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Wiki-Quellcode von 010.9 Dokumentvorlagen

Version 88.1 von Katharina Prummer am 2024/10/02 10:51
Zeige letzte Bearbeiter
1 (% class="box" %)
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3 **Der Menüpunkt Dokumentvorlagen im Überblick:**
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5 {{toc/}}
6 )))
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8 (% class="box warningmessage" %)
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10 Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
11 )))
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13 = Dokumentvorlagen =
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15 Mithilfe einer Dokumentvorlagen können Dokumente aus dem b4-System erstellt werden. Diese kann bspw. bei einer Aktivität vom Typ Brief oder auch direkt an einem Desktop mit der Funktion (aus Vorlage) erstellt werden.
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18 == Bereiche ==
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20 Ein Bereich legt fest, welche Seriendruckfelder verfügbar sind und wo die Vorlage ausgewählt werden kann.
21 Folgende Bereiche sind verfügbar und werden je nach erworbenen Modul angezeigt:
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23 |**Bereich**|**Anzeige**
24 |Aktivität|Druck von einer Aktivität aller Aktivitätstypen
25 |Kontakt|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Kontakt.
26 Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Kontakt-Desktop erzeugt werden.
27 |Förderung|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Förderung.
28 Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Förderungs-Desktop erzeugt werden.
29 |Ausschüttung|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Ausschüttung.
30 Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Ausschüttungs-Desktop erzeugt werden.
31 |Beschluss|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Beschluss.
32 Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Beschluss-Desktop erzeugt werden.
33 |Mietvertrag|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Mietvertrag.
34 Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Mietvertrags-Desktop erzeugt werden
35 |Fundraisingprodukt|?? (noch nicht gehabt)
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37 == Dokumentvorlagen erstellen ==
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39 1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Schnellsuche** eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
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41 (% style="list-style-type:circle" %)
42 * Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
43 * Das Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** wird angezeigt.
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45 (% start="2" %)
46 1. Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** doppelklicken
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48 (% style="list-style-type:circle" %)
49 * Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
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51 (% start="3" %)
52 1. **+** Icon anklicken
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54 (% style="list-style-type:circle" %)
55 * Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
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57 (% start="4" %)
58 1. **Bereich **auswählen (dieser legt fest welche Seriendruckfelder später verfügbar sind und in welchem Bereich die Vorlage ausgewählt werden kann)
59 1. **Bezeichnung **eingeben
60 1. **Kategorie **auswählen
61 1. **Stiftung **auswählen
62 1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder beides
63 1. Diskette-Icon**Speichern **auswählen
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65 (% style="list-style-type:circle" %)
66 * Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
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68 == Allgemeine Einstellungen die Dokumentvorlage ==
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70 [[image:Allgemein_Einstellungen.png||height="259" style="float:left" width="552"]]
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72 (% style="margin-left:auto; width:588.6px" %)
73 |=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 509px;" %)Beschreibung
74 |(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert. Bei vielen Vorlage lässt sich dadurch die Vorlagen kategorisieren damit können die Vorlagen schneller gefunden werden.
75 |(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist. Die Vorlage ist dann eine **Stiftungsbezogenen Vorlage **und wird nur zur Auswahl angeboten, wenn die Stiftungen übereinstimmen.
76 |(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für einen **Brief **handelt, legt man hier fest.
77 |(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für eine **E-Mail** handelt, legt man hier fest.
78 |(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:509px" %)Darf die Dokumentenvorlage **freigegeben **werden, wählt man "Aktiv".
79 |(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest. Bspw. wegen Revisionssicherheit dürfen erzeugte Dokumente nicht mehr bearbeitet werden.
80
81 == Dokumentvorlage im Überblick ==
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83 [[image:Designer_Start.png||height="307" style="float:left" width="849"]]
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101 (% style="width:844.6px" %)
102 |=(% style="width: 104px;" %)Nummer|=(% style="width: 738px;" %)Beschreibung
103 |(% style="width:104px" %)**0**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik [[Allgemein>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAllgemeineEinstellungenfFCrdasDokument]]wechseln. Hier legt man allgemeine **Einstellungen **der Dokumentenvorlage fest.
104 |(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik **Designer **wechseln. Dies ist der **Bearbeitungsbereich **der Dokumentenvorlage.
105 |(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der **Vorschau **kann man sich den Zwischenstand der Dokumentenvorlage **anzeigen **lassen.
106 |(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:738px" %)Über **Start **gelangt man die gängigen Funktionen eines **Text-Editors**, wie z.B. Schriftgröße ändern.
107 |(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der Schaltfläche **Seriendruck **kann man [[Seriendruckfelder>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HSeriendruckfeldimDCberblick]] in die Dokumentenvorlage einbetten.
108 |(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:738px" %)Via **Einfügen **kann man beispielsweise eine Bilddatei zum Dokument hinzufügen.
109 |(% style="width:104px" %)**6**|(% style="width:738px" %)Über den Punkt **Ansicht** legt man genauere Parameter fest, wie man sich die **Vorlage anzeigen **lässt.
110 |(% style="width:104px" %)**7**|(% style="width:738px" %)Mit **Seitenlayout **formatiert man verschiedene **Regeln für **das **Layout **auf der Seite der Vorlage.
111 |(% style="width:104px" %)**8**|(% style="width:738px" %)Hierüber lassen sich **Referenzen **in die Dokumentenvorlage einbetten.
112 |(% style="width:104px" %)**9**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der **Formularfelder **kann beispielsweise Auswahlfenster in die Vorlage einfügen.
113
114 === Seriendruckfelder im Überblick ===
115
116 [[image:Seriendruckfelder_V3.png||alt="Designer_Seriendruck.png" height="336" style="float:left" width="957"]]
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129 (% style="width:955.6px" %)
130 |=(% style="width: 94px;" %)Nummer|=(% style="width: 860px;" %)Beschreibung
131 |(% style="width:94px" %)**1**|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein **Spezialfeld einfügen**. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Wenn Feld A gefüllt, dann folgenden Text anzeigen).
132 |(% style="width:94px" %)**2**|(% style="width:860px" %)Die jeweiligen **Feldeigenschaften **lassen sich hier einsehen. Markieren Sie hierfür das Seriendruckfeld und klicken Sie auf den Button "Feldeigenschaften". Hier können weitere Formatierungen der Felder vorgenommen werden.
133 |(% style="width:94px" %)**3**|(% style="width:860px" %)Ein **Feld **kann man über diese Funktion **löschen**. Markieren Sie hierfür das Seriendruckfeld und klicken Sie auf den Button "Löschen". Das Feld wird entfernt.
134 |(% style="width:94px" %)**4**|(% style="width:860px" %)**Seriendruckfelder **lassen sich über dieses Funktion einfügen.
135 |(% style="width:94px" %)**5**|(% style="width:860px" %)Über diesen Menüpunkt **fügt **man einen sich **wiederholenden Block ein**. Dieser ist ausschließlich für die Module „Förderungen“, „Ausschüttungen“ und „Mietverträge“ verfügbar.
136 |(% style="width:94px" %)**6**|(% style="width:860px" %)**Wiederholende Blöcke bearbeitet **man über diesen Menüpunkt. Dieser ist ausschließlich für die Module „Förderungen“, „Ausschüttungen“ und „Mietverträge“ verfügbar.
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138 (% class="box infomessage" %)
139 (((
140 Im System des Non-Profit-Managers gibt es ein Dienstprogramm, das überprüft, ob die Seriendruckfelder in den Beleg- und Dokumentvorlagen aktuell und funktionsfähig sind. Der Zugriff auf dieses Dienstprogramm ist ausschließlich Anwendern mit den entsprechenden Berechtigungen vorbehalten.
141 )))
142
143 ==== Seriendruckfeld einfügen ====
144
145 1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
146 1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Seriendruck **auswählen
147 1. Option **Serienfelder einfügen **auswählen.
148
149 (% style="list-style-type:circle" %)
150 * Die Übersicht der möglichen Seriendruckfelder wird angezeigt.
151
152 (% start="4" %)
153 1. Den Cursor im Dokument an die Stelle setzen, an der das Seriendruckfeld eingefügt werden soll.
154 1. Gewünschtes **Seriendruckfeld **anklicken.
155 1. Auf Button **Einfügen **klicken.
156
157 (% style="list-style-type:circle" %)
158 * Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt.
159
160 === Formularfelder im Überblick ===
161
162 [[image:Text_Editior_Menuepunkte.png||alt="Formularfelder_einfuegen.png" height="408" style="float:left" width="698"]]
163
164 (% style="margin-left:auto; width:777.6px" %)
165 |(% style="width:104px" %)**Nummer**|(% style="width:672px" %)**Beschreibung**
166 |(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld vom Typ [[Text>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HTextfeldeinfFCgen]].
167 |(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld, das die Funktion von [[Kontrollkästchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKontrollkE4stcheneinfFCgen]] einnimmt.
168 |(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
169 |(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:672px" %)Eine [[Auswahlliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAuswahllistenformularfeldeinfFCgen]]fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
170 |(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:672px" %)Ein [[Datumsauswahlfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDatumauswahlformularfeldeinfFCgen]]erzeugt man mithilfe dieses Icons.
171
172 (% class="box infomessage" %)
173 (((
174 Wichtig: Möchte man ein Formularfeld in einer bereits ausgewählten Dokumentvorlage, z. B. bei einer Aktivität, wieder löschen, muss jedes Formularfeld mit einer Bezeichnung im Feld „Name“ versehen sein. Nur so kann es später gelöscht werden. Dies kann im Bereich Formularfeld-Eigenschaften getätigt werden.
175 )))
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177 (% class="wikigeneratedid" %)
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182 (% class="wikigeneratedid" %)
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192 (% class="wikigeneratedid" %)
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197 (% class="wikigeneratedid" %)
198 (((
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200 )))
201
202 ==== Textfeld einfügen ====
203
204 1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
205 1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
206 1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
207 1. Den Cursor in der Vorlage an die Stelle setzen, an der das Feld eingefügt werden soll.
208 1. Option **Text-Formularfeld einfügen** auswählen
209
210 (% style="list-style-type:circle" %)
211 * In der Vorlage erscheint nun ein Textformularfeld. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann in diesem Feld ein beliebiger Text eingetragen werden.
212
213 ==== Kontrollkästchen einfügen ====
214
215 1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kontrollkaestchen_Formularfeld.png||height="155" style="float:right" width="174"]]
216 1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
217 1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
218 1. Den Cursor in der Vorlage an die Stelle setzen, an der das Feld eingefügt werden soll.
219 1. Option **Kontrollkästchen-Formularfeld einfügen** auswählen
220
221 (% style="list-style-type:circle" %)
222 * Im Dokument wird nun ein Kontrollkästchen angezeigt. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann in diesem Feld ein Kontrollkästchen aktiviert oder deaktiviert werden.
223
224 (% start="5" %)
225 1. Das Kontrollkästchen anklichen, dann kann rechts oben bei Kontrollkästchen-Eigenschaften bei Bedarf auch die **Aktiviert**-/**Inaktiviert**-Symbole angepasst werden.
226
227 ==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
228
229 1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
230 1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
231 1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
232 1. Den Cursor in der Vorlage an die Stelle setzen, an der das Feld eingefügt werden soll.
233 1. Option **Kombinationslisten-Formularfeld einfügen** auswählen
234
235 (% style="list-style-type:circle" %)
236 * Im Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt.
237
238 (% start="6" %)
239 1. Jetzt müssen noch die Werte eingepflegt werden. Die Kombinationsliste anklicken und oben rechts bei Eigenschaften der Kombinationsliste den Button Neues Listenelement anklicken.
240 1. Gewünschte Werte eintippen
241 1. Eingabe mit Entertaste bestätigen. Punkte 7 und 8 solange wiederholen bis alle Werte eingepflegt sind.
242
243 (% start="8" %)
244 1. Vorlage mit **Disketten**-Icon **Speichern **speichern
245 1. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann bei dieser Kombinationsliste ein Wert ausgewählt werden.
246
247 ==== Auswahllistenformularfeld einfügen ====
248
249 1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen(((
250 (% class="wikigeneratedid" style="float:right" %)
251 [[Auswahl der Optionen, aus denen gewählt werden kann>>image:Auswahllisten_Formularfeld.png||height="148" id="IAuswahllisten_Formularfeld.png" width="330"]]
252 )))
253 1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
254 1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
255 1. Den Cursor in der Vorlage an die Stelle setzen, an der das Feld eingefügt werden soll.
256 1. Option **Auswahllisten-Formularfeld einfügen** auswählen
257
258 (% style="list-style-type:circle" %)
259 * Im Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt.
260
261 (% start="6" %)
262 1. Jetzt müssen noch die Werte eingepflegt werden. Die Auswahlliste anklicken und oben rechts bei Eigenschaften der Kombinationsliste den Button Neues Listenelement anklicken.
263 1. Gewünschte Werte eintippen
264 1. Eingabe mit Entertaste bestätigen. Punkte 7 und 8 solange wiederholen bis alle Werte eingepflegt sind.
265 1. Vorlage mit **Disketten**-Icon **Speichern **speichern
266 1. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann bei dieser Kombinationsliste ein Wert ausgewählt werden.
267
268 ==== Datumauswahlformularfeld einfügen ====
269
270 (% class="wikigeneratedid" style="float:right" %)
271 [[Das Datum kann man aus der Kalenderansicht wählen>>image:Datumauswahl_Formularfeld.png||height="177" id="IDatumauswahl_Formularfeld.png" width="310"]]
272
273 1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
274 1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
275 1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
276 1. Den Cursor in der Vorlage an die Stelle setzen, an der das Feld eingefügt werden soll.
277 1. Option **Datumauswahl-Formularfeld einfügen** auswählen
278
279 (% style="list-style-type:circle" %)
280 * Im Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt.
281
282 (% start="6" %)
283 1. Vorlage mit **Disketten**-Icon **Speichern **speichern
284 1. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann im entsprechenden Feld ein Datum ausgewählt werden. Nach einem Klick erscheint ein Kalender, in dem das aktuelle Datum voreingestellt ist
285
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288
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290
291
292
293 == Löschen eines Formularfeldes bei verwendeter Dokumentvorlage ==
294
295 [[image:Formularfelder_entfernen.png||height="424" style="float:left" width="732"]]
296
297 (% style="margin-left:auto; width:751px" %)
298 |=(% style="width: 82px;" %)Nummer|=(% style="width: 665px;" %)Beschreibung
299 |(% style="width:82px" %)1|(% style="width:665px" %)(((
300 Man öffnet die jeweilige Aktivität inder man die Dokumentvorlage verwendet hat.
301 )))
302 |(% style="width:82px" %) |(% style="width:665px" %)
303 |(% style="width:82px" %)**3**|(% style="width:665px" %)Alle verwendeten Formularfelder aus dieer Dokumentvorlage werden hier aufgelistet.
304 |(% style="width:82px" %)**4**|(% style="width:665px" %)Mit klick auf Button **Entfernen ** wird das Formularfeld in dieser Aktivität geelöscht.
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310 == Löschen einer Dokumentvorlage ==
311
312 Beim Löschen einer Dokumentvorlage führt das System zunächst zwei Prüfungen durch.
313 Wird festgestellt, dass die betreffende Dokumentvorlage in einer Aktivitätsvorlage verwendet wird, ist das Löschen der Dokumentvorlage nicht möglich. In diesem Fall erscheint ein Hinweis, der darauf hinweist, dass zuerst die Aktivitätsvorlage gelöscht werden muss.
314 Wenn die Dokumentvorlage innerhalb einer Aktivität Anwendung findet, dann wird der Betreff automatisch entfernt.
315
316
317 == Dokumentvorlage kopieren ==
318
319 1. In Schnellsuche Begriff **Dokumentvorlage** eingeben und **Enter**-Taste drücken
320 1. Dokumentvorlagen aus den Suchergebnissen wählen
321 1. In der Übersicht auf gewünschte Dokumentvorlage durch Doppelklick öffnen
322 1. Auf Button **Vorlage kopieren **links unten vom Desktop der gewünschten Dokumentvorlage klicken
323 1. Im geöffneten Fenster Neue Vorlage **Bezeichnung anpassen **eingeben
324 1. Mit **OK**-Button bestätigen
325
326 * Die Kopie der Dokumentvorlage wurde erstellt und man gelangt direkt nach der Erstellung automatisch in den Desktop der Kopie.
327
328 = Dokumentkategorien =
329
330 Die Kategorien für Dokumente sind empfehlenswert, so bald mehrere Dokumente bspw. an einem Kontakt, Förderprojekt oder Gremium hängen. Jedem Dokument kann eine Kategorie zugewiesen werden. Die Dokumentkategorie „Allgemein“ ist automatisch als Standard angelegt. Die erstellten Dokumentkategorien können auch Aktivitäten zugewiesen werden.
331
332 == Dokumentkategorien anlegen ==
333
334 1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 
335 2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 
336 3.   Der Karteireiter „Dokumentkategorien“ öffnet sich. Sie auf den Button „Neuanlage“ (rechts unten). Es erscheint eine neue Zeile. Hier können Sie nun die Nummer, Bezeichnung sowie den Status bearbeiten
337 4.   Nachdem Sie alle Angaben getätigt haben, speichern Sie mit dem Button „Speichern“ rechts unten. Wenn Sie nun Dokumente/Dokumentvorlagen hinzufügen, haben Sie die Möglichkeit diese Kategorie anzugeben.
338
339 == Dokumentkategorie inaktiv setzen ==
340
341 Sollte eine Kategorie nicht mehr aktuell sein, kann diese auf inaktiv gesetzt werden. Dies bedeutet, dass diese Kategorie nicht mehr ausgewählt werden kann. Hier gehen Sie wie folgt vor:
342
343 1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 
344 2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 
345 3.   In dem Karteireiter werden Ihnen alle bis zu diesem Zeitpunkt angelegten Kategorien angezeigt. In der Spalte Status können Sie mithilfe des Aufklappbuttons den Status entsprechend ändern.
346 4.   Speichern Sie Ihre Angaben mit dem Button „Speichern“ rechts unten.