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Änderungen von Dokument 010.4 E-Mail

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2024/10/02 07:54
Von Version 21.1
bearbeitet von Katharina Prummer
am 2024/03/28 15:26
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Auf Version 3.2
bearbeitet von Reiner Prummer
am 2023/02/06 13:30
Änderungskommentar: Update document after refactoring.

Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Titel
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -010.4 E-Mail
1 +E-Mail Anbindung
Dokument-Autor
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.kprummer
1 +XWiki.rprummer
Inhalt
... ... @@ -1,101 +1,40 @@
1 -(% class="box" %)
2 -(((
3 -**Die E-Mail Anbindung im Überblick:**
1 +Voraussetzung: Betriebsbereite MS-Outlook-Version ab 2007.
4 4  
5 -{{toc/}}
6 -)))
3 +Mit einem Doppelklick unter dem Navigationsmenü „Kontaktmanagement“ finden Sie die Funktion, „E-Mail“. Es öffnet sich ein neuer Karteireiter und synchronisiert automatisch alle empfangenen und gesendeten E-Mails. Hier haben Sie nun folgende Möglichkeiten:
7 7  
8 -(% class="box warningmessage" %)
9 -(((
10 -Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
11 -)))
5 +[[image:mailanbindung-001.jpg]]
12 12  
13 -= Mögliche E-Mail Anbindungen =
7 +**a.   Ordner auswählen**
14 14  
15 -Folgende E-Mail Anbindungen sind möglich und E-Mails können in das b4-System importiert sowie auch versendet werden:
9 +Klicken Sie auf den Button „Einstellungen“ (rechts oben) um Ihre Ordern von Outlook auszuwählen. Bestätigen Sie mit dem Button „OK“.
16 16  
17 -* [[SMTP>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusIMAP2FSMTP]]
18 -* [[Outlook (Betriebsbereite Microsoft Version ab 2007)>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusOutlook]]
19 -* [[EWS>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusEWS]]
11 +[[image:mail-ordner.jpg]]
20 20  
21 -**Voraussetzung**: Mitarbeiter hat eine E-Mail Adresse in der Benutzerverwaltung hinterlegt. WIE MACHT MAN DAS? BITTE LINK ZU BESCHREIBUNG. MÜSSTE JA IM KAPITEL MITARBEITER ERLÄUTERT SEIN.
13 +**b.   Gewählte Ordner/Mein Posteingang **
22 22  
23 -= Übersicht aller E-Mails =
15 +Rechts oben haben Sie die Möglichkeit, zwischen „gewählte Ordner“ und „Mein Posteingang“ zu wechseln. Diese können Sie mit einem Klick auswählen bzw. auch wieder entfernen.
24 24  
25 -HIER FEHLT NOCH EINE ANLEITUNG WIE MAN  ZU DIESER ÜBERSICHT GELANGT:
17 +**c.   Zeitliche Selektionsmöglichkeiten**
26 26  
27 -[[image:Email_Uebersicht.png||height="249" width="1054"]]
19 +Sie haben ebenfalls die Möglichkeit, Ihre Emails zeitlich zu selektieren. Im oberen rechten Bildschirmbereich können Sie mittels der Pfeiltasten oder manuell die E-Mails in „Alter in Tagen“, sortieren.
28 28  
29 -(% style="width:1050px" %)
30 -|=(% style="width: 76px;" %)Nummer|=(% style="width: 970px;" %)Beschreibung
31 -|(% style="width:76px" %)**1**|(% style="width:970px" %)Das maximale **Alter in Tagen **drückt das Alter der E-Mails aus. In diesem Beispiel werden alle E-Mails angezeigt, die maximal 5 Tage alt sind.
32 -Um sich hingegen **alle E-Mails anzeigen** zu lassen, trägt man hier den Wert **0 **ein.
33 -|(% style="width:76px" %)**2**|(% style="width:970px" %)Mittels diesem Icon lässt sich die Übersicht **aktualisieren**. WAS GENAU PASSIERT? ALLE EMAILS WERDEN VOM HINTERLEGTEN POSTFACH HIER ANGEZEIGT:
34 -|(% style="width:76px" %)**3**|(% style="width:970px" %)Mittels dem **Zahnrad**-Icon kann man mehrere Posteingänge **konfigurieren**.
35 -|(% style="width:76px" %)**4**|(% style="width:970px" %) Die **Angaben **pro E-Mail wie beispielsweise der Absender oder Empfänger.
36 -|(% style="width:76px" %)**5**|(% style="width:970px" %)//Sieht wie ein Download Icon aus, hat aber keinerlei Funktion(?)//
21 +**d.   Outlook aktualisieren**
37 37  
38 -= Zuordnung einer E-Mail als Aktivität zu einem Kontakt =
23 +Oben rechts können Sie Ihre E-Mails jederzeit mit dem Button „Aktualisieren“ auf den aktuellen Stand bringen.
39 39  
40 -[[image:E-Mail_Zuordnung_einem_kontakt.png||height="419" width="1052"]]
41 41  
42 -(% style="width:1051px" %)
43 -|=(% style="width: 71px;" %)Nummer|=(% style="width: 974px;" %)Beschreibung
44 -|(% style="width:71px" %)**1**|(% style="width:974px" %)Hierüber lassen sich der **Zeitstempel **der **Zuordnung **sowie der der **Wiedervorlage **und deren Erinnerungsdatum festlegen.
45 -|(% style="width:71px" %)**2**|(% style="width:974px" %)Hier kann man **festlegen**, ob eine E-Mail bei der Zuordnung schon den **Status **über Erledigt, Gelesen und den Eingang erfüllt.
46 -|(% style="width:71px" %)**3**|(% style="width:974px" %)Besitzt man das **Zusatzmodul Stiftung**, so kann man hier eine Stiftung auswählen und zuweisen.
47 -|(% style="width:71px" %)**4**|(% style="width:974px" %)Bei **Von **trägt man den **Absender **ein.
48 -|(% style="width:71px" %)**5**|(% style="width:974px" %)Hier trägt man den **Bezug **ein. Hier kann man die **ausgewählten **und **vorgeschlagenen **Bezüge koordinieren und **mittels Suchleiste **nach Bezügen suchen.
49 -|(% style="width:71px" %)**6**|(% style="width:974px" %)Hier trägt man den **Betreff **ein. Über das **Icon **rechts **neben **dem **Betreff **kann man noch einen **Vermerk **anheften (//Wäre es nicht sinnvoller, Vermerk eher als zweite Zeile drunter einzufügen//?)
50 -|(% style="width:71px" %)**7**|(% style="width:974px" %)Hier kann man auswählen, ob man anschließend die **E-Mail im Posteingang löschen** lassen will.
26 +**e.   E-Mail als Aktivität einem Kontakt zuordnen**
51 51  
52 -= Ordner Auswahl =
28 +1.   Mit einem Rechtsklick auf die von Ihnen ausgewählte E-Mail können Sie die E-Mail Kontakten zuordnen oder Öffnen. Um einer E-Mail einen Kontakt zuzuordnen, wählen Sie bitte den Punkt „E-Mail als Aktivität einem Kontakt zuordnen“. 
29 +2.   Es öffnet sich ein neues Fenster. Hier können Sie nun einen Kontakt auswählen und weitere Detailinformationen zur Aktivität Typ E-Mail angeben. Alle weitere Infos zur Aktivität vom Typ E-Mail finden Sie im Kapitel „Aktivitäten“.
53 53  
54 -Mit einem Doppelklick unter dem Navigationsmenü **Kontaktmanagement **findet man den Menüpunkt **E-Mail**.
55 -Mit einem Klick auf den Button **Einstellungen **(rechts oben) kann man die eigenen Ordner von Outlook auszuwählen. Mit dem **OK**-Button bestätigt man die gemachten Eingaben.
56 56  
57 -[[image:email-anbindung.png||alt="mail-ordner.jpg" height="366" width="385"]]
32 +**f.   Alle erkannten E-Mails als Aktivität ihren Kontakten zuordnen**
58 58  
34 +1.   Um alle E-Mails den jeweiligen Kon
35 +2.   takten zuzuordnen, wählen Sie nach einem Rechtsklick den Punkt „alle erkannten E-Mails als Aktivität ihren Kontakten zuordnen“. 
36 +3.   Sobald der passende Kontakt zur jeweiligen E-Mail gefunden wurde, wird dieser automatisch in der Spalte Kontakt angezeigt.
37 + 
38 +**g.   E-Mail öffnen**
59 59  
60 -= Zeitliche Selektionsmöglichkeiten =
61 -
62 -Man hat ebenfalls die Möglichkeit, die eigenen Emails zeitlich zu selektieren. Im oberen rechten Bildschirmbereich kann man mittels der Pfeiltasten oder manuell die E-Mails in **Alter in Tagen** sortieren.
63 -
64 -= Aktualisieren der E-Mails auf den aktuellen Stand =
65 -
66 -Oben rechts kann man die eigenen E-Mails jederzeit mit dem Button **Aktualisieren **auf den aktuellen Stand bringen.
67 -
68 -
69 -= Öffnen von E-Mails =
70 -
71 -Um eine E-Mail zu öffnen, klickt man mit einem Doppelklick auf die ausgewählte E-Mail.
72 -Je nach dem,  welche E-Mail Anbindung eingestellt ist, öffnet sich die E-Mail im Microsoft-Outlook-Programm oder direkt in der b4 Anwendung.
73 -Rechts unten kann die E-Mail als Aktivität einem Kontakt zugeordnet werden.
74 -
75 -
76 -= E-Mail als Aktivität einem Kontakt zuordnen =
77 -
78 -1. Auf gewünschte E-Mail mit rechter Maustaste klicken
79 -
80 -(% style="list-style-type:circle" %)
81 -* Die Email wird Kontakten zuordbar und das Öffnen der Mail möglich.
82 -
83 -(% start="2" %)
84 -1. Option **E-Mail als Aktivität einem Kontakt zuordnen** auswählen
85 -
86 -(% style="list-style-type:circle" %)
87 -* Ein Fenster wird geöffnet.
88 -
89 -(% start="3" %)
90 -1. Kontakt auswählen
91 -1. Weitere Detailinformationen zur Aktivität Typ E-Mail angeben
92 -
93 -1.   Mit einem Rechtsklick auf die von Ihnen ausgewählte E-Mail können Sie die E-Mail Kontakten zuordnen oder Öffnen.
94 -
95 -Um einer E-Mail einen Kontakt zuzuordnen, wählen Sie bitte den Punkt „E-Mail als Aktivität einem Kontakt zuordnen“.
96 -
97 -2.   Es öffnet sich ein neues Fenster. Hier können Sie nun einen Kontakt auswählen und weitere Detailinformationen zur Aktivität Typ E-Mail angeben.
98 -
99 -
100 -
101 -
40 +Um eine E-Mail zu öffnen, klicken Sie mit einem Doppelklick auf die von Ihnen ausgewählte E-Mail. Diese E-Mail öffnet sich dann im Microsoft-Outlook-Programm.
E-Mail_Kontakt_zuordnen.png
Author
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1 -XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
E-Mail_Zuordnung_einem_kontakt.png
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1 -XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
Email_Uebersicht.png
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1 -XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
email-anbindung.png
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1 -XWiki.MarcoBauer
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