Wiki-Quellcode von 010.9 Dokumentvorlagen

Version 96.1 von Marco Bauer am 2025/01/30 12:20

version	line-number	content
5.1	1	(% class="box" %)
	2	(((
35.1	3	Der Menüpunkt Dokumentvorlagen im Überblick:
4.1	4
5.1	5	{{toc/}}
	6	)))
4.1	7
48.1	8	(% class="box warningmessage" %)
	9	(((
	10	Ab Version V23.2SP00 verfügbar
	11	)))
	12
30.1	13	= Dokumentvorlagen =
4.1	14
30.1	15	Mithilfe einer Dokumentvorlagen können Dokumente aus dem b4-System erstellt werden. Diese kann bspw. bei einer Aktivität vom Typ Brief oder auch direkt an einem Desktop mit der Funktion (aus Vorlage) erstellt werden.
4.1	16
	17
64.1	18	== Bereiche ==
	19
78.1	20	Ein Bereich legt fest, welche Seriendruckfelder verfügbar sind und wo die Vorlage ausgewählt werden kann.
64.1	21	Folgende Bereiche sind verfügbar und werden je nach erworbenen Modul angezeigt:
	22
	23	\|Bereich\|Anzeige
	24	\|Aktivität\|Druck von einer Aktivität aller Aktivitätstypen
78.1	25	\|Kontakt\|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Kontakt.
64.1	26	Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Kontakt-Desktop erzeugt werden.
78.1	27	\|Förderung\|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Förderung.
64.1	28	Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Förderungs-Desktop erzeugt werden.
78.1	29	\|Ausschüttung\|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Ausschüttung.
64.1	30	Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Ausschüttungs-Desktop erzeugt werden.
78.1	31	\|Beschluss\|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Beschluss.
	32	Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Beschluss-Desktop erzeugt werden.
	33	\|Mietvertrag\|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Mietvertrag.
	34	Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Mietvertrags-Desktop erzeugt werden
	35	\|Fundraisingprodukt\|?? (noch nicht gehabt)
64.1	36
30.1	37	== Dokumentvorlagen erstellen ==
4.1	38
64.1	39	1. Begriff Dokumentvorlagen in Schnellsuche eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png\|\|height="228" style="float:right" width="378"]]
27.1	40
	41	(% style="list-style-type:circle" %)
	42	* Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
	43	* Das Programm Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen wird angezeigt.
	44
	45	(% start="2" %)
	46	1. Programm Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen doppelklicken
	47
	48	(% style="list-style-type:circle" %)
	49	* Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
	50
	51	(% start="3" %)
36.1	52	1. + Icon anklicken
27.1	53
	54	(% style="list-style-type:circle" %)
	55	* Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
	56
	57	(% start="4" %)
30.1	58	1. Bereich auswählen (dieser legt fest welche Seriendruckfelder später verfügbar sind und in welchem Bereich die Vorlage ausgewählt werden kann)
27.1	59	1. Bezeichnung eingeben
	60	1. Kategorie auswählen
	61	1. Stiftung auswählen
31.1	62	1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder beides
36.1	63	1. Diskette-IconSpeichern auswählen
27.1	64
	65	(% style="list-style-type:circle" %)
	66	* Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
	67
29.1	68	== Allgemeine Einstellungen die Dokumentvorlage ==
11.1	69
	70	[[image:Allgemein_Einstellungen.png\|\|height="259" style="float:left" width="552"]]
	71
	72	(% style="margin-left:auto; width:588.6px" %)
	73	\|=(% style="width: 78px;" %)Nummer\|=(% style="width: 509px;" %)Beschreibung
37.1	74	\|(% style="width:78px" %)1\|(% style="width:509px" %)Hier wird die Kategorie definiert. Bei vielen Vorlage lässt sich dadurch die Vorlagen kategorisieren damit können die Vorlagen schneller gefunden werden.
	75	\|(% style="width:78px" %)2\|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, welcher Stiftung das Dokument zugeordnet ist. Die Vorlage ist dann eine Stiftungsbezogenen Vorlage und wird nur zur Auswahl angeboten, wenn die Stiftungen übereinstimmen.
11.1	76	\|(% style="width:78px" %)3\|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für einen Brief handelt, legt man hier fest.
	77	\|(% style="width:78px" %)4\|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für eine E-Mail handelt, legt man hier fest.
	78	\|(% style="width:78px" %)5\|(% style="width:509px" %)Darf die Dokumentenvorlage freigegeben werden, wählt man "Aktiv".
37.1	79	\|(% style="width:78px" %)6\|(% style="width:509px" %)Die Erlaubnis zur Bearbeitung nach dem Druck legt man hier fest. Bspw. wegen Revisionssicherheit dürfen erzeugte Dokumente nicht mehr bearbeitet werden.
11.1	80
66.1	81	== Dokumentvorlage im Überblick ==
11.1	82
12.1	83	[[image:Designer_Start.png\|\|height="307" style="float:left" width="849"]]
11.1	84
	85
12.1	86
	87
	88
	89
	90
	91
	92
	93
	94
	95
61.1	96
	97
	98
	99
	100
	101	(% style="width:844.6px" %)
16.1	102	\|=(% style="width: 104px;" %)Nummer\|=(% style="width: 738px;" %)Beschreibung
18.1	103	\|(% style="width:104px" %)0\|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik [[Allgemein>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAllgemeineEinstellungenfFCrdasDokument]]wechseln. Hier legt man allgemeine Einstellungen der Dokumentenvorlage fest.
16.1	104	\|(% style="width:104px" %)1\|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik Designer wechseln. Dies ist der Bearbeitungsbereich der Dokumentenvorlage.
	105	\|(% style="width:104px" %)2\|(% style="width:738px" %)Mithilfe der Vorschau kann man sich den Zwischenstand der Dokumentenvorlage anzeigen lassen.
	106	\|(% style="width:104px" %)3\|(% style="width:738px" %)Über Start gelangt man die gängigen Funktionen eines Text-Editors, wie z.B. Schriftgröße ändern.
19.1	107	\|(% style="width:104px" %)4\|(% style="width:738px" %)Mithilfe der Schaltfläche Seriendruck kann man [[Seriendruckfelder>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HSeriendruckfeldimDCberblick]] in die Dokumentenvorlage einbetten.
16.1	108	\|(% style="width:104px" %)5\|(% style="width:738px" %)Via Einfügen kann man beispielsweise eine Bilddatei zum Dokument hinzufügen.
	109	\|(% style="width:104px" %)6\|(% style="width:738px" %)Über den Punkt Ansicht legt man genauere Parameter fest, wie man sich die Vorlage anzeigen lässt.
	110	\|(% style="width:104px" %)7\|(% style="width:738px" %)Mit Seitenlayout formatiert man verschiedene Regeln für das Layout auf der Seite der Vorlage.
	111	\|(% style="width:104px" %)8\|(% style="width:738px" %)Hierüber lassen sich Referenzen in die Dokumentenvorlage einbetten.
	112	\|(% style="width:104px" %)9\|(% style="width:738px" %)Mithilfe der Formularfelder kann beispielsweise Auswahlfenster in die Vorlage einfügen.
12.1	113
23.1	114	=== Seriendruckfelder im Überblick ===
15.1	115
80.1	116	[[image:Seriendruckfelder_V3.png\|\|alt="Designer_Seriendruck.png" height="336" style="float:left" width="957"]]
15.1	117
11.1	118
16.1	119
	120
	121
	122
	123
	124
	125
	126
	127
	128
61.1	129	(% style="width:955.6px" %)
16.1	130	\|=(% style="width: 94px;" %)Nummer\|=(% style="width: 860px;" %)Beschreibung
96.1	131	\|(% style="width:94px" %)1\|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein [[Spezialfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HSpezialfelderimDCberblick]] einfügen. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Wenn Feld A gefüllt, dann folgenden Text anzeigen).
68.1	132	\|(% style="width:94px" %)2\|(% style="width:860px" %)Die jeweiligen Feldeigenschaften lassen sich hier einsehen. Markieren Sie hierfür das Seriendruckfeld und klicken Sie auf den Button "Feldeigenschaften". Hier können weitere Formatierungen der Felder vorgenommen werden.
	133	\|(% style="width:94px" %)3\|(% style="width:860px" %)Ein Feld kann man über diese Funktion löschen. Markieren Sie hierfür das Seriendruckfeld und klicken Sie auf den Button "Löschen". Das Feld wird entfernt.
20.1	134	\|(% style="width:94px" %)4\|(% style="width:860px" %)Seriendruckfelder lassen sich über dieses Funktion einfügen.
68.1	135	\|(% style="width:94px" %)5\|(% style="width:860px" %)Über diesen Menüpunkt fügt man einen sich wiederholenden Block ein. Dieser ist ausschließlich für die Module „Förderungen“, „Ausschüttungen“ und „Mietverträge“ verfügbar.
	136	\|(% style="width:94px" %)6\|(% style="width:860px" %)Wiederholende Blöcke bearbeitet man über diesen Menüpunkt. Dieser ist ausschließlich für die Module „Förderungen“, „Ausschüttungen“ und „Mietverträge“ verfügbar.
16.1	137
61.1	138	(% class="box infomessage" %)
	139	(((
68.1	140	Im System des Non-Profit-Managers gibt es ein Dienstprogramm, das überprüft, ob die Seriendruckfelder in den Beleg- und Dokumentvorlagen aktuell und funktionsfähig sind. Der Zugriff auf dieses Dienstprogramm ist ausschließlich Anwendern mit den entsprechenden Berechtigungen vorbehalten.
61.1	141	)))
	142
94.1	143	=== Spezialfelder im Überblick ===
25.2	144
95.1	145	[[image:Spezialfelder_Ueberblick.png\|\|height="503" style="float:left" width="272"]]
94.1	146
95.1	147	(% style="margin-left:auto; width:1246px" %)
	148	\|=(% style="width: 83px;" %)Nummer\|=(% style="width: 1159px;" %)Beschreibung
	149	\|(% style="width:83px" %)1\|(% style="width:1159px" %)(((
	150	Mit dieser Option fügt man ein konditionales IF-Feld ein.
94.1	151
95.1	152	Dieses vergleicht ein anderes Seriendruckfeld mit einem Wert und dann einen entsprechenden positiven oder negativen Text ein.
	153	)))
	154	\|(% style="width:83px" %)2\|(% style="width:1159px" %)(((
	155	Mit dieser Option fügt man ein IncludeText-Feld ein.
94.1	156
95.1	157	Dieses fügt eine referenzierte Untervorlage an der Feldposition ein.
	158	)))
	159	\|(% style="width:83px" %)3\|(% style="width:1159px" %)Mithilfe dieser Option wird ein Datums-Feld eingefügt. Dieses gibt das aktuelle Datum in einem spezifischen Format aus.
	160	\|(% style="width:83px" %)4\|(% style="width:1159px" %)Mithilfe dieser Option wird ein Next-Feld eingefügt. Erfolgt nun ein Seriendruckvorgang, so wird mit diesem Feld die nächste Datenzeile ausgewählt.
	161	\|(% style="width:83px" %)5\|(% style="width:1159px" %)Mit diesem NextIf-Feld wird ein Feld eingefügt. Erfolgt nun ein Seriendruckvorgang, so wird unter speziellen Voraussetzungen die nächste Datenzeile ausgewählt.
94.1	162
	163
	164
	165
	166
	167
	168
95.1	169
	170
	171
	172
	173
	174
	175
	176
	177
	178
	179
	180
94.1	181	xx
	182
	183	=== Seriendruckfeld einfügen ===
	184
25.2	185	1. Im Startbildschirm des Softwaretools Designer auswählen
	186	1. Im Bereich Designer den Menüpunkt Seriendruck auswählen
69.1	187	1. Option Serienfelder einfügen auswählen.
25.2	188
	189	(% style="list-style-type:circle" %)
	190	* Die Übersicht der möglichen Seriendruckfelder wird angezeigt.
	191
	192	(% start="4" %)
69.1	193	1. Den Cursor im Dokument an die Stelle setzen, an der das Seriendruckfeld eingefügt werden soll.
	194	1. Gewünschtes Seriendruckfeld anklicken.
	195	1. Auf Button Einfügen klicken.
25.2	196
	197	(% style="list-style-type:circle" %)
	198	* Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt.
	199
23.1	200	=== Formularfelder im Überblick ===
22.1	201
47.1	202	[[image:Text_Editior_Menuepunkte.png\|\|alt="Formularfelder_einfuegen.png" height="408" style="float:left" width="698"]]
22.1	203
	204	(% style="margin-left:auto; width:777.6px" %)
	205	\|(% style="width:104px" %)Nummer\|(% style="width:672px" %)Beschreibung
51.1	206	\|(% style="width:104px" %)1\|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld vom Typ [[Text>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HTextfeldeinfFCgen]].
52.1	207	\|(% style="width:104px" %)2\|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld, das die Funktion von [[Kontrollkästchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKontrollkE4stcheneinfFCgen]] einnimmt.
47.1	208	\|(% style="width:104px" %)3\|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
53.1	209	\|(% style="width:104px" %)4\|(% style="width:672px" %)Eine [[Auswahlliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAuswahllistenformularfeldeinfFCgen]]fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
54.1	210	\|(% style="width:104px" %)5\|(% style="width:672px" %)Ein [[Datumsauswahlfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDatumauswahlformularfeldeinfFCgen]]erzeugt man mithilfe dieses Icons.
22.1	211
71.1	212	(% class="box infomessage" %)
	213	(((
72.1	214	Wichtig: Möchte man ein Formularfeld in einer bereits ausgewählten Dokumentvorlage, z. B. bei einer Aktivität, wieder löschen, muss jedes Formularfeld mit einer Bezeichnung im Feld „Name“ versehen sein. Nur so kann es später gelöscht werden. Dies kann im Bereich Formularfeld-Eigenschaften getätigt werden.
71.1	215	)))
	216
84.1	217	(% class="wikigeneratedid" %)
	218	(((
	219
	220	)))
	221
	222	(% class="wikigeneratedid" %)
	223	(((
	224
	225	)))
	226
	227	(% class="wikigeneratedid" %)
	228	(((
	229
	230	)))
	231
	232	(% class="wikigeneratedid" %)
	233	(((
	234
	235	)))
	236
	237	(% class="wikigeneratedid" %)
	238	(((
	239
	240	)))
	241
50.1	242	==== Textfeld einfügen ====
	243
55.1	244	1. Im Startbildschirm des Softwaretools Designer auswählen
	245	1. Im Bereich Designer den Menüpunkt Formularfelder auswählen
	246	1. Zum Bereich Formularfelder einfügen navigieren
84.1	247	1. Den Cursor in der Vorlage an die Stelle setzen, an der das Feld eingefügt werden soll.
55.1	248	1. Option Text-Formularfeld einfügen auswählen
50.1	249
55.1	250	(% style="list-style-type:circle" %)
84.1	251	* In der Vorlage erscheint nun ein Textformularfeld. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann in diesem Feld ein beliebiger Text eingetragen werden.
50.1	252
	253	==== Kontrollkästchen einfügen ====
	254
55.1	255	1. Im Startbildschirm des Softwaretools Designer auswählen[[image:Kontrollkaestchen_Formularfeld.png\|\|height="155" style="float:right" width="174"]]
	256	1. Im Bereich Designer den Menüpunkt Formularfelder auswählen
	257	1. Zum Bereich Formularfelder einfügen navigieren
84.1	258	1. Den Cursor in der Vorlage an die Stelle setzen, an der das Feld eingefügt werden soll.
55.1	259	1. Option Kontrollkästchen-Formularfeld einfügen auswählen
50.1	260
55.1	261	(% style="list-style-type:circle" %)
70.1	262	* Im Dokument wird nun ein Kontrollkästchen angezeigt. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann in diesem Feld ein Kontrollkästchen aktiviert oder deaktiviert werden.
50.1	263
55.1	264	(% start="5" %)
84.1	265	1. Das Kontrollkästchen anklichen, dann kann rechts oben bei Kontrollkästchen-Eigenschaften bei Bedarf auch die Aktiviert-/Inaktiviert-Symbole angepasst werden.
50.1	266
25.3	267	==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
23.1	268
86.1	269	1. Im Startbildschirm des Softwaretools Designer auswählen
25.3	270	1. Im Bereich Designer den Menüpunkt Formularfelder auswählen
	271	1. Zum Bereich Formularfelder einfügen navigieren
85.1	272	1. Den Cursor in der Vorlage an die Stelle setzen, an der das Feld eingefügt werden soll.
55.1	273	1. Option Kombinationslisten-Formularfeld einfügen auswählen
11.1	274
25.3	275	(% style="list-style-type:circle" %)
85.1	276	* Im Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt.
22.1	277
85.1	278	(% start="6" %)
	279	1. Jetzt müssen noch die Werte eingepflegt werden. Die Kombinationsliste anklicken und oben rechts bei Eigenschaften der Kombinationsliste den Button Neues Listenelement anklicken.
	280	1. Gewünschte Werte eintippen
	281	1. Eingabe mit Entertaste bestätigen. Punkte 7 und 8 solange wiederholen bis alle Werte eingepflegt sind.
	282
81.1	283	(% start="8" %)
	284	1. Vorlage mit Disketten-Icon Speichern speichern
85.1	285	1. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann bei dieser Kombinationsliste ein Wert ausgewählt werden.
81.1	286
55.1	287	==== Auswahllistenformularfeld einfügen ====
22.1	288
81.1	289	1. Im Startbildschirm des Softwaretools Designer auswählen(((
	290	(% class="wikigeneratedid" style="float:right" %)
	291	[[Auswahl der Optionen, aus denen gewählt werden kann>>image:Auswahllisten_Formularfeld.png\|\|height="148" id="IAuswahllisten_Formularfeld.png" width="330"]]
	292	)))
55.1	293	1. Im Bereich Designer den Menüpunkt Formularfelder auswählen
	294	1. Zum Bereich Formularfelder einfügen navigieren
87.1	295	1. Den Cursor in der Vorlage an die Stelle setzen, an der das Feld eingefügt werden soll.
55.1	296	1. Option Auswahllisten-Formularfeld einfügen auswählen
22.1	297
25.3	298	(% style="list-style-type:circle" %)
87.1	299	* Im Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt.
22.1	300
87.1	301	(% start="6" %)
	302	1. Jetzt müssen noch die Werte eingepflegt werden. Die Auswahlliste anklicken und oben rechts bei Eigenschaften der Kombinationsliste den Button Neues Listenelement anklicken.
	303	1. Gewünschte Werte eintippen
	304	1. Eingabe mit Entertaste bestätigen. Punkte 7 und 8 solange wiederholen bis alle Werte eingepflegt sind.
81.1	305	1. Vorlage mit Disketten-Icon Speichern speichern
87.1	306	1. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann bei dieser Kombinationsliste ein Wert ausgewählt werden.
81.1	307
58.1	308	==== Datumauswahlformularfeld einfügen ====
50.1	309
81.1	310	(% class="wikigeneratedid" style="float:right" %)
	311	[[Das Datum kann man aus der Kalenderansicht wählen>>image:Datumauswahl_Formularfeld.png\|\|height="177" id="IDatumauswahl_Formularfeld.png" width="310"]]
	312
	313	1. Im Startbildschirm des Softwaretools Designer auswählen
55.1	314	1. Im Bereich Designer den Menüpunkt Formularfelder auswählen
	315	1. Zum Bereich Formularfelder einfügen navigieren
88.1	316	1. Den Cursor in der Vorlage an die Stelle setzen, an der das Feld eingefügt werden soll.
55.1	317	1. Option Datumauswahl-Formularfeld einfügen auswählen
50.1	318
55.1	319	(% style="list-style-type:circle" %)
88.1	320	* Im Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt.
50.1	321
88.1	322	(% start="6" %)
81.1	323	1. Vorlage mit Disketten-Icon Speichern speichern
88.1	324	1. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann im entsprechenden Feld ein Datum ausgewählt werden. Nach einem Klick erscheint ein Kalender, in dem das aktuelle Datum voreingestellt ist
81.1	325
93.1	326	(% class="box infomessage" %)
	327	(((
	328	Wenn man Formularfelder eingefügt hat, dann kann man die Formularfeldeigenschaften [[image:Formularfelder-Eigenschaften.png\|\|height="56" width="123"]] bearbeiten.
	329	Hierbei kann man die Standardbreite und je nach Formularfeld z.B. das Anzeigeformat oder den Auswahllisteninhalt bearbeiten/ändern.
	330	)))
81.1	331
93.1	332
73.1	333	== Löschen eines Formularfeldes bei verwendeter Dokumentvorlage ==
62.1	334
90.1	335	[[image:Formularfeldname_2.png\|\|alt="Formularfelder_entfernen.png" height="443" style="float:left" width="766"]]
62.1	336
	337	(% style="margin-left:auto; width:751px" %)
	338	\|=(% style="width: 82px;" %)Nummer\|=(% style="width: 665px;" %)Beschreibung
90.1	339	\|(% style="width:82px" %)1\|(% style="width:665px" %)(((
	340	Hierüber öffnet man die jeweilige Aktivität, in der man die Dokumentvorlage verwendet hat.
	341
92.1	342	Ist in dieser Ansicht nur anzupassen, wenn:
90.1	343
	344	* es sich um eine Neuanlage handelt
91.1	345	* die Bearbeitung noch offen ist (also nicht gedruckt oder versendet wurde)
62.1	346	)))
92.1	347	\|(% style="width:82px" %)2\|(% style="width:665px" %)Alle verwendeten Formularfelder aus dieser Dokumentvorlage werden hier aufgelistet. Formaularfeld welches gelöscht werden soll in dem DropDown auswählen.
	348	\|(% style="width:82px" %)3\|(% style="width:665px" %)Mit klick auf Button Entfernen wird das Formularfeld in dieser Aktivität gelöscht.
62.1	349
60.1	350	== Löschen einer Dokumentvorlage ==
	351
77.1	352	Beim Löschen einer Dokumentvorlage führt das System zunächst zwei Prüfungen durch.
	353	Wird festgestellt, dass die betreffende Dokumentvorlage in einer Aktivitätsvorlage verwendet wird, ist das Löschen der Dokumentvorlage nicht möglich. In diesem Fall erscheint ein Hinweis, der darauf hinweist, dass zuerst die Aktivitätsvorlage gelöscht werden muss.
60.1	354	Wenn die Dokumentvorlage innerhalb einer Aktivität Anwendung findet, dann wird der Betreff automatisch entfernt.
	355
	356
79.1	357	== Dokumentvorlage kopieren ==
60.1	358
79.1	359	1. In Schnellsuche Begriff Dokumentvorlage eingeben und Enter-Taste drücken
	360	1. Dokumentvorlagen aus den Suchergebnissen wählen
	361	1. In der Übersicht auf gewünschte Dokumentvorlage durch Doppelklick öffnen
	362	1. Auf Button Vorlage kopieren links unten vom Desktop der gewünschten Dokumentvorlage klicken
83.1	363	1. Im geöffneten Fenster Neue Vorlage Bezeichnung anpassen eingeben
79.1	364	1. Mit OK-Button bestätigen
67.1	365
79.1	366	* Die Kopie der Dokumentvorlage wurde erstellt und man gelangt direkt nach der Erstellung automatisch in den Desktop der Kopie.
	367
40.1	368	= Dokumentkategorien =
4.1	369
41.1	370	Die Kategorien für Dokumente sind empfehlenswert, so bald mehrere Dokumente bspw. an einem Kontakt, Förderprojekt oder Gremium hängen. Jedem Dokument kann eine Kategorie zugewiesen werden. Die Dokumentkategorie „Allgemein“ ist automatisch als Standard angelegt. Die erstellten Dokumentkategorien können auch Aktivitäten zugewiesen werden.
4.1	371
42.1	372	== Dokumentkategorien anlegen ==
4.1	373
41.1	374	1. Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt.
	375	2. Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick.
	376	3. Der Karteireiter „Dokumentkategorien“ öffnet sich. Sie auf den Button „Neuanlage“ (rechts unten). Es erscheint eine neue Zeile. Hier können Sie nun die Nummer, Bezeichnung sowie den Status bearbeiten
	377	4. Nachdem Sie alle Angaben getätigt haben, speichern Sie mit dem Button „Speichern“ rechts unten. Wenn Sie nun Dokumente/Dokumentvorlagen hinzufügen, haben Sie die Möglichkeit diese Kategorie anzugeben.
6.1	378
42.1	379	== Dokumentkategorie inaktiv setzen ==
40.1	380
41.1	381	Sollte eine Kategorie nicht mehr aktuell sein, kann diese auf inaktiv gesetzt werden. Dies bedeutet, dass diese Kategorie nicht mehr ausgewählt werden kann. Hier gehen Sie wie folgt vor:
40.1	382
41.1	383	1. Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt.
	384	2. Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick.
	385	3. In dem Karteireiter werden Ihnen alle bis zu diesem Zeitpunkt angelegten Kategorien angezeigt. In der Spalte Status können Sie mithilfe des Aufklappbuttons den Status entsprechend ändern.
	386	4. Speichern Sie Ihre Angaben mit dem Button „Speichern“ rechts unten.