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Änderungen von Dokument 010.4 E-Mail

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2024/10/02 07:54
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am 2024/04/19 19:48
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Inhalt
... ... @@ -10,71 +10,114 @@
10 10  Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
11 11  )))
12 12  
13 += Übersicht E-Mail =
14 +
15 +Der Menüpunkt E-Mail gewährt einen Einblick in alle E-Mails von einem selbst. Voraussetzung hierfür ist jedoch, dass man eine der verschiedenen E-Mail Anbindungen durchgeführt hat.
16 +Die eingegangene E-Mails kann nach den verschiedenen Spalten der Übersicht filtern. Mehr zur Übersicht der E-Mails gibt es [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/E-Mail%20Anbindung/#HDCbersichtallerE-Mails]].
17 +
13 13  = Mögliche E-Mail Anbindungen =
14 14  
15 -Folgende E-Mail Anbindungen sind möglich:
20 +Folgende E-Mail Anbindungen sind möglich und E-Mails können in das b4-System importiert sowie auch versendet werden:
16 16  
17 17  * [[SMTP>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusIMAP2FSMTP]]
18 18  * [[Outlook (Betriebsbereite Microsoft Version ab 2007)>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusOutlook]]
19 19  * [[EWS>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusEWS]]
25 +* [[MS Graph>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusMSGraph]] (setzt voraus, dass die Webversion aktiv ist)
20 20  
21 -**Voraussetzung**: Mitarbeiter hat eine E-Mail Adresse in der Benutzerverwaltung hinterlegt.
27 +**Voraussetzung**: Mitarbeiter hat eine E-Mail Adresse in der [[Benutzerverwaltung>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Verwaltung%20Stammdaten/#HDCbersichtderBenutzer-undMitarbeiterverwaltung]] hinterlegt.
22 22  
23 23  = Übersicht aller E-Mails =
24 24  
25 -xx
31 +Wenn man sich die Übersicht der Mails ansehen möchte, so wird man im Modul Kontaktmanagement fündig.
32 +Öffnet man dieses Modul, klickt man auf den ausgeklappten Menüpunkt E-Mail. Anschließend wird man aufgefordert, seine verbundene E-Mail Adresse samt Passwort einzugeben.
33 +Anschließend bekommt man die Ansicht der E-Mails zu sehen.
26 26  
27 -= E-Mail als Aktivität einem Kontakt zuordnen =
35 +[[image:Email_Uebersicht.png||height="249" width="1054"]]
28 28  
29 -xx
37 +(% style="width:1050px" %)
38 +|=(% style="width: 76px;" %)Nummer|=(% style="width: 970px;" %)Beschreibung
39 +|(% style="width:76px" %)**1**|(% style="width:970px" %)Das maximale **Alter in Tagen **drückt das Alter der E-Mails aus. In diesem Beispiel werden alle E-Mails angezeigt, die maximal 5 Tage alt sind.
40 +Um sich hingegen **alle E-Mails anzeigen** zu lassen, trägt man hier den Wert **0 **ein (bei sehr vielen E-Mails kann das einen Moment lang dauern).
41 +|(% style="width:76px" %)**2**|(% style="width:970px" %)Mittels diesem Icon lässt sich die Übersicht **aktualisieren**.
42 +Auf diese Weise werden alle E-Mails vom hinterlegten Postfach hier aktualisiert und angezeigt.
43 +|(% style="width:76px" %)**3**|(% style="width:970px" %)Mittels dem **Zahnrad**-Icon kann man mehrere Posteingänge **konfigurieren**.
44 +Je nach dem, welches Verfahren man nutzt, ändert sich die Ansicht. Je nach Verfahren werden hier automatisch alle verfügbaren Posteingänge angezeigt oder eben nicht.
45 +|(% style="width:76px" %)**4**|(% style="width:970px" %) Die **Angaben **pro E-Mail wie beispielsweise der Absender oder Empfänger.
46 +|(% style="width:76px" %)**5**|(% style="width:970px" %)Die Richtung des Pfeiles gibt an, ob die jeweilige E-Mail der jeweiligen Zeile ein- oder ausgeht.
30 30  
31 -= Ordner Auswahl =
48 += E-Mail Vorschau öffnen =
32 32  
33 -Mit einem Doppelklick unter dem Navigationsmenü **Kontaktmanagement **findet man den Menüpunkt **E-Mail**.
34 -Mit einem Klick auf den Button **Einstellungen **(rechts oben) kann man die eigenen Ordner von Outlook auszuwählen. Mit dem **OK**-Button bestätigt man die gemachten Eingaben.
50 +Um eine E-Mail zu öffnen, klickt man mit einem Doppelklick auf die ausgewählte E-Mail.
51 +Je nach dem,  welche E-Mail Anbindung eingestellt ist, öffnet sich die E-Mail im Microsoft-Outlook-Programm oder direkt in der b4 Anwendung.
52 +Rechts unten kann die E-Mail als Aktivität einem Kontakt zugeordnet werden.
35 35  
36 -[[image:email-anbindung.png||alt="mail-ordner.jpg" height="366" width="385"]]
54 += Zuordnung einer E-Mail als Aktivität zu einem Kontakt =
37 37  
56 +Um eine E-Mail einen Kontakt zu zu weisen klickt man mit rechter Maustaste auf die gewünschte E-Mail. Dabei kann man die Option **E-Mail als Aktivität einem Kontakt zuordnen** auswählen.
57 +Funktioniert dies nicht (//in meinem Fall erscheint eine leere Sprechblase//), klickt man per Doppelklick auf die gewünschte E-Mail. Im anschließend erscheinenden Fenster klickt man nun auf den Button **Kontakt zuordnen**.
58 +Anschließend erscheint der folgende Screenshot zur ausgewählten E-Mail.
38 38  
39 -= Zeitliche Selektionsmöglichkeiten =
60 +[[image:E-Mail_04-2024.png||alt="E-Mail_Zuordnung_einem_kontakt.png" height="722" width="1058"]]
40 40  
41 -Man hat ebenfalls die Möglichkeit, die eigenen Emails zeitlich zu selektieren. Im oberen rechten Bildschirmbereich kann man mittels der Pfeiltasten oder manuell die E-Mails in **Alter in Tagen** sortieren.
62 +(% style="width:1051px" %)
63 +|=(% style="width: 71px;" %)Nummer|=(% style="width: 974px;" %)Beschreibung
64 +|(% style="width:71px" %)**1**|(% style="width:974px" %)(((
65 +Hierüber lassen sich der **Zeitstempel (das ist das Empfangsdatum der E-Mail)** sowie der der **Wiedervorlage **und
42 42  
43 -= Aktualisieren der E-Mails auf den aktuellen Stand =
67 +der Zeitpunkt festlegen, wann eine Erinnerung erfolgen soll.
68 +)))
69 +|(% style="width:71px" %)**2**|(% style="width:974px" %)(((
70 +Hier kann man **festlegen**, ob eine E-Mail bei der Zuordnung erledigt, gelesen oder eingegangen ist.
44 44  
45 -Oben rechts kann man die eigenen E-Mails jederzeit mit dem Button **Aktualisieren **auf den aktuellen Stand bringen.
72 +Erledigt: Aktivität erscheint nicht im Mein Desktop und erst in den anderen Desktop, wenn die Hakensetzung "erledigt" gesetzt ist.
46 46  
74 +Gelesen: Erscheint dann nicht mehr als Pop-Up im Fenster
47 47  
48 -= Öffnen von E-Mails =
76 +Eingang kann nicht bearbeitet werden da es sich um eine eingehende E-Mail handelt.
77 +)))
78 +|(% style="width:71px" %)**3**|(% style="width:974px" %)(((
79 +Besitzt man das **Zusatzmodul Stiftung**, so kann man hier eine Stiftung auswählen und zuweisen.
49 49  
50 -Um eine E-Mail zu öffnen, klickt man mit einem Doppelklick auf die ausgewählte E-Mail.
51 -Je nach dem,  welche E-Mail Anbindung eingestellt ist, öffnet sich die E-Mail im Microsoft-Outlook-Programm oder direkt in der b4 Anwendung.
52 -Rechts unten kann die E-Mail als Aktivität einem Kontakt zugeordnet werden.
81 +Aktivität wird dann im Stiftungs-Desktop sichtbar.
82 +)))
83 +|(% style="width:71px" %)**4**|(% style="width:974px" %)(((
84 +Bei **Von **trägt man den **Absender **ein. Dieser wird unter Umständen bereits vorgeschlagen. Ansonsten kann man diesen auch via **Lupen**-Icon raussuchen. Ist hierbei nicht der richtige dabei, kann man in diesem geöffneten Fenster mithilfe des +Icons auch einen neuen Kontakt anlegen. An dieser Stelle kann man auch gleich entscheiden, ob man z.B. einen Haushalt oder eine Person erstellt.
85 +)))
86 +|(% style="width:71px" %)**5**|(% style="width:974px" %)(((
87 +Hier trägt man den **Bezug **ein. Hier kann man die **ausgewählten **und **vorgeschlagenen **Bezüge koordinieren und **mittels Suchleiste **nach Bezügen suchen. Mithilfe des **Suche**-Buttons gelangt man zur Suche der Bezüge.
88 +)))
89 +|(% style="width:71px" %)**6**|(% style="width:974px" %)(((
90 +Der hier vorhandene **Betreff **wird direkt aus der E-Mail übernommen.
91 +)))
92 +|(% style="width:71px" %)**7**|(% style="width:974px" %)(((
93 +Wenn man der E-Mail einen **Vermerk **hinzufügen will, so klickt man auf das Sprechblase-Icon. Daraufhin wird ein weiteres Fenster geöffnet. In diesem kann man den Vermerk schreiben. Anschließend speichert man den Vermerk.
94 +)))
95 +|(% style="width:71px" %)**8**|(% style="width:974px" %)Hier kann man auswählen, ob man anschließend die **E-Mail im Posteingang löschen** lassen will.
96 +In diesem Fall ist die E-Mail dann nur im B4-System als Aktivität vorhanden. Außerdem kann man hier auswählen, ob man alle Anhänge dieser E-Mail übernehmen will.
97 +|(% style="width:71px" %)**9**|(% style="width:974px" %)Hier werden alle **Anhänge **angezeigt. In der Checkbox am Anfang jeder Zeile kann man die jeweilige Anlage auswählen oder nicht. Dies nimmt Einfluss darauf, welche Anlagen in der E-Mail dann schließlich mitgeschickt werden sollen.
53 53  
99 += Ordner Auswahl =
54 54  
55 -= E-Mail als Aktivität einem Kontakt zuordnen =
101 +Mit einem Doppelklick unter dem Navigationsmenü **Kontaktmanagement **findet man den Menüpunkt **E-Mail**.
102 +Mit einem Klick auf den Button **Einstellungen **(rechts oben) kann man die eigenen Ordner von Outlook auszuwählen. Mit dem **OK**-Button bestätigt man die gemachten Eingaben.
56 56  
57 -1. Auf gewünschte E-Mail mit rechter Maustaste klicken
104 +[[image:email-anbindung.png||alt="mail-ordner.jpg" height="366" width="385"]]
58 58  
59 -(% style="list-style-type:circle" %)
60 -* Die Email wird Kontakten zuordbar und das Öffnen der Mail möglich.
61 61  
62 -(% start="2" %)
63 -1. Option **E-Mail als Aktivität einem Kontakt zuordnen** auswählen
64 64  
65 -(% style="list-style-type:circle" %)
66 -* Ein Fenster wird geöffnet.
108 += Weitere Postfächer Anbinden =
67 67  
68 -(% start="3" %)
69 -1. Kontakt auswählen
70 -1. Weitere Detailinformationen zur Aktivität Typ E-Mail angeben
110 +BITTE BESCHREIBEN
71 71  
72 -1.   Mit einem Rechtsklick auf die von Ihnen ausgewählte E-Mail können Sie die E-Mail Kontakten zuordnen oder Öffnen.
112 +Geht nur bei EWS oder MS Graph
73 73  
74 -Um einer E-Mail einen Kontakt zuzuordnen, wählen Sie bitte den Punkt „E-Mail als Aktivität einem Kontakt zuordnen“.
114 +[[image:image-20240402151021-1.png]]
75 75  
76 -2.   Es öffnet sich ein neues Fenster. Hier können Sie nun einen Kontakt auswählen und weitere Detailinformationen zur Aktivität Typ E-Mail angeben.
116 +[[image:image-20240403082851-2.png]]
77 77  
118 +x
78 78  
79 79  
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80 80  
E-Mail_04-2024.png
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E-Mail_Kontakt_zuordnen.png
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E-Mail_Zuordnung_einem_kontakt.png
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