010.9 Dokumentvorlagen

Mithilfe einer Dokumentvorlagen können Dokumente aus dem b4-System erstellt werden. Diese kann bspw. bei einer Aktivität vom Typ Brief oder auch direkt an einem Desktop mit der Funktion (aus Vorlage) erstellt werden.

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== Bereiche ==

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Ein Bereich legt fest, welche Seriendruckfelder verfügbar sind und wo die Vorlage ausgewählt werden kann.

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Folgende Bereiche sind verfügbar und werden je nach erworbenen Modul angezeigt:

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|**Bereich**|**Anzeige**

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|Aktivität|Druck von einer Aktivität aller Aktivitätstypen

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|Kontakt|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Kontakt.

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Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Kontakt-Desktop erzeugt werden.

27

|Förderung|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Förderung.

28

Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Förderungs-Desktop erzeugt werden.

29

|Ausschüttung|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Ausschüttung.

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Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Ausschüttungs-Desktop erzeugt werden.

31

|Beschluss|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Beschluss.

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Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Beschluss-Desktop erzeugt werden.

33

|Mietvertrag|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Mietvertrag.

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Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Mietvertrags-Desktop erzeugt werden

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|Fundraisingprodukt|?? (noch nicht gehabt)

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== Dokumentvorlagen erstellen ==

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1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Schnellsuche** eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]

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(% style="list-style-type:circle" %)

42

* Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.

43

* Das Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** wird angezeigt.

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(% start="2" %)

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1. Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** doppelklicken

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(% style="list-style-type:circle" %)

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* Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.

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(% start="3" %)

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1. **+** Icon anklicken

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(% style="list-style-type:circle" %)

55

* Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.

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(% start="4" %)

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1. **Bereich **auswählen (dieser legt fest welche Seriendruckfelder später verfügbar sind und in welchem Bereich die Vorlage ausgewählt werden kann)

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1. **Bezeichnung **eingeben

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1. **Kategorie **auswählen

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1. **Stiftung **auswählen

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1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder beides

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1. Diskette-Icon**Speichern **auswählen

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(% style="list-style-type:circle" %)

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* Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.

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68

== Allgemeine Einstellungen die Dokumentvorlage ==

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[[image:Allgemein_Einstellungen.png||height="259" style="float:left" width="552"]]

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(% style="margin-left:auto; width:588.6px" %)

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|=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 509px;" %)Beschreibung

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|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert. Bei vielen Vorlage lässt sich dadurch die Vorlagen kategorisieren damit können die Vorlagen schneller gefunden werden.

75

|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist. Die Vorlage ist dann eine **Stiftungsbezogenen Vorlage **und wird nur zur Auswahl angeboten, wenn die Stiftungen übereinstimmen.

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|(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für einen **Brief **handelt, legt man hier fest.

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|(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für eine **E-Mail** handelt, legt man hier fest.

78

|(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:509px" %)Darf die Dokumentenvorlage **freigegeben **werden, wählt man "Aktiv".

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|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest. Bspw. wegen Revisionssicherheit dürfen erzeugte Dokumente nicht mehr bearbeitet werden.

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81

== Dokumentvorlage im Überblick ==

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[[image:Designer_Start.png||height="307" style="float:left" width="849"]]

(% style="width:844.6px" %)

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|=(% style="width: 104px;" %)Nummer|=(% style="width: 738px;" %)Beschreibung

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|(% style="width:104px" %)**0**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik [[Allgemein>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAllgemeineEinstellungenfFCrdasDokument]]wechseln. Hier legt man allgemeine **Einstellungen **der Dokumentenvorlage fest.

104

|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik **Designer **wechseln. Dies ist der **Bearbeitungsbereich **der Dokumentenvorlage.

105

|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der **Vorschau **kann man sich den Zwischenstand der Dokumentenvorlage **anzeigen **lassen.

106

|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:738px" %)Über **Start **gelangt man die gängigen Funktionen eines **Text-Editors**, wie z.B. Schriftgröße ändern.

107

|(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der Schaltfläche **Seriendruck **kann man [[Seriendruckfelder>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HSeriendruckfeldimDCberblick]] in die Dokumentenvorlage einbetten.

108

|(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:738px" %)Via **Einfügen **kann man beispielsweise eine Bilddatei zum Dokument hinzufügen.

109

|(% style="width:104px" %)**6**|(% style="width:738px" %)Über den Punkt **Ansicht** legt man genauere Parameter fest, wie man sich die **Vorlage anzeigen **lässt.

110

|(% style="width:104px" %)**7**|(% style="width:738px" %)Mit **Seitenlayout **formatiert man verschiedene **Regeln für **das **Layout **auf der Seite der Vorlage.

111

|(% style="width:104px" %)**8**|(% style="width:738px" %)Hierüber lassen sich **Referenzen **in die Dokumentenvorlage einbetten.

112

|(% style="width:104px" %)**9**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der **Formularfelder **kann beispielsweise Auswahlfenster in die Vorlage einfügen.

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=== Seriendruckfelder im Überblick ===

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[[image:Seriendruckfelder_V3.png||alt="Designer_Seriendruck.png" height="336" style="float:left" width="957"]]

(% style="width:955.6px" %)

130

|=(% style="width: 94px;" %)Nummer|=(% style="width: 860px;" %)Beschreibung

131

|(% style="width:94px" %)**1**|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein **Spezialfeld einfügen**. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Wenn Feld A gefüllt, dann folgenden Text anzeigen).

132

|(% style="width:94px" %)**2**|(% style="width:860px" %)Die jeweiligen **Feldeigenschaften **lassen sich hier einsehen. Markieren Sie hierfür das Seriendruckfeld und klicken Sie auf den Button "Feldeigenschaften". Hier können weitere Formatierungen der Felder vorgenommen werden.

133

|(% style="width:94px" %)**3**|(% style="width:860px" %)Ein **Feld **kann man über diese Funktion **löschen**. Markieren Sie hierfür das Seriendruckfeld und klicken Sie auf den Button "Löschen". Das Feld wird entfernt.

134

|(% style="width:94px" %)**4**|(% style="width:860px" %)**Seriendruckfelder **lassen sich über dieses Funktion einfügen.

135

|(% style="width:94px" %)**5**|(% style="width:860px" %)Über diesen Menüpunkt **fügt **man einen sich **wiederholenden Block ein**. Dieser ist ausschließlich für die Module „Förderungen“, „Ausschüttungen“ und „Mietverträge“ verfügbar.

136

|(% style="width:94px" %)**6**|(% style="width:860px" %)**Wiederholende Blöcke bearbeitet **man über diesen Menüpunkt. Dieser ist ausschließlich für die Module „Förderungen“, „Ausschüttungen“ und „Mietverträge“ verfügbar.

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138

(% class="box infomessage" %)

139

(((

140

Im System des Non-Profit-Managers gibt es ein Dienstprogramm, das überprüft, ob die Seriendruckfelder in den Beleg- und Dokumentvorlagen aktuell und funktionsfähig sind. Der Zugriff auf dieses Dienstprogramm ist ausschließlich Anwendern mit den entsprechenden Berechtigungen vorbehalten.

141

)))

142

143

==== Seriendruckfeld einfügen ====

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1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen

146

1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Seriendruck **auswählen

147

1. Option **Serienfelder einfügen **auswählen.

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(% style="list-style-type:circle" %)

150

* Die Übersicht der möglichen Seriendruckfelder wird angezeigt.

151

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(% start="4" %)

153

1. Den Cursor im Dokument an die Stelle setzen, an der das Seriendruckfeld eingefügt werden soll.

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1. Gewünschtes **Seriendruckfeld **anklicken.

155

1. Auf Button **Einfügen **klicken.

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(% style="list-style-type:circle" %)

158

* Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt.

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=== Formularfelder im Überblick ===

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[[image:Text_Editior_Menuepunkte.png||alt="Formularfelder_einfuegen.png" height="408" style="float:left" width="698"]]

163

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(% style="margin-left:auto; width:777.6px" %)

165

|(% style="width:104px" %)**Nummer**|(% style="width:672px" %)**Beschreibung**

166

|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld vom Typ [[Text>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HTextfeldeinfFCgen]].

167

|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld, das die Funktion von [[Kontrollkästchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKontrollkE4stcheneinfFCgen]] einnimmt.

168

|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].

169

|(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:672px" %)Eine [[Auswahlliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAuswahllistenformularfeldeinfFCgen]]fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.

170

|(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:672px" %)Ein [[Datumsauswahlfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDatumauswahlformularfeldeinfFCgen]]erzeugt man mithilfe dieses Icons.

(% class="box infomessage" %)

175

(((

176

Wichtig: Möchte man ein Formularfeld in einer bereits ausgewählten Dokumentvorlage, z. B. bei einer Aktivität, wieder löschen, muss jedes Formularfeld mit einer Bezeichnung im Feld „Name“ versehen sein. Nur so kann es später gelöscht werden. Dies kann im Bereich Formularfeld-Eigenschaften getätigt werden.

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)))

178

179

==== Textfeld einfügen ====

180

181

1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen

182

1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen

183

1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren

184

1. Option **Text-Formularfeld einfügen** auswählen

185

186

(% style="list-style-type:circle" %)

187

* Im Dokument erscheint nun ein Textformularfeld. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann in diesem Feld ein beliebiger Text eingetragen werden.

188

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==== Kontrollkästchen einfügen ====

190

191

1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kontrollkaestchen_Formularfeld.png||height="155" style="float:right" width="174"]]

192

1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen

193

1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren

194

1. Option **Kontrollkästchen-Formularfeld einfügen** auswählen

195

196

(% style="list-style-type:circle" %)

197

* Im Dokument wird nun ein Kontrollkästchen angezeigt. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann in diesem Feld ein Kontrollkästchen aktiviert oder deaktiviert werden.

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(% start="5" %)

200

1. Rechts oben kann bei Bedarf nun auch die **Aktiviert**-/**Inaktiviert**-Symbole ändern

201

202

==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====

203

204

1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen (((

205

(% class="wikigeneratedid" style="float:right" %)

206

[[Auswahl der Optionen, aus denen gewählt werden kann>>image:Kombinationslisten_Formularfeld.png||height="142" id="IKombinationslisten_Formularfeld.png" width="329"]]

207

)))

208

1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen

209

1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren

210

1. Option **Kombinationslisten-Formularfeld einfügen** auswählen

211

1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Kombinationsliste klicken

212

1. Gewünschte Werte eintippen

213

1. Eingabe mit Entertaste bestätigen

214

215

(% style="list-style-type:circle" %)

216

* Im Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann bei dieser Kombinationsliste ein Wert ausgewählt werden.

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218

(% start="8" %)

219

1. Vorlage mit **Disketten**-Icon **Speichern **speichern

220

221

(% class="box infomessage" %)

222

(((

223

Wenn man nun **z.B.** eine **Aktivität **vom **Typ E-Mail** erstellt, kann man bei Vorlage die erstellte Vorlage auswählen, in der man **Kombinationslisten **eingefügt hat.

224

Diese werden genau so angezeigt, wie sie in der Vorschau des Editors im **Designer**-Bereich zu sehen gewesen sind.

225

)))

226

227

==== Auswahllistenformularfeld einfügen ====

228

229

1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen(((

230

(% class="wikigeneratedid" style="float:right" %)

231

[[Auswahl der Optionen, aus denen gewählt werden kann>>image:Auswahllisten_Formularfeld.png||height="148" id="IAuswahllisten_Formularfeld.png" width="330"]]

232

)))

233

1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen

234

1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren

235

1. Option **Auswahllisten-Formularfeld einfügen** auswählen

236

1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Auswahlliste klicken

237

1. Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen

238

1. Eingabe mit Entertaste bestätigen

239

240

(% style="list-style-type:circle" %)

241

* In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt.

242

243

(% start="8" %)

244

1. Vorlage mit **Disketten**-Icon **Speichern **speichern

245

246

(% class="box infomessage" %)

247

(((

248

Wenn man nun **z.B. **eine **Aktivität **vom **Typ E-Mail** erstellt, kann man bei Vorlage die erstellte Vorlage auswählen, in der man **Auswahllistenformularfelder **eingefügt hat.

249

Diese werden genau so angezeigt, wie sie in der Vorschau des Editors im **Designer**-Bereich zu sehen gewesen sind.

250

)))

251

252

==== Datumauswahlformularfeld einfügen ====

253

254

(% class="wikigeneratedid" style="float:right" %)

255

[[Das Datum kann man aus der Kalenderansicht wählen>>image:Datumauswahl_Formularfeld.png||height="177" id="IDatumauswahl_Formularfeld.png" width="310"]]

256

257

1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen

258

1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen

259

1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren

260

1. Option **Datumauswahl-Formularfeld einfügen** auswählen

261

262

(% style="list-style-type:circle" %)

263

* Ein Kalender wird angezeigt. In der Vorauswahl ist das aktuelle Datum zu sehen.

264

265

(% start="5" %)

266

1. Vorlage mit **Disketten**-Icon **Speichern **speichern

(% class="box infomessage" %)

272

(((

273

Wenn man nun **z.B.** eine **Aktivität **vom **Typ E-Mail** erstellt, kann man bei Vorlage die erstellte Vorlage auswählen, in der man **Kombinationslisten **eingefügt hat.

274

Diese werden genau so angezeigt, wie sie in der Vorschau des Editors im **Designer**-Bereich zu sehen gewesen sind.

)))

== Löschen eines Formularfeldes bei verwendeter Dokumentvorlage ==

285

286

[[image:Formularfelder_entfernen.png||height="424" style="float:left" width="732"]]

287

288

(% style="margin-left:auto; width:751px" %)

289

|=(% style="width: 82px;" %)Nummer|=(% style="width: 665px;" %)Beschreibung

290

|(% style="width:82px" %)1|(% style="width:665px" %)(((

291

Man öffnet die jeweilige Aktivität inder man die Dokumentvorlage verwendet hat.

292

)))

293

|(% style="width:82px" %) |(% style="width:665px" %)

294

|(% style="width:82px" %)**3**|(% style="width:665px" %)Alle verwendeten Formularfelder aus dieer Dokumentvorlage werden hier aufgelistet.

295

|(% style="width:82px" %)**4**|(% style="width:665px" %)Mit klick auf Button **Entfernen ** wird das Formularfeld in dieser Aktivität geelöscht.

== Löschen einer Dokumentvorlage ==

307

308

Beim Löschen einer Dokumentvorlage führt das System zunächst zwei Prüfungen durch.

309

Wird festgestellt, dass die betreffende Dokumentvorlage in einer Aktivitätsvorlage verwendet wird, ist das Löschen der Dokumentvorlage nicht möglich. In diesem Fall erscheint ein Hinweis, der darauf hinweist, dass zuerst die Aktivitätsvorlage gelöscht werden muss.

310

Wenn die Dokumentvorlage innerhalb einer Aktivität Anwendung findet, dann wird der Betreff automatisch entfernt.

311

312

313

== Dokumentvorlage kopieren ==

314

315

1. In Schnellsuche Begriff **Dokumentvorlage** eingeben und **Enter**-Taste drücken

316

1. Dokumentvorlagen aus den Suchergebnissen wählen

317

1. In der Übersicht auf gewünschte Dokumentvorlage durch Doppelklick öffnen

318

1. Auf Button **Vorlage kopieren **links unten vom Desktop der gewünschten Dokumentvorlage klicken

319

1. Im geöffneten Fenster Neue Vorlage **Bezeichnung anpassen **eingeben

320

1. Mit **OK**-Button bestätigen

321

322

* Die Kopie der Dokumentvorlage wurde erstellt und man gelangt direkt nach der Erstellung automatisch in den Desktop der Kopie.

= Dokumentkategorien =

328

329

Die Kategorien für Dokumente sind empfehlenswert, so bald mehrere Dokumente bspw. an einem Kontakt, Förderprojekt oder Gremium hängen. Jedem Dokument kann eine Kategorie zugewiesen werden. Die Dokumentkategorie „Allgemein“ ist automatisch als Standard angelegt. Die erstellten Dokumentkategorien können auch Aktivitäten zugewiesen werden.

330

331

== Dokumentkategorien anlegen ==

332

333

1. Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt.

334

2. Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick.

335

3. Der Karteireiter „Dokumentkategorien“ öffnet sich. Sie auf den Button „Neuanlage“ (rechts unten). Es erscheint eine neue Zeile. Hier können Sie nun die Nummer, Bezeichnung sowie den Status bearbeiten

336

4. Nachdem Sie alle Angaben getätigt haben, speichern Sie mit dem Button „Speichern“ rechts unten. Wenn Sie nun Dokumente/Dokumentvorlagen hinzufügen, haben Sie die Möglichkeit diese Kategorie anzugeben.

337

338

== Dokumentkategorie inaktiv setzen ==

339

340

Sollte eine Kategorie nicht mehr aktuell sein, kann diese auf inaktiv gesetzt werden. Dies bedeutet, dass diese Kategorie nicht mehr ausgewählt werden kann. Hier gehen Sie wie folgt vor:

341

342

1. Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt.

343

2. Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick.

344

3. In dem Karteireiter werden Ihnen alle bis zu diesem Zeitpunkt angelegten Kategorien angezeigt. In der Spalte Status können Sie mithilfe des Aufklappbuttons den Status entsprechend ändern.

345

4. Speichern Sie Ihre Angaben mit dem Button „Speichern“ rechts unten.

Wiki-Quellcode von 010.9 Dokumentvorlagen