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Änderungen von Dokument 010.4 E-Mail

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2024/10/02 07:54
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am 2024/05/27 16:37
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Inhalt
... ... @@ -10,63 +10,117 @@
10 10  Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
11 11  )))
12 12  
13 += Übersicht E-Mail =
14 +
15 +Im Menüpunkt E-Mail können E-Mails in das b4-System als Aktivität importiert werden und mit weiteren Daten wie bspw. Kontakten, Stiftungen, Bezügen (Förderungen, Ausschüttungen, Mietverträge) verknüpft werden.
16 +Voraussetzung hierfür ist jedoch, dass man eine der verschiedenen E-Mail Anbindungen durchgeführt hat.
17 +
13 13  = Mögliche E-Mail Anbindungen =
14 14  
15 -Folgende E-Mail Anbindungen sind möglich:
20 +Folgende E-Mail Anbindungen sind möglich und E-Mails können in das b4-System importiert sowie auch versendet werden:
16 16  
17 -* SMTP
18 -* Outlook (Betriebsbereite MS-Outlook-Version ab 2007)
19 -* EWS
22 +* [[SMTP>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusIMAP2FSMTP]]
23 +* [[Outlook (Betriebsbereite Microsoft Version ab 2007)>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusOutlook]]
24 +* [[EWS>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusEWS]]
25 +* [[MS Graph>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusMSGraph]] (setzt voraus, dass die Webversion aktiv ist)
20 20  
21 -**Voraussetzung**: Mitarbeiter hat eine E-Mail Adresse in der Benutzerverwaltung hinterlegt.
27 +**Voraussetzung**: Mitarbeiter hat eine E-Mail Adresse in der [[Benutzerverwaltung>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Verwaltung%20Stammdaten/#HDCbersichtderBenutzer-undMitarbeiterverwaltung]] hinterlegt.
22 22  
23 -= Ordner Auswahl =
29 += Übersicht aller E-Mails =
24 24  
25 -Mit einem Doppelklick unter dem Navigationsmenü **Kontaktmanagement **findet man den Menüpunkt **E-Mail**.
26 -Mit einem Klick auf den Button **Einstellungen **(rechts oben) kann man die eigenen Ordner von Outlook auszuwählen. Mit dem **OK**-Button bestätigt man die gemachten Eingaben.
31 +Wenn man sich die Übersicht der Mails ansehen möchte, so wird man im Modul Kontaktmanagement fündig.
32 +Öffnet man dieses Modul, klickt man auf den ausgeklappten Menüpunkt E-Mail.
27 27  
28 -[[image:email-anbindung.png||alt="mail-ordner.jpg" height="366" width="385"]]
34 +[[image:Email_Uebersicht.png||height="249" width="1054"]]
29 29  
36 +(% style="width:1050px" %)
37 +|=(% style="width: 76px;" %)Nummer|=(% style="width: 970px;" %)Beschreibung
38 +|(% style="width:76px" %)**1**|(% style="width:970px" %)Das maximale **Alter in Tagen **drückt das Alter der E-Mails aus. In diesem Beispiel werden alle E-Mails angezeigt, die maximal 5 Tage alt sind.
39 +Um sich hingegen **alle E-Mails anzeigen** zu lassen, trägt man hier den Wert **0 **ein (bei sehr vielen E-Mails kann das einen Moment lang dauern).
40 +|(% style="width:76px" %)**2**|(% style="width:970px" %)Mittels diesem Icon lässt sich die Übersicht **aktualisieren**.
41 +Auf diese Weise werden alle E-Mails vom hinterlegten Postfach hier aktualisiert und angezeigt.
42 +|(% style="width:76px" %)**3**|(% style="width:970px" %)Mittels dem **Zahnrad**-Icon kann man mehrere Posteingänge oder Ordner **konfigurieren. **Weitere Informationen zu Ordnerauswahl erfahren Sie[[ hier.>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/E-Mail%20Anbindung/#HOrdnerAuswahl]]
43 +|(% style="width:76px" %)**4**|(% style="width:970px" %) Die **Angaben **pro E-Mail wie beispielsweise der Absender oder Empfänger.
44 +|(% style="width:76px" %)**5**|(% style="width:970px" %)Die Richtung des Pfeiles gibt an, ob die jeweilige E-Mail der jeweiligen Zeile ein- oder ausgeht.
30 30  
31 -= Zeitliche Selektionsmöglichkeiten =
46 += E-Mail Vorschau öffnen =
32 32  
33 -Man hat ebenfalls die Möglichkeit, die eigenen Emails zeitlich zu selektieren. Im oberen rechten Bildschirmbereich kann man mittels der Pfeiltasten oder manuell die E-Mails in **Alter in Tagen** sortieren.
48 +Um eine E-Mail zu öffnen, klickt man mit einem Doppelklick auf die ausgewählte E-Mail.
49 +Je nach dem,  welche E-Mail Anbindung eingestellt ist, öffnet sich die E-Mail im Microsoft-Outlook-Programm oder direkt in der b4 Anwendung.Zuordnung einer E-Mail als Aktivität zu einem Kontakt
34 34  
35 -= Aktualisieren der E-Mails auf den aktuellen Stand =
51 +Um eine E-Mail einen Kontakt zu zu weisen klickt man mit rechter Maustaste auf die gewünschte E-Mail. Dabei kann man die Option **E-Mail als Aktivität einem Kontakt zuordnen** auswählen.
52 +Funktioniert dies nicht (//in meinem Fall erscheint eine leere Sprechblase//), klickt man per Doppelklick auf die gewünschte E-Mail. Im anschließend erscheinenden Fenster klickt man nun auf den Button **Kontakt zuordnen**.
53 +Anschließend erscheint der folgende Screenshot zur ausgewählten E-Mail.
36 36  
37 -Oben rechts kann man die eigenen E-Mails jederzeit mit dem Button **Aktualisieren **auf den aktuellen Stand bringen.
55 +[[image:E-Mail_04-2024.png||alt="E-Mail_Zuordnung_einem_kontakt.png" height="722" width="1058"]]
38 38  
57 +(% style="width:1051px" %)
58 +|=(% style="width: 71px;" %)Nummer|=(% style="width: 974px;" %)Beschreibung
59 +|(% style="width:71px" %)**1**|(% style="width:974px" %)(((
60 +Hierüber lassen sich der **Zeitstempel (das ist das Empfangsdatum der E-Mail)** sowie der der **Wiedervorlage **und
39 39  
40 -= Öffnen von E-Mails =
62 +der Zeitpunkt festlegen, wann eine Erinnerung erfolgen soll.
63 +)))
64 +|(% style="width:71px" %)**2**|(% style="width:974px" %)(((
65 +Hier kann man **festlegen**, ob eine E-Mail bei der Zuordnung erledigt, gelesen oder eingegangen ist.
41 41  
42 -Um eine E-Mail zu öffnen, klickt man mit einem Doppelklick auf die ausgewählte E-Mail.
43 -Je nach dem,  welche E-Mail Anbindung eingestellt ist, öffnet sich die E-Mail im Microsoft-Outlook-Programm oder direkt in der b4 Anwendung.
44 -Rechts unten kann die E-Mail als Aktivität einem Kontakt zugeordnet werden.
67 +Erledigt: Aktivität erscheint nicht im Mein Desktop und erst in den anderen Desktop, wenn die Hakensetzung "erledigt" gesetzt ist.
45 45  
69 +Gelesen: Erscheint dann nicht mehr als Pop-Up im Fenster
46 46  
47 -= E-Mail als Aktivität einem Kontakt zuordnen =
71 +Eingang kann nicht bearbeitet werden da es sich um eine eingehende E-Mail handelt.
72 +)))
73 +|(% style="width:71px" %)**3**|(% style="width:974px" %)(((
74 +Besitzt man das **Zusatzmodul Stiftung**, so kann man hier eine Stiftung auswählen und zuweisen.
48 48  
49 -1. Auf gewünschte E-Mail mit rechter Maustaste klicken
76 +Aktivität wird dann im Stiftungs-Desktop sichtbar.
77 +)))
78 +|(% style="width:71px" %)**4**|(% style="width:974px" %)(((
79 +Bei **Von **trägt man den **Absender **ein. Dieser wird unter Umständen bereits vorgeschlagen. Ansonsten kann man diesen auch via **Lupen**-Icon raussuchen. Ist hierbei nicht der richtige dabei, kann man in diesem geöffneten Fenster mithilfe des +Icons auch einen neuen Kontakt anlegen. An dieser Stelle kann man auch gleich entscheiden, ob man z.B. einen Haushalt oder eine Person erstellt.
80 +)))
81 +|(% style="width:71px" %)**5**|(% style="width:974px" %)(((
82 +Hier trägt man den **Bezug **ein. Hier kann man die **ausgewählten **und **vorgeschlagenen **Bezüge koordinieren und **mittels Suchleiste **nach Bezügen suchen. Mithilfe des **Suche**-Buttons gelangt man zur Suche der Bezüge.
83 +)))
84 +|(% style="width:71px" %)**6**|(% style="width:974px" %)(((
85 +Der hier vorhandene **Betreff **wird direkt aus der E-Mail übernommen.
86 +)))
87 +|(% style="width:71px" %)**7**|(% style="width:974px" %)(((
88 +Wenn man der E-Mail einen **Vermerk **hinzufügen will, so klickt man auf das Sprechblase-Icon. Daraufhin wird ein weiteres Fenster geöffnet. In diesem kann man den Vermerk schreiben. Anschließend speichert man den Vermerk.
89 +)))
90 +|(% style="width:71px" %)**8**|(% style="width:974px" %)Hier kann man auswählen, ob man anschließend die **E-Mail im Posteingang löschen** lassen will.
91 +In diesem Fall ist die E-Mail dann nur im B4-System als Aktivität vorhanden. Außerdem kann man hier auswählen, ob man alle Anhänge dieser E-Mail übernehmen will.
92 +|(% style="width:71px" %)**9**|(% style="width:974px" %)Hier werden alle **Anhänge **angezeigt. In der Checkbox am Anfang jeder Zeile kann man die jeweilige Anlage auswählen oder nicht. Dies nimmt Einfluss darauf, welche Anlagen in der E-Mail dann schließlich mitgeschickt werden sollen.
50 50  
51 -(% style="list-style-type:circle" %)
52 -* Die Email wird Kontakten zuordbar und das Öffnen der Mail möglich.
94 += Ordner Auswahl =
53 53  
54 -(% start="2" %)
55 -1. Option **E-Mail als Aktivität einem Kontakt zuordnen** auswählen
96 +Mit einem Doppelklick unter dem Navigationsmenü **Kontaktmanagement **findet man den Menüpunkt **E-Mail**.
97 +Mit einem Klick auf den Button **Einstellungen **(rechts oben) kann man die eigenen Ordner von Outlook auszuwählen. Mit dem **OK**-Button bestätigt man die gemachten Eingaben.
56 56  
57 -(% style="list-style-type:circle" %)
58 -* Ein Fenster wird geöffnet.
99 +[[image:email-anbindung.png||alt="mail-ordner.jpg" height="366" width="385"]]
59 59  
60 -(% start="3" %)
61 -1. Kontakt auswählen
62 -1. Weitere Detailinformationen zur Aktivität Typ E-Mail angeben
63 63  
64 -1.   Mit einem Rechtsklick auf die von Ihnen ausgewählte E-Mail können Sie die E-Mail Kontakten zuordnen oder Öffnen.
65 65  
66 -Um einer E-Mail einen Kontakt zuzuordnen, wählen Sie bitte den Punkt „E-Mail als Aktivität einem Kontakt zuordnen“.
103 += Weitere Postfächer Anbinden =
67 67  
68 -2.   Es öffnet sich ein neues Fenster. Hier können Sie nun einen Kontakt auswählen und weitere Detailinformationen zur Aktivität Typ E-Mail angeben.
105 +(% class="box infomessage" %)
106 +(((
107 +Die Anbindung weiterer Postfächer ist nur mittels des **E-Mail Modus EWS** oder **MS Graph** möglich.
108 +)))
69 69  
110 +1. In [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] Begriff **Programmparameter **eingeben
111 +1. In Bereich **Allgemein **auf Menüpunkt **Mail **klicken
112 +1. Vergewissern, dass bei E-Mail Modus **EWS **oder **MS Graph **ausgewählt ist
113 +1. Modul **Kontaktmanagement **anklicken
114 +1. Menüpunkt **E-Mail** anklicken
115 +1. Auf blaues **Zahnrad**-Icon rechts oben klicken
116 +1. In erschienen Fenster (z.B. EWS Ordner bei EWS) auf **+**Icon klicken
117 +1. In Fenster **Zusätzliche Postfächer **Zusatzmailadressen eingeben
118 +1. Bei Bedarf Eingaben mit **Prüfen**-Button prüfen
119 +1. **OK**-Button klicken, um die gewünschten Postfächer erfolgreich anzubinden
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E-Mail_04-2024.png
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E-Mail_Kontakt_zuordnen.png
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