dem Druck legt man hier fest. Bspw. wegen Revisionssicherheit dürfen erzeugte Dokumente nicht mehr bearbeitet werden.
11.1	75
66.1	76	== Dokumentvorlage im Überblick ==
11.1	77
12.1	78	[[image:Designer_Start.png\|\|height="307" style="float:left" width="849"]]
11.1	79
	80
12.1	81
	82
	83
	84
	85
	86
	87
	88
	89
	90
61.1	91
	92
	93
	94
	95
	96	(% style="width:844.6px" %)
16.1	97	\|=(% style="width: 104px;" %)Nummer\|=(% style="width: 738px;" %)Beschreibung
18.1	98	\|(% style="width:104px" %)0\|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik [[Allgemein>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAllgemeineEinstellungenfFCrdasDokument]]wechseln. Hier legt man allgemeine Einstellungen der Dokumentenvorlage fest.
16.1	99	\|(% style="width:104px" %)1\|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik Designer wechseln. Dies ist der Bearbeitungsbereich der Dokumentenvorlage.
	100	\|(% style="width:104px" %)2\|(% style="width:738px" %)Mithilfe der Vorschau kann man sich den Zwischenstand der Dokumentenvorlage anzeigen lassen.
	101	\|(% style="width:104px" %)3\|(% style="width:738px" %)Über Start gelangt man die gängigen Funktionen eines Text-Editors, wie z.B. Schriftgröße ändern.
19.1	102	\|(% style="width:104px" %)4\|(% style="width:738px" %)Mithilfe der Schaltfläche Seriendruck kann man [[Seriendruckfelder>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HSeriendruckfeldimDCberblick]] in die Dokumentenvorlage einbetten.
16.1	103	\|(% style="width:104px" %)5\|(% style="width:738px" %)Via Einfügen kann man beispielsweise eine Bilddatei zum Dokument hinzufügen.
	104	\|(% style="width:104px" %)6\|(% style="width:738px" %)Über den Punkt Ansicht legt man genauere Parameter fest, wie man sich die Vorlage anzeigen lässt.
	105	\|(% style="width:104px" %)7\|(% style="width:738px" %)Mit Seitenlayout formatiert man verschiedene Regeln für das Layout auf der Seite der Vorlage.
	106	\|(% style="width:104px" %)8\|(% style="width:738px" %)Hierüber lassen sich Referenzen in die Dokumentenvorlage einbetten.
	107	\|(% style="width:104px" %)9\|(% style="width:738px" %)Mithilfe der Formularfelder kann beispielsweise Auswahlfenster in die Vorlage einfügen.
12.1	108
23.1	109	=== Seriendruckfelder im Überblick ===
15.1	110
16.1	111	[[image:Designer_Seriendruck.png\|\|height="336" style="float:left" width="956"]]
15.1	112
11.1	113
16.1	114
	115
	116
	117
	118
	119
	120
	121
	122
	123
61.1	124	(% style="width:955.6px" %)
16.1	125	\|=(% style="width: 94px;" %)Nummer\|=(% style="width: 860px;" %)Beschreibung
20.1	126	\|(% style="width:94px" %)1\|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein Spezialfeld einfügen. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch
21.1	127	bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Ab Zahl 5 aufrunden, ansonsten abrunden." Der Wert 4 wird eingegeben.
20.1	128	Daraufhin erscheint der Text: "Ergebnis wird abgerundet.")
	129	\|(% style="width:94px" %)2\|(% style="width:860px" %)Die jeweiligen Feldeigenschaften lassen sich hier einsehen.
	130	\|(% style="width:94px" %)3\|(% style="width:860px" %)Ein Feld kann man über diese Funktion löschen.
	131	\|(% style="width:94px" %)4\|(% style="width:860px" %)Seriendruckfelder lassen sich über dieses Funktion einfügen.
	132	\|(% style="width:94px" %)5\|(% style="width:860px" %)Über diesen Menüpunkt fügt man einen sich wiederholenden Block ein.
	133	\|(% style="width:94px" %)6\|(% style="width:860px" %)Wiederholende Blöcke bearbeitet man über diesen Menüpunkt.
	134	\|(% style="width:94px" %)7\|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich bestimmte Feldcodes anzeigen.
	135	\|(% style="width:94px" %)8\|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich Feldtexte anzeigen.
16.1	136
61.1	137	(% class="box infomessage" %)
	138	(((
	139	Im System des Non Profit Managers existiert ein Dienstprogramm. Dieses prüft ob in den Vorlagen der Belege und Dokumente, ob die eingefügten Seriendruckfelder aktuell sind und ob sie funktionieren.
	140	Nur Anwender mit entsprechender Berechtigung gelangen in eben dieses Dienstprogramm.
	141	)))
	142
25.2	143	==== Seriendruckfeld einfügen ====
	144
	145	1. Im Startbildschirm des Softwaretools Designer auswählen
	146	1. Im Bereich Designer den Menüpunkt Seriendruck auswählen
	147	1. Option Serienfelder einfügen auswählen
	148
	149	(% style="list-style-type:circle" %)
	150	* Die Übersicht der möglichen Seriendruckfelder wird angezeigt.
	151
	152	(% start="4" %)
	153	1. Gewünschtes Seriendruckfeld anklicken
	154	1. Auf Button Einfügen klicken
	155
	156	(% style="list-style-type:circle" %)
	157	* Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt.
	158
47.1	159
	160
	161
	162
	163
	164
	165
23.1	166	=== Formularfelder im Überblick ===
22.1	167
47.1	168	[[image:Text_Editior_Menuepunkte.png\|\|alt="Formularfelder_einfuegen.png" height="408" style="float:left" width="698"]]
22.1	169
	170	(% style="margin-left:auto; width:777.6px" %)
	171	\|(% style="width:104px" %)Nummer\|(% style="width:672px" %)Beschreibung
51.1	172	\|(% style="width:104px" %)1\|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld vom Typ [[Text>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HTextfeldeinfFCgen]].
52.1	173	\|(% style="width:104px" %)2\|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld, das die Funktion von [[Kontrollkästchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKontrollkE4stcheneinfFCgen]] einnimmt.
47.1	174	\|(% style="width:104px" %)3\|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
53.1	175	\|(% style="width:104px" %)4\|(% style="width:672px" %)Eine [[Auswahlliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAuswahllistenformularfeldeinfFCgen]]fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
54.1	176	\|(% style="width:104px" %)5\|(% style="width:672px" %)Ein [[Datumsauswahlfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDatumauswahlformularfeldeinfFCgen]]erzeugt man mithilfe dieses Icons.
22.1	177
50.1	178	xx
	179
55.1	180
	181
	182
	183
	184
	185
	186
	187
50.1	188	==== Textfeld einfügen ====
	189
55.1	190	1. Im Startbildschirm des Softwaretools Designer auswählen
	191	1. Im Bereich Designer den Menüpunkt Formularfelder auswählen
	192	1. Zum Bereich Formularfelder einfügen navigieren
	193	1. Option Text-Formularfeld einfügen auswählen
50.1	194
55.1	195	(% style="list-style-type:circle" %)
	196	* In Dokument wird nun ein Textformularfeld angezeigt.
50.1	197
	198	xx
	199
	200	==== Kontrollkästchen einfügen ====
	201
55.1	202	1. Im Startbildschirm des Softwaretools Designer auswählen[[image:Kontrollkaestchen_Formularfeld.png\|\|height="155" style="float:right" width="174"]]
	203	1. Im Bereich Designer den Menüpunkt Formularfelder auswählen
	204	1. Zum Bereich Formularfelder einfügen navigieren
	205	1. Option Kontrollkästchen-Formularfeld einfügen auswählen
50.1	206
55.1	207	(% style="list-style-type:circle" %)
	208	* In Dokument wird nun ein Kontrollkästchen angezeigt.
50.1	209
55.1	210	(% start="5" %)
	211	1. Rechts oben kann bei Bedarf nun auch die Aktiviert-/Inaktiviert-Symbole ändern
50.1	212
25.3	213	==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
23.1	214
55.1	215	1. Im Startbildschirm des Softwaretools Designer auswählen [[image:Kombinationslisten_Formularfeld.png\|\|height="119" style="float:right" width="276"]]
25.3	216	1. Im Bereich Designer den Menüpunkt Formularfelder auswählen
	217	1. Zum Bereich Formularfelder einfügen navigieren
55.1	218	1. Option Kombinationslisten-Formularfeld einfügen auswählen
	219	1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Kombinationsliste klicken
	220	1. Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen
	221	1. Eingabe mit Entertaste bestätigen
11.1	222
25.3	223	(% style="list-style-type:circle" %)
55.1	224	* In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt.
22.1	225
55.1	226	==== Auswahllistenformularfeld einfügen ====
22.1	227
55.1	228	1. Im Startbildschirm des Softwaretools Designer auswählen[[image:Auswahllisten_Formularfeld.png\|\|height="124" style="float:right" width="277"]]
	229	1. Im Bereich Designer den Menüpunkt Formularfelder auswählen
	230	1. Zum Bereich Formularfelder einfügen navigieren
	231	1. Option Auswahllisten-Formularfeld einfügen auswählen
	232	1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Auswahlliste klicken
	233	1. Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen
	234	1. Eingabe mit Entertaste bestätigen
22.1	235
25.3	236	(% style="list-style-type:circle" %)
55.1	237	* In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt.
22.1	238
58.1	239	==== Datumauswahlformularfeld einfügen ====
50.1	240
58.1	241	1. Im Startbildschirm des Softwaretools Designer auswählen[[image:Datumauswahl_Formularfeld.png\|\|height="152" style="float:right" width="266"]]
55.1	242	1. Im Bereich Designer den Menüpunkt Formularfelder auswählen
	243	1. Zum Bereich Formularfelder einfügen navigieren
	244	1. Option Datumauswahl-Formularfeld einfügen auswählen
50.1	245
55.1	246	(% style="list-style-type:circle" %)
	247	* Ein Kalender wird angezeigt. In der Vorauswahl ist das aktuelle Datum zu sehen.
50.1	248
55.1	249	(% start="5" %)
	250	1. Datum auswählen
50.1	251
55.1	252	(% style="list-style-type:circle" %)
	253	* Das ausgewählte Datum wird in einem Textfeld angezeigt.
50.1	254
62.1	255	== Löschen eines Formularfeldes ==
	256
	257	[[image:Formularfelder_entfernen.png\|\|height="424" style="float:left" width="732"]]
	258
	259	(% style="margin-left:auto; width:751px" %)
	260	\|=(% style="width: 82px;" %)Nummer\|=(% style="width: 665px;" %)Beschreibung
	261	\|(% style="width:82px" %)1\|(% style="width:665px" %)(((
63.1	262	Erste Voraussetzung ist, dass man eine Vorlage erstellt hat, in der mindestens ein [[Formularfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HFormularfelderimDCberblick]] eingefügt wurde.
62.1	263
	264	Anschließend ruft man einen gewünschten Kontakt auf und geht auf das +Icon im Bereich der Aktivitäten.
	265	)))
	266	\|(% style="width:82px" %)2\|(% style="width:665px" %)Wenn man z.B. mal Brief ausgewählt hat, so öffnet sich das Fenster der Neuanlage. Im Bereich der Vorlagen wählt man nun eine Vorlage aus, die mindestens ein Formularfeld enthält. Ähnlich verhält es sich auch beim Löschen eines Formularfeldes bei der Aktivität E-Mail.
	267	\|(% style="width:82px" %)3\|(% style="width:665px" %)Ein solches Formularfeld sieht man wie in diesem Beispiel zum Beispiel an dem roten Balken. In der Vorlage befindet sich an dieser Stelle ein Formularfeld. im Dropdown der Formularfelder direkt darunter kann man nun aus der Auswahl der Formularfelder dieser Vorlage wählen. Wenn man hier nun ein gewünschtes Formularfeld wählt...
	268	\|(% style="width:82px" %)4\|(% style="width:665px" %)...und dann auf den Button Entfernen klickt, dann wird eben dieses Formularfeld gelöscht.
	269
	270
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	281
	282
	283
	284	xx
	285
60.1	286	== Löschen einer Dokumentvorlage ==
	287
	288	Wenn man eine Dokumentvorlage löschen möchte, führt das System zunächst zwei Prüfungen durch.[[image:Dokumentvorlage_loeschen.png\|\|height="168" style="float:right" width="331"]]
	289
	290	Wenn das System feststellt, dass eben diese Dokumentvorlage in einer Aktivitätsvorlage verwendet wird, kann man die Dokumentvorlage nicht löschen.
	291
	292	Ein Hinweis erscheint und berichtet dann, dass erst die Aktivitätsvorlage gelöscht werden muss.
	293
	294	Wenn die Dokumentvorlage innerhalb einer Aktivität Anwendung findet, dann wird der Betreff automatisch entfernt.
	295
	296
	297
	298
	299
	300
	301
	302
67.1	303	== Kopieren einer Dokumentvorlage ==
60.1	304
67.1	305	x
	306
	307	x
	308
	309	x
	310
	311
40.1	312	= Dokumentkategorien =
4.1	313
41.1	314	Die Kategorien für Dokumente sind empfehlenswert, so bald mehrere Dokumente bspw. an einem Kontakt, Förderprojekt oder Gremium hängen. Jedem Dokument kann eine Kategorie zugewiesen werden. Die Dokumentkategorie „Allgemein“ ist automatisch als Standard angelegt. Die erstellten Dokumentkategorien können auch Aktivitäten zugewiesen werden.
4.1	315
42.1	316	== Dokumentkategorien anlegen ==
4.1	317
41.1	318	1. Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt.
	319	2. Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick.
	320	3. Der Karteireiter „Dokumentkategorien“ öffnet sich. Sie auf den Button „Neuanlage“ (rechts unten). Es erscheint eine neue Zeile. Hier können Sie nun die Nummer, Bezeichnung sowie den Status bearbeiten
	321	4. Nachdem Sie alle Angaben getätigt haben, speichern Sie mit dem Button „Speichern“ rechts unten. Wenn Sie nun Dokumente/Dokumentvorlagen hinzufügen, haben Sie die Möglichkeit diese Kategorie anzugeben.
6.1	322
42.1	323	== Dokumentkategorie inaktiv setzen ==
40.1	324
41.1	325	Sollte eine Kategorie nicht mehr aktuell sein, kann diese auf inaktiv gesetzt werden. Dies bedeutet, dass diese Kategorie nicht mehr ausgewählt werden kann. Hier gehen Sie wie folgt vor:
40.1	326
41.1	327	1. Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt.
	328	2. Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick.
	329	3. In dem Karteireiter werden Ihnen alle bis zu diesem Zeitpunkt angelegten Kategorien angezeigt. In der Spalte Status können Sie mithilfe des Aufklappbuttons den Status entsprechend ändern.
	330	4. Speichern Sie Ihre Angaben mit dem Button „Speichern“ rechts unten.