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Änderungen von Dokument 010.4 E-Mail

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2024/10/02 07:54
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am 2023/11/06 12:34
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am 2024/05/27 16:36
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Dokument-Autor
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
1 +XWiki.kprummer
Inhalt
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5 5  {{toc/}}
6 6  )))
7 7  
8 -= Mögliche E-Mail Anbindungen =
8 +(% class="box warningmessage" %)
9 +(((
10 +Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
11 +)))
9 9  
10 -Folgende E-Mail Anbindungen sind möglich:
13 += Übersicht E-Mail =
11 11  
12 -* SMTP
13 -* Outlook (Betriebsbereite MS-Outlook-Version ab 2007)
14 -* EWS
15 +Im Menüpunkt E-Mail können E-Mails in das b4-System als Aktivität importiert werden und mit weiteren Daten wie bspw. Kontakten, Stiftungen, Bezügen (Förderungen, Ausschüttungen, Mietverträge) verknüpft werden.
16 +Voraussetzung hierfür ist jedoch, dass man eine der verschiedenen E-Mail Anbindungen durchgeführt hat.
15 15  
16 -**Voraussetzung**: Mitarbeiter hat eine E-Mail Adresse in der Benutzerverwaltung hinterlegt.
18 += Mögliche E-Mail Anbindungen =
17 17  
18 -= Einstellungen =
20 +Folgende E-Mail Anbindungen sind möglich und E-Mails können in das b4-System importiert sowie auch versendet werden:
19 19  
20 -Mit einem Doppelklick unter dem Navigationsmenü **Kontaktmanagement **findet man den Menüpunkt **E-Mail**.
21 -Mit einem Klick auf den Button **Einstellungen **(rechts oben) kann man die eigenen Ordner von Outlook auszuwählen. Mit dem **OK**-Button bestätigt man die gemachten Eingaben.
22 +* [[SMTP>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusIMAP2FSMTP]]
23 +* [[Outlook (Betriebsbereite Microsoft Version ab 2007)>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusOutlook]]
24 +* [[EWS>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusEWS]]
25 +* [[MS Graph>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusMSGraph]] (setzt voraus, dass die Webversion aktiv ist)
22 22  
23 -[[image:email-anbindung.png||alt="mail-ordner.jpg" height="366" width="385"]]
27 +**Voraussetzung**: Mitarbeiter hat eine E-Mail Adresse in der [[Benutzerverwaltung>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Verwaltung%20Stammdaten/#HDCbersichtderBenutzer-undMitarbeiterverwaltung]] hinterlegt.
24 24  
29 += Übersicht aller E-Mails =
25 25  
26 -= Zeitliche Selektionsmöglichkeiten =
31 +Wenn man sich die Übersicht der Mails ansehen möchte, so wird man im Modul Kontaktmanagement fündig.
32 +Öffnet man dieses Modul, klickt man auf den ausgeklappten Menüpunkt E-Mail.
27 27  
28 -Man hat ebenfalls die Möglichkeit, die eigenen Emails zeitlich zu selektieren. Im oberen rechten Bildschirmbereich kann man mittels der Pfeiltasten oder manuell die E-Mails in **Alter in Tagen** sortieren.
34 +[[image:Email_Uebersicht.png||height="249" width="1054"]]
29 29  
30 -= Aktualisieren der E-Mails auf den aktuellen Stand =
36 +(% style="width:1050px" %)
37 +|=(% style="width: 76px;" %)Nummer|=(% style="width: 970px;" %)Beschreibung
38 +|(% style="width:76px" %)**1**|(% style="width:970px" %)Das maximale **Alter in Tagen **drückt das Alter der E-Mails aus. In diesem Beispiel werden alle E-Mails angezeigt, die maximal 5 Tage alt sind.
39 +Um sich hingegen **alle E-Mails anzeigen** zu lassen, trägt man hier den Wert **0 **ein (bei sehr vielen E-Mails kann das einen Moment lang dauern).
40 +|(% style="width:76px" %)**2**|(% style="width:970px" %)Mittels diesem Icon lässt sich die Übersicht **aktualisieren**.
41 +Auf diese Weise werden alle E-Mails vom hinterlegten Postfach hier aktualisiert und angezeigt.
42 +|(% style="width:76px" %)**3**|(% style="width:970px" %)Mittels dem **Zahnrad**-Icon kann man mehrere Posteingänge oder Ordner **konfigurieren. **Weitere Informationen zu Ordnerauswahl erfahren Sie hier.
43 +|(% style="width:76px" %)**4**|(% style="width:970px" %) Die **Angaben **pro E-Mail wie beispielsweise der Absender oder Empfänger.
44 +|(% style="width:76px" %)**5**|(% style="width:970px" %)Die Richtung des Pfeiles gibt an, ob die jeweilige E-Mail der jeweiligen Zeile ein- oder ausgeht.
31 31  
32 -Oben rechts kann man die eigenen E-Mails jederzeit mit dem Button **Aktualisieren **auf den aktuellen Stand bringen.
46 += E-Mail Vorschau öffnen =
33 33  
34 -
35 -= Öffnen von E-Mails =
36 -
37 37  Um eine E-Mail zu öffnen, klickt man mit einem Doppelklick auf die ausgewählte E-Mail.
38 38  Je nach dem,  welche E-Mail Anbindung eingestellt ist, öffnet sich die E-Mail im Microsoft-Outlook-Programm oder direkt in der b4 Anwendung.
39 39  Rechts unten kann die E-Mail als Aktivität einem Kontakt zugeordnet werden.
40 40  
52 += Zuordnung einer E-Mail als Aktivität zu einem Kontakt =
41 41  
42 -= E-Mail als Aktivität einem Kontakt zuordnen =
54 +Um eine E-Mail einen Kontakt zu zu weisen klickt man mit rechter Maustaste auf die gewünschte E-Mail. Dabei kann man die Option **E-Mail als Aktivität einem Kontakt zuordnen** auswählen.
55 +Funktioniert dies nicht (//in meinem Fall erscheint eine leere Sprechblase//), klickt man per Doppelklick auf die gewünschte E-Mail. Im anschließend erscheinenden Fenster klickt man nun auf den Button **Kontakt zuordnen**.
56 +Anschließend erscheint der folgende Screenshot zur ausgewählten E-Mail.
43 43  
44 -1. Auf gewünschte E-Mail mit rechter Maustaste klicken
58 +[[image:E-Mail_04-2024.png||alt="E-Mail_Zuordnung_einem_kontakt.png" height="722" width="1058"]]
45 45  
46 -(% style="list-style-type:circle" %)
47 -* Die Email wird Kontakten zuordbar und das Öffnen der Mail möglich.
60 +(% style="width:1051px" %)
61 +|=(% style="width: 71px;" %)Nummer|=(% style="width: 974px;" %)Beschreibung
62 +|(% style="width:71px" %)**1**|(% style="width:974px" %)(((
63 +Hierüber lassen sich der **Zeitstempel (das ist das Empfangsdatum der E-Mail)** sowie der der **Wiedervorlage **und
48 48  
49 -(% start="2" %)
50 -1. Option **E-Mail als Aktivität einem Kontakt zuordnen** auswählen
65 +der Zeitpunkt festlegen, wann eine Erinnerung erfolgen soll.
66 +)))
67 +|(% style="width:71px" %)**2**|(% style="width:974px" %)(((
68 +Hier kann man **festlegen**, ob eine E-Mail bei der Zuordnung erledigt, gelesen oder eingegangen ist.
51 51  
52 -(% style="list-style-type:circle" %)
53 -* Ein Fenster wird geöffnet.
70 +Erledigt: Aktivität erscheint nicht im Mein Desktop und erst in den anderen Desktop, wenn die Hakensetzung "erledigt" gesetzt ist.
54 54  
55 -(% start="3" %)
56 -1. Kontakt auswählen
57 -1. Weitere Detailinformationen zur Aktivität Typ E-Mail angeben
72 +Gelesen: Erscheint dann nicht mehr als Pop-Up im Fenster
58 58  
74 +Eingang kann nicht bearbeitet werden da es sich um eine eingehende E-Mail handelt.
75 +)))
76 +|(% style="width:71px" %)**3**|(% style="width:974px" %)(((
77 +Besitzt man das **Zusatzmodul Stiftung**, so kann man hier eine Stiftung auswählen und zuweisen.
59 59  
60 -1.   Mit einem Rechtsklick auf die von Ihnen ausgewählte E-Mail können Sie die E-Mail Kontakten zuordnen oder Öffnen.
79 +Aktivität wird dann im Stiftungs-Desktop sichtbar.
80 +)))
81 +|(% style="width:71px" %)**4**|(% style="width:974px" %)(((
82 +Bei **Von **trägt man den **Absender **ein. Dieser wird unter Umständen bereits vorgeschlagen. Ansonsten kann man diesen auch via **Lupen**-Icon raussuchen. Ist hierbei nicht der richtige dabei, kann man in diesem geöffneten Fenster mithilfe des +Icons auch einen neuen Kontakt anlegen. An dieser Stelle kann man auch gleich entscheiden, ob man z.B. einen Haushalt oder eine Person erstellt.
83 +)))
84 +|(% style="width:71px" %)**5**|(% style="width:974px" %)(((
85 +Hier trägt man den **Bezug **ein. Hier kann man die **ausgewählten **und **vorgeschlagenen **Bezüge koordinieren und **mittels Suchleiste **nach Bezügen suchen. Mithilfe des **Suche**-Buttons gelangt man zur Suche der Bezüge.
86 +)))
87 +|(% style="width:71px" %)**6**|(% style="width:974px" %)(((
88 +Der hier vorhandene **Betreff **wird direkt aus der E-Mail übernommen.
89 +)))
90 +|(% style="width:71px" %)**7**|(% style="width:974px" %)(((
91 +Wenn man der E-Mail einen **Vermerk **hinzufügen will, so klickt man auf das Sprechblase-Icon. Daraufhin wird ein weiteres Fenster geöffnet. In diesem kann man den Vermerk schreiben. Anschließend speichert man den Vermerk.
92 +)))
93 +|(% style="width:71px" %)**8**|(% style="width:974px" %)Hier kann man auswählen, ob man anschließend die **E-Mail im Posteingang löschen** lassen will.
94 +In diesem Fall ist die E-Mail dann nur im B4-System als Aktivität vorhanden. Außerdem kann man hier auswählen, ob man alle Anhänge dieser E-Mail übernehmen will.
95 +|(% style="width:71px" %)**9**|(% style="width:974px" %)Hier werden alle **Anhänge **angezeigt. In der Checkbox am Anfang jeder Zeile kann man die jeweilige Anlage auswählen oder nicht. Dies nimmt Einfluss darauf, welche Anlagen in der E-Mail dann schließlich mitgeschickt werden sollen.
61 61  
62 -Um einer E-Mail einen Kontakt zuzuordnen, wählen Sie bitte den Punkt „E-Mail als Aktivität einem Kontakt zuordnen“.
97 += Ordner Auswahl =
63 63  
64 -2.   Es öffnet sich ein neues Fenster. Hier können Sie nun einen Kontakt auswählen und weitere Detailinformationen zur Aktivität Typ E-Mail angeben.
99 +Mit einem Doppelklick unter dem Navigationsmenü **Kontaktmanagement **findet man den Menüpunkt **E-Mail**.
100 +Mit einem Klick auf den Button **Einstellungen **(rechts oben) kann man die eigenen Ordner von Outlook auszuwählen. Mit dem **OK**-Button bestätigt man die gemachten Eingaben.
65 65  
102 +[[image:email-anbindung.png||alt="mail-ordner.jpg" height="366" width="385"]]
66 66  
67 67  
105 +
106 += Weitere Postfächer Anbinden =
107 +
108 +(% class="box infomessage" %)
109 +(((
110 +Die Anbindung weiterer Postfächer ist nur mittels des **E-Mail Modus EWS** oder **MS Graph** möglich.
111 +)))
112 +
113 +1. In [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] Begriff **Programmparameter **eingeben
114 +1. In Bereich **Allgemein **auf Menüpunkt **Mail **klicken
115 +1. Vergewissern, dass bei E-Mail Modus **EWS **oder **MS Graph **ausgewählt ist
116 +1. Modul **Kontaktmanagement **anklicken
117 +1. Menüpunkt **E-Mail** anklicken
118 +1. Auf blaues **Zahnrad**-Icon rechts oben klicken
119 +1. In erschienen Fenster (z.B. EWS Ordner bei EWS) auf **+**Icon klicken
120 +1. In Fenster **Zusätzliche Postfächer **Zusatzmailadressen eingeben
121 +1. Bei Bedarf Eingaben mit **Prüfen**-Button prüfen
122 +1. **OK**-Button klicken, um die gewünschten Postfächer erfolgreich anzubinden
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