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Änderungen von Dokument 010.4 E-Mail

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2024/10/02 07:54
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am 2024/04/25 20:36
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Inhalt
... ... @@ -10,89 +10,125 @@
10 10  Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
11 11  )))
12 12  
13 += Übersicht E-Mail =
14 +
15 +Der Menüpunkt E-Mail gewährt einen Einblick in alle E-Mails von einem selbst. Voraussetzung hierfür ist jedoch, dass man eine der verschiedenen E-Mail Anbindungen durchgeführt hat.
16 +Die eingegangene E-Mails kann nach den verschiedenen Spalten der Übersicht filtern. Mehr zur Übersicht der E-Mails gibt es [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/E-Mail%20Anbindung/#HDCbersichtallerE-Mails]].
17 +
13 13  = Mögliche E-Mail Anbindungen =
14 14  
15 -Folgende E-Mail Anbindungen sind möglich:
20 +Folgende E-Mail Anbindungen sind möglich und E-Mails können in das b4-System importiert sowie auch versendet werden:
16 16  
17 17  * [[SMTP>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusIMAP2FSMTP]]
18 18  * [[Outlook (Betriebsbereite Microsoft Version ab 2007)>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusOutlook]]
19 19  * [[EWS>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusEWS]]
25 +* [[MS Graph>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusMSGraph]] (setzt voraus, dass die Webversion aktiv ist)
20 20  
21 -**Voraussetzung**: Mitarbeiter hat eine E-Mail Adresse in der Benutzerverwaltung hinterlegt.
27 +**Voraussetzung**: Mitarbeiter hat eine E-Mail Adresse in der [[Benutzerverwaltung>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Verwaltung%20Stammdaten/#HDCbersichtderBenutzer-undMitarbeiterverwaltung]] hinterlegt.
22 22  
23 23  = Übersicht aller E-Mails =
24 24  
31 +Wenn man sich die Übersicht der Mails ansehen möchte, so wird man im Modul Kontaktmanagement fündig.
32 +Öffnet man dieses Modul, klickt man auf den ausgeklappten Menüpunkt E-Mail. Anschließend wird man aufgefordert, seine verbundene E-Mail Adresse samt Passwort einzugeben.
33 +Anschließend bekommt man die Ansicht der E-Mails zu sehen.
34 +
25 25  [[image:Email_Uebersicht.png||height="249" width="1054"]]
26 26  
27 27  (% style="width:1050px" %)
28 28  |=(% style="width: 76px;" %)Nummer|=(% style="width: 970px;" %)Beschreibung
29 -|(% style="width:76px" %)**1**|(% style="width:970px" %)
30 -|(% style="width:76px" %)**2**|(% style="width:970px" %)
31 -|(% style="width:76px" %)**3**|(% style="width:970px" %)
32 -|(% style="width:76px" %)**4**|(% style="width:970px" %)
33 -|(% style="width:76px" %)**5**|(% style="width:970px" %)
39 +|(% style="width:76px" %)**1**|(% style="width:970px" %)Das maximale **Alter in Tagen **drückt das Alter der E-Mails aus. In diesem Beispiel werden alle E-Mails angezeigt, die maximal 5 Tage alt sind.
40 +Um sich hingegen **alle E-Mails anzeigen** zu lassen, trägt man hier den Wert **0 **ein (bei sehr vielen E-Mails kann das einen Moment lang dauern).
41 +|(% style="width:76px" %)**2**|(% style="width:970px" %)Mittels diesem Icon lässt sich die Übersicht **aktualisieren**.
42 +Auf diese Weise werden alle E-Mails vom hinterlegten Postfach hier aktualisiert und angezeigt.
43 +|(% style="width:76px" %)**3**|(% style="width:970px" %)Mittels dem **Zahnrad**-Icon kann man mehrere Posteingänge **konfigurieren**.
44 +Je nach dem, welches Verfahren man nutzt, ändert sich die Ansicht. Je nach Verfahren werden hier automatisch alle verfügbaren Posteingänge angezeigt oder eben nicht.
45 +|(% style="width:76px" %)**4**|(% style="width:970px" %) Die **Angaben **pro E-Mail wie beispielsweise der Absender oder Empfänger.
46 +|(% style="width:76px" %)**5**|(% style="width:970px" %)Die Richtung des Pfeiles gibt an, ob die jeweilige E-Mail der jeweiligen Zeile ein- oder ausgeht.
34 34  
48 += E-Mail Vorschau öffnen =
49 +
50 +Um eine E-Mail zu öffnen, klickt man mit einem Doppelklick auf die ausgewählte E-Mail.
51 +Je nach dem,  welche E-Mail Anbindung eingestellt ist, öffnet sich die E-Mail im Microsoft-Outlook-Programm oder direkt in der b4 Anwendung.
52 +Rechts unten kann die E-Mail als Aktivität einem Kontakt zugeordnet werden.
53 +
35 35  = Zuordnung einer E-Mail als Aktivität zu einem Kontakt =
36 36  
37 -[[image:E-Mail_Zuordnung_einem_kontakt.png||height="419" width="1052"]]
56 +Um eine E-Mail einen Kontakt zu zu weisen klickt man mit rechter Maustaste auf die gewünschte E-Mail. Dabei kann man die Option **E-Mail als Aktivität einem Kontakt zuordnen** auswählen.
57 +Funktioniert dies nicht (//in meinem Fall erscheint eine leere Sprechblase//), klickt man per Doppelklick auf die gewünschte E-Mail. Im anschließend erscheinenden Fenster klickt man nun auf den Button **Kontakt zuordnen**.
58 +Anschließend erscheint der folgende Screenshot zur ausgewählten E-Mail.
38 38  
60 +[[image:E-Mail_04-2024.png||alt="E-Mail_Zuordnung_einem_kontakt.png" height="722" width="1058"]]
61 +
39 39  (% style="width:1051px" %)
40 40  |=(% style="width: 71px;" %)Nummer|=(% style="width: 974px;" %)Beschreibung
41 -|(% style="width:71px" %)**1**|(% style="width:974px" %)
42 -|(% style="width:71px" %)**2**|(% style="width:974px" %)
43 -|(% style="width:71px" %)**3**|(% style="width:974px" %)
44 -|(% style="width:71px" %)**4**|(% style="width:974px" %)
45 -|(% style="width:71px" %)**5**|(% style="width:974px" %)
46 -|(% style="width:71px" %)**6**|(% style="width:974px" %)
47 -|(% style="width:71px" %)**7**|(% style="width:974px" %)
64 +|(% style="width:71px" %)**1**|(% style="width:974px" %)(((
65 +Hierüber lassen sich der **Zeitstempel (das ist das Empfangsdatum der E-Mail)** sowie der der **Wiedervorlage **und
48 48  
49 -= Ordner Auswahl =
67 +der Zeitpunkt festlegen, wann eine Erinnerung erfolgen soll.
68 +)))
69 +|(% style="width:71px" %)**2**|(% style="width:974px" %)(((
70 +Hier kann man **festlegen**, ob eine E-Mail bei der Zuordnung erledigt, gelesen oder eingegangen ist.
50 50  
51 -Mit einem Doppelklick unter dem Navigationsmenü **Kontaktmanagement **findet man den Menüpunkt **E-Mail**.
52 -Mit einem Klick auf den Button **Einstellungen **(rechts oben) kann man die eigenen Ordner von Outlook auszuwählen. Mit dem **OK**-Button bestätigt man die gemachten Eingaben.
72 +Erledigt: Aktivität erscheint nicht im Mein Desktop und erst in den anderen Desktop, wenn die Hakensetzung "erledigt" gesetzt ist.
53 53  
54 -[[image:email-anbindung.png||alt="mail-ordner.jpg" height="366" width="385"]]
74 +Gelesen: Erscheint dann nicht mehr als Pop-Up im Fenster
55 55  
76 +Eingang kann nicht bearbeitet werden da es sich um eine eingehende E-Mail handelt.
77 +)))
78 +|(% style="width:71px" %)**3**|(% style="width:974px" %)(((
79 +Besitzt man das **Zusatzmodul Stiftung**, so kann man hier eine Stiftung auswählen und zuweisen.
56 56  
57 -= Zeitliche Selektionsmöglichkeiten =
81 +Aktivität wird dann im Stiftungs-Desktop sichtbar.
82 +)))
83 +|(% style="width:71px" %)**4**|(% style="width:974px" %)(((
84 +Bei **Von **trägt man den **Absender **ein. Dieser wird unter Umständen bereits vorgeschlagen. Ansonsten kann man diesen auch via **Lupen**-Icon raussuchen. Ist hierbei nicht der richtige dabei, kann man in diesem geöffneten Fenster mithilfe des +Icons auch einen neuen Kontakt anlegen. An dieser Stelle kann man auch gleich entscheiden, ob man z.B. einen Haushalt oder eine Person erstellt.
85 +)))
86 +|(% style="width:71px" %)**5**|(% style="width:974px" %)(((
87 +Hier trägt man den **Bezug **ein. Hier kann man die **ausgewählten **und **vorgeschlagenen **Bezüge koordinieren und **mittels Suchleiste **nach Bezügen suchen. Mithilfe des **Suche**-Buttons gelangt man zur Suche der Bezüge.
88 +)))
89 +|(% style="width:71px" %)**6**|(% style="width:974px" %)(((
90 +Der hier vorhandene **Betreff **wird direkt aus der E-Mail übernommen.
91 +)))
92 +|(% style="width:71px" %)**7**|(% style="width:974px" %)(((
93 +Wenn man der E-Mail einen **Vermerk **hinzufügen will, so klickt man auf das Sprechblase-Icon. Daraufhin wird ein weiteres Fenster geöffnet. In diesem kann man den Vermerk schreiben. Anschließend speichert man den Vermerk.
94 +)))
95 +|(% style="width:71px" %)**8**|(% style="width:974px" %)Hier kann man auswählen, ob man anschließend die **E-Mail im Posteingang löschen** lassen will.
96 +In diesem Fall ist die E-Mail dann nur im B4-System als Aktivität vorhanden. Außerdem kann man hier auswählen, ob man alle Anhänge dieser E-Mail übernehmen will.
97 +|(% style="width:71px" %)**9**|(% style="width:974px" %)Hier werden alle **Anhänge **angezeigt. In der Checkbox am Anfang jeder Zeile kann man die jeweilige Anlage auswählen oder nicht. Dies nimmt Einfluss darauf, welche Anlagen in der E-Mail dann schließlich mitgeschickt werden sollen.
58 58  
59 -Man hat ebenfalls die Möglichkeit, die eigenen Emails zeitlich zu selektieren. Im oberen rechten Bildschirmbereich kann man mittels der Pfeiltasten oder manuell die E-Mails in **Alter in Tagen** sortieren.
99 += Ordner Auswahl =
60 60  
61 -= Aktualisieren der E-Mails auf den aktuellen Stand =
101 +Mit einem Doppelklick unter dem Navigationsmenü **Kontaktmanagement **findet man den Menüpunkt **E-Mail**.
102 +Mit einem Klick auf den Button **Einstellungen **(rechts oben) kann man die eigenen Ordner von Outlook auszuwählen. Mit dem **OK**-Button bestätigt man die gemachten Eingaben.
62 62  
63 -Oben rechts kann man die eigenen E-Mails jederzeit mit dem Button **Aktualisieren **auf den aktuellen Stand bringen.
104 +[[image:email-anbindung.png||alt="mail-ordner.jpg" height="366" width="385"]]
64 64  
65 65  
66 -= Öffnen von E-Mails =
67 67  
68 -Um eine E-Mail zu öffnen, klickt man mit einem Doppelklick auf die ausgewählte E-Mail.
69 -Je nach dem,  welche E-Mail Anbindung eingestellt ist, öffnet sich die E-Mail im Microsoft-Outlook-Programm oder direkt in der b4 Anwendung.
70 -Rechts unten kann die E-Mail als Aktivität einem Kontakt zugeordnet werden.
108 += Weitere Postfächer Anbinden =
71 71  
110 +(% class="box infomessage" %)
111 +(((
112 +Die Anbindung weiterer Postfächer ist nur mittels des **E-Mail Modus EWS** oder **MS Graph** möglich.
113 +)))
72 72  
73 -= E-Mail als Aktivität einem Kontakt zuordnen =
115 +1. In [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] Begriff **Programmparameter **eingeben
116 +1. In Bereich **Allgemein **auf Menüpunkt **Mail **klicken
117 +1. Vergewissern, dass bei E-Mail Modus **EWS **oder **MS Graph **ausgewählt ist
118 +1. Modul **Kontaktmanagement **anklicken
119 +1. Menüpunkt **E-Mail** anklicken
120 +1. Auf blaues **Zahnrad**-Icon rechts oben klicken
121 +1. In erschienen Fenster (z.B. EWS Ordner bei EWS) auf **+**Icon klicken
122 +1. In Fenster **Zusätzliche Postfächer **Zusatzmailadressen eingeben
123 +1. Bei Bedarf Eingaben mit **Prüfen**-Button prüfen
124 +1. **OK**-Button klicken, um die gewünschten Postfächer erfolgreich anzubinden
74 74  
75 -1. Auf gewünschte E-Mail mit rechter Maustaste klicken
76 76  
77 -(% style="list-style-type:circle" %)
78 -* Die Email wird Kontakten zuordbar und das Öffnen der Mail möglich.
79 79  
80 -(% start="2" %)
81 -1. Option **E-Mail als Aktivität einem Kontakt zuordnen** auswählen
82 82  
83 -(% style="list-style-type:circle" %)
84 -* Ein Fenster wird geöffnet.
129 +x
85 85  
86 -(% start="3" %)
87 -1. Kontakt auswählen
88 -1. Weitere Detailinformationen zur Aktivität Typ E-Mail angeben
89 89  
90 -1.   Mit einem Rechtsklick auf die von Ihnen ausgewählte E-Mail können Sie die E-Mail Kontakten zuordnen oder Öffnen.
91 91  
92 -Um einer E-Mail einen Kontakt zuzuordnen, wählen Sie bitte den Punkt „E-Mail als Aktivität einem Kontakt zuordnen“.
93 93  
94 -2.   Es öffnet sich ein neues Fenster. Hier können Sie nun einen Kontakt auswählen und weitere Detailinformationen zur Aktivität Typ E-Mail angeben.
95 -
96 -
97 -
98 98  
E-Mail_04-2024.png
Author
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