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Wiki-Quellcode von 010.9 Dokumentvorlagen

Version 67.1 von Katharina Prummer am 2024/09/20 10:07
Zeige letzte Bearbeiter
1 (% class="box" %)
2 (((
3 **Der Menüpunkt Dokumentvorlagen im Überblick:**
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5 {{toc/}}
6 )))
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8 (% class="box warningmessage" %)
9 (((
10 Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
11 )))
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13 = Dokumentvorlagen =
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15 Mithilfe einer Dokumentvorlagen können Dokumente aus dem b4-System erstellt werden. Diese kann bspw. bei einer Aktivität vom Typ Brief oder auch direkt an einem Desktop mit der Funktion (aus Vorlage) erstellt werden.
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18 == Bereiche ==
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20 Ein Bereich legt fest welche Seriendruckfelderverfügbar sind und wo die Vorlage ausgewählt werden kann.
21 Folgende Bereiche sind verfügbar und werden je nach erworbenen Modul angezeigt:
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23 |**Bereich**|**Anzeige**
24 |Aktivität|Druck von einer Aktivität aller Aktivitätstypen
25 |Kontakt|Erstellung einer Aktivität vpm Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Kontakt.
26 Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Kontakt-Desktop erzeugt werden.
27 |Förderung|Erstellung einer Aktivität vpm Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Förderung.
28 Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Förderungs-Desktop erzeugt werden.
29 |Ausschüttung|Erstellung einer Aktivität vpm Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Ausschüttung.
30 Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Ausschüttungs-Desktop erzeugt werden.
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32 == Dokumentvorlagen erstellen ==
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34 1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Schnellsuche** eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
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36 (% style="list-style-type:circle" %)
37 * Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
38 * Das Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** wird angezeigt.
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40 (% start="2" %)
41 1. Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** doppelklicken
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43 (% style="list-style-type:circle" %)
44 * Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
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46 (% start="3" %)
47 1. **+** Icon anklicken
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49 (% style="list-style-type:circle" %)
50 * Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
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52 (% start="4" %)
53 1. **Bereich **auswählen (dieser legt fest welche Seriendruckfelder später verfügbar sind und in welchem Bereich die Vorlage ausgewählt werden kann)
54 1. **Bezeichnung **eingeben
55 1. **Kategorie **auswählen
56 1. **Stiftung **auswählen
57 1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder beides
58 1. Diskette-Icon**Speichern **auswählen
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60 (% style="list-style-type:circle" %)
61 * Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
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63 == Allgemeine Einstellungen die Dokumentvorlage ==
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65 [[image:Allgemein_Einstellungen.png||height="259" style="float:left" width="552"]]
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67 (% style="margin-left:auto; width:588.6px" %)
68 |=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 509px;" %)Beschreibung
69 |(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert. Bei vielen Vorlage lässt sich dadurch die Vorlagen kategorisieren damit können die Vorlagen schneller gefunden werden.
70 |(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist. Die Vorlage ist dann eine **Stiftungsbezogenen Vorlage **und wird nur zur Auswahl angeboten, wenn die Stiftungen übereinstimmen.
71 |(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für einen **Brief **handelt, legt man hier fest.
72 |(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für eine **E-Mail** handelt, legt man hier fest.
73 |(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:509px" %)Darf die Dokumentenvorlage **freigegeben **werden, wählt man "Aktiv".
74 |(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest. Bspw. wegen Revisionssicherheit dürfen erzeugte Dokumente nicht mehr bearbeitet werden.
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76 == Dokumentvorlage im Überblick ==
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78 [[image:Designer_Start.png||height="307" style="float:left" width="849"]]
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96 (% style="width:844.6px" %)
97 |=(% style="width: 104px;" %)Nummer|=(% style="width: 738px;" %)Beschreibung
98 |(% style="width:104px" %)**0**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik [[Allgemein>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAllgemeineEinstellungenfFCrdasDokument]]wechseln. Hier legt man allgemeine **Einstellungen **der Dokumentenvorlage fest.
99 |(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik **Designer **wechseln. Dies ist der **Bearbeitungsbereich **der Dokumentenvorlage.
100 |(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der **Vorschau **kann man sich den Zwischenstand der Dokumentenvorlage **anzeigen **lassen.
101 |(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:738px" %)Über **Start **gelangt man die gängigen Funktionen eines **Text-Editors**, wie z.B. Schriftgröße ändern.
102 |(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der Schaltfläche **Seriendruck **kann man [[Seriendruckfelder>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HSeriendruckfeldimDCberblick]] in die Dokumentenvorlage einbetten.
103 |(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:738px" %)Via **Einfügen **kann man beispielsweise eine Bilddatei zum Dokument hinzufügen.
104 |(% style="width:104px" %)**6**|(% style="width:738px" %)Über den Punkt **Ansicht** legt man genauere Parameter fest, wie man sich die **Vorlage anzeigen **lässt.
105 |(% style="width:104px" %)**7**|(% style="width:738px" %)Mit **Seitenlayout **formatiert man verschiedene **Regeln für **das **Layout **auf der Seite der Vorlage.
106 |(% style="width:104px" %)**8**|(% style="width:738px" %)Hierüber lassen sich **Referenzen **in die Dokumentenvorlage einbetten.
107 |(% style="width:104px" %)**9**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der **Formularfelder **kann beispielsweise Auswahlfenster in die Vorlage einfügen.
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109 === Seriendruckfelder im Überblick ===
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111 [[image:Designer_Seriendruck.png||height="336" style="float:left" width="956"]]
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124 (% style="width:955.6px" %)
125 |=(% style="width: 94px;" %)Nummer|=(% style="width: 860px;" %)Beschreibung
126 |(% style="width:94px" %)**1**|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein **Spezialfeld einfügen**. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch
127 bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Ab Zahl 5 aufrunden, ansonsten abrunden." Der Wert 4 wird eingegeben.
128 Daraufhin erscheint der Text: "Ergebnis wird abgerundet.")
129 |(% style="width:94px" %)**2**|(% style="width:860px" %)Die jeweiligen **Feldeigenschaften **lassen sich hier einsehen.
130 |(% style="width:94px" %)**3**|(% style="width:860px" %)Ein **Feld **kann man über diese Funktion **löschen**.
131 |(% style="width:94px" %)**4**|(% style="width:860px" %)**Seriendruckfelder **lassen sich über dieses Funktion einfügen.
132 |(% style="width:94px" %)**5**|(% style="width:860px" %)Über diesen Menüpunkt **fügt **man einen sich **wiederholenden Block ein**.
133 |(% style="width:94px" %)**6**|(% style="width:860px" %)**Wiederholende Blöcke bearbeitet **man über diesen Menüpunkt.
134 |(% style="width:94px" %)**7**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich bestimmte **Feldcodes anzeigen**.
135 |(% style="width:94px" %)**8**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich **Feldtexte anzeigen**.
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137 (% class="box infomessage" %)
138 (((
139 Im System des Non Profit Managers existiert ein Dienstprogramm. Dieses **prüft **ob in den Vorlagen der Belege und Dokumente, ob die eingefügten **Seriendruckfelder aktuell **sind und **ob **sie **funktionieren**.
140 Nur Anwender mit entsprechender Berechtigung gelangen in eben dieses Dienstprogramm.
141 )))
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143 ==== Seriendruckfeld einfügen ====
144
145 1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
146 1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Seriendruck **auswählen
147 1. Option **Serienfelder einfügen **auswählen
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149 (% style="list-style-type:circle" %)
150 * Die Übersicht der möglichen Seriendruckfelder wird angezeigt.
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152 (% start="4" %)
153 1. Gewünschtes **Seriendruckfeld **anklicken
154 1. Auf Button **Einfügen **klicken
155
156 (% style="list-style-type:circle" %)
157 * Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt.
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166 === Formularfelder im Überblick ===
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168 [[image:Text_Editior_Menuepunkte.png||alt="Formularfelder_einfuegen.png" height="408" style="float:left" width="698"]]
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170 (% style="margin-left:auto; width:777.6px" %)
171 |(% style="width:104px" %)**Nummer**|(% style="width:672px" %)**Beschreibung**
172 |(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld vom Typ [[Text>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HTextfeldeinfFCgen]].
173 |(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld, das die Funktion von [[Kontrollkästchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKontrollkE4stcheneinfFCgen]] einnimmt.
174 |(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
175 |(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:672px" %)Eine [[Auswahlliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAuswahllistenformularfeldeinfFCgen]]fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
176 |(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:672px" %)Ein [[Datumsauswahlfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDatumauswahlformularfeldeinfFCgen]]erzeugt man mithilfe dieses Icons.
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188 ==== Textfeld einfügen ====
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190 1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
191 1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
192 1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
193 1. Option **Text-Formularfeld einfügen** auswählen
194
195 (% style="list-style-type:circle" %)
196 * In Dokument wird nun ein Textformularfeld angezeigt.
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200 ==== Kontrollkästchen einfügen ====
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202 1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kontrollkaestchen_Formularfeld.png||height="155" style="float:right" width="174"]]
203 1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
204 1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
205 1. Option **Kontrollkästchen-Formularfeld einfügen** auswählen
206
207 (% style="list-style-type:circle" %)
208 * In Dokument wird nun ein Kontrollkästchen angezeigt.
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210 (% start="5" %)
211 1. Rechts oben kann bei Bedarf nun auch die **Aktiviert**-/**Inaktiviert**-Symbole ändern
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213 ==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
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215 1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen [[image:Kombinationslisten_Formularfeld.png||height="119" style="float:right" width="276"]]
216 1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
217 1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
218 1. Option **Kombinationslisten-Formularfeld einfügen** auswählen
219 1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Kombinationsliste klicken
220 1. Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen
221 1. Eingabe mit Entertaste bestätigen
222
223 (% style="list-style-type:circle" %)
224 * In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt.
225
226 ==== Auswahllistenformularfeld einfügen ====
227
228 1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Auswahllisten_Formularfeld.png||height="124" style="float:right" width="277"]]
229 1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
230 1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
231 1. Option **Auswahllisten-Formularfeld einfügen** auswählen
232 1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Auswahlliste klicken
233 1. Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen
234 1. Eingabe mit Entertaste bestätigen
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236 (% style="list-style-type:circle" %)
237 * In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt.
238
239 ==== Datumauswahlformularfeld einfügen ====
240
241 1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Datumauswahl_Formularfeld.png||height="152" style="float:right" width="266"]]
242 1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
243 1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
244 1. Option **Datumauswahl-Formularfeld einfügen** auswählen
245
246 (% style="list-style-type:circle" %)
247 * Ein Kalender wird angezeigt. In der Vorauswahl ist das aktuelle Datum zu sehen.
248
249 (% start="5" %)
250 1. Datum auswählen
251
252 (% style="list-style-type:circle" %)
253 * Das ausgewählte Datum wird in einem Textfeld angezeigt.
254
255 == Löschen eines Formularfeldes ==
256
257 [[image:Formularfelder_entfernen.png||height="424" style="float:left" width="732"]]
258
259 (% style="margin-left:auto; width:751px" %)
260 |=(% style="width: 82px;" %)Nummer|=(% style="width: 665px;" %)Beschreibung
261 |(% style="width:82px" %)**1**|(% style="width:665px" %)(((
262 Erste **Voraussetzung **ist, dass man eine Vorlage erstellt hat, in der mindestens ein [[Formularfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HFormularfelderimDCberblick]] eingefügt wurde.
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264 Anschließend ruft man einen gewünschten Kontakt auf und geht auf das **+**Icon im Bereich der Aktivitäten.
265 )))
266 |(% style="width:82px" %)**2**|(% style="width:665px" %)Wenn man z.B. mal **Brief **ausgewählt hat, so öffnet sich das Fenster der **Neuanlage**. Im Bereich der Vorlagen wählt man nun eine Vorlage aus, die mindestens ein Formularfeld enthält. Ähnlich verhält es sich auch beim Löschen eines Formularfeldes bei der Aktivität E-Mail.
267 |(% style="width:82px" %)**3**|(% style="width:665px" %)Ein solches Formularfeld sieht man wie in diesem Beispiel zum Beispiel an dem roten Balken. In der Vorlage befindet sich an dieser Stelle ein Formularfeld. im **Dropdown **der Formularfelder direkt darunter kann man nun aus der **Auswahl **der **Formularfelder **dieser Vorlage wählen. Wenn man hier nun ein gewünschtes Formularfeld wählt...
268 |(% style="width:82px" %)**4**|(% style="width:665px" %)...und dann auf den Button **Entfernen **klickt, dann wird eben dieses Formularfeld gelöscht.
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284 xx
285
286 == Löschen einer Dokumentvorlage ==
287
288 Wenn man eine Dokumentvorlage löschen möchte, führt das System zunächst zwei Prüfungen durch.[[image:Dokumentvorlage_loeschen.png||height="168" style="float:right" width="331"]]
289
290 Wenn das System feststellt, dass eben diese Dokumentvorlage in einer Aktivitätsvorlage verwendet wird, kann man die Dokumentvorlage nicht löschen.
291
292 Ein Hinweis erscheint und berichtet dann, dass erst die Aktivitätsvorlage gelöscht werden muss.
293
294 Wenn die Dokumentvorlage innerhalb einer Aktivität Anwendung findet, dann wird der Betreff automatisch entfernt.
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303 == Kopieren einer Dokumentvorlage ==
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309 x
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312 = Dokumentkategorien =
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314 Die Kategorien für Dokumente sind empfehlenswert, so bald mehrere Dokumente bspw. an einem Kontakt, Förderprojekt oder Gremium hängen. Jedem Dokument kann eine Kategorie zugewiesen werden. Die Dokumentkategorie „Allgemein“ ist automatisch als Standard angelegt. Die erstellten Dokumentkategorien können auch Aktivitäten zugewiesen werden.
315
316 == Dokumentkategorien anlegen ==
317
318 1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 
319 2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 
320 3.   Der Karteireiter „Dokumentkategorien“ öffnet sich. Sie auf den Button „Neuanlage“ (rechts unten). Es erscheint eine neue Zeile. Hier können Sie nun die Nummer, Bezeichnung sowie den Status bearbeiten
321 4.   Nachdem Sie alle Angaben getätigt haben, speichern Sie mit dem Button „Speichern“ rechts unten. Wenn Sie nun Dokumente/Dokumentvorlagen hinzufügen, haben Sie die Möglichkeit diese Kategorie anzugeben.
322
323 == Dokumentkategorie inaktiv setzen ==
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325 Sollte eine Kategorie nicht mehr aktuell sein, kann diese auf inaktiv gesetzt werden. Dies bedeutet, dass diese Kategorie nicht mehr ausgewählt werden kann. Hier gehen Sie wie folgt vor:
326
327 1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 
328 2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 
329 3.   In dem Karteireiter werden Ihnen alle bis zu diesem Zeitpunkt angelegten Kategorien angezeigt. In der Spalte Status können Sie mithilfe des Aufklappbuttons den Status entsprechend ändern.
330 4.   Speichern Sie Ihre Angaben mit dem Button „Speichern“ rechts unten.