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Wiki-Quellcode von 010.9 Dokumentvorlagen

Version 98.1 von Katharina Prummer am 2025/02/28 14:37
Zeige letzte Bearbeiter
1 (% class="box" %)
2 (((
3 **Der Menüpunkt Dokumentvorlagen im Überblick:**
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5 {{toc/}}
6 )))
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8 (% class="box warningmessage" %)
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10 Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
11 )))
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13 = Dokumentvorlagen =
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15 Mithilfe einer Dokumentvorlagen können Dokumente aus dem b4-System erstellt werden. Diese kann bspw. bei einer Aktivität vom Typ Brief oder auch direkt an einem Desktop mit der Funktion (aus Vorlage) erstellt werden.
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18 == Bereiche ==
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20 Ein Bereich legt fest, welche Seriendruckfelder verfügbar sind und wo die Vorlage ausgewählt werden kann.
21 Folgende Bereiche sind verfügbar und werden je nach erworbenen Modul angezeigt:
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23 |**Bereich**|**Anzeige**
24 |Aktivität|Druck von einer Aktivität aller Aktivitätstypen
25 |Kontakt|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Kontakt.
26 Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Kontakt-Desktop erzeugt werden.
27 |Förderung|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Förderung.
28 Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Förderungs-Desktop erzeugt werden.
29 |Ausschüttung|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Ausschüttung.
30 Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Ausschüttungs-Desktop erzeugt werden.
31 |Beschluss|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Beschluss.
32 Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Beschluss-Desktop erzeugt werden.
33 |Mietvertrag|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Mietvertrag.
34 Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Mietvertrags-Desktop erzeugt werden
35 |Fundraisingprodukt|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Fundraisingprodukt (aktuell gibt es hier nur Einzelzuwender und Dauerzuwender).
36 Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Einzelzuwender-, oder Dauerzuwender-Desktop erzeugt werden.
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38 == Dokumentvorlagen erstellen ==
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40 1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Schnellsuche** eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
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42 (% style="list-style-type:circle" %)
43 * Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
44 * Das Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** wird angezeigt.
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46 (% start="2" %)
47 1. Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** doppelklicken
48
49 (% style="list-style-type:circle" %)
50 * Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
51
52 (% start="3" %)
53 1. **+** Icon anklicken
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55 (% style="list-style-type:circle" %)
56 * Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
57
58 (% start="4" %)
59 1. **Bereich **auswählen (dieser legt fest welche Seriendruckfelder später verfügbar sind und in welchem Bereich die Vorlage ausgewählt werden kann)
60 1. **Bezeichnung **eingeben
61 1. **Kategorie **auswählen
62 1. **Stiftung **auswählen
63 1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder beides
64 1. Diskette-Icon**Speichern **auswählen
65
66 (% style="list-style-type:circle" %)
67 * Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
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69 == Allgemeine Einstellungen die Dokumentvorlage ==
70
71 [[image:Allgemein_Einstellungen.png||height="259" style="float:left" width="552"]]
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73 (% style="margin-left:auto; width:588.6px" %)
74 |=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 509px;" %)Beschreibung
75 |(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert. Bei vielen Vorlage lässt sich dadurch die Vorlagen kategorisieren damit können die Vorlagen schneller gefunden werden.
76 |(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist. Die Vorlage ist dann eine **Stiftungsbezogenen Vorlage **und wird nur zur Auswahl angeboten, wenn die Stiftungen übereinstimmen.
77 |(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für einen **Brief **handelt, legt man hier fest.
78 |(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für eine **E-Mail** handelt, legt man hier fest.
79 |(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:509px" %)Darf die Dokumentenvorlage **freigegeben **werden, wählt man "Aktiv".
80 |(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest. Bspw. wegen Revisionssicherheit dürfen erzeugte Dokumente nicht mehr bearbeitet werden.
81
82 == Dokumentvorlage im Überblick ==
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84 [[image:Designer_Start.png||height="307" style="float:left" width="849"]]
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102 (% style="width:844.6px" %)
103 |=(% style="width: 104px;" %)Nummer|=(% style="width: 738px;" %)Beschreibung
104 |(% style="width:104px" %)**0**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik [[Allgemein>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAllgemeineEinstellungenfFCrdasDokument]]wechseln. Hier legt man allgemeine **Einstellungen **der Dokumentenvorlage fest.
105 |(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik **Designer **wechseln. Dies ist der **Bearbeitungsbereich **der Dokumentenvorlage.
106 |(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der **Vorschau **kann man sich den Zwischenstand der Dokumentenvorlage **anzeigen **lassen.
107 |(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:738px" %)Über **Start **gelangt man die gängigen Funktionen eines **Text-Editors**, wie z.B. Schriftgröße ändern.
108 |(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der Schaltfläche **Seriendruck **kann man [[Seriendruckfelder>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HSeriendruckfeldimDCberblick]] in die Dokumentenvorlage einbetten.
109 |(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:738px" %)Via **Einfügen **kann man beispielsweise eine Bilddatei zum Dokument hinzufügen.
110 |(% style="width:104px" %)**6**|(% style="width:738px" %)Über den Punkt **Ansicht** legt man genauere Parameter fest, wie man sich die **Vorlage anzeigen **lässt.
111 |(% style="width:104px" %)**7**|(% style="width:738px" %)Mit **Seitenlayout **formatiert man verschiedene **Regeln für **das **Layout **auf der Seite der Vorlage.
112 |(% style="width:104px" %)**8**|(% style="width:738px" %)Hierüber lassen sich **Referenzen **in die Dokumentenvorlage einbetten.
113 |(% style="width:104px" %)**9**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der **Formularfelder **kann beispielsweise Auswahlfenster in die Vorlage einfügen.
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115 === Seriendruckfelder im Überblick ===
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117 [[image:Seriendruckfelder_V3.png||alt="Designer_Seriendruck.png" height="336" style="float:left" width="957"]]
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130 (% style="width:955.6px" %)
131 |=(% style="width: 94px;" %)Nummer|=(% style="width: 860px;" %)Beschreibung
132 |(% style="width:94px" %)**1**|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein [[Spezialfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HSpezialfelderimDCberblick]] einfügen. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Wenn Feld A gefüllt, dann folgenden Text anzeigen).
133 |(% style="width:94px" %)**2**|(% style="width:860px" %)Die jeweiligen **Feldeigenschaften **lassen sich hier einsehen. Markieren Sie hierfür das Seriendruckfeld und klicken Sie auf den Button "Feldeigenschaften". Hier können weitere Formatierungen der Felder vorgenommen werden. Ab V25.1 werden mögliche Formatierungen in einer Auswahlliste angezeigt.
134 |(% style="width:94px" %)**3**|(% style="width:860px" %)Ein **Feld **kann man über diese Funktion **löschen**. Markieren Sie hierfür das Seriendruckfeld und klicken Sie auf den Button "Löschen". Das Feld wird entfernt.
135 |(% style="width:94px" %)**4**|(% style="width:860px" %)**Seriendruckfelder **lassen sich über dieses Funktion einfügen.
136 |(% style="width:94px" %)**5**|(% style="width:860px" %)Über diesen Menüpunkt **fügt **man einen sich **wiederholenden Block ein**. Dieser ist ausschließlich für die Module „Förderungen“, „Ausschüttungen“ und „Mietverträge“ verfügbar.
137 |(% style="width:94px" %)**6**|(% style="width:860px" %)**Wiederholende Blöcke bearbeitet **man über diesen Menüpunkt. Dieser ist ausschließlich für die Module „Förderungen“, „Ausschüttungen“ und „Mietverträge“ verfügbar.
138
139 (% class="box infomessage" %)
140 (((
141 Im System des Non-Profit-Managers gibt es ein Dienstprogramm, das überprüft, ob die Seriendruckfelder in den Beleg- und Dokumentvorlagen aktuell und funktionsfähig sind. Der Zugriff auf dieses Dienstprogramm ist ausschließlich Anwendern mit den entsprechenden Berechtigungen vorbehalten.
142 )))
143
144 === Spezialfelder im Überblick ===
145
146 [[image:Spezialfelder_Ueberblick.png||height="503" style="float:left" width="272"]]
147
148 (% style="margin-left:auto; width:1246px" %)
149 |=(% style="width: 83px;" %)Nummer|=(% style="width: 1159px;" %)Beschreibung
150 |(% style="width:83px" %)**1**|(% style="width:1159px" %)(((
151 Mit dieser Option fügt man ein konditionales **IF**-Feld ein.
152
153 Dieses vergleicht ein anderes Seriendruckfeld mit einem Wert und dann einen entsprechenden positiven oder negativen Text ein.
154 )))
155 |(% style="width:83px" %)**2**|(% style="width:1159px" %)(((
156 Mit dieser Option fügt man ein **IncludeText**-Feld ein.
157
158 Dieses fügt eine referenzierte Untervorlage an der Feldposition ein.
159 )))
160 |(% style="width:83px" %)**3**|(% style="width:1159px" %)Mithilfe dieser Option wird ein **Datums**-Feld eingefügt. Dieses gibt das aktuelle Datum in einem spezifischen Format aus.
161 |(% style="width:83px" %)**4**|(% style="width:1159px" %)Mithilfe dieser Option wird ein **Next**-Feld eingefügt. Erfolgt nun ein Seriendruckvorgang, so wird mit diesem Feld die nächste Datenzeile ausgewählt.
162 |(% style="width:83px" %)**5**|(% style="width:1159px" %)Mit diesem **NextIf**-Feld wird ein Feld eingefügt. Erfolgt nun ein Seriendruckvorgang, so wird unter speziellen Voraussetzungen die nächste Datenzeile ausgewählt.
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180 xx
181
182 === Seriendruckfeld einfügen ===
183
184 1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
185 1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Seriendruck **auswählen
186 1. Option **Serienfelder einfügen **auswählen.
187
188 (% style="list-style-type:circle" %)
189 * Die Übersicht der möglichen Seriendruckfelder wird angezeigt.
190
191 (% start="4" %)
192 1. Den Cursor im Dokument an die Stelle setzen, an der das Seriendruckfeld eingefügt werden soll.
193 1. Gewünschtes **Seriendruckfeld **anklicken.
194 1. Auf Button **Einfügen **klicken.
195
196 (% style="list-style-type:circle" %)
197 * Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt.
198
199 === Formularfelder im Überblick ===
200
201 [[image:Text_Editior_Menuepunkte.png||alt="Formularfelder_einfuegen.png" height="408" style="float:left" width="698"]]
202
203 (% style="margin-left:auto; width:777.6px" %)
204 |(% style="width:104px" %)**Nummer**|(% style="width:672px" %)**Beschreibung**
205 |(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld vom Typ [[Text>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HTextfeldeinfFCgen]].
206 |(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld, das die Funktion von [[Kontrollkästchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKontrollkE4stcheneinfFCgen]] einnimmt.
207 |(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
208 |(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:672px" %)Eine [[Auswahlliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAuswahllistenformularfeldeinfFCgen]]fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
209 |(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:672px" %)Ein [[Datumsauswahlfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDatumauswahlformularfeldeinfFCgen]]erzeugt man mithilfe dieses Icons.
210
211 (% class="box infomessage" %)
212 (((
213 Wichtig: Möchte man ein Formularfeld in einer bereits ausgewählten Dokumentvorlage, z. B. bei einer Aktivität, wieder löschen, muss jedes Formularfeld mit einer Bezeichnung im Feld „Name“ versehen sein. Nur so kann es später gelöscht werden. Dies kann im Bereich Formularfeld-Eigenschaften getätigt werden.
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216 (% class="wikigeneratedid" %)
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241 ==== Textfeld einfügen ====
242
243 1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
244 1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
245 1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
246 1. Den Cursor in der Vorlage an die Stelle setzen, an der das Feld eingefügt werden soll.
247 1. Option **Text-Formularfeld einfügen** auswählen
248
249 (% style="list-style-type:circle" %)
250 * In der Vorlage erscheint nun ein Textformularfeld. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann in diesem Feld ein beliebiger Text eingetragen werden.
251
252 ==== Kontrollkästchen einfügen ====
253
254 1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kontrollkaestchen_Formularfeld.png||height="155" style="float:right" width="174"]]
255 1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
256 1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
257 1. Den Cursor in der Vorlage an die Stelle setzen, an der das Feld eingefügt werden soll.
258 1. Option **Kontrollkästchen-Formularfeld einfügen** auswählen
259
260 (% style="list-style-type:circle" %)
261 * Im Dokument wird nun ein Kontrollkästchen angezeigt. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann in diesem Feld ein Kontrollkästchen aktiviert oder deaktiviert werden.
262
263 (% start="5" %)
264 1. Das Kontrollkästchen anklichen, dann kann rechts oben bei Kontrollkästchen-Eigenschaften bei Bedarf auch die **Aktiviert**-/**Inaktiviert**-Symbole angepasst werden.
265
266 ==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
267
268 1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
269 1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
270 1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
271 1. Den Cursor in der Vorlage an die Stelle setzen, an der das Feld eingefügt werden soll.
272 1. Option **Kombinationslisten-Formularfeld einfügen** auswählen
273
274 (% style="list-style-type:circle" %)
275 * Im Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt.
276
277 (% start="6" %)
278 1. Jetzt müssen noch die Werte eingepflegt werden. Die Kombinationsliste anklicken und oben rechts bei Eigenschaften der Kombinationsliste den Button Neues Listenelement anklicken.
279 1. Gewünschte Werte eintippen
280 1. Eingabe mit Entertaste bestätigen. Punkte 7 und 8 solange wiederholen bis alle Werte eingepflegt sind.
281
282 (% start="8" %)
283 1. Vorlage mit **Disketten**-Icon **Speichern **speichern
284 1. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann bei dieser Kombinationsliste ein Wert ausgewählt werden.
285
286 ==== Auswahllistenformularfeld einfügen ====
287
288 1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen(((
289 (% class="wikigeneratedid" style="float:right" %)
290 [[Auswahl der Optionen, aus denen gewählt werden kann>>image:Auswahllisten_Formularfeld.png||height="148" id="IAuswahllisten_Formularfeld.png" width="330"]]
291 )))
292 1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
293 1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
294 1. Den Cursor in der Vorlage an die Stelle setzen, an der das Feld eingefügt werden soll.
295 1. Option **Auswahllisten-Formularfeld einfügen** auswählen
296
297 (% style="list-style-type:circle" %)
298 * Im Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt.
299
300 (% start="6" %)
301 1. Jetzt müssen noch die Werte eingepflegt werden. Die Auswahlliste anklicken und oben rechts bei Eigenschaften der Kombinationsliste den Button Neues Listenelement anklicken.
302 1. Gewünschte Werte eintippen
303 1. Eingabe mit Entertaste bestätigen. Punkte 7 und 8 solange wiederholen bis alle Werte eingepflegt sind.
304 1. Vorlage mit **Disketten**-Icon **Speichern **speichern
305 1. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann bei dieser Kombinationsliste ein Wert ausgewählt werden.
306
307 ==== Datumauswahlformularfeld einfügen ====
308
309 (% class="wikigeneratedid" style="float:right" %)
310 [[Das Datum kann man aus der Kalenderansicht wählen>>image:Datumauswahl_Formularfeld.png||height="177" id="IDatumauswahl_Formularfeld.png" width="310"]]
311
312 1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
313 1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
314 1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
315 1. Den Cursor in der Vorlage an die Stelle setzen, an der das Feld eingefügt werden soll.
316 1. Option **Datumauswahl-Formularfeld einfügen** auswählen
317
318 (% style="list-style-type:circle" %)
319 * Im Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt.
320
321 (% start="6" %)
322 1. Vorlage mit **Disketten**-Icon **Speichern **speichern
323 1. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann im entsprechenden Feld ein Datum ausgewählt werden. Nach einem Klick erscheint ein Kalender, in dem das aktuelle Datum voreingestellt ist
324
325 (% class="box infomessage" %)
326 (((
327 Wenn man Formularfelder eingefügt hat, dann kann man die **Formularfeldeigenschaften **[[image:Formularfelder-Eigenschaften.png||height="56" width="123"]] bearbeiten.
328 Hierbei kann man die Standardbreite und je nach Formularfeld z.B. das Anzeigeformat oder den Auswahllisteninhalt bearbeiten/ändern.
329 )))
330
331
332 == Löschen eines Formularfeldes bei verwendeter Dokumentvorlage ==
333
334 [[image:Formularfeldname_2.png||alt="Formularfelder_entfernen.png" height="443" style="float:left" width="766"]]
335
336 (% style="margin-left:auto; width:751px" %)
337 |=(% style="width: 82px;" %)Nummer|=(% style="width: 665px;" %)Beschreibung
338 |(% style="width:82px" %)**1**|(% style="width:665px" %)(((
339 Hierüber öffnet man die jeweilige Aktivität, in der man die Dokumentvorlage verwendet hat.
340
341 Ist in dieser Ansicht nur anzupassen, wenn:
342
343 * es sich um eine Neuanlage handelt
344 * die Bearbeitung noch offen ist (also nicht gedruckt oder versendet wurde)
345 )))
346 |(% style="width:82px" %)**2**|(% style="width:665px" %)Alle verwendeten Formularfelder aus dieser Dokumentvorlage werden hier aufgelistet. Formaularfeld welches gelöscht werden soll in dem DropDown auswählen.
347 |(% style="width:82px" %)**3**|(% style="width:665px" %)Mit klick auf Button **Entfernen **wird das Formularfeld in dieser Aktivität gelöscht.
348
349 == Löschen einer Dokumentvorlage ==
350
351 Beim Löschen einer Dokumentvorlage führt das System zunächst zwei Prüfungen durch.
352 Wird festgestellt, dass die betreffende Dokumentvorlage in einer Aktivitätsvorlage verwendet wird, ist das Löschen der Dokumentvorlage nicht möglich. In diesem Fall erscheint ein Hinweis, der darauf hinweist, dass zuerst die Aktivitätsvorlage gelöscht werden muss.
353 Wenn die Dokumentvorlage innerhalb einer Aktivität Anwendung findet, dann wird der Betreff automatisch entfernt.
354
355
356 == Dokumentvorlage kopieren ==
357
358 1. In Schnellsuche Begriff **Dokumentvorlage** eingeben und **Enter**-Taste drücken
359 1. Dokumentvorlagen aus den Suchergebnissen wählen
360 1. In der Übersicht auf gewünschte Dokumentvorlage durch Doppelklick öffnen
361 1. Auf Button **Vorlage kopieren **links unten vom Desktop der gewünschten Dokumentvorlage klicken
362 1. Im geöffneten Fenster Neue Vorlage **Bezeichnung anpassen **eingeben
363 1. Mit **OK**-Button bestätigen
364
365 * Die Kopie der Dokumentvorlage wurde erstellt und man gelangt direkt nach der Erstellung automatisch in den Desktop der Kopie.
366
367 = Dokumentkategorien =
368
369 Die Kategorien für Dokumente sind empfehlenswert, so bald mehrere Dokumente bspw. an einem Kontakt, Förderprojekt oder Gremium hängen. Jedem Dokument kann eine Kategorie zugewiesen werden. Die Dokumentkategorie „Allgemein“ ist automatisch als Standard angelegt. Die erstellten Dokumentkategorien können auch Aktivitäten zugewiesen werden.
370
371 == Dokumentkategorien anlegen ==
372
373 1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 
374 2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 
375 3.   Der Karteireiter „Dokumentkategorien“ öffnet sich. Sie auf den Button „Neuanlage“ (rechts unten). Es erscheint eine neue Zeile. Hier können Sie nun die Nummer, Bezeichnung sowie den Status bearbeiten
376 4.   Nachdem Sie alle Angaben getätigt haben, speichern Sie mit dem Button „Speichern“ rechts unten. Wenn Sie nun Dokumente/Dokumentvorlagen hinzufügen, haben Sie die Möglichkeit diese Kategorie anzugeben.
377
378 == Dokumentkategorie inaktiv setzen ==
379
380 Sollte eine Kategorie nicht mehr aktuell sein, kann diese auf inaktiv gesetzt werden. Dies bedeutet, dass diese Kategorie nicht mehr ausgewählt werden kann. Hier gehen Sie wie folgt vor:
381
382 1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 
383 2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 
384 3.   In dem Karteireiter werden Ihnen alle bis zu diesem Zeitpunkt angelegten Kategorien angezeigt. In der Spalte Status können Sie mithilfe des Aufklappbuttons den Status entsprechend ändern.
385 4.   Speichern Sie Ihre Angaben mit dem Button „Speichern“ rechts unten.