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Wiki-Quellcode von 010.9 Dokumentvorlagen

Version 96.1 von Marco Bauer am 2025/01/30 12:20
Zeige letzte Bearbeiter
1 (% class="box" %)
2 (((
3 **Der Menüpunkt Dokumentvorlagen im Überblick:**
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5 {{toc/}}
6 )))
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8 (% class="box warningmessage" %)
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10 Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
11 )))
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13 = Dokumentvorlagen =
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15 Mithilfe einer Dokumentvorlagen können Dokumente aus dem b4-System erstellt werden. Diese kann bspw. bei einer Aktivität vom Typ Brief oder auch direkt an einem Desktop mit der Funktion (aus Vorlage) erstellt werden.
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18 == Bereiche ==
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20 Ein Bereich legt fest, welche Seriendruckfelder verfügbar sind und wo die Vorlage ausgewählt werden kann.
21 Folgende Bereiche sind verfügbar und werden je nach erworbenen Modul angezeigt:
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23 |**Bereich**|**Anzeige**
24 |Aktivität|Druck von einer Aktivität aller Aktivitätstypen
25 |Kontakt|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Kontakt.
26 Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Kontakt-Desktop erzeugt werden.
27 |Förderung|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Förderung.
28 Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Förderungs-Desktop erzeugt werden.
29 |Ausschüttung|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Ausschüttung.
30 Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Ausschüttungs-Desktop erzeugt werden.
31 |Beschluss|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Beschluss.
32 Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Beschluss-Desktop erzeugt werden.
33 |Mietvertrag|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Mietvertrag.
34 Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Mietvertrags-Desktop erzeugt werden
35 |Fundraisingprodukt|?? (noch nicht gehabt)
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37 == Dokumentvorlagen erstellen ==
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39 1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Schnellsuche** eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
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41 (% style="list-style-type:circle" %)
42 * Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
43 * Das Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** wird angezeigt.
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45 (% start="2" %)
46 1. Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** doppelklicken
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48 (% style="list-style-type:circle" %)
49 * Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
50
51 (% start="3" %)
52 1. **+** Icon anklicken
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54 (% style="list-style-type:circle" %)
55 * Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
56
57 (% start="4" %)
58 1. **Bereich **auswählen (dieser legt fest welche Seriendruckfelder später verfügbar sind und in welchem Bereich die Vorlage ausgewählt werden kann)
59 1. **Bezeichnung **eingeben
60 1. **Kategorie **auswählen
61 1. **Stiftung **auswählen
62 1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder beides
63 1. Diskette-Icon**Speichern **auswählen
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65 (% style="list-style-type:circle" %)
66 * Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
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68 == Allgemeine Einstellungen die Dokumentvorlage ==
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70 [[image:Allgemein_Einstellungen.png||height="259" style="float:left" width="552"]]
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72 (% style="margin-left:auto; width:588.6px" %)
73 |=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 509px;" %)Beschreibung
74 |(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert. Bei vielen Vorlage lässt sich dadurch die Vorlagen kategorisieren damit können die Vorlagen schneller gefunden werden.
75 |(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist. Die Vorlage ist dann eine **Stiftungsbezogenen Vorlage **und wird nur zur Auswahl angeboten, wenn die Stiftungen übereinstimmen.
76 |(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für einen **Brief **handelt, legt man hier fest.
77 |(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für eine **E-Mail** handelt, legt man hier fest.
78 |(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:509px" %)Darf die Dokumentenvorlage **freigegeben **werden, wählt man "Aktiv".
79 |(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest. Bspw. wegen Revisionssicherheit dürfen erzeugte Dokumente nicht mehr bearbeitet werden.
80
81 == Dokumentvorlage im Überblick ==
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83 [[image:Designer_Start.png||height="307" style="float:left" width="849"]]
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101 (% style="width:844.6px" %)
102 |=(% style="width: 104px;" %)Nummer|=(% style="width: 738px;" %)Beschreibung
103 |(% style="width:104px" %)**0**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik [[Allgemein>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAllgemeineEinstellungenfFCrdasDokument]]wechseln. Hier legt man allgemeine **Einstellungen **der Dokumentenvorlage fest.
104 |(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik **Designer **wechseln. Dies ist der **Bearbeitungsbereich **der Dokumentenvorlage.
105 |(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der **Vorschau **kann man sich den Zwischenstand der Dokumentenvorlage **anzeigen **lassen.
106 |(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:738px" %)Über **Start **gelangt man die gängigen Funktionen eines **Text-Editors**, wie z.B. Schriftgröße ändern.
107 |(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der Schaltfläche **Seriendruck **kann man [[Seriendruckfelder>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HSeriendruckfeldimDCberblick]] in die Dokumentenvorlage einbetten.
108 |(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:738px" %)Via **Einfügen **kann man beispielsweise eine Bilddatei zum Dokument hinzufügen.
109 |(% style="width:104px" %)**6**|(% style="width:738px" %)Über den Punkt **Ansicht** legt man genauere Parameter fest, wie man sich die **Vorlage anzeigen **lässt.
110 |(% style="width:104px" %)**7**|(% style="width:738px" %)Mit **Seitenlayout **formatiert man verschiedene **Regeln für **das **Layout **auf der Seite der Vorlage.
111 |(% style="width:104px" %)**8**|(% style="width:738px" %)Hierüber lassen sich **Referenzen **in die Dokumentenvorlage einbetten.
112 |(% style="width:104px" %)**9**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der **Formularfelder **kann beispielsweise Auswahlfenster in die Vorlage einfügen.
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114 === Seriendruckfelder im Überblick ===
115
116 [[image:Seriendruckfelder_V3.png||alt="Designer_Seriendruck.png" height="336" style="float:left" width="957"]]
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129 (% style="width:955.6px" %)
130 |=(% style="width: 94px;" %)Nummer|=(% style="width: 860px;" %)Beschreibung
131 |(% style="width:94px" %)**1**|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein [[Spezialfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HSpezialfelderimDCberblick]] einfügen. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Wenn Feld A gefüllt, dann folgenden Text anzeigen).
132 |(% style="width:94px" %)**2**|(% style="width:860px" %)Die jeweiligen **Feldeigenschaften **lassen sich hier einsehen. Markieren Sie hierfür das Seriendruckfeld und klicken Sie auf den Button "Feldeigenschaften". Hier können weitere Formatierungen der Felder vorgenommen werden.
133 |(% style="width:94px" %)**3**|(% style="width:860px" %)Ein **Feld **kann man über diese Funktion **löschen**. Markieren Sie hierfür das Seriendruckfeld und klicken Sie auf den Button "Löschen". Das Feld wird entfernt.
134 |(% style="width:94px" %)**4**|(% style="width:860px" %)**Seriendruckfelder **lassen sich über dieses Funktion einfügen.
135 |(% style="width:94px" %)**5**|(% style="width:860px" %)Über diesen Menüpunkt **fügt **man einen sich **wiederholenden Block ein**. Dieser ist ausschließlich für die Module „Förderungen“, „Ausschüttungen“ und „Mietverträge“ verfügbar.
136 |(% style="width:94px" %)**6**|(% style="width:860px" %)**Wiederholende Blöcke bearbeitet **man über diesen Menüpunkt. Dieser ist ausschließlich für die Module „Förderungen“, „Ausschüttungen“ und „Mietverträge“ verfügbar.
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138 (% class="box infomessage" %)
139 (((
140 Im System des Non-Profit-Managers gibt es ein Dienstprogramm, das überprüft, ob die Seriendruckfelder in den Beleg- und Dokumentvorlagen aktuell und funktionsfähig sind. Der Zugriff auf dieses Dienstprogramm ist ausschließlich Anwendern mit den entsprechenden Berechtigungen vorbehalten.
141 )))
142
143 === Spezialfelder im Überblick ===
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145 [[image:Spezialfelder_Ueberblick.png||height="503" style="float:left" width="272"]]
146
147 (% style="margin-left:auto; width:1246px" %)
148 |=(% style="width: 83px;" %)Nummer|=(% style="width: 1159px;" %)Beschreibung
149 |(% style="width:83px" %)**1**|(% style="width:1159px" %)(((
150 Mit dieser Option fügt man ein konditionales **IF**-Feld ein.
151
152 Dieses vergleicht ein anderes Seriendruckfeld mit einem Wert und dann einen entsprechenden positiven oder negativen Text ein.
153 )))
154 |(% style="width:83px" %)**2**|(% style="width:1159px" %)(((
155 Mit dieser Option fügt man ein **IncludeText**-Feld ein.
156
157 Dieses fügt eine referenzierte Untervorlage an der Feldposition ein.
158 )))
159 |(% style="width:83px" %)**3**|(% style="width:1159px" %)Mithilfe dieser Option wird ein **Datums**-Feld eingefügt. Dieses gibt das aktuelle Datum in einem spezifischen Format aus.
160 |(% style="width:83px" %)**4**|(% style="width:1159px" %)Mithilfe dieser Option wird ein **Next**-Feld eingefügt. Erfolgt nun ein Seriendruckvorgang, so wird mit diesem Feld die nächste Datenzeile ausgewählt.
161 |(% style="width:83px" %)**5**|(% style="width:1159px" %)Mit diesem **NextIf**-Feld wird ein Feld eingefügt. Erfolgt nun ein Seriendruckvorgang, so wird unter speziellen Voraussetzungen die nächste Datenzeile ausgewählt.
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181 xx
182
183 === Seriendruckfeld einfügen ===
184
185 1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
186 1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Seriendruck **auswählen
187 1. Option **Serienfelder einfügen **auswählen.
188
189 (% style="list-style-type:circle" %)
190 * Die Übersicht der möglichen Seriendruckfelder wird angezeigt.
191
192 (% start="4" %)
193 1. Den Cursor im Dokument an die Stelle setzen, an der das Seriendruckfeld eingefügt werden soll.
194 1. Gewünschtes **Seriendruckfeld **anklicken.
195 1. Auf Button **Einfügen **klicken.
196
197 (% style="list-style-type:circle" %)
198 * Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt.
199
200 === Formularfelder im Überblick ===
201
202 [[image:Text_Editior_Menuepunkte.png||alt="Formularfelder_einfuegen.png" height="408" style="float:left" width="698"]]
203
204 (% style="margin-left:auto; width:777.6px" %)
205 |(% style="width:104px" %)**Nummer**|(% style="width:672px" %)**Beschreibung**
206 |(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld vom Typ [[Text>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HTextfeldeinfFCgen]].
207 |(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld, das die Funktion von [[Kontrollkästchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKontrollkE4stcheneinfFCgen]] einnimmt.
208 |(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
209 |(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:672px" %)Eine [[Auswahlliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAuswahllistenformularfeldeinfFCgen]]fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
210 |(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:672px" %)Ein [[Datumsauswahlfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDatumauswahlformularfeldeinfFCgen]]erzeugt man mithilfe dieses Icons.
211
212 (% class="box infomessage" %)
213 (((
214 Wichtig: Möchte man ein Formularfeld in einer bereits ausgewählten Dokumentvorlage, z. B. bei einer Aktivität, wieder löschen, muss jedes Formularfeld mit einer Bezeichnung im Feld „Name“ versehen sein. Nur so kann es später gelöscht werden. Dies kann im Bereich Formularfeld-Eigenschaften getätigt werden.
215 )))
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217 (% class="wikigeneratedid" %)
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238 (((
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241
242 ==== Textfeld einfügen ====
243
244 1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
245 1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
246 1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
247 1. Den Cursor in der Vorlage an die Stelle setzen, an der das Feld eingefügt werden soll.
248 1. Option **Text-Formularfeld einfügen** auswählen
249
250 (% style="list-style-type:circle" %)
251 * In der Vorlage erscheint nun ein Textformularfeld. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann in diesem Feld ein beliebiger Text eingetragen werden.
252
253 ==== Kontrollkästchen einfügen ====
254
255 1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kontrollkaestchen_Formularfeld.png||height="155" style="float:right" width="174"]]
256 1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
257 1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
258 1. Den Cursor in der Vorlage an die Stelle setzen, an der das Feld eingefügt werden soll.
259 1. Option **Kontrollkästchen-Formularfeld einfügen** auswählen
260
261 (% style="list-style-type:circle" %)
262 * Im Dokument wird nun ein Kontrollkästchen angezeigt. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann in diesem Feld ein Kontrollkästchen aktiviert oder deaktiviert werden.
263
264 (% start="5" %)
265 1. Das Kontrollkästchen anklichen, dann kann rechts oben bei Kontrollkästchen-Eigenschaften bei Bedarf auch die **Aktiviert**-/**Inaktiviert**-Symbole angepasst werden.
266
267 ==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
268
269 1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
270 1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
271 1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
272 1. Den Cursor in der Vorlage an die Stelle setzen, an der das Feld eingefügt werden soll.
273 1. Option **Kombinationslisten-Formularfeld einfügen** auswählen
274
275 (% style="list-style-type:circle" %)
276 * Im Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt.
277
278 (% start="6" %)
279 1. Jetzt müssen noch die Werte eingepflegt werden. Die Kombinationsliste anklicken und oben rechts bei Eigenschaften der Kombinationsliste den Button Neues Listenelement anklicken.
280 1. Gewünschte Werte eintippen
281 1. Eingabe mit Entertaste bestätigen. Punkte 7 und 8 solange wiederholen bis alle Werte eingepflegt sind.
282
283 (% start="8" %)
284 1. Vorlage mit **Disketten**-Icon **Speichern **speichern
285 1. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann bei dieser Kombinationsliste ein Wert ausgewählt werden.
286
287 ==== Auswahllistenformularfeld einfügen ====
288
289 1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen(((
290 (% class="wikigeneratedid" style="float:right" %)
291 [[Auswahl der Optionen, aus denen gewählt werden kann>>image:Auswahllisten_Formularfeld.png||height="148" id="IAuswahllisten_Formularfeld.png" width="330"]]
292 )))
293 1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
294 1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
295 1. Den Cursor in der Vorlage an die Stelle setzen, an der das Feld eingefügt werden soll.
296 1. Option **Auswahllisten-Formularfeld einfügen** auswählen
297
298 (% style="list-style-type:circle" %)
299 * Im Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt.
300
301 (% start="6" %)
302 1. Jetzt müssen noch die Werte eingepflegt werden. Die Auswahlliste anklicken und oben rechts bei Eigenschaften der Kombinationsliste den Button Neues Listenelement anklicken.
303 1. Gewünschte Werte eintippen
304 1. Eingabe mit Entertaste bestätigen. Punkte 7 und 8 solange wiederholen bis alle Werte eingepflegt sind.
305 1. Vorlage mit **Disketten**-Icon **Speichern **speichern
306 1. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann bei dieser Kombinationsliste ein Wert ausgewählt werden.
307
308 ==== Datumauswahlformularfeld einfügen ====
309
310 (% class="wikigeneratedid" style="float:right" %)
311 [[Das Datum kann man aus der Kalenderansicht wählen>>image:Datumauswahl_Formularfeld.png||height="177" id="IDatumauswahl_Formularfeld.png" width="310"]]
312
313 1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
314 1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
315 1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
316 1. Den Cursor in der Vorlage an die Stelle setzen, an der das Feld eingefügt werden soll.
317 1. Option **Datumauswahl-Formularfeld einfügen** auswählen
318
319 (% style="list-style-type:circle" %)
320 * Im Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt.
321
322 (% start="6" %)
323 1. Vorlage mit **Disketten**-Icon **Speichern **speichern
324 1. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann im entsprechenden Feld ein Datum ausgewählt werden. Nach einem Klick erscheint ein Kalender, in dem das aktuelle Datum voreingestellt ist
325
326 (% class="box infomessage" %)
327 (((
328 Wenn man Formularfelder eingefügt hat, dann kann man die **Formularfeldeigenschaften **[[image:Formularfelder-Eigenschaften.png||height="56" width="123"]] bearbeiten.
329 Hierbei kann man die Standardbreite und je nach Formularfeld z.B. das Anzeigeformat oder den Auswahllisteninhalt bearbeiten/ändern.
330 )))
331
332
333 == Löschen eines Formularfeldes bei verwendeter Dokumentvorlage ==
334
335 [[image:Formularfeldname_2.png||alt="Formularfelder_entfernen.png" height="443" style="float:left" width="766"]]
336
337 (% style="margin-left:auto; width:751px" %)
338 |=(% style="width: 82px;" %)Nummer|=(% style="width: 665px;" %)Beschreibung
339 |(% style="width:82px" %)**1**|(% style="width:665px" %)(((
340 Hierüber öffnet man die jeweilige Aktivität, in der man die Dokumentvorlage verwendet hat.
341
342 Ist in dieser Ansicht nur anzupassen, wenn:
343
344 * es sich um eine Neuanlage handelt
345 * die Bearbeitung noch offen ist (also nicht gedruckt oder versendet wurde)
346 )))
347 |(% style="width:82px" %)**2**|(% style="width:665px" %)Alle verwendeten Formularfelder aus dieser Dokumentvorlage werden hier aufgelistet. Formaularfeld welches gelöscht werden soll in dem DropDown auswählen.
348 |(% style="width:82px" %)**3**|(% style="width:665px" %)Mit klick auf Button **Entfernen **wird das Formularfeld in dieser Aktivität gelöscht.
349
350 == Löschen einer Dokumentvorlage ==
351
352 Beim Löschen einer Dokumentvorlage führt das System zunächst zwei Prüfungen durch.
353 Wird festgestellt, dass die betreffende Dokumentvorlage in einer Aktivitätsvorlage verwendet wird, ist das Löschen der Dokumentvorlage nicht möglich. In diesem Fall erscheint ein Hinweis, der darauf hinweist, dass zuerst die Aktivitätsvorlage gelöscht werden muss.
354 Wenn die Dokumentvorlage innerhalb einer Aktivität Anwendung findet, dann wird der Betreff automatisch entfernt.
355
356
357 == Dokumentvorlage kopieren ==
358
359 1. In Schnellsuche Begriff **Dokumentvorlage** eingeben und **Enter**-Taste drücken
360 1. Dokumentvorlagen aus den Suchergebnissen wählen
361 1. In der Übersicht auf gewünschte Dokumentvorlage durch Doppelklick öffnen
362 1. Auf Button **Vorlage kopieren **links unten vom Desktop der gewünschten Dokumentvorlage klicken
363 1. Im geöffneten Fenster Neue Vorlage **Bezeichnung anpassen **eingeben
364 1. Mit **OK**-Button bestätigen
365
366 * Die Kopie der Dokumentvorlage wurde erstellt und man gelangt direkt nach der Erstellung automatisch in den Desktop der Kopie.
367
368 = Dokumentkategorien =
369
370 Die Kategorien für Dokumente sind empfehlenswert, so bald mehrere Dokumente bspw. an einem Kontakt, Förderprojekt oder Gremium hängen. Jedem Dokument kann eine Kategorie zugewiesen werden. Die Dokumentkategorie „Allgemein“ ist automatisch als Standard angelegt. Die erstellten Dokumentkategorien können auch Aktivitäten zugewiesen werden.
371
372 == Dokumentkategorien anlegen ==
373
374 1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 
375 2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 
376 3.   Der Karteireiter „Dokumentkategorien“ öffnet sich. Sie auf den Button „Neuanlage“ (rechts unten). Es erscheint eine neue Zeile. Hier können Sie nun die Nummer, Bezeichnung sowie den Status bearbeiten
377 4.   Nachdem Sie alle Angaben getätigt haben, speichern Sie mit dem Button „Speichern“ rechts unten. Wenn Sie nun Dokumente/Dokumentvorlagen hinzufügen, haben Sie die Möglichkeit diese Kategorie anzugeben.
378
379 == Dokumentkategorie inaktiv setzen ==
380
381 Sollte eine Kategorie nicht mehr aktuell sein, kann diese auf inaktiv gesetzt werden. Dies bedeutet, dass diese Kategorie nicht mehr ausgewählt werden kann. Hier gehen Sie wie folgt vor:
382
383 1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 
384 2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 
385 3.   In dem Karteireiter werden Ihnen alle bis zu diesem Zeitpunkt angelegten Kategorien angezeigt. In der Spalte Status können Sie mithilfe des Aufklappbuttons den Status entsprechend ändern.
386 4.   Speichern Sie Ihre Angaben mit dem Button „Speichern“ rechts unten.