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Änderungen von Dokument 010.4 E-Mail

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2024/10/02 07:54
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am 2024/04/02 15:14
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am 2024/05/27 16:36
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Inhalt
... ... @@ -10,6 +10,11 @@
10 10  Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
11 11  )))
12 12  
13 += Übersicht E-Mail =
14 +
15 +Im Menüpunkt E-Mail können E-Mails in das b4-System als Aktivität importiert werden und mit weiteren Daten wie bspw. Kontakten, Stiftungen, Bezügen (Förderungen, Ausschüttungen, Mietverträge) verknüpft werden.
16 +Voraussetzung hierfür ist jedoch, dass man eine der verschiedenen E-Mail Anbindungen durchgeführt hat.
17 +
13 13  = Mögliche E-Mail Anbindungen =
14 14  
15 15  Folgende E-Mail Anbindungen sind möglich und E-Mails können in das b4-System importiert sowie auch versendet werden:
... ... @@ -17,12 +17,14 @@
17 17  * [[SMTP>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusIMAP2FSMTP]]
18 18  * [[Outlook (Betriebsbereite Microsoft Version ab 2007)>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusOutlook]]
19 19  * [[EWS>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusEWS]]
25 +* [[MS Graph>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusMSGraph]] (setzt voraus, dass die Webversion aktiv ist)
20 20  
21 -**Voraussetzung**: Mitarbeiter hat eine E-Mail Adresse in der Benutzerverwaltung hinterlegt. WIE MACHT MAN DAS? BITTE LINK ZU BESCHREIBUNG. MÜSSTE JA IM KAPITEL MITARBEITER ERLÄUTERT SEIN.
27 +**Voraussetzung**: Mitarbeiter hat eine E-Mail Adresse in der [[Benutzerverwaltung>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Verwaltung%20Stammdaten/#HDCbersichtderBenutzer-undMitarbeiterverwaltung]] hinterlegt.
22 22  
23 23  = Übersicht aller E-Mails =
24 24  
25 -HIER FEHLT NOCH EINE ANLEITUNG WIE MAN  ZU DIESER ÜBERSICHT GELANGT:
31 +Wenn man sich die Übersicht der Mails ansehen möchte, so wird man im Modul Kontaktmanagement fündig.
32 +Öffnet man dieses Modul, klickt man auf den ausgeklappten Menüpunkt E-Mail.
26 26  
27 27  [[image:Email_Uebersicht.png||height="249" width="1054"]]
28 28  
... ... @@ -29,88 +29,95 @@
29 29  (% style="width:1050px" %)
30 30  |=(% style="width: 76px;" %)Nummer|=(% style="width: 970px;" %)Beschreibung
31 31  |(% style="width:76px" %)**1**|(% style="width:970px" %)Das maximale **Alter in Tagen **drückt das Alter der E-Mails aus. In diesem Beispiel werden alle E-Mails angezeigt, die maximal 5 Tage alt sind.
32 -Um sich hingegen **alle E-Mails anzeigen** zu lassen, trägt man hier den Wert **0 **ein.
33 -|(% style="width:76px" %)**2**|(% style="width:970px" %)Mittels diesem Icon lässt sich die Übersicht **aktualisieren**. WAS GENAU PASSIERT? ALLE EMAILS WERDEN VOM HINTERLEGTEN POSTFACH HIER ANGEZEIGT:
34 -|(% style="width:76px" %)**3**|(% style="width:970px" %)Mittels dem **Zahnrad**-Icon kann man mehrere Posteingänge **konfigurieren**.
39 +Um sich hingegen **alle E-Mails anzeigen** zu lassen, trägt man hier den Wert **0 **ein (bei sehr vielen E-Mails kann das einen Moment lang dauern).
40 +|(% style="width:76px" %)**2**|(% style="width:970px" %)Mittels diesem Icon lässt sich die Übersicht **aktualisieren**.
41 +Auf diese Weise werden alle E-Mails vom hinterlegten Postfach hier aktualisiert und angezeigt.
42 +|(% style="width:76px" %)**3**|(% style="width:970px" %)Mittels dem **Zahnrad**-Icon kann man mehrere Posteingänge oder Ordner **konfigurieren. **Weitere Informationen zu Ordnerauswahl erfahren Sie[[ hier.>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/E-Mail%20Anbindung/#HOrdnerAuswahl]]
35 35  |(% style="width:76px" %)**4**|(% style="width:970px" %) Die **Angaben **pro E-Mail wie beispielsweise der Absender oder Empfänger.
36 -|(% style="width:76px" %)**5**|(% style="width:970px" %)//Sieht wie ein Download Icon aus, hat aber keinerlei Funktion(?)//
44 +|(% style="width:76px" %)**5**|(% style="width:970px" %)Die Richtung des Pfeiles gibt an, ob die jeweilige E-Mail der jeweiligen Zeile ein- oder ausgeht.
37 37  
38 -= Zuordnung einer E-Mail als Aktivität zu einem Kontakt =
46 += E-Mail Vorschau öffnen =
39 39  
40 -[[image:E-Mail_Zuordnung_einem_kontakt.png||height="419" width="1052"]]
41 -
42 -(% style="width:1051px" %)
43 -|=(% style="width: 71px;" %)Nummer|=(% style="width: 974px;" %)Beschreibung
44 -|(% style="width:71px" %)**1**|(% style="width:974px" %)Hierüber lassen sich der **Zeitstempel **der **Zuordnung **sowie der der **Wiedervorlage **und deren Erinnerungsdatum festlegen.
45 -|(% style="width:71px" %)**2**|(% style="width:974px" %)Hier kann man **festlegen**, ob eine E-Mail bei der Zuordnung schon den **Status **über Erledigt, Gelesen und den Eingang erfüllt.
46 -|(% style="width:71px" %)**3**|(% style="width:974px" %)Besitzt man das **Zusatzmodul Stiftung**, so kann man hier eine Stiftung auswählen und zuweisen.
47 -|(% style="width:71px" %)**4**|(% style="width:974px" %)Bei **Von **trägt man den **Absender **ein.
48 -|(% style="width:71px" %)**5**|(% style="width:974px" %)Hier trägt man den **Bezug **ein. Hier kann man die **ausgewählten **und **vorgeschlagenen **Bezüge koordinieren und **mittels Suchleiste **nach Bezügen suchen.
49 -|(% style="width:71px" %)**6**|(% style="width:974px" %)Hier trägt man den **Betreff **ein. Über das **Icon **rechts **neben **dem **Betreff **kann man noch einen **Vermerk **anheften (//Wäre es nicht sinnvoller, Vermerk eher als zweite Zeile drunter einzufügen//?)
50 -|(% style="width:71px" %)**7**|(% style="width:974px" %)Hier kann man auswählen, ob man anschließend die **E-Mail im Posteingang löschen** lassen will.
51 -
52 -= Ordner Auswahl =
53 -
54 -Mit einem Doppelklick unter dem Navigationsmenü **Kontaktmanagement **findet man den Menüpunkt **E-Mail**.
55 -Mit einem Klick auf den Button **Einstellungen **(rechts oben) kann man die eigenen Ordner von Outlook auszuwählen. Mit dem **OK**-Button bestätigt man die gemachten Eingaben.
56 -
57 -[[image:email-anbindung.png||alt="mail-ordner.jpg" height="366" width="385"]]
58 -
59 -
60 -= Zeitliche Selektionsmöglichkeiten =
61 -
62 -Man hat ebenfalls die Möglichkeit, die eigenen Emails zeitlich zu selektieren. Im oberen rechten Bildschirmbereich kann man mittels der Pfeiltasten oder manuell die E-Mails in **Alter in Tagen** sortieren.
63 -
64 -= Aktualisieren der E-Mails auf den aktuellen Stand =
65 -
66 -Oben rechts kann man die eigenen E-Mails jederzeit mit dem Button **Aktualisieren **auf den aktuellen Stand bringen.
67 -
68 -
69 -= Öffnen von E-Mails =
70 -
71 71  Um eine E-Mail zu öffnen, klickt man mit einem Doppelklick auf die ausgewählte E-Mail.
72 72  Je nach dem,  welche E-Mail Anbindung eingestellt ist, öffnet sich die E-Mail im Microsoft-Outlook-Programm oder direkt in der b4 Anwendung.
73 73  Rechts unten kann die E-Mail als Aktivität einem Kontakt zugeordnet werden.
74 74  
52 += Zuordnung einer E-Mail als Aktivität zu einem Kontakt =
75 75  
76 -= E-Mail als Aktivität einem Kontakt zuordnen =
54 +Um eine E-Mail einen Kontakt zu zu weisen klickt man mit rechter Maustaste auf die gewünschte E-Mail. Dabei kann man die Option **E-Mail als Aktivität einem Kontakt zuordnen** auswählen.
55 +Funktioniert dies nicht (//in meinem Fall erscheint eine leere Sprechblase//), klickt man per Doppelklick auf die gewünschte E-Mail. Im anschließend erscheinenden Fenster klickt man nun auf den Button **Kontakt zuordnen**.
56 +Anschließend erscheint der folgende Screenshot zur ausgewählten E-Mail.
77 77  
78 -1. Auf gewünschte E-Mail mit rechter Maustaste klicken
58 +[[image:E-Mail_04-2024.png||alt="E-Mail_Zuordnung_einem_kontakt.png" height="722" width="1058"]]
79 79  
80 -(% style="list-style-type:circle" %)
81 -* Die Email wird Kontakten zuordbar und das Öffnen der Mail möglich.
60 +(% style="width:1051px" %)
61 +|=(% style="width: 71px;" %)Nummer|=(% style="width: 974px;" %)Beschreibung
62 +|(% style="width:71px" %)**1**|(% style="width:974px" %)(((
63 +Hierüber lassen sich der **Zeitstempel (das ist das Empfangsdatum der E-Mail)** sowie der der **Wiedervorlage **und
82 82  
83 -(% start="2" %)
84 -1. Option **E-Mail als Aktivität einem Kontakt zuordnen** auswählen
65 +der Zeitpunkt festlegen, wann eine Erinnerung erfolgen soll.
66 +)))
67 +|(% style="width:71px" %)**2**|(% style="width:974px" %)(((
68 +Hier kann man **festlegen**, ob eine E-Mail bei der Zuordnung erledigt, gelesen oder eingegangen ist.
85 85  
86 -(% style="list-style-type:circle" %)
87 -* Ein Fenster wird geöffnet.
70 +Erledigt: Aktivität erscheint nicht im Mein Desktop und erst in den anderen Desktop, wenn die Hakensetzung "erledigt" gesetzt ist.
88 88  
89 -(% start="3" %)
90 -1. Kontakt auswählen
91 -1. Weitere Detailinformationen zur Aktivität Typ E-Mail angeben
72 +Gelesen: Erscheint dann nicht mehr als Pop-Up im Fenster
92 92  
93 -1.   Mit einem Rechtsklick auf die von Ihnen ausgewählte E-Mail können Sie die E-Mail Kontakten zuordnen oder Öffnen.
74 +Eingang kann nicht bearbeitet werden da es sich um eine eingehende E-Mail handelt.
75 +)))
76 +|(% style="width:71px" %)**3**|(% style="width:974px" %)(((
77 +Besitzt man das **Zusatzmodul Stiftung**, so kann man hier eine Stiftung auswählen und zuweisen.
94 94  
95 -Um einer E-Mail einen Kontakt zuzuordnen, wählen Sie bitte den Punkt „E-Mail als Aktivität einem Kontakt zuordnen“.
79 +Aktivität wird dann im Stiftungs-Desktop sichtbar.
80 +)))
81 +|(% style="width:71px" %)**4**|(% style="width:974px" %)(((
82 +Bei **Von **trägt man den **Absender **ein. Dieser wird unter Umständen bereits vorgeschlagen. Ansonsten kann man diesen auch via **Lupen**-Icon raussuchen. Ist hierbei nicht der richtige dabei, kann man in diesem geöffneten Fenster mithilfe des +Icons auch einen neuen Kontakt anlegen. An dieser Stelle kann man auch gleich entscheiden, ob man z.B. einen Haushalt oder eine Person erstellt.
83 +)))
84 +|(% style="width:71px" %)**5**|(% style="width:974px" %)(((
85 +Hier trägt man den **Bezug **ein. Hier kann man die **ausgewählten **und **vorgeschlagenen **Bezüge koordinieren und **mittels Suchleiste **nach Bezügen suchen. Mithilfe des **Suche**-Buttons gelangt man zur Suche der Bezüge.
86 +)))
87 +|(% style="width:71px" %)**6**|(% style="width:974px" %)(((
88 +Der hier vorhandene **Betreff **wird direkt aus der E-Mail übernommen.
89 +)))
90 +|(% style="width:71px" %)**7**|(% style="width:974px" %)(((
91 +Wenn man der E-Mail einen **Vermerk **hinzufügen will, so klickt man auf das Sprechblase-Icon. Daraufhin wird ein weiteres Fenster geöffnet. In diesem kann man den Vermerk schreiben. Anschließend speichert man den Vermerk.
92 +)))
93 +|(% style="width:71px" %)**8**|(% style="width:974px" %)Hier kann man auswählen, ob man anschließend die **E-Mail im Posteingang löschen** lassen will.
94 +In diesem Fall ist die E-Mail dann nur im B4-System als Aktivität vorhanden. Außerdem kann man hier auswählen, ob man alle Anhänge dieser E-Mail übernehmen will.
95 +|(% style="width:71px" %)**9**|(% style="width:974px" %)Hier werden alle **Anhänge **angezeigt. In der Checkbox am Anfang jeder Zeile kann man die jeweilige Anlage auswählen oder nicht. Dies nimmt Einfluss darauf, welche Anlagen in der E-Mail dann schließlich mitgeschickt werden sollen.
96 96  
97 -2.   Es öffnet sich ein neues Fenster. Hier können Sie nun einen Kontakt auswählen und weitere Detailinformationen zur Aktivität Typ E-Mail angeben.
97 += Ordner Auswahl =
98 98  
99 +Mit einem Doppelklick unter dem Navigationsmenü **Kontaktmanagement **findet man den Menüpunkt **E-Mail**.
100 +Mit einem Klick auf den Button **Einstellungen **(rechts oben) kann man die eigenen Ordner von Outlook auszuwählen. Mit dem **OK**-Button bestätigt man die gemachten Eingaben.
99 99  
102 +[[image:email-anbindung.png||alt="mail-ordner.jpg" height="366" width="385"]]
103 +
104 +
105 +
100 100  = Weitere Postfächer Anbinden =
101 101  
102 -Geht nur bei EWS oder MS Graph
108 +(% class="box infomessage" %)
109 +(((
110 +Die Anbindung weiterer Postfächer ist nur mittels des **E-Mail Modus EWS** oder **MS Graph** möglich.
111 +)))
103 103  
104 -[[image:image-20240402151021-1.png]]
113 +1. In [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] Begriff **Programmparameter **eingeben
114 +1. In Bereich **Allgemein **auf Menüpunkt **Mail **klicken
115 +1. Vergewissern, dass bei E-Mail Modus **EWS **oder **MS Graph **ausgewählt ist
116 +1. Modul **Kontaktmanagement **anklicken
117 +1. Menüpunkt **E-Mail** anklicken
118 +1. Auf blaues **Zahnrad**-Icon rechts oben klicken
119 +1. In erschienen Fenster (z.B. EWS Ordner bei EWS) auf **+**Icon klicken
120 +1. In Fenster **Zusätzliche Postfächer **Zusatzmailadressen eingeben
121 +1. Bei Bedarf Eingaben mit **Prüfen**-Button prüfen
122 +1. **OK**-Button klicken, um die gewünschten Postfächer erfolgreich anzubinden
105 105  
106 -x
107 107  
108 108  x
109 109  
110 110  
111 111  
112 -Weiteres Kapitel:
113 113  
114 -Es kann mehrere Absender Mail Adressen geben.
115 -
116 116  
E-Mail_04-2024.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
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1 +XWiki.kprummer
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