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Änderungen von Dokument 010.4 E-Mail

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2024/10/02 07:54
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Inhalt
... ... @@ -5,64 +5,132 @@
5 5  {{toc/}}
6 6  )))
7 7  
8 -= Mögliche E-Mail Anbindungen =
8 +(% class="box warningmessage" %)
9 +(((
10 +Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
11 +)))
9 9  
10 -Folgende E-Mail Anbindungen sind möglich:
13 += Übersicht E-Mail =
11 11  
12 -* SMTP
13 -* Outlook (Betriebsbereite MS-Outlook-Version ab 2007)
14 -* EWS
15 +Der Menüpunkt E-Mail gewährt einen Einblick in alle E-Mails von einem selbst. Voraussetzung hierfür ist jedoch, dass man eine der verschiedenen E-Mail Anbindungen durchgeführt hat.
16 +Die eingegangene E-Mails kann nach den verschiedenen Spalten der Übersicht filtern. Mehr zur Übersicht der E-Mails gibt es hier.
15 15  
16 -**Voraussetzung**: Mitarbeiter hat eine E-Mail Adresse in der Benutzerverwaltung hinterlegt.
18 += Mögliche E-Mail Anbindungen =
17 17  
18 -= Einstellungen =
20 +Folgende E-Mail Anbindungen sind möglich und E-Mails können in das b4-System importiert sowie auch versendet werden:
19 19  
20 -Mit einem Doppelklick unter dem Navigationsmenü **Kontaktmanagement **findet man den Menüpunkt **E-Mail**.
21 -Mit einem Klick auf den Button **Einstellungen **(rechts oben) kann man die eigenen Ordner von Outlook auszuwählen. Mit dem **OK**-Button bestätigt man die gemachten Eingaben.
22 +* [[SMTP>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusIMAP2FSMTP]]
23 +* [[Outlook (Betriebsbereite Microsoft Version ab 2007)>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusOutlook]]
24 +* [[EWS>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusEWS]]
25 +* MS Graph (nehmen wir jetzt auch mit auf)
22 22  
23 -[[image:email-anbindung.png||alt="mail-ordner.jpg" height="366" width="385"]]
27 +**Voraussetzung**: Mitarbeiter hat eine E-Mail Adresse in der Benutzerverwaltung hinterlegt. WIE MACHT MAN DAS? BITTE LINK ZU BESCHREIBUNG. MÜSSTE JA IM KAPITEL MITARBEITER ERLÄUTERT SEIN.
24 24  
29 += Übersicht aller E-Mails =
25 25  
26 -= Zeitliche Selektionsmöglichkeiten =
31 +Wenn man sich die Übersicht der Mails ansehen möchte, so wird man im Modul Kontaktmanagement fündig.
32 +Öffnet man dieses Modul, klickt man auf den ausgeklappten Menüpunkt E-Mail. Anschließend wird man aufgefordert, seine verbundene E-Mail Adresse samt Passwort einzugeben.
33 +Anschließend bekommt man die Ansicht der E-Mails zu sehen.
27 27  
28 -Man hat ebenfalls die Möglichkeit, die eigenen Emails zeitlich zu selektieren. Im oberen rechten Bildschirmbereich kann man mittels der Pfeiltasten oder manuell die E-Mails in **Alter in Tagen** sortieren.
35 +[[image:Email_Uebersicht.png||height="249" width="1054"]]
29 29  
30 -= Aktualisieren der E-Mails auf den aktuellen Stand =
37 +(% style="width:1050px" %)
38 +|=(% style="width: 76px;" %)Nummer|=(% style="width: 970px;" %)Beschreibung
39 +|(% style="width:76px" %)**1**|(% style="width:970px" %)Das maximale **Alter in Tagen **drückt das Alter der E-Mails aus. In diesem Beispiel werden alle E-Mails angezeigt, die maximal 5 Tage alt sind.
40 +Um sich hingegen **alle E-Mails anzeigen** zu lassen, trägt man hier den Wert **0 **ein (bei sehr vielen E-Mails kann das einen Moment lang dauern).
41 +|(% style="width:76px" %)**2**|(% style="width:970px" %)Mittels diesem Icon lässt sich die Übersicht **aktualisieren**.
42 +Auf diese Weise werden alle E-Mails vom hinterlegten Postfach hier aktualisiert und angezeigt.
43 +|(% style="width:76px" %)**3**|(% style="width:970px" %)Mittels dem **Zahnrad**-Icon kann man mehrere Posteingänge **konfigurieren**.
44 +Je nach dem, welches Verfahren man nutzt, ändert sich die Ansicht. Je nach Verfahren werden hier automatisch alle verfügbaren Posteingänge angezeigt oder eben nicht.
45 +|(% style="width:76px" %)**4**|(% style="width:970px" %) Die **Angaben **pro E-Mail wie beispielsweise der Absender oder Empfänger.
46 +|(% style="width:76px" %)**5**|(% style="width:970px" %)Die Richtung des Pfeiles gibt an, ob die jeweilige E-Mail der jeweiligen Zeile ein- oder ausgeht.
31 31  
32 -Oben rechts kann man die eigenen E-Mails jederzeit mit dem Button **Aktualisieren **auf den aktuellen Stand bringen.
48 += E-Mail Vorschau öffnen =
33 33  
34 -
35 -= Öffnen von E-Mails =
36 -
37 37  Um eine E-Mail zu öffnen, klickt man mit einem Doppelklick auf die ausgewählte E-Mail.
38 38  Je nach dem,  welche E-Mail Anbindung eingestellt ist, öffnet sich die E-Mail im Microsoft-Outlook-Programm oder direkt in der b4 Anwendung.
39 39  Rechts unten kann die E-Mail als Aktivität einem Kontakt zugeordnet werden.
40 40  
54 += Zuordnung einer E-Mail als Aktivität zu einem Kontakt =
41 41  
42 -= E-Mail als Aktivität einem Kontakt zuordnen =
56 +Um eine E-Mail einen Kontakt zuzuweisen kliclt man auf die gewünschte E-Mail mit rechter Mausklicck. Option **E-Mail als Aktivität einem Kontakt zuordnen** auswählen
43 43  
44 -1. Auf gewünschte E-Mail mit rechter Maustaste klicken
45 45  
46 -(% style="list-style-type:circle" %)
47 -* Die Email wird Kontakten zuordbar und das Öffnen der Mail möglich.
59 +~1. HIER BRAUCHEN WIR EINEN SCREENSHOT WO EIN DOKUMENT NOCH MIT DABEI IST.
48 48  
49 -(% start="2" %)
50 -1. Option **E-Mail als Aktivität einem Kontakt zuordnen** auswählen
61 +2. Es muss auch erklärt werden wenn ein Kontakt vorgschlagen wird und wie man ein Kontakt neu anlegt.
51 51  
52 -(% style="list-style-type:circle" %)
53 -* Ein Fenster wird geöffnet.
63 +3. Der Button Vermerkt ist auch ganz wichtig.
54 54  
55 -(% start="3" %)
56 -1. Kontakt auswählen
57 -1. Weitere Detailinformationen zur Aktivität Typ E-Mail angeben
65 +[[image:E-Mail_Zuordnung_einem_kontakt.png||height="419" width="1052"]]
58 58  
67 +(% style="width:1051px" %)
68 +|=(% style="width: 71px;" %)Nummer|=(% style="width: 974px;" %)Beschreibung
69 +|(% style="width:71px" %)**1**|(% style="width:974px" %)(((
70 +Hierüber lassen sich der **Zeitstempel (das ist das Empfangsdatum der E-Mil)**
59 59  
60 -1.   Mit einem Rechtsklick auf die von Ihnen ausgewählte E-Mail können Sie die E-Mail Kontakten zuordnen oder Öffnen.
72 +der** **sowie der der **Wiedervorlage **und
61 61  
62 -Um einer E-Mail einen Kontakt zuzuordnen, wählen Sie bitte den Punkt „E-Mail als Aktivität einem Kontakt zuordnen“.
74 +Erinnerung sodass
75 +)))
76 +|(% style="width:71px" %)**2**|(% style="width:974px" %)(((
77 +Hier kann man **festlegen**, ob eine E-Mail bei der Zuordnung
63 63  
64 -2.   Es öffnet sich ein neues Fenster. Hier können Sie nun einen Kontakt auswählen und weitere Detailinformationen zur Aktivität Typ E-Mail angeben.
65 65  
80 +Erledigt: Aktivität erscheint nicht im Mein Desktop und erst in den anderen Desktop, wenn die Hakensetzung "erledigt" gesetzt ist.
66 66  
82 +Gelesen: Erscheint dann nicht mehr als Pop-Up im Fenster
67 67  
84 +Eingang kann nicht bearbeitet werden da es sich um eine eingehende E-Mail handelt.
85 +)))
86 +|(% style="width:71px" %)**3**|(% style="width:974px" %)(((
87 +Besitzt man das **Zusatzmodul Stiftung**, so kann man hier eine Stiftung auswählen und zuweisen.
88 +
89 +Aktivität wird dann im Stiftungs-Desktop sichtbar.
90 +)))
91 +|(% style="width:71px" %)**4**|(% style="width:974px" %)(((
92 +Bei **Von **trägt man den **Absender **ein.
93 +
94 +WIRD ggfs. auch schon vorgeschlagen. WIE WÄHLT MAN DEN DANN AUS? SOLTTE NICHT DER RICHTIGE IM SYSTEM VORHANDEN SEIN, SO KANN HIER AUCH EINE NEUANLAGE DES kONTAKTEST GETÄTIGT WERDEN:
95 +)))
96 +|(% style="width:71px" %)**5**|(% style="width:974px" %)(((
97 +Hier trägt man den **Bezug **ein. Hier kann man die **ausgewählten **und **vorgeschlagenen **Bezüge koordinieren und **mittels Suchleiste **nach Bezügen suchen.
98 +
99 +ÜBER BUTTON SUCHE GELANGT MAN ZUR SUCHE DER BEZÜGE.
100 +)))
101 +|(% style="width:71px" %)**6**|(% style="width:974px" %)(((
102 +Hier trägt man den **Betreff **ein.
103 +
104 +ICH GLAUBE DER WIRD DOCH DIREKT AUS DER E_MAIL ÜBERNOMMEN???
105 +)))
106 +|(% style="width:71px" %)**7**|(% style="width:974px" %)(((
107 +Hier kann man auswählen, ob man anschließend die **E-Mail im Posteingang löschen** lassen will.
108 +
109 +DIE E_MAIL IST DANN NUR IM B4SYSTEM ALS AKTIVITÄT VORHANDEN
110 +)))
111 +
112 += Ordner Auswahl =
113 +
114 +Mit einem Doppelklick unter dem Navigationsmenü **Kontaktmanagement **findet man den Menüpunkt **E-Mail**.
115 +Mit einem Klick auf den Button **Einstellungen **(rechts oben) kann man die eigenen Ordner von Outlook auszuwählen. Mit dem **OK**-Button bestätigt man die gemachten Eingaben.
116 +
117 +[[image:email-anbindung.png||alt="mail-ordner.jpg" height="366" width="385"]]
118 +
119 +
120 +
121 += Weitere Postfächer Anbinden =
122 +
123 +BITTE BESCHREIBEN
124 +
125 +Geht nur bei EWS oder MS Graph
126 +
127 +[[image:image-20240402151021-1.png]]
128 +
129 +[[image:image-20240403082851-2.png]]
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E-Mail_Kontakt_zuordnen.png
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