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Änderungen von Dokument 010.4 E-Mail

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2024/10/02 07:54
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Inhalt
... ... @@ -10,90 +10,119 @@
10 10  Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
11 11  )))
12 12  
13 +Im Menüpunkt E-Mail können E-Mails in das b4-System als Aktivität importiert werden und mit weiteren Daten wie bspw. Kontakten, Stiftungen, Bezügen (Förderungen, Ausschüttungen, Mietverträge) verknüpft werden.
14 +Voraussetzung hierfür ist jedoch, dass man eine der verschiedenen E-Mail Anbindungen durchgeführt hat.
15 +
13 13  = Mögliche E-Mail Anbindungen =
14 14  
15 -Folgende E-Mail Anbindungen sind möglich:
18 +Folgende E-Mail Anbindungen sind möglich und E-Mails können in das b4-System importiert sowie auch versendet werden:
16 16  
17 17  * [[SMTP>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusIMAP2FSMTP]]
18 18  * [[Outlook (Betriebsbereite Microsoft Version ab 2007)>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusOutlook]]
19 19  * [[EWS>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusEWS]]
23 +* [[MS Graph>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusMSGraph]] (setzt voraus, dass der Webservice aktiv ist)
20 20  
21 -**Voraussetzung**: Mitarbeiter hat eine E-Mail Adresse in der Benutzerverwaltung hinterlegt.
25 +**Voraussetzung**: Mitarbeiter hat eine E-Mail Adresse in der [[Benutzerverwaltung>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Verwaltung%20Stammdaten/#HDCbersichtderBenutzer-undMitarbeiterverwaltung]] hinterlegt.
22 22  
23 23  = Übersicht aller E-Mails =
24 24  
25 -[[image:Email_Uebersicht.png||height="249" width="1054"]]
29 +Um die E-Mails des hinterlegten Postfachs einzusehen, klickt man zunächst auf das Modul "Kontaktmanagement" und anschließend auf den Menüpunkt "E-Mail".
26 26  
31 +[[image:E-Mail_Uebersicht_Punkte.png||alt="Email_Uebersicht.png" height="200" width="1051"]]
32 +
27 27  (% style="width:1050px" %)
28 28  |=(% style="width: 76px;" %)Nummer|=(% style="width: 970px;" %)Beschreibung
29 29  |(% style="width:76px" %)**1**|(% style="width:970px" %)Das maximale **Alter in Tagen **drückt das Alter der E-Mails aus. In diesem Beispiel werden alle E-Mails angezeigt, die maximal 5 Tage alt sind.
30 -Um sich hingegen **alle E-Mails anzeigen** zu lassen, trägt man hier den Wert **0 **ein.
36 +Um sich hingegen **alle E-Mails anzeigen** zu lassen, trägt man hier den Wert **0 **ein (bei sehr vielen E-Mails kann das einen Moment lang dauern).
31 31  |(% style="width:76px" %)**2**|(% style="width:970px" %)Mittels diesem Icon lässt sich die Übersicht **aktualisieren**.
32 -|(% style="width:76px" %)**3**|(% style="width:970px" %)Mittels dem **Zahnrad**-Icon kann man mehrere Posteingänge **konfigurieren**.
33 -|(% style="width:76px" %)**4**|(% style="width:970px" %) Die **Angaben **pro E-Mail wie beispielsweise der Absender oder Empfänger.
34 -|(% style="width:76px" %)**5**|(% style="width:970px" %)//Sieht wie ein Download Icon aus, hat aber keinerlei Funktion(?)//
38 +Auf diese Weise werden alle E-Mails vom hinterlegten Postfach hier aktualisiert und angezeigt.
39 +|(% style="width:76px" %)**3**|(% style="width:970px" %)Mittels dem **Zahnrad**-Icon kann man mehrere Posteingänge oder Ordner **konfigurieren. **Weitere Informationen erfahren Sie[[ hier.>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/E-Mail%20Anbindung/#HOrdnerAuswahl]]
40 +|(% style="width:76px" %)**4**|(% style="width:970px" %)Die **Angaben **pro E-Mail wie beispielsweise der Absender oder Empfänger.
41 +|(% style="width:76px" %)**5**|(% style="width:970px" %)Die Richtung des Pfeiles gibt an, ob die jeweilige E-Mail der jeweiligen Zeile ein- oder ausgeht.
35 35  
36 -= Zuordnung einer E-Mail als Aktivität zu einem Kontakt =
43 += E-Mail Vorschau öffnen =
37 37  
38 -[[image:E-Mail_Zuordnung_einem_kontakt.png||height="419" width="1052"]]
45 +Um eine E-Mail zu öffnen, klickt man mit einem Doppelklick oder einen Klick auf das Öffnen-Icon auf die ausgewählte E-Mail.
46 +Je nach dem, welche E-Mail Anbindung eingestellt ist, öffnet sich die E-Mail im Microsoft-Outlook-Programm oder direkt in der b4 Anwendung.
39 39  
40 -(% style="width:1051px" %)
41 -|=(% style="width: 71px;" %)Nummer|=(% style="width: 974px;" %)Beschreibung
42 -|(% style="width:71px" %)**1**|(% style="width:974px" %)
43 -|(% style="width:71px" %)**2**|(% style="width:974px" %)
44 -|(% style="width:71px" %)**3**|(% style="width:974px" %)
45 -|(% style="width:71px" %)**4**|(% style="width:974px" %)
46 -|(% style="width:71px" %)**5**|(% style="width:974px" %)
47 -|(% style="width:71px" %)**6**|(% style="width:974px" %)
48 -|(% style="width:71px" %)**7**|(% style="width:974px" %)
48 += E-Mail einen Kontakt zuordnen =
49 49  
50 -= Ordner Auswahl =
50 +1. Um eine E-Mail einen Kontakt zu zu weisen klickt man mit rechter Maustaste auf die gewünschte E-Mail.
51 +1. Als nächstes dann die Option **E-Mail als Aktivität einem Kontakt zuordnen** auswählen.
52 +1. Anschließend erscheint der folgende Screenshot zur ausgewählten E-Mail.
51 51  
52 -Mit einem Doppelklick unter dem Navigationsmenü **Kontaktmanagement **findet man den Menüpunkt **E-Mail**.
53 -Mit einem Klick auf den Button **Einstellungen **(rechts oben) kann man die eigenen Ordner von Outlook auszuwählen. Mit dem **OK**-Button bestätigt man die gemachten Eingaben.
54 +[[image:E-Mail_04-2024.png||alt="E-Mail_Zuordnung_einem_kontakt.png" height="722" width="1058"]]
54 54  
55 -[[image:email-anbindung.png||alt="mail-ordner.jpg" height="366" width="385"]]
56 +(% style="width:1051px" %)
57 +|=(% style="width: 71px;" %)Nummer|=(% style="width: 974px;" %)Beschreibung
58 +|(% style="width:71px" %)**1**|(% style="width:974px" %)(((
59 +Hierüber lassen sich der **Zeitstempel (das ist das Empfangsdatum der E-Mail)** sowie der der **Wiedervorlage **der Aktivität.
56 56  
61 +Sollte eine **Erinnerung** gewünscht sein, dann benötigt es die Angabe eines Wiedervorlagedatums sowie die Auswahl der Erinnerung mit Angabe von Minuten.
62 +)))
63 +|(% style="width:71px" %)**2**|(% style="width:974px" %)(((
64 +Hier kann man festlegen, ob eine E-Mail bei der Zuordnung erledigt oder gelesen ist.
57 57  
58 -= Zeitliche Selektionsmöglichkeiten =
66 +**Erledigt**: Aktivität erscheint nicht im Mein Desktop und erst in den anderen Desktop, wenn die Hakensetzung "erledigt" gesetzt ist.
59 59  
60 -Man hat ebenfalls die Möglichkeit, die eigenen Emails zeitlich zu selektieren. Im oberen rechten Bildschirmbereich kann man mittels der Pfeiltasten oder manuell die E-Mails in **Alter in Tagen** sortieren.
68 +**Gelesen**: Erscheint dann nicht mehr als Pop-Up im Fenster
61 61  
62 -= Aktualisieren der E-Mails auf den aktuellen Stand =
70 +**Eingang**: kann nicht bearbeitet werden da es sich um eine eingehende E-Mail handelt.
71 +)))
72 +|(% style="width:71px" %)**3**|(% style="width:974px" %)(((
73 +Besitzt man das Zusatzmodul** Stiftung**, so kann man hier eine Stiftung auswählen und zuweisen.
74 +Aktivität wird dann im Stiftungs-Desktop sichtbar.
75 +)))
76 +|(% style="width:71px" %)**4**|(% style="width:974px" %)(((
77 +Bei **Von **trägt man den **Absender **ein. Im b4-System wird eine E-Mail-Adresse automatisch vorgeschlagen, wenn sie mit einem bestehenden Kontakt übereinstimmt. Das System vergleicht eingehende E-Mails mit den gespeicherten Kontakten und schlägt bei einer Übereinstimmung den passenden Kontakt vor. Das Feld "Von" kann dafür ausgeklappt werden und mit einer Hakensetzung in der linken Spalte kann dieser Kontakt ausgewählt werden.
63 63  
64 -Oben rechts kann man die eigenen E-Mails jederzeit mit dem Button **Aktualisieren **auf den aktuellen Stand bringen.
65 65  
80 +Ansonsten kann man via **Lupen**-Icon auch nach einen Kontakt suchen. Ist hierbei nicht der richtige dabei, kann man in diesem geöffneten Fenster mithilfe des +Icons auch einen neuen Kontakt anlegen.
81 +)))
82 +|(% style="width:71px" %)**5**|(% style="width:974px" %)(((
83 +Hier wird der **Bezug **einer Aktivität vom Typ E-Mail gepflegt. Ein Bezug sorgt dafür, dass die Aktivität im entsprechenden Desktop angezeigt wird. Beispielsweise gibt es einen Bezug zu einer Förderung, sodass diese Aktivität im Förderungs-Desktop erscheint. Einer Aktivität kann nur eine Art von Bezug (Förderung, Ausschüttung, Beschluss) zugewiesen werden.
66 66  
67 -= Öffnen von E-Mails =
85 +Wenn ein Kontakt ausgewählt ist, prüft das System automatisch, in welchen Vorgängen wie beispielsweise Förderung, Ausschüttung, Gremium oder Beschluss dieser Kontakt vorhanden ist. Diese werden dann unter dem Bereich "**Vorgeschlagene Kontakte**" angezeigt.
68 68  
69 -Um eine E-Mail zu öffnen, klickt man mit einem Doppelklick auf die ausgewählte E-Mail.
70 -Je nach dem,  welche E-Mail Anbindung eingestellt ist, öffnet sich die E-Mail im Microsoft-Outlook-Programm oder direkt in der b4 Anwendung.
71 -Rechts unten kann die E-Mail als Aktivität einem Kontakt zugeordnet werden.
87 +Es kann auch nach Bezügen gesucht werden. Ein Begriff bei Feld "Suchbegriff" eintragen und mithilfe des **Suche**-Buttons werden die Suchergebnisse angezeigt.
72 72  
89 +Ausgewählt werden die Bezüge mit einem Doppelklick und erscheinen dann im rechten Bereich unter "Ausgewählte Bezüge".
90 +)))
91 +|(% style="width:71px" %)**6**|(% style="width:974px" %)(((
92 +Der hier vorhandene **Betreff **wird direkt aus der E-Mail übernommen. Kann aber angepasst werden.
93 +)))
94 +|(% style="width:71px" %)**7**|(% style="width:974px" %)(((
95 +Wenn man der E-Mail einen **Vermerk **hinzufügen will, so klickt man auf das Sprechblase-Icon. Daraufhin wird ein weiteres Fenster geöffnet. In diesem kann man einen bleibigen Text schreiben.
96 +)))
97 +|(% style="width:71px" %)**8**|(% style="width:974px" %)(((
98 +Hier kann man auswählen, ob man anschließend die **E-Mail im Posteingang löschen** lassen will.
99 +In diesem Fall ist die E-Mail dann nur im B4-System als Aktivität vorhanden.
73 73  
74 -= E-Mail als Aktivität einem Kontakt zuordnen =
101 +Außerdem kann man hier auswählen, ob man alle** Anhänge **dieser E-Mail übernehmen will. Möchten man nur einzelene Anhänge übernehmen dann dekativert man diesen Haken und setzt den Haken unterhalb in der Auflistung.
75 75  
76 -1. Auf gewünschte E-Mail mit rechter Maustaste klicken
103 +Die "Inlineanlagen", das sind zum Beispiel die Bilder die im Mailtext vorkommen, werden ausgefiltert.
104 +)))
105 +|(% style="width:71px" %)**9**|(% style="width:974px" %)Hier werden alle **Anhänge **angezeigt die an der E-Mail hängen. In der Checkbox am Anfang jeder Zeile kann man die jeweilige Anlage auswählen die mit in die Aktivität übernommen werden sollen. Die Anhänge werden dann bei den jeweiligen Angaben aus der Aktivität (Stiftung, Bezug (Förderung, Ausschüttung, Beschluss etc.), Kontakt) auch in den enstprechenden Desktops unter Dokumente sichtbar.
77 77  
78 -(% style="list-style-type:circle" %)
79 -* Die Email wird Kontakten zuordbar und das Öffnen der Mail möglich.
107 += Ordner Auswahl =
80 80  
81 -(% start="2" %)
82 -1. Option **E-Mail als Aktivität einem Kontakt zuordnen** auswählen
109 +1. Mit einem Doppelklick unter dem Navigationsmenü **Kontaktmanagement **findet man den Menüpunkt **E-Mail**.
110 +1. Mit einem Klick auf den Button **Einstellungen **(rechts oben) kann man die Ordner auszuwählen.
111 +1. Mit dem **OK**-Button bestätigt man die gemachten Eingaben.
112 +1. Es werden nun alle E-Mails aus den jeweiligen Ordner angezeigt.
83 83  
84 -(% style="list-style-type:circle" %)
85 -* Ein Fenster wird geöffnet.
114 += Weitere Postfächer Anbinden =
86 86  
87 -(% start="3" %)
88 -1. Kontakt auswählen
89 -1. Weitere Detailinformationen zur Aktivität Typ E-Mail angeben
116 +(% class="box infomessage" %)
117 +(((
118 +Die Anbindung weiterer Postfächer ist nur mittels des **E-Mail Modus EWS** oder **MS Graph** möglich. Zur Einstellung des E-Mails Modus erfahren Sie [[hier.>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HEinrichtungE-MailAnbindung]]
119 +)))
90 90  
91 -1.   Mit einem Rechtsklick auf die von Ihnen ausgewählte E-Mail können Sie die E-Mail Kontakten zuordnen oder Öffnen.
121 +1. Mit einem Doppelklick unter dem Navigationsmenü **Kontaktmanagement **findet man den Menüpunkt **E-Mail**.
122 +1. Mit einem Klick auf den Button **Einstellungen **(rechts oben)
123 +1. Im  Fenster auf **+**Icon klicken (links oben)
124 +1. In Fenster **Zusätzliche Postfächer **Zusatzmailadressen eingeben
125 +1. Bei Bedarf Eingaben mit **Prüfen**-Button prüfen
126 +1. **OK**-Button klicken, um die gewünschten Postfächer erfolgreich anzubinden
127 +1. In der Übersichtsliste sehen Sie jetzt alle E-Mails aus den jeweiligen Postfächern.
92 92  
93 -Um einer E-Mail einen Kontakt zuzuordnen, wählen Sie bitte den Punkt „E-Mail als Aktivität einem Kontakt zuordnen“.
94 -
95 -2.   Es öffnet sich ein neues Fenster. Hier können Sie nun einen Kontakt auswählen und weitere Detailinformationen zur Aktivität Typ E-Mail angeben.
96 -
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