Zum Inhalt springen

Wiki-Quellcode von 010.9 Dokumentvorlagen

Version 78.1 von Marco Bauer am 2024/09/26 16:00
Zeige letzte Bearbeiter
1 (% class="box" %)
2 (((
3 **Der Menüpunkt Dokumentvorlagen im Überblick:**
4
5 {{toc/}}
6 )))
7
8 (% class="box warningmessage" %)
9 (((
10 Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
11 )))
12
13 = Dokumentvorlagen =
14
15 Mithilfe einer Dokumentvorlagen können Dokumente aus dem b4-System erstellt werden. Diese kann bspw. bei einer Aktivität vom Typ Brief oder auch direkt an einem Desktop mit der Funktion (aus Vorlage) erstellt werden.
16
17
18 == Bereiche ==
19
20 Ein Bereich legt fest, welche Seriendruckfelder verfügbar sind und wo die Vorlage ausgewählt werden kann.
21 Folgende Bereiche sind verfügbar und werden je nach erworbenen Modul angezeigt:
22
23 |**Bereich**|**Anzeige**
24 |Aktivität|Druck von einer Aktivität aller Aktivitätstypen
25 |Kontakt|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Kontakt.
26 Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Kontakt-Desktop erzeugt werden.
27 |Förderung|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Förderung.
28 Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Förderungs-Desktop erzeugt werden.
29 |Ausschüttung|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Ausschüttung.
30 Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Ausschüttungs-Desktop erzeugt werden.
31 |Beschluss|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Beschluss.
32 Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Beschluss-Desktop erzeugt werden.
33 |Mietvertrag|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Mietvertrag.
34 Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Mietvertrags-Desktop erzeugt werden
35 |Fundraisingprodukt|?? (noch nicht gehabt)
36
37 == Dokumentvorlagen erstellen ==
38
39 1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Schnellsuche** eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
40
41 (% style="list-style-type:circle" %)
42 * Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
43 * Das Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** wird angezeigt.
44
45 (% start="2" %)
46 1. Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** doppelklicken
47
48 (% style="list-style-type:circle" %)
49 * Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
50
51 (% start="3" %)
52 1. **+** Icon anklicken
53
54 (% style="list-style-type:circle" %)
55 * Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
56
57 (% start="4" %)
58 1. **Bereich **auswählen (dieser legt fest welche Seriendruckfelder später verfügbar sind und in welchem Bereich die Vorlage ausgewählt werden kann)
59 1. **Bezeichnung **eingeben
60 1. **Kategorie **auswählen
61 1. **Stiftung **auswählen
62 1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder beides
63 1. Diskette-Icon**Speichern **auswählen
64
65 (% style="list-style-type:circle" %)
66 * Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
67
68 == Allgemeine Einstellungen die Dokumentvorlage ==
69
70 [[image:Allgemein_Einstellungen.png||height="259" style="float:left" width="552"]]
71
72 (% style="margin-left:auto; width:588.6px" %)
73 |=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 509px;" %)Beschreibung
74 |(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert. Bei vielen Vorlage lässt sich dadurch die Vorlagen kategorisieren damit können die Vorlagen schneller gefunden werden.
75 |(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist. Die Vorlage ist dann eine **Stiftungsbezogenen Vorlage **und wird nur zur Auswahl angeboten, wenn die Stiftungen übereinstimmen.
76 |(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für einen **Brief **handelt, legt man hier fest.
77 |(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für eine **E-Mail** handelt, legt man hier fest.
78 |(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:509px" %)Darf die Dokumentenvorlage **freigegeben **werden, wählt man "Aktiv".
79 |(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest. Bspw. wegen Revisionssicherheit dürfen erzeugte Dokumente nicht mehr bearbeitet werden.
80
81 == Dokumentvorlage im Überblick ==
82
83 [[image:Designer_Start.png||height="307" style="float:left" width="849"]]
84
85
86
87
88
89
90
91
92
93
94
95
96
97
98
99
100
101 (% style="width:844.6px" %)
102 |=(% style="width: 104px;" %)Nummer|=(% style="width: 738px;" %)Beschreibung
103 |(% style="width:104px" %)**0**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik [[Allgemein>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAllgemeineEinstellungenfFCrdasDokument]]wechseln. Hier legt man allgemeine **Einstellungen **der Dokumentenvorlage fest.
104 |(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik **Designer **wechseln. Dies ist der **Bearbeitungsbereich **der Dokumentenvorlage.
105 |(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der **Vorschau **kann man sich den Zwischenstand der Dokumentenvorlage **anzeigen **lassen.
106 |(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:738px" %)Über **Start **gelangt man die gängigen Funktionen eines **Text-Editors**, wie z.B. Schriftgröße ändern.
107 |(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der Schaltfläche **Seriendruck **kann man [[Seriendruckfelder>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HSeriendruckfeldimDCberblick]] in die Dokumentenvorlage einbetten.
108 |(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:738px" %)Via **Einfügen **kann man beispielsweise eine Bilddatei zum Dokument hinzufügen.
109 |(% style="width:104px" %)**6**|(% style="width:738px" %)Über den Punkt **Ansicht** legt man genauere Parameter fest, wie man sich die **Vorlage anzeigen **lässt.
110 |(% style="width:104px" %)**7**|(% style="width:738px" %)Mit **Seitenlayout **formatiert man verschiedene **Regeln für **das **Layout **auf der Seite der Vorlage.
111 |(% style="width:104px" %)**8**|(% style="width:738px" %)Hierüber lassen sich **Referenzen **in die Dokumentenvorlage einbetten.
112 |(% style="width:104px" %)**9**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der **Formularfelder **kann beispielsweise Auswahlfenster in die Vorlage einfügen.
113
114 === Seriendruckfelder im Überblick ===
115
116 [[image:Designer_Seriendruck.png||height="336" style="float:left" width="956"]]
117
118
119
120
121
122
123
124
125
126
127
128
129 (% style="width:955.6px" %)
130 |=(% style="width: 94px;" %)Nummer|=(% style="width: 860px;" %)Beschreibung
131 |(% style="width:94px" %)**1**|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein **Spezialfeld einfügen**. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Wenn Feld A gefüllt, dann folgenden Text anzeigen).
132 |(% style="width:94px" %)**2**|(% style="width:860px" %)Die jeweiligen **Feldeigenschaften **lassen sich hier einsehen. Markieren Sie hierfür das Seriendruckfeld und klicken Sie auf den Button "Feldeigenschaften". Hier können weitere Formatierungen der Felder vorgenommen werden.
133 |(% style="width:94px" %)**3**|(% style="width:860px" %)Ein **Feld **kann man über diese Funktion **löschen**. Markieren Sie hierfür das Seriendruckfeld und klicken Sie auf den Button "Löschen". Das Feld wird entfernt.
134 |(% style="width:94px" %)**4**|(% style="width:860px" %)**Seriendruckfelder **lassen sich über dieses Funktion einfügen.
135 |(% style="width:94px" %)**5**|(% style="width:860px" %)Über diesen Menüpunkt **fügt **man einen sich **wiederholenden Block ein**. Dieser ist ausschließlich für die Module „Förderungen“, „Ausschüttungen“ und „Mietverträge“ verfügbar.
136 |(% style="width:94px" %)**6**|(% style="width:860px" %)**Wiederholende Blöcke bearbeitet **man über diesen Menüpunkt. Dieser ist ausschließlich für die Module „Förderungen“, „Ausschüttungen“ und „Mietverträge“ verfügbar.
137 |(% style="width:94px" %)**7**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich bestimmte **Feldcodes anzeigen**.
138 |(% style="width:94px" %)**8**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich **Feldtexte anzeigen**.
139
140 (% class="box infomessage" %)
141 (((
142 Im System des Non-Profit-Managers gibt es ein Dienstprogramm, das überprüft, ob die Seriendruckfelder in den Beleg- und Dokumentvorlagen aktuell und funktionsfähig sind. Der Zugriff auf dieses Dienstprogramm ist ausschließlich Anwendern mit den entsprechenden Berechtigungen vorbehalten.
143 )))
144
145 ==== Seriendruckfeld einfügen ====
146
147 1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
148 1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Seriendruck **auswählen
149 1. Option **Serienfelder einfügen **auswählen.
150
151 (% style="list-style-type:circle" %)
152 * Die Übersicht der möglichen Seriendruckfelder wird angezeigt.
153
154 (% start="4" %)
155 1. Den Cursor im Dokument an die Stelle setzen, an der das Seriendruckfeld eingefügt werden soll.
156 1. Gewünschtes **Seriendruckfeld **anklicken.
157 1. Auf Button **Einfügen **klicken.
158
159 (% style="list-style-type:circle" %)
160 * Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt.
161
162 === Formularfelder im Überblick ===
163
164 [[image:Text_Editior_Menuepunkte.png||alt="Formularfelder_einfuegen.png" height="408" style="float:left" width="698"]]
165
166 (% style="margin-left:auto; width:777.6px" %)
167 |(% style="width:104px" %)**Nummer**|(% style="width:672px" %)**Beschreibung**
168 |(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld vom Typ [[Text>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HTextfeldeinfFCgen]].
169 |(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld, das die Funktion von [[Kontrollkästchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKontrollkE4stcheneinfFCgen]] einnimmt.
170 |(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
171 |(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:672px" %)Eine [[Auswahlliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAuswahllistenformularfeldeinfFCgen]]fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
172 |(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:672px" %)Ein [[Datumsauswahlfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDatumauswahlformularfeldeinfFCgen]]erzeugt man mithilfe dieses Icons.
173
174
175
176
177
178
179
180
181 (% class="box infomessage" %)
182 (((
183 Wichtig: Möchte man ein Formularfeld in einer bereits ausgewählten Dokumentvorlage, z. B. bei einer Aktivität, wieder löschen, muss jedes Formularfeld mit einer Bezeichnung im Feld „Name“ versehen sein. Nur so kann es später gelöscht werden. Dies kann im Bereich Formularfeld-Eigenschaften getätigt werden.
184 )))
185
186 ==== Textfeld einfügen ====
187
188 1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
189 1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
190 1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
191 1. Option **Text-Formularfeld einfügen** auswählen
192
193 (% style="list-style-type:circle" %)
194 * Im Dokument erscheint nun ein Textformularfeld. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann in diesem Feld ein beliebiger Text eingetragen werden.
195
196 ==== Kontrollkästchen einfügen ====
197
198 1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kontrollkaestchen_Formularfeld.png||height="155" style="float:right" width="174"]]
199 1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
200 1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
201 1. Option **Kontrollkästchen-Formularfeld einfügen** auswählen
202
203 (% style="list-style-type:circle" %)
204 * Im Dokument wird nun ein Kontrollkästchen angezeigt. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann in diesem Feld ein Kontrollkästchen aktiviert oder deaktiviert werden.
205
206 (% start="5" %)
207 1. Rechts oben kann bei Bedarf nun auch die **Aktiviert**-/**Inaktiviert**-Symbole ändern
208
209 ==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
210
211 1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen [[image:Kombinationslisten_Formularfeld.png||height="119" style="float:right" width="276"]]
212 1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
213 1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
214 1. Option **Kombinationslisten-Formularfeld einfügen** auswählen
215 1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Kombinationsliste klicken
216 1. Gewünschte Werte eintippen
217 1. Eingabe mit Entertaste bestätigen
218
219 (% style="list-style-type:circle" %)
220 * Im Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann bei dieser Kombinationsliste ein Wert ausgewählt werden,.
221
222 ==== Auswahllistenformularfeld einfügen ====
223
224 1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Auswahllisten_Formularfeld.png||height="124" style="float:right" width="277"]]
225 1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
226 1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
227 1. Option **Auswahllisten-Formularfeld einfügen** auswählen
228 1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Auswahlliste klicken
229 1. Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen
230 1. Eingabe mit Entertaste bestätigen
231
232 (% style="list-style-type:circle" %)
233 * In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt.
234
235 ==== Datumauswahlformularfeld einfügen ====
236
237 1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Datumauswahl_Formularfeld.png||height="152" style="float:right" width="266"]]
238 1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
239 1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
240 1. Option **Datumauswahl-Formularfeld einfügen** auswählen
241
242 (% style="list-style-type:circle" %)
243 * Ein Kalender wird angezeigt. In der Vorauswahl ist das aktuelle Datum zu sehen.
244
245 == Löschen eines Formularfeldes bei verwendeter Dokumentvorlage ==
246
247 [[image:Formularfelder_entfernen.png||height="424" style="float:left" width="732"]]
248
249 (% style="margin-left:auto; width:751px" %)
250 |=(% style="width: 82px;" %)Nummer|=(% style="width: 665px;" %)Beschreibung
251 |(% style="width:82px" %)1|(% style="width:665px" %)(((
252 Man öffnet die jeweilige Aktivität inder man die Dokumentvorlage verwendet hat.
253 )))
254 |(% style="width:82px" %) |(% style="width:665px" %)
255 |(% style="width:82px" %)**3**|(% style="width:665px" %)Alle verwendeten Formularfelder aus dieer Dokumentvorlage werden hier aufgelistet.
256 |(% style="width:82px" %)**4**|(% style="width:665px" %)Mit klick auf Button **Entfernen ** wird das Formularfeld in dieser Aktivität geelöscht.
257
258
259
260
261
262
263
264
265
266
267
268
269
270
271
272 == Löschen einer Dokumentvorlage ==
273
274 Beim Löschen einer Dokumentvorlage führt das System zunächst zwei Prüfungen durch.
275 Wird festgestellt, dass die betreffende Dokumentvorlage in einer Aktivitätsvorlage verwendet wird, ist das Löschen der Dokumentvorlage nicht möglich. In diesem Fall erscheint ein Hinweis, der darauf hinweist, dass zuerst die Aktivitätsvorlage gelöscht werden muss.
276 Wenn die Dokumentvorlage innerhalb einer Aktivität Anwendung findet, dann wird der Betreff automatisch entfernt.
277
278
279 == Kopieren einer Dokumentvorlage ==
280
281 x
282
283 x
284
285 x
286
287
288 = Dokumentkategorien =
289
290 Die Kategorien für Dokumente sind empfehlenswert, so bald mehrere Dokumente bspw. an einem Kontakt, Förderprojekt oder Gremium hängen. Jedem Dokument kann eine Kategorie zugewiesen werden. Die Dokumentkategorie „Allgemein“ ist automatisch als Standard angelegt. Die erstellten Dokumentkategorien können auch Aktivitäten zugewiesen werden.
291
292 == Dokumentkategorien anlegen ==
293
294 1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 
295 2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 
296 3.   Der Karteireiter „Dokumentkategorien“ öffnet sich. Sie auf den Button „Neuanlage“ (rechts unten). Es erscheint eine neue Zeile. Hier können Sie nun die Nummer, Bezeichnung sowie den Status bearbeiten
297 4.   Nachdem Sie alle Angaben getätigt haben, speichern Sie mit dem Button „Speichern“ rechts unten. Wenn Sie nun Dokumente/Dokumentvorlagen hinzufügen, haben Sie die Möglichkeit diese Kategorie anzugeben.
298
299 == Dokumentkategorie inaktiv setzen ==
300
301 Sollte eine Kategorie nicht mehr aktuell sein, kann diese auf inaktiv gesetzt werden. Dies bedeutet, dass diese Kategorie nicht mehr ausgewählt werden kann. Hier gehen Sie wie folgt vor:
302
303 1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 
304 2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 
305 3.   In dem Karteireiter werden Ihnen alle bis zu diesem Zeitpunkt angelegten Kategorien angezeigt. In der Spalte Status können Sie mithilfe des Aufklappbuttons den Status entsprechend ändern.
306 4.   Speichern Sie Ihre Angaben mit dem Button „Speichern“ rechts unten.