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Wiki-Quellcode von 010.9 Dokumentvorlagen

Version 95.1 von Marco Bauer am 2025/01/29 12:52
Zeige letzte Bearbeiter
1 (% class="box" %)
2 (((
3 **Der Menüpunkt Dokumentvorlagen im Überblick:**
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5 {{toc/}}
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8 (% class="box warningmessage" %)
9 (((
10 Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
11 )))
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13 = Dokumentvorlagen =
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15 Mithilfe einer Dokumentvorlagen können Dokumente aus dem b4-System erstellt werden. Diese kann bspw. bei einer Aktivität vom Typ Brief oder auch direkt an einem Desktop mit der Funktion (aus Vorlage) erstellt werden.
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18 == Bereiche ==
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20 Ein Bereich legt fest, welche Seriendruckfelder verfügbar sind und wo die Vorlage ausgewählt werden kann.
21 Folgende Bereiche sind verfügbar und werden je nach erworbenen Modul angezeigt:
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23 |**Bereich**|**Anzeige**
24 |Aktivität|Druck von einer Aktivität aller Aktivitätstypen
25 |Kontakt|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Kontakt.
26 Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Kontakt-Desktop erzeugt werden.
27 |Förderung|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Förderung.
28 Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Förderungs-Desktop erzeugt werden.
29 |Ausschüttung|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Ausschüttung.
30 Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Ausschüttungs-Desktop erzeugt werden.
31 |Beschluss|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Beschluss.
32 Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Beschluss-Desktop erzeugt werden.
33 |Mietvertrag|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Mietvertrag.
34 Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Mietvertrags-Desktop erzeugt werden
35 |Fundraisingprodukt|?? (noch nicht gehabt)
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37 == Dokumentvorlagen erstellen ==
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39 1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Schnellsuche** eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
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41 (% style="list-style-type:circle" %)
42 * Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
43 * Das Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** wird angezeigt.
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45 (% start="2" %)
46 1. Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** doppelklicken
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48 (% style="list-style-type:circle" %)
49 * Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
50
51 (% start="3" %)
52 1. **+** Icon anklicken
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54 (% style="list-style-type:circle" %)
55 * Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
56
57 (% start="4" %)
58 1. **Bereich **auswählen (dieser legt fest welche Seriendruckfelder später verfügbar sind und in welchem Bereich die Vorlage ausgewählt werden kann)
59 1. **Bezeichnung **eingeben
60 1. **Kategorie **auswählen
61 1. **Stiftung **auswählen
62 1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder beides
63 1. Diskette-Icon**Speichern **auswählen
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65 (% style="list-style-type:circle" %)
66 * Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
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68 == Allgemeine Einstellungen die Dokumentvorlage ==
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70 [[image:Allgemein_Einstellungen.png||height="259" style="float:left" width="552"]]
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72 (% style="margin-left:auto; width:588.6px" %)
73 |=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 509px;" %)Beschreibung
74 |(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert. Bei vielen Vorlage lässt sich dadurch die Vorlagen kategorisieren damit können die Vorlagen schneller gefunden werden.
75 |(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist. Die Vorlage ist dann eine **Stiftungsbezogenen Vorlage **und wird nur zur Auswahl angeboten, wenn die Stiftungen übereinstimmen.
76 |(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für einen **Brief **handelt, legt man hier fest.
77 |(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für eine **E-Mail** handelt, legt man hier fest.
78 |(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:509px" %)Darf die Dokumentenvorlage **freigegeben **werden, wählt man "Aktiv".
79 |(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest. Bspw. wegen Revisionssicherheit dürfen erzeugte Dokumente nicht mehr bearbeitet werden.
80
81 == Dokumentvorlage im Überblick ==
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83 [[image:Designer_Start.png||height="307" style="float:left" width="849"]]
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101 (% style="width:844.6px" %)
102 |=(% style="width: 104px;" %)Nummer|=(% style="width: 738px;" %)Beschreibung
103 |(% style="width:104px" %)**0**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik [[Allgemein>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAllgemeineEinstellungenfFCrdasDokument]]wechseln. Hier legt man allgemeine **Einstellungen **der Dokumentenvorlage fest.
104 |(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik **Designer **wechseln. Dies ist der **Bearbeitungsbereich **der Dokumentenvorlage.
105 |(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der **Vorschau **kann man sich den Zwischenstand der Dokumentenvorlage **anzeigen **lassen.
106 |(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:738px" %)Über **Start **gelangt man die gängigen Funktionen eines **Text-Editors**, wie z.B. Schriftgröße ändern.
107 |(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der Schaltfläche **Seriendruck **kann man [[Seriendruckfelder>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HSeriendruckfeldimDCberblick]] in die Dokumentenvorlage einbetten.
108 |(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:738px" %)Via **Einfügen **kann man beispielsweise eine Bilddatei zum Dokument hinzufügen.
109 |(% style="width:104px" %)**6**|(% style="width:738px" %)Über den Punkt **Ansicht** legt man genauere Parameter fest, wie man sich die **Vorlage anzeigen **lässt.
110 |(% style="width:104px" %)**7**|(% style="width:738px" %)Mit **Seitenlayout **formatiert man verschiedene **Regeln für **das **Layout **auf der Seite der Vorlage.
111 |(% style="width:104px" %)**8**|(% style="width:738px" %)Hierüber lassen sich **Referenzen **in die Dokumentenvorlage einbetten.
112 |(% style="width:104px" %)**9**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der **Formularfelder **kann beispielsweise Auswahlfenster in die Vorlage einfügen.
113
114 === Seriendruckfelder im Überblick ===
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116 [[image:Seriendruckfelder_V3.png||alt="Designer_Seriendruck.png" height="336" style="float:left" width="957"]]
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129 (% style="width:955.6px" %)
130 |=(% style="width: 94px;" %)Nummer|=(% style="width: 860px;" %)Beschreibung
131 |(% style="width:94px" %)**1**|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein **Spezialfeld einfügen**. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Wenn Feld A gefüllt, dann folgenden Text anzeigen).
132 |(% style="width:94px" %)**2**|(% style="width:860px" %)Die jeweiligen **Feldeigenschaften **lassen sich hier einsehen. Markieren Sie hierfür das Seriendruckfeld und klicken Sie auf den Button "Feldeigenschaften". Hier können weitere Formatierungen der Felder vorgenommen werden.
133 |(% style="width:94px" %)**3**|(% style="width:860px" %)Ein **Feld **kann man über diese Funktion **löschen**. Markieren Sie hierfür das Seriendruckfeld und klicken Sie auf den Button "Löschen". Das Feld wird entfernt.
134 |(% style="width:94px" %)**4**|(% style="width:860px" %)**Seriendruckfelder **lassen sich über dieses Funktion einfügen.
135 |(% style="width:94px" %)**5**|(% style="width:860px" %)Über diesen Menüpunkt **fügt **man einen sich **wiederholenden Block ein**. Dieser ist ausschließlich für die Module „Förderungen“, „Ausschüttungen“ und „Mietverträge“ verfügbar.
136 |(% style="width:94px" %)**6**|(% style="width:860px" %)**Wiederholende Blöcke bearbeitet **man über diesen Menüpunkt. Dieser ist ausschließlich für die Module „Förderungen“, „Ausschüttungen“ und „Mietverträge“ verfügbar.
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138 (% class="box infomessage" %)
139 (((
140 Im System des Non-Profit-Managers gibt es ein Dienstprogramm, das überprüft, ob die Seriendruckfelder in den Beleg- und Dokumentvorlagen aktuell und funktionsfähig sind. Der Zugriff auf dieses Dienstprogramm ist ausschließlich Anwendern mit den entsprechenden Berechtigungen vorbehalten.
141 )))
142
143 === Spezialfelder im Überblick ===
144
145 [[image:Spezialfelder_Ueberblick.png||height="503" style="float:left" width="272"]]
146
147 (% style="margin-left:auto; width:1246px" %)
148 |=(% style="width: 83px;" %)Nummer|=(% style="width: 1159px;" %)Beschreibung
149 |(% style="width:83px" %)**1**|(% style="width:1159px" %)(((
150 Mit dieser Option fügt man ein konditionales **IF**-Feld ein.
151
152 Dieses vergleicht ein anderes Seriendruckfeld mit einem Wert und dann einen entsprechenden positiven oder negativen Text ein.
153 )))
154 |(% style="width:83px" %)**2**|(% style="width:1159px" %)(((
155 Mit dieser Option fügt man ein **IncludeText**-Feld ein.
156
157 Dieses fügt eine referenzierte Untervorlage an der Feldposition ein.
158 )))
159 |(% style="width:83px" %)**3**|(% style="width:1159px" %)Mithilfe dieser Option wird ein **Datums**-Feld eingefügt. Dieses gibt das aktuelle Datum in einem spezifischen Format aus.
160 |(% style="width:83px" %)**4**|(% style="width:1159px" %)Mithilfe dieser Option wird ein **Next**-Feld eingefügt. Erfolgt nun ein Seriendruckvorgang, so wird mit diesem Feld die nächste Datenzeile ausgewählt.
161 |(% style="width:83px" %)**5**|(% style="width:1159px" %)Mit diesem **NextIf**-Feld wird ein Feld eingefügt. Erfolgt nun ein Seriendruckvorgang, so wird unter speziellen Voraussetzungen die nächste Datenzeile ausgewählt.
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182 xx
183
184 === Seriendruckfeld einfügen ===
185
186 1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
187 1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Seriendruck **auswählen
188 1. Option **Serienfelder einfügen **auswählen.
189
190 (% style="list-style-type:circle" %)
191 * Die Übersicht der möglichen Seriendruckfelder wird angezeigt.
192
193 (% start="4" %)
194 1. Den Cursor im Dokument an die Stelle setzen, an der das Seriendruckfeld eingefügt werden soll.
195 1. Gewünschtes **Seriendruckfeld **anklicken.
196 1. Auf Button **Einfügen **klicken.
197
198 (% style="list-style-type:circle" %)
199 * Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt.
200
201 === Formularfelder im Überblick ===
202
203 [[image:Text_Editior_Menuepunkte.png||alt="Formularfelder_einfuegen.png" height="408" style="float:left" width="698"]]
204
205 (% style="margin-left:auto; width:777.6px" %)
206 |(% style="width:104px" %)**Nummer**|(% style="width:672px" %)**Beschreibung**
207 |(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld vom Typ [[Text>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HTextfeldeinfFCgen]].
208 |(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld, das die Funktion von [[Kontrollkästchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKontrollkE4stcheneinfFCgen]] einnimmt.
209 |(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
210 |(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:672px" %)Eine [[Auswahlliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAuswahllistenformularfeldeinfFCgen]]fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
211 |(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:672px" %)Ein [[Datumsauswahlfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDatumauswahlformularfeldeinfFCgen]]erzeugt man mithilfe dieses Icons.
212
213 (% class="box infomessage" %)
214 (((
215 Wichtig: Möchte man ein Formularfeld in einer bereits ausgewählten Dokumentvorlage, z. B. bei einer Aktivität, wieder löschen, muss jedes Formularfeld mit einer Bezeichnung im Feld „Name“ versehen sein. Nur so kann es später gelöscht werden. Dies kann im Bereich Formularfeld-Eigenschaften getätigt werden.
216 )))
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218 (% class="wikigeneratedid" %)
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223 (% class="wikigeneratedid" %)
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228 (% class="wikigeneratedid" %)
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233 (% class="wikigeneratedid" %)
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241 )))
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243 ==== Textfeld einfügen ====
244
245 1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
246 1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
247 1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
248 1. Den Cursor in der Vorlage an die Stelle setzen, an der das Feld eingefügt werden soll.
249 1. Option **Text-Formularfeld einfügen** auswählen
250
251 (% style="list-style-type:circle" %)
252 * In der Vorlage erscheint nun ein Textformularfeld. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann in diesem Feld ein beliebiger Text eingetragen werden.
253
254 ==== Kontrollkästchen einfügen ====
255
256 1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kontrollkaestchen_Formularfeld.png||height="155" style="float:right" width="174"]]
257 1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
258 1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
259 1. Den Cursor in der Vorlage an die Stelle setzen, an der das Feld eingefügt werden soll.
260 1. Option **Kontrollkästchen-Formularfeld einfügen** auswählen
261
262 (% style="list-style-type:circle" %)
263 * Im Dokument wird nun ein Kontrollkästchen angezeigt. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann in diesem Feld ein Kontrollkästchen aktiviert oder deaktiviert werden.
264
265 (% start="5" %)
266 1. Das Kontrollkästchen anklichen, dann kann rechts oben bei Kontrollkästchen-Eigenschaften bei Bedarf auch die **Aktiviert**-/**Inaktiviert**-Symbole angepasst werden.
267
268 ==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
269
270 1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
271 1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
272 1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
273 1. Den Cursor in der Vorlage an die Stelle setzen, an der das Feld eingefügt werden soll.
274 1. Option **Kombinationslisten-Formularfeld einfügen** auswählen
275
276 (% style="list-style-type:circle" %)
277 * Im Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt.
278
279 (% start="6" %)
280 1. Jetzt müssen noch die Werte eingepflegt werden. Die Kombinationsliste anklicken und oben rechts bei Eigenschaften der Kombinationsliste den Button Neues Listenelement anklicken.
281 1. Gewünschte Werte eintippen
282 1. Eingabe mit Entertaste bestätigen. Punkte 7 und 8 solange wiederholen bis alle Werte eingepflegt sind.
283
284 (% start="8" %)
285 1. Vorlage mit **Disketten**-Icon **Speichern **speichern
286 1. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann bei dieser Kombinationsliste ein Wert ausgewählt werden.
287
288 ==== Auswahllistenformularfeld einfügen ====
289
290 1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen(((
291 (% class="wikigeneratedid" style="float:right" %)
292 [[Auswahl der Optionen, aus denen gewählt werden kann>>image:Auswahllisten_Formularfeld.png||height="148" id="IAuswahllisten_Formularfeld.png" width="330"]]
293 )))
294 1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
295 1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
296 1. Den Cursor in der Vorlage an die Stelle setzen, an der das Feld eingefügt werden soll.
297 1. Option **Auswahllisten-Formularfeld einfügen** auswählen
298
299 (% style="list-style-type:circle" %)
300 * Im Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt.
301
302 (% start="6" %)
303 1. Jetzt müssen noch die Werte eingepflegt werden. Die Auswahlliste anklicken und oben rechts bei Eigenschaften der Kombinationsliste den Button Neues Listenelement anklicken.
304 1. Gewünschte Werte eintippen
305 1. Eingabe mit Entertaste bestätigen. Punkte 7 und 8 solange wiederholen bis alle Werte eingepflegt sind.
306 1. Vorlage mit **Disketten**-Icon **Speichern **speichern
307 1. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann bei dieser Kombinationsliste ein Wert ausgewählt werden.
308
309 ==== Datumauswahlformularfeld einfügen ====
310
311 (% class="wikigeneratedid" style="float:right" %)
312 [[Das Datum kann man aus der Kalenderansicht wählen>>image:Datumauswahl_Formularfeld.png||height="177" id="IDatumauswahl_Formularfeld.png" width="310"]]
313
314 1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
315 1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
316 1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
317 1. Den Cursor in der Vorlage an die Stelle setzen, an der das Feld eingefügt werden soll.
318 1. Option **Datumauswahl-Formularfeld einfügen** auswählen
319
320 (% style="list-style-type:circle" %)
321 * Im Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt.
322
323 (% start="6" %)
324 1. Vorlage mit **Disketten**-Icon **Speichern **speichern
325 1. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann im entsprechenden Feld ein Datum ausgewählt werden. Nach einem Klick erscheint ein Kalender, in dem das aktuelle Datum voreingestellt ist
326
327 (% class="box infomessage" %)
328 (((
329 Wenn man Formularfelder eingefügt hat, dann kann man die **Formularfeldeigenschaften **[[image:Formularfelder-Eigenschaften.png||height="56" width="123"]] bearbeiten.
330 Hierbei kann man die Standardbreite und je nach Formularfeld z.B. das Anzeigeformat oder den Auswahllisteninhalt bearbeiten/ändern.
331 )))
332
333
334 == Löschen eines Formularfeldes bei verwendeter Dokumentvorlage ==
335
336 [[image:Formularfeldname_2.png||alt="Formularfelder_entfernen.png" height="443" style="float:left" width="766"]]
337
338 (% style="margin-left:auto; width:751px" %)
339 |=(% style="width: 82px;" %)Nummer|=(% style="width: 665px;" %)Beschreibung
340 |(% style="width:82px" %)**1**|(% style="width:665px" %)(((
341 Hierüber öffnet man die jeweilige Aktivität, in der man die Dokumentvorlage verwendet hat.
342
343 Ist in dieser Ansicht nur anzupassen, wenn:
344
345 * es sich um eine Neuanlage handelt
346 * die Bearbeitung noch offen ist (also nicht gedruckt oder versendet wurde)
347 )))
348 |(% style="width:82px" %)**2**|(% style="width:665px" %)Alle verwendeten Formularfelder aus dieser Dokumentvorlage werden hier aufgelistet. Formaularfeld welches gelöscht werden soll in dem DropDown auswählen.
349 |(% style="width:82px" %)**3**|(% style="width:665px" %)Mit klick auf Button **Entfernen **wird das Formularfeld in dieser Aktivität gelöscht.
350
351 == Löschen einer Dokumentvorlage ==
352
353 Beim Löschen einer Dokumentvorlage führt das System zunächst zwei Prüfungen durch.
354 Wird festgestellt, dass die betreffende Dokumentvorlage in einer Aktivitätsvorlage verwendet wird, ist das Löschen der Dokumentvorlage nicht möglich. In diesem Fall erscheint ein Hinweis, der darauf hinweist, dass zuerst die Aktivitätsvorlage gelöscht werden muss.
355 Wenn die Dokumentvorlage innerhalb einer Aktivität Anwendung findet, dann wird der Betreff automatisch entfernt.
356
357
358 == Dokumentvorlage kopieren ==
359
360 1. In Schnellsuche Begriff **Dokumentvorlage** eingeben und **Enter**-Taste drücken
361 1. Dokumentvorlagen aus den Suchergebnissen wählen
362 1. In der Übersicht auf gewünschte Dokumentvorlage durch Doppelklick öffnen
363 1. Auf Button **Vorlage kopieren **links unten vom Desktop der gewünschten Dokumentvorlage klicken
364 1. Im geöffneten Fenster Neue Vorlage **Bezeichnung anpassen **eingeben
365 1. Mit **OK**-Button bestätigen
366
367 * Die Kopie der Dokumentvorlage wurde erstellt und man gelangt direkt nach der Erstellung automatisch in den Desktop der Kopie.
368
369 = Dokumentkategorien =
370
371 Die Kategorien für Dokumente sind empfehlenswert, so bald mehrere Dokumente bspw. an einem Kontakt, Förderprojekt oder Gremium hängen. Jedem Dokument kann eine Kategorie zugewiesen werden. Die Dokumentkategorie „Allgemein“ ist automatisch als Standard angelegt. Die erstellten Dokumentkategorien können auch Aktivitäten zugewiesen werden.
372
373 == Dokumentkategorien anlegen ==
374
375 1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 
376 2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 
377 3.   Der Karteireiter „Dokumentkategorien“ öffnet sich. Sie auf den Button „Neuanlage“ (rechts unten). Es erscheint eine neue Zeile. Hier können Sie nun die Nummer, Bezeichnung sowie den Status bearbeiten
378 4.   Nachdem Sie alle Angaben getätigt haben, speichern Sie mit dem Button „Speichern“ rechts unten. Wenn Sie nun Dokumente/Dokumentvorlagen hinzufügen, haben Sie die Möglichkeit diese Kategorie anzugeben.
379
380 == Dokumentkategorie inaktiv setzen ==
381
382 Sollte eine Kategorie nicht mehr aktuell sein, kann diese auf inaktiv gesetzt werden. Dies bedeutet, dass diese Kategorie nicht mehr ausgewählt werden kann. Hier gehen Sie wie folgt vor:
383
384 1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 
385 2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 
386 3.   In dem Karteireiter werden Ihnen alle bis zu diesem Zeitpunkt angelegten Kategorien angezeigt. In der Spalte Status können Sie mithilfe des Aufklappbuttons den Status entsprechend ändern.
387 4.   Speichern Sie Ihre Angaben mit dem Button „Speichern“ rechts unten.