Wiki-Quellcode von 010.9 Dokumentvorlagen

Version 69.1 von Katharina Prummer am 2024/09/20 10:20

version	line-number	content
5.1	1	(% class="box" %)
	2	(((
35.1	3	Der Menüpunkt Dokumentvorlagen im Überblick:
4.1	4
5.1	5	{{toc/}}
	6	)))
4.1	7
48.1	8	(% class="box warningmessage" %)
	9	(((
	10	Ab Version V23.2SP00 verfügbar
	11	)))
	12
30.1	13	= Dokumentvorlagen =
4.1	14
30.1	15	Mithilfe einer Dokumentvorlagen können Dokumente aus dem b4-System erstellt werden. Diese kann bspw. bei einer Aktivität vom Typ Brief oder auch direkt an einem Desktop mit der Funktion (aus Vorlage) erstellt werden.
4.1	16
	17
64.1	18	== Bereiche ==
	19
	20	Ein Bereich legt fest welche Seriendruckfelderverfügbar sind und wo die Vorlage ausgewählt werden kann.
	21	Folgende Bereiche sind verfügbar und werden je nach erworbenen Modul angezeigt:
	22
	23	\|Bereich\|Anzeige
	24	\|Aktivität\|Druck von einer Aktivität aller Aktivitätstypen
	25	\|Kontakt\|Erstellung einer Aktivität vpm Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Kontakt.
	26	Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Kontakt-Desktop erzeugt werden.
	27	\|Förderung\|Erstellung einer Aktivität vpm Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Förderung.
	28	Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Förderungs-Desktop erzeugt werden.
	29	\|Ausschüttung\|Erstellung einer Aktivität vpm Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Ausschüttung.
	30	Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Ausschüttungs-Desktop erzeugt werden.
	31
30.1	32	== Dokumentvorlagen erstellen ==
4.1	33
64.1	34	1. Begriff Dokumentvorlagen in Schnellsuche eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png\|\|height="228" style="float:right" width="378"]]
27.1	35
	36	(% style="list-style-type:circle" %)
	37	* Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
	38	* Das Programm Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen wird angezeigt.
	39
	40	(% start="2" %)
	41	1. Programm Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen doppelklicken
	42
	43	(% style="list-style-type:circle" %)
	44	* Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
	45
	46	(% start="3" %)
36.1	47	1. + Icon anklicken
27.1	48
	49	(% style="list-style-type:circle" %)
	50	* Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
	51
	52	(% start="4" %)
30.1	53	1. Bereich auswählen (dieser legt fest welche Seriendruckfelder später verfügbar sind und in welchem Bereich die Vorlage ausgewählt werden kann)
27.1	54	1. Bezeichnung eingeben
	55	1. Kategorie auswählen
	56	1. Stiftung auswählen
31.1	57	1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder beides
36.1	58	1. Diskette-IconSpeichern auswählen
27.1	59
	60	(% style="list-style-type:circle" %)
	61	* Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
	62
29.1	63	== Allgemeine Einstellungen die Dokumentvorlage ==
11.1	64
	65	[[image:Allgemein_Einstellungen.png\|\|height="259" style="float:left" width="552"]]
	66
	67	(% style="margin-left:auto; width:588.6px" %)
	68	\|=(% style="width: 78px;" %)Nummer\|=(% style="width: 509px;" %)Beschreibung
37.1	69	\|(% style="width:78px" %)1\|(% style="width:509px" %)Hier wird die Kategorie definiert. Bei vielen Vorlage lässt sich dadurch die Vorlagen kategorisieren damit können die Vorlagen schneller gefunden werden.
	70	\|(% style="width:78px" %)2\|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, welcher Stiftung das Dokument zugeordnet ist. Die Vorlage ist dann eine Stiftungsbezogenen Vorlage und wird nur zur Auswahl angeboten, wenn die Stiftungen übereinstimmen.
11.1	71	\|(% style="width:78px" %)3\|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für einen Brief handelt, legt man hier fest.
	72	\|(% style="width:78px" %)4\|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für eine E-Mail handelt, legt man hier fest.
	73	\|(% style="width:78px" %)5\|(% style="width:509px" %)Darf die Dokumentenvorlage freigegeben werden, wählt man "Aktiv".
37.1	74	\|(% style="width:78px" %)6\|(% style="width:509px" %)Die Erlaubnis zur Bearbeitung nach dem Druck legt man hier fest. Bspw. wegen Revisionssicherheit dürfen erzeugte Dokumente nicht mehr bearbeitet werden.
11.1	75
66.1	76	== Dokumentvorlage im Überblick ==
11.1	77
12.1	78	[[image:Designer_Start.png\|\|height="307" style="float:left" width="849"]]
11.1	79
	80
12.1	81
	82
	83
	84
	85
	86
	87
	88
	89
	90
61.1	91
	92
	93
	94
	95
	96	(% style="width:844.6px" %)
16.1	97	\|=(% style="width: 104px;" %)Nummer\|=(% style="width: 738px;" %)Beschreibung
18.1	98	\|(% style="width:104px" %)0\|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik [[Allgemein>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAllgemeineEinstellungenfFCrdasDokument]]wechseln. Hier legt man allgemeine Einstellungen der Dokumentenvorlage fest.
16.1	99	\|(% style="width:104px" %)1\|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik Designer wechseln. Dies ist der Bearbeitungsbereich der Dokumentenvorlage.
	100	\|(% style="width:104px" %)2\|(% style="width:738px" %)Mithilfe der Vorschau kann man sich den Zwischenstand der Dokumentenvorlage anzeigen lassen.
	101	\|(% style="width:104px" %)3\|(% style="width:738px" %)Über Start gelangt man die gängigen Funktionen eines Text-Editors, wie z.B. Schriftgröße ändern.
19.1	102	\|(% style="width:104px" %)4\|(% style="width:738px" %)Mithilfe der Schaltfläche Seriendruck kann man [[Seriendruckfelder>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HSeriendruckfeldimDCberblick]] in die Dokumentenvorlage einbetten.
16.1	103	\|(% style="width:104px" %)5\|(% style="width:738px" %)Via Einfügen kann man beispielsweise eine Bilddatei zum Dokument hinzufügen.
	104	\|(% style="width:104px" %)6\|(% style="width:738px" %)Über den Punkt Ansicht legt man genauere Parameter fest, wie man sich die Vorlage anzeigen lässt.
	105	\|(% style="width:104px" %)7\|(% style="width:738px" %)Mit Seitenlayout formatiert man verschiedene Regeln für das Layout auf der Seite der Vorlage.
	106	\|(% style="width:104px" %)8\|(% style="width:738px" %)Hierüber lassen sich Referenzen in die Dokumentenvorlage einbetten.
	107	\|(% style="width:104px" %)9\|(% style="width:738px" %)Mithilfe der Formularfelder kann beispielsweise Auswahlfenster in die Vorlage einfügen.
12.1	108
23.1	109	=== Seriendruckfelder im Überblick ===
15.1	110
16.1	111	[[image:Designer_Seriendruck.png\|\|height="336" style="float:left" width="956"]]
15.1	112
11.1	113
16.1	114
	115
	116
	117
	118
	119
	120
	121
	122
	123
61.1	124	(% style="width:955.6px" %)
16.1	125	\|=(% style="width: 94px;" %)Nummer\|=(% style="width: 860px;" %)Beschreibung
68.1	126	\|(% style="width:94px" %)1\|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein Spezialfeld einfügen. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Wenn Feld A gefüllt, dann folgenden Text anzeigen).
	127	\|(% style="width:94px" %)2\|(% style="width:860px" %)Die jeweiligen Feldeigenschaften lassen sich hier einsehen. Markieren Sie hierfür das Seriendruckfeld und klicken Sie auf den Button "Feldeigenschaften". Hier können weitere Formatierungen der Felder vorgenommen werden.
	128	\|(% style="width:94px" %)3\|(% style="width:860px" %)Ein Feld kann man über diese Funktion löschen. Markieren Sie hierfür das Seriendruckfeld und klicken Sie auf den Button "Löschen". Das Feld wird entfernt.
20.1	129	\|(% style="width:94px" %)4\|(% style="width:860px" %)Seriendruckfelder lassen sich über dieses Funktion einfügen.
68.1	130	\|(% style="width:94px" %)5\|(% style="width:860px" %)Über diesen Menüpunkt fügt man einen sich wiederholenden Block ein. Dieser ist ausschließlich für die Module „Förderungen“, „Ausschüttungen“ und „Mietverträge“ verfügbar.
	131	\|(% style="width:94px" %)6\|(% style="width:860px" %)Wiederholende Blöcke bearbeitet man über diesen Menüpunkt. Dieser ist ausschließlich für die Module „Förderungen“, „Ausschüttungen“ und „Mietverträge“ verfügbar.
20.1	132	\|(% style="width:94px" %)7\|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich bestimmte Feldcodes anzeigen.
	133	\|(% style="width:94px" %)8\|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich Feldtexte anzeigen.
16.1	134
61.1	135	(% class="box infomessage" %)
	136	(((
68.1	137	Im System des Non-Profit-Managers gibt es ein Dienstprogramm, das überprüft, ob die Seriendruckfelder in den Beleg- und Dokumentvorlagen aktuell und funktionsfähig sind. Der Zugriff auf dieses Dienstprogramm ist ausschließlich Anwendern mit den entsprechenden Berechtigungen vorbehalten.
61.1	138	)))
	139
25.2	140	==== Seriendruckfeld einfügen ====
	141
	142	1. Im Startbildschirm des Softwaretools Designer auswählen
	143	1. Im Bereich Designer den Menüpunkt Seriendruck auswählen
69.1	144	1. Option Serienfelder einfügen auswählen.
25.2	145
	146	(% style="list-style-type:circle" %)
	147	* Die Übersicht der möglichen Seriendruckfelder wird angezeigt.
	148
	149	(% start="4" %)
69.1	150	1. Den Cursor im Dokument an die Stelle setzen, an der das Seriendruckfeld eingefügt werden soll.
	151	1. Gewünschtes Seriendruckfeld anklicken.
	152	1. Auf Button Einfügen klicken.
25.2	153
	154	(% style="list-style-type:circle" %)
	155	* Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt.
	156
47.1	157
	158
	159
	160
	161
23.1	162	=== Formularfelder im Überblick ===
22.1	163
47.1	164	[[image:Text_Editior_Menuepunkte.png\|\|alt="Formularfelder_einfuegen.png" height="408" style="float:left" width="698"]]
22.1	165
	166	(% style="margin-left:auto; width:777.6px" %)
	167	\|(% style="width:104px" %)Nummer\|(% style="width:672px" %)Beschreibung
51.1	168	\|(% style="width:104px" %)1\|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld vom Typ [[Text>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HTextfeldeinfFCgen]].
52.1	169	\|(% style="width:104px" %)2\|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld, das die Funktion von [[Kontrollkästchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKontrollkE4stcheneinfFCgen]] einnimmt.
47.1	170	\|(% style="width:104px" %)3\|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
53.1	171	\|(% style="width:104px" %)4\|(% style="width:672px" %)Eine [[Auswahlliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAuswahllistenformularfeldeinfFCgen]]fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
54.1	172	\|(% style="width:104px" %)5\|(% style="width:672px" %)Ein [[Datumsauswahlfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDatumauswahlformularfeldeinfFCgen]]erzeugt man mithilfe dieses Icons.
22.1	173
50.1	174	xx
	175
55.1	176
	177
	178
	179
	180
	181
	182
	183
50.1	184	==== Textfeld einfügen ====
	185
55.1	186	1. Im Startbildschirm des Softwaretools Designer auswählen
	187	1. Im Bereich Designer den Menüpunkt Formularfelder auswählen
	188	1. Zum Bereich Formularfelder einfügen navigieren
	189	1. Option Text-Formularfeld einfügen auswählen
50.1	190
55.1	191	(% style="list-style-type:circle" %)
	192	* In Dokument wird nun ein Textformularfeld angezeigt.
50.1	193
	194	xx
	195
	196	==== Kontrollkästchen einfügen ====
	197
55.1	198	1. Im Startbildschirm des Softwaretools Designer auswählen[[image:Kontrollkaestchen_Formularfeld.png\|\|height="155" style="float:right" width="174"]]
	199	1. Im Bereich Designer den Menüpunkt Formularfelder auswählen
	200	1. Zum Bereich Formularfelder einfügen navigieren
	201	1. Option Kontrollkästchen-Formularfeld einfügen auswählen
50.1	202
55.1	203	(% style="list-style-type:circle" %)
	204	* In Dokument wird nun ein Kontrollkästchen angezeigt.
50.1	205
55.1	206	(% start="5" %)
	207	1. Rechts oben kann bei Bedarf nun auch die Aktiviert-/Inaktiviert-Symbole ändern
50.1	208
25.3	209	==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
23.1	210
55.1	211	1. Im Startbildschirm des Softwaretools Designer auswählen [[image:Kombinationslisten_Formularfeld.png\|\|height="119" style="float:right" width="276"]]
25.3	212	1. Im Bereich Designer den Menüpunkt Formularfelder auswählen
	213	1. Zum Bereich Formularfelder einfügen navigieren
55.1	214	1. Option Kombinationslisten-Formularfeld einfügen auswählen
	215	1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Kombinationsliste klicken
	216	1. Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen
	217	1. Eingabe mit Entertaste bestätigen
11.1	218
25.3	219	(% style="list-style-type:circle" %)
55.1	220	* In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt.
22.1	221
55.1	222	==== Auswahllistenformularfeld einfügen ====
22.1	223
55.1	224	1. Im Startbildschirm des Softwaretools Designer auswählen[[image:Auswahllisten_Formularfeld.png\|\|height="124" style="float:right" width="277"]]
	225	1. Im Bereich Designer den Menüpunkt Formularfelder auswählen
	226	1. Zum Bereich Formularfelder einfügen navigieren
	227	1. Option Auswahllisten-Formularfeld einfügen auswählen
	228	1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Auswahlliste klicken
	229	1. Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen
	230	1. Eingabe mit Entertaste bestätigen
22.1	231
25.3	232	(% style="list-style-type:circle" %)
55.1	233	* In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt.
22.1	234
58.1	235	==== Datumauswahlformularfeld einfügen ====
50.1	236
58.1	237	1. Im Startbildschirm des Softwaretools Designer auswählen[[image:Datumauswahl_Formularfeld.png\|\|height="152" style="float:right" width="266"]]
55.1	238	1. Im Bereich Designer den Menüpunkt Formularfelder auswählen
	239	1. Zum Bereich Formularfelder einfügen navigieren
	240	1. Option Datumauswahl-Formularfeld einfügen auswählen
50.1	241
55.1	242	(% style="list-style-type:circle" %)
	243	* Ein Kalender wird angezeigt. In der Vorauswahl ist das aktuelle Datum zu sehen.
50.1	244
55.1	245	(% start="5" %)
	246	1. Datum auswählen
50.1	247
55.1	248	(% style="list-style-type:circle" %)
	249	* Das ausgewählte Datum wird in einem Textfeld angezeigt.
50.1	250
62.1	251	== Löschen eines Formularfeldes ==
	252
	253	[[image:Formularfelder_entfernen.png\|\|height="424" style="float:left" width="732"]]
	254
	255	(% style="margin-left:auto; width:751px" %)
	256	\|=(% style="width: 82px;" %)Nummer\|=(% style="width: 665px;" %)Beschreibung
	257	\|(% style="width:82px" %)1\|(% style="width:665px" %)(((
63.1	258	Erste Voraussetzung ist, dass man eine Vorlage erstellt hat, in der mindestens ein [[Formularfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HFormularfelderimDCberblick]] eingefügt wurde.
62.1	259
	260	Anschließend ruft man einen gewünschten Kontakt auf und geht auf das +Icon im Bereich der Aktivitäten.
	261	)))
	262	\|(% style="width:82px" %)2\|(% style="width:665px" %)Wenn man z.B. mal Brief ausgewählt hat, so öffnet sich das Fenster der Neuanlage. Im Bereich der Vorlagen wählt man nun eine Vorlage aus, die mindestens ein Formularfeld enthält. Ähnlich verhält es sich auch beim Löschen eines Formularfeldes bei der Aktivität E-Mail.
	263	\|(% style="width:82px" %)3\|(% style="width:665px" %)Ein solches Formularfeld sieht man wie in diesem Beispiel zum Beispiel an dem roten Balken. In der Vorlage befindet sich an dieser Stelle ein Formularfeld. im Dropdown der Formularfelder direkt darunter kann man nun aus der Auswahl der Formularfelder dieser Vorlage wählen. Wenn man hier nun ein gewünschtes Formularfeld wählt...
	264	\|(% style="width:82px" %)4\|(% style="width:665px" %)...und dann auf den Button Entfernen klickt, dann wird eben dieses Formularfeld gelöscht.
	265
	266
	267
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	269
	270
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	272
	273
	274
	275
	276
	277
	278	xx
	279
60.1	280	== Löschen einer Dokumentvorlage ==
	281
	282	Wenn man eine Dokumentvorlage löschen möchte, führt das System zunächst zwei Prüfungen durch.[[image:Dokumentvorlage_loeschen.png\|\|height="168" style="float:right" width="331"]]
	283
	284	Wenn das System feststellt, dass eben diese Dokumentvorlage in einer Aktivitätsvorlage verwendet wird, kann man die Dokumentvorlage nicht löschen.
	285
	286	Ein Hinweis erscheint und berichtet dann, dass erst die Aktivitätsvorlage gelöscht werden muss.
	287
	288	Wenn die Dokumentvorlage innerhalb einer Aktivität Anwendung findet, dann wird der Betreff automatisch entfernt.
	289
	290
	291
	292
	293
	294
	295
	296
67.1	297	== Kopieren einer Dokumentvorlage ==
60.1	298
67.1	299	x
	300
	301	x
	302
	303	x
	304
	305
40.1	306	= Dokumentkategorien =
4.1	307
41.1	308	Die Kategorien für Dokumente sind empfehlenswert, so bald mehrere Dokumente bspw. an einem Kontakt, Förderprojekt oder Gremium hängen. Jedem Dokument kann eine Kategorie zugewiesen werden. Die Dokumentkategorie „Allgemein“ ist automatisch als Standard angelegt. Die erstellten Dokumentkategorien können auch Aktivitäten zugewiesen werden.
4.1	309
42.1	310	== Dokumentkategorien anlegen ==
4.1	311
41.1	312	1. Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt.
	313	2. Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick.
	314	3. Der Karteireiter „Dokumentkategorien“ öffnet sich. Sie auf den Button „Neuanlage“ (rechts unten). Es erscheint eine neue Zeile. Hier können Sie nun die Nummer, Bezeichnung sowie den Status bearbeiten
	315	4. Nachdem Sie alle Angaben getätigt haben, speichern Sie mit dem Button „Speichern“ rechts unten. Wenn Sie nun Dokumente/Dokumentvorlagen hinzufügen, haben Sie die Möglichkeit diese Kategorie anzugeben.
6.1	316
42.1	317	== Dokumentkategorie inaktiv setzen ==
40.1	318
41.1	319	Sollte eine Kategorie nicht mehr aktuell sein, kann diese auf inaktiv gesetzt werden. Dies bedeutet, dass diese Kategorie nicht mehr ausgewählt werden kann. Hier gehen Sie wie folgt vor:
40.1	320
41.1	321	1. Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt.
	322	2. Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick.
	323	3. In dem Karteireiter werden Ihnen alle bis zu diesem Zeitpunkt angelegten Kategorien angezeigt. In der Spalte Status können Sie mithilfe des Aufklappbuttons den Status entsprechend ändern.
	324	4. Speichern Sie Ihre Angaben mit dem Button „Speichern“ rechts unten.