Wiki-Quellcode von 010.9 Dokumentvorlagen

Version 81.1 von Marco Bauer am 2024/09/27 15:52

Zeige letzte Bearbeiter
1 (% class="box" %)
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3 **Der Menüpunkt Dokumentvorlagen im Überblick:**
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5 {{toc/}}
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8 (% class="box warningmessage" %)
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10 Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
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13 = Dokumentvorlagen =
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15 Mithilfe einer Dokumentvorlagen können Dokumente aus dem b4-System erstellt werden. Diese kann bspw. bei einer Aktivität vom Typ Brief oder auch direkt an einem Desktop mit der Funktion (aus Vorlage) erstellt werden.
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18 == Bereiche ==
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20 Ein Bereich legt fest, welche Seriendruckfelder verfügbar sind und wo die Vorlage ausgewählt werden kann.
21 Folgende Bereiche sind verfügbar und werden je nach erworbenen Modul angezeigt:
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23 |**Bereich**|**Anzeige**
24 |Aktivität|Druck von einer Aktivität aller Aktivitätstypen
25 |Kontakt|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Kontakt.
26 Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Kontakt-Desktop erzeugt werden.
27 |Förderung|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Förderung.
28 Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Förderungs-Desktop erzeugt werden.
29 |Ausschüttung|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Ausschüttung.
30 Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Ausschüttungs-Desktop erzeugt werden.
31 |Beschluss|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Beschluss.
32 Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Beschluss-Desktop erzeugt werden.
33 |Mietvertrag|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Mietvertrag.
34 Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Mietvertrags-Desktop erzeugt werden
35 |Fundraisingprodukt|?? (noch nicht gehabt)
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37 == Dokumentvorlagen erstellen ==
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39 1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Schnellsuche** eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
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41 (% style="list-style-type:circle" %)
42 * Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
43 * Das Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** wird angezeigt.
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45 (% start="2" %)
46 1. Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** doppelklicken
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48 (% style="list-style-type:circle" %)
49 * Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
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51 (% start="3" %)
52 1. **+** Icon anklicken
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54 (% style="list-style-type:circle" %)
55 * Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
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57 (% start="4" %)
58 1. **Bereich **auswählen (dieser legt fest welche Seriendruckfelder später verfügbar sind und in welchem Bereich die Vorlage ausgewählt werden kann)
59 1. **Bezeichnung **eingeben
60 1. **Kategorie **auswählen
61 1. **Stiftung **auswählen
62 1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder beides
63 1. Diskette-Icon**Speichern **auswählen
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65 (% style="list-style-type:circle" %)
66 * Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
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68 == Allgemeine Einstellungen die Dokumentvorlage ==
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70 [[image:Allgemein_Einstellungen.png||height="259" style="float:left" width="552"]]
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72 (% style="margin-left:auto; width:588.6px" %)
73 |=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 509px;" %)Beschreibung
74 |(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert. Bei vielen Vorlage lässt sich dadurch die Vorlagen kategorisieren damit können die Vorlagen schneller gefunden werden.
75 |(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist. Die Vorlage ist dann eine **Stiftungsbezogenen Vorlage **und wird nur zur Auswahl angeboten, wenn die Stiftungen übereinstimmen.
76 |(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für einen **Brief **handelt, legt man hier fest.
77 |(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für eine **E-Mail** handelt, legt man hier fest.
78 |(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:509px" %)Darf die Dokumentenvorlage **freigegeben **werden, wählt man "Aktiv".
79 |(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest. Bspw. wegen Revisionssicherheit dürfen erzeugte Dokumente nicht mehr bearbeitet werden.
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81 == Dokumentvorlage im Überblick ==
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83 [[image:Designer_Start.png||height="307" style="float:left" width="849"]]
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101 (% style="width:844.6px" %)
102 |=(% style="width: 104px;" %)Nummer|=(% style="width: 738px;" %)Beschreibung
103 |(% style="width:104px" %)**0**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik [[Allgemein>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAllgemeineEinstellungenfFCrdasDokument]]wechseln. Hier legt man allgemeine **Einstellungen **der Dokumentenvorlage fest.
104 |(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik **Designer **wechseln. Dies ist der **Bearbeitungsbereich **der Dokumentenvorlage.
105 |(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der **Vorschau **kann man sich den Zwischenstand der Dokumentenvorlage **anzeigen **lassen.
106 |(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:738px" %)Über **Start **gelangt man die gängigen Funktionen eines **Text-Editors**, wie z.B. Schriftgröße ändern.
107 |(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der Schaltfläche **Seriendruck **kann man [[Seriendruckfelder>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HSeriendruckfeldimDCberblick]] in die Dokumentenvorlage einbetten.
108 |(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:738px" %)Via **Einfügen **kann man beispielsweise eine Bilddatei zum Dokument hinzufügen.
109 |(% style="width:104px" %)**6**|(% style="width:738px" %)Über den Punkt **Ansicht** legt man genauere Parameter fest, wie man sich die **Vorlage anzeigen **lässt.
110 |(% style="width:104px" %)**7**|(% style="width:738px" %)Mit **Seitenlayout **formatiert man verschiedene **Regeln für **das **Layout **auf der Seite der Vorlage.
111 |(% style="width:104px" %)**8**|(% style="width:738px" %)Hierüber lassen sich **Referenzen **in die Dokumentenvorlage einbetten.
112 |(% style="width:104px" %)**9**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der **Formularfelder **kann beispielsweise Auswahlfenster in die Vorlage einfügen.
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114 === Seriendruckfelder im Überblick ===
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116 [[image:Seriendruckfelder_V3.png||alt="Designer_Seriendruck.png" height="336" style="float:left" width="957"]]
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129 (% style="width:955.6px" %)
130 |=(% style="width: 94px;" %)Nummer|=(% style="width: 860px;" %)Beschreibung
131 |(% style="width:94px" %)**1**|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein **Spezialfeld einfügen**. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Wenn Feld A gefüllt, dann folgenden Text anzeigen).
132 |(% style="width:94px" %)**2**|(% style="width:860px" %)Die jeweiligen **Feldeigenschaften **lassen sich hier einsehen. Markieren Sie hierfür das Seriendruckfeld und klicken Sie auf den Button "Feldeigenschaften". Hier können weitere Formatierungen der Felder vorgenommen werden.
133 |(% style="width:94px" %)**3**|(% style="width:860px" %)Ein **Feld **kann man über diese Funktion **löschen**. Markieren Sie hierfür das Seriendruckfeld und klicken Sie auf den Button "Löschen". Das Feld wird entfernt.
134 |(% style="width:94px" %)**4**|(% style="width:860px" %)**Seriendruckfelder **lassen sich über dieses Funktion einfügen.
135 |(% style="width:94px" %)**5**|(% style="width:860px" %)Über diesen Menüpunkt **fügt **man einen sich **wiederholenden Block ein**. Dieser ist ausschließlich für die Module „Förderungen“, „Ausschüttungen“ und „Mietverträge“ verfügbar.
136 |(% style="width:94px" %)**6**|(% style="width:860px" %)**Wiederholende Blöcke bearbeitet **man über diesen Menüpunkt. Dieser ist ausschließlich für die Module „Förderungen“, „Ausschüttungen“ und „Mietverträge“ verfügbar.
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138 (% class="box infomessage" %)
139 (((
140 Im System des Non-Profit-Managers gibt es ein Dienstprogramm, das überprüft, ob die Seriendruckfelder in den Beleg- und Dokumentvorlagen aktuell und funktionsfähig sind. Der Zugriff auf dieses Dienstprogramm ist ausschließlich Anwendern mit den entsprechenden Berechtigungen vorbehalten.
141 )))
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143 ==== Seriendruckfeld einfügen ====
144
145 1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
146 1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Seriendruck **auswählen
147 1. Option **Serienfelder einfügen **auswählen.
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149 (% style="list-style-type:circle" %)
150 * Die Übersicht der möglichen Seriendruckfelder wird angezeigt.
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152 (% start="4" %)
153 1. Den Cursor im Dokument an die Stelle setzen, an der das Seriendruckfeld eingefügt werden soll.
154 1. Gewünschtes **Seriendruckfeld **anklicken.
155 1. Auf Button **Einfügen **klicken.
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157 (% style="list-style-type:circle" %)
158 * Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt.
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160 === Formularfelder im Überblick ===
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162 [[image:Text_Editior_Menuepunkte.png||alt="Formularfelder_einfuegen.png" height="408" style="float:left" width="698"]]
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164 (% style="margin-left:auto; width:777.6px" %)
165 |(% style="width:104px" %)**Nummer**|(% style="width:672px" %)**Beschreibung**
166 |(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld vom Typ [[Text>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HTextfeldeinfFCgen]].
167 |(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld, das die Funktion von [[Kontrollkästchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKontrollkE4stcheneinfFCgen]] einnimmt.
168 |(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
169 |(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:672px" %)Eine [[Auswahlliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAuswahllistenformularfeldeinfFCgen]]fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
170 |(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:672px" %)Ein [[Datumsauswahlfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDatumauswahlformularfeldeinfFCgen]]erzeugt man mithilfe dieses Icons.
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176 (% class="box infomessage" %)
177 (((
178 Wichtig: Möchte man ein Formularfeld in einer bereits ausgewählten Dokumentvorlage, z. B. bei einer Aktivität, wieder löschen, muss jedes Formularfeld mit einer Bezeichnung im Feld „Name“ versehen sein. Nur so kann es später gelöscht werden. Dies kann im Bereich Formularfeld-Eigenschaften getätigt werden.
179 )))
180
181 ==== Textfeld einfügen ====
182
183 1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
184 1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
185 1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
186 1. Option **Text-Formularfeld einfügen** auswählen
187
188 (% style="list-style-type:circle" %)
189 * Im Dokument erscheint nun ein Textformularfeld. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann in diesem Feld ein beliebiger Text eingetragen werden.
190
191 ==== Kontrollkästchen einfügen ====
192
193 1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kontrollkaestchen_Formularfeld.png||height="155" style="float:right" width="174"]]
194 1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
195 1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
196 1. Option **Kontrollkästchen-Formularfeld einfügen** auswählen
197
198 (% style="list-style-type:circle" %)
199 * Im Dokument wird nun ein Kontrollkästchen angezeigt. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann in diesem Feld ein Kontrollkästchen aktiviert oder deaktiviert werden.
200
201 (% start="5" %)
202 1. Rechts oben kann bei Bedarf nun auch die **Aktiviert**-/**Inaktiviert**-Symbole ändern
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205 ==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
206
207 1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen (((
208 (% class="wikigeneratedid" style="float:right" %)
209 [[Auswahl der Optionen, aus denen gewählt werden kann>>image:Kombinationslisten_Formularfeld.png||height="142" id="IKombinationslisten_Formularfeld.png" width="329"]]
210 )))
211 1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
212 1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
213 1. Option **Kombinationslisten-Formularfeld einfügen** auswählen
214 1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Kombinationsliste klicken
215 1. Gewünschte Werte eintippen
216 1. Eingabe mit Entertaste bestätigen
217
218 (% style="list-style-type:circle" %)
219 * Im Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann bei dieser Kombinationsliste ein Wert ausgewählt werden.
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221 (% start="8" %)
222 1. Vorlage mit **Disketten**-Icon **Speichern **speichern
223
224 (% class="box infomessage" %)
225 (((
226 Wenn man nun **z.B.** eine **Aktivität **vom **Typ E-Mail** erstellt, kann man bei Vorlage die erstellte Vorlage auswählen, in der man **Kombinationslisten **eingefügt hat.
227 Diese werden genau so angezeigt, wie sie in der Vorschau des Editors im **Designer**-Bereich zu sehen gewesen sind.
228 )))
229
230 ==== Auswahllistenformularfeld einfügen ====
231
232 1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen(((
233 (% class="wikigeneratedid" style="float:right" %)
234 [[Auswahl der Optionen, aus denen gewählt werden kann>>image:Auswahllisten_Formularfeld.png||height="148" id="IAuswahllisten_Formularfeld.png" width="330"]]
235 )))
236 1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
237 1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
238 1. Option **Auswahllisten-Formularfeld einfügen** auswählen
239 1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Auswahlliste klicken
240 1. Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen
241 1. Eingabe mit Entertaste bestätigen
242
243 (% style="list-style-type:circle" %)
244 * In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt.
245
246 (% start="8" %)
247 1. Vorlage mit **Disketten**-Icon **Speichern **speichern
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249
250 (% class="box infomessage" %)
251 (((
252 Wenn man nun **z.B. **eine **Aktivität **vom **Typ E-Mail** erstellt, kann man bei Vorlage die erstellte Vorlage auswählen, in der man **Auswahllistenformularfelder **eingefügt hat.
253 Diese werden genau so angezeigt, wie sie in der Vorschau des Editors im **Designer**-Bereich zu sehen gewesen sind.
254 )))
255
256 ==== Datumauswahlformularfeld einfügen ====
257
258 (% class="wikigeneratedid" style="float:right" %)
259 [[Das Datum kann man aus der Kalenderansicht wählen>>image:Datumauswahl_Formularfeld.png||height="177" id="IDatumauswahl_Formularfeld.png" width="310"]]
260
261 1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
262 1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
263 1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
264 1. Option **Datumauswahl-Formularfeld einfügen** auswählen
265
266 (% style="list-style-type:circle" %)
267 * Ein Kalender wird angezeigt. In der Vorauswahl ist das aktuelle Datum zu sehen.
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269 (% start="5" %)
270 1. Vorlage mit **Disketten**-Icon **Speichern **speichern
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275 (% class="box infomessage" %)
276 (((
277 Wenn man nun **z.B.** eine **Aktivität **vom **Typ E-Mail** erstellt, kann man bei Vorlage die erstellte Vorlage auswählen, in der man **Kombinationslisten **eingefügt hat.
278 Diese werden genau so angezeigt, wie sie in der Vorschau des Editors im **Designer**-Bereich zu sehen gewesen sind.
279 )))
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285
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288 == Löschen eines Formularfeldes bei verwendeter Dokumentvorlage ==
289
290 [[image:Formularfelder_entfernen.png||height="424" style="float:left" width="732"]]
291
292 (% style="margin-left:auto; width:751px" %)
293 |=(% style="width: 82px;" %)Nummer|=(% style="width: 665px;" %)Beschreibung
294 |(% style="width:82px" %)1|(% style="width:665px" %)(((
295 Man öffnet die jeweilige Aktivität inder man die Dokumentvorlage verwendet hat.
296 )))
297 |(% style="width:82px" %) |(% style="width:665px" %)
298 |(% style="width:82px" %)**3**|(% style="width:665px" %)Alle verwendeten Formularfelder aus dieer Dokumentvorlage werden hier aufgelistet.
299 |(% style="width:82px" %)**4**|(% style="width:665px" %)Mit klick auf Button **Entfernen ** wird das Formularfeld in dieser Aktivität geelöscht.
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312 == Löschen einer Dokumentvorlage ==
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314 Beim Löschen einer Dokumentvorlage führt das System zunächst zwei Prüfungen durch.
315 Wird festgestellt, dass die betreffende Dokumentvorlage in einer Aktivitätsvorlage verwendet wird, ist das Löschen der Dokumentvorlage nicht möglich. In diesem Fall erscheint ein Hinweis, der darauf hinweist, dass zuerst die Aktivitätsvorlage gelöscht werden muss.
316 Wenn die Dokumentvorlage innerhalb einer Aktivität Anwendung findet, dann wird der Betreff automatisch entfernt.
317
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319 == Dokumentvorlage kopieren ==
320
321 1. In Schnellsuche Begriff **Dokumentvorlage** eingeben und **Enter**-Taste drücken
322 1. Dokumentvorlagen aus den Suchergebnissen wählen
323 1. In der Übersicht auf gewünschte Dokumentvorlage durch Doppelklick öffnen
324 1. Auf Button **Vorlage kopieren **links unten vom Desktop der gewünschten Dokumentvorlage klicken
325 1. Im geöffneten Fenster Neue Vorlage **Bezeichnung **(abändern, da sonst eine Fehlermeldung kommt, dass es die Bezeichnung schon gibt) und **Stiftung **(**kein **Pflichtfeld) eingeben
326 1. Mit **OK**-Button bestätigen
327
328 * Die Kopie der Dokumentvorlage wurde erstellt und man gelangt direkt nach der Erstellung automatisch in den Desktop der Kopie.
329
330 x
331
332 x
333
334
335 = Dokumentkategorien =
336
337 Die Kategorien für Dokumente sind empfehlenswert, so bald mehrere Dokumente bspw. an einem Kontakt, Förderprojekt oder Gremium hängen. Jedem Dokument kann eine Kategorie zugewiesen werden. Die Dokumentkategorie „Allgemein“ ist automatisch als Standard angelegt. Die erstellten Dokumentkategorien können auch Aktivitäten zugewiesen werden.
338
339 == Dokumentkategorien anlegen ==
340
341 1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 
342 2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 
343 3.   Der Karteireiter „Dokumentkategorien“ öffnet sich. Sie auf den Button „Neuanlage“ (rechts unten). Es erscheint eine neue Zeile. Hier können Sie nun die Nummer, Bezeichnung sowie den Status bearbeiten
344 4.   Nachdem Sie alle Angaben getätigt haben, speichern Sie mit dem Button „Speichern“ rechts unten. Wenn Sie nun Dokumente/Dokumentvorlagen hinzufügen, haben Sie die Möglichkeit diese Kategorie anzugeben.
345
346 == Dokumentkategorie inaktiv setzen ==
347
348 Sollte eine Kategorie nicht mehr aktuell sein, kann diese auf inaktiv gesetzt werden. Dies bedeutet, dass diese Kategorie nicht mehr ausgewählt werden kann. Hier gehen Sie wie folgt vor:
349
350 1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 
351 2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 
352 3.   In dem Karteireiter werden Ihnen alle bis zu diesem Zeitpunkt angelegten Kategorien angezeigt. In der Spalte Status können Sie mithilfe des Aufklappbuttons den Status entsprechend ändern.
353 4.   Speichern Sie Ihre Angaben mit dem Button „Speichern“ rechts unten.