Änderungen von Dokument 010.4 E-Mail

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am 2024/02/13 17:34

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Im Layout

Zusammenfassung

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- image-20240403082851-2.png

Details

Seiteneigenschaften

Inhalt

@@ -10,127 +10,89 @@
  Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
  )))
--= Übersicht E-Mail =
--
--Der Menüpunkt E-Mail gewährt einen Einblick in alle E-Mails von einem selbst. Voraussetzung hierfür ist jedoch, dass man eine der verschiedenen E-Mail Anbindungen durchgeführt hat.
--Die eingegangene E-Mails kann nach den verschiedenen Spalten der Übersicht filtern. Mehr zur Übersicht der E-Mails gibt es hier.
--
  = Mögliche E-Mail Anbindungen =
--Folgende E-Mail Anbindungen sind möglich und E-Mails können in das b4-System importiert sowie auch versendet werden:
++Folgende E-Mail Anbindungen sind möglich:
  * [[SMTP>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusIMAP2FSMTP]]
  * [[Outlook (Betriebsbereite Microsoft Version ab 2007)>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusOutlook]]
  * [[EWS>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusEWS]]
--* MS Graph (nehmen wir jetzt auch mit auf)
--**Voraussetzung**: Mitarbeiter hat eine E-Mail Adresse in der Benutzerverwaltung hinterlegt. WIE MACHT MAN DAS? BITTE LINK ZU BESCHREIBUNG. MÜSSTE JA IM KAPITEL MITARBEITER ERLÄUTERT SEIN.
++**Voraussetzung**: Mitarbeiter hat eine E-Mail Adresse in der Benutzerverwaltung hinterlegt.
  = Übersicht aller E-Mails =
--Wenn man sich die Übersicht der Mails ansehen möchte, so wird man im Modul Kontaktmanagement fündig.
--Öffnet man dieses Modul, klickt man auf den ausgeklappten Menüpunkt E-Mail. Anschließend wird man aufgefordert, seine verbundene E-Mail Adresse samt Passwort einzugeben.
--Anschließend bekommt man die Ansicht der E-Mails zu sehen.
--
  [[image:Email_Uebersicht.png||height="249" width="1054"]]
  (% style="width:1050px" %)
  |=(% style="width: 76px;" %)Nummer|=(% style="width: 970px;" %)Beschreibung
--|(% style="width:76px" %)**1**|(% style="width:970px" %)Das maximale **Alter in Tagen **drückt das Alter der E-Mails aus. In diesem Beispiel werden alle E-Mails angezeigt, die maximal 5 Tage alt sind.
--Um sich hingegen **alle E-Mails anzeigen** zu lassen, trägt man hier den Wert **0 **ein (bei sehr vielen E-Mails kann das einen Moment lang dauern).
--|(% style="width:76px" %)**2**|(% style="width:970px" %)Mittels diesem Icon lässt sich die Übersicht **aktualisieren**.
--Auf diese Weise werden alle E-Mails vom hinterlegten Postfach hier aktualisiert und angezeigt.
--|(% style="width:76px" %)**3**|(% style="width:970px" %)Mittels dem **Zahnrad**-Icon kann man mehrere Posteingänge **konfigurieren**.
--Je nach dem, welches Verfahren man nutzt, ändert sich die Ansicht. Je nach Verfahren werden hier automatisch alle verfügbaren Posteingänge angezeigt oder eben nicht.
--|(% style="width:76px" %)**4**|(% style="width:970px" %) Die **Angaben **pro E-Mail wie beispielsweise der Absender oder Empfänger.
--|(% style="width:76px" %)**5**|(% style="width:970px" %)Die Richtung des Pfeiles gibt an, ob die jeweilige E-Mail der jeweiligen Zeile ein- oder ausgeht.
++|(% style="width:76px" %)**1**|(% style="width:970px" %)
++|(% style="width:76px" %)**2**|(% style="width:970px" %)
++|(% style="width:76px" %)**3**|(% style="width:970px" %)
++|(% style="width:76px" %)**4**|(% style="width:970px" %)
++|(% style="width:76px" %)**5**|(% style="width:970px" %)
--= E-Mail Vorschau öffnen =
--
--Um eine E-Mail zu öffnen, klickt man mit einem Doppelklick auf die ausgewählte E-Mail.
--Je nach dem,  welche E-Mail Anbindung eingestellt ist, öffnet sich die E-Mail im Microsoft-Outlook-Programm oder direkt in der b4 Anwendung.
--Rechts unten kann die E-Mail als Aktivität einem Kontakt zugeordnet werden.
--
  = Zuordnung einer E-Mail als Aktivität zu einem Kontakt =
--Um eine E-Mail einen Kontakt zuzuweisen kliclt man auf die gewünschte E-Mail mit rechter Mausklicck. Option **E-Mail als Aktivität einem Kontakt zuordnen** auswählen
--
--
--~1. HIER BRAUCHEN WIR EINEN SCREENSHOT WO EIN DOKUMENT NOCH MIT DABEI IST.
--
--2. Es muss auch erklärt werden wenn ein Kontakt vorgschlagen wird und wie man ein Kontakt neu anlegt.
--
--3. Der Button Vermerkt ist auch ganz wichtig.
--
  [[image:E-Mail_Zuordnung_einem_kontakt.png||height="419" width="1052"]]
  (% style="width:1051px" %)
  |=(% style="width: 71px;" %)Nummer|=(% style="width: 974px;" %)Beschreibung
--|(% style="width:71px" %)**1**|(% style="width:974px" %)(((
--Hierüber lassen sich der **Zeitstempel (das ist das Empfangsdatum der E-Mil)**
++|(% style="width:71px" %)**1**|(% style="width:974px" %)
++|(% style="width:71px" %)**2**|(% style="width:974px" %)
++|(% style="width:71px" %)**3**|(% style="width:974px" %)
++|(% style="width:71px" %)**4**|(% style="width:974px" %)
++|(% style="width:71px" %)**5**|(% style="width:974px" %)
++|(% style="width:71px" %)**6**|(% style="width:974px" %)
++|(% style="width:71px" %)**7**|(% style="width:974px" %)
--der** **sowie der der **Wiedervorlage **und
++= Ordner Auswahl =
--Erinnerung sodass
--)))
--|(% style="width:71px" %)**2**|(% style="width:974px" %)(((
--Hier kann man **festlegen**, ob eine E-Mail bei der Zuordnung
++Mit einem Doppelklick unter dem Navigationsmenü **Kontaktmanagement **findet man den Menüpunkt **E-Mail**.
++Mit einem Klick auf den Button **Einstellungen **(rechts oben) kann man die eigenen Ordner von Outlook auszuwählen. Mit dem **OK**-Button bestätigt man die gemachten Eingaben.
++[[image:email-anbindung.png||alt="mail-ordner.jpg" height="366" width="385"]]
--Erledigt: Aktivität erscheint nicht im Mein Desktop und erst in den anderen Desktop, wenn die Hakensetzung "erledigt" gesetzt ist.
--Gelesen: Erscheint dann nicht mehr als Pop-Up im Fenster
++= Zeitliche Selektionsmöglichkeiten =
--Eingang kann nicht bearbeitet werden da es sich um eine eingehende E-Mail handelt.
--)))
--|(% style="width:71px" %)**3**|(% style="width:974px" %)(((
--Besitzt man das **Zusatzmodul Stiftung**, so kann man hier eine Stiftung auswählen und zuweisen.
++Man hat ebenfalls die Möglichkeit, die eigenen Emails zeitlich zu selektieren. Im oberen rechten Bildschirmbereich kann man mittels der Pfeiltasten oder manuell die E-Mails in **Alter in Tagen** sortieren.
--Aktivität wird dann im Stiftungs-Desktop sichtbar.
--)))
--|(% style="width:71px" %)**4**|(% style="width:974px" %)(((
--Bei **Von **trägt man den **Absender **ein.
++= Aktualisieren der E-Mails auf den aktuellen Stand =
--WIRD ggfs. auch schon vorgeschlagen. WIE WÄHLT MAN DEN DANN AUS? SOLTTE NICHT DER RICHTIGE IM SYSTEM VORHANDEN SEIN, SO KANN HIER AUCH EINE NEUANLAGE DES kONTAKTEST GETÄTIGT WERDEN:
--)))
--|(% style="width:71px" %)**5**|(% style="width:974px" %)(((
--Hier trägt man den **Bezug **ein. Hier kann man die **ausgewählten **und **vorgeschlagenen **Bezüge koordinieren und **mittels Suchleiste **nach Bezügen suchen.
++Oben rechts kann man die eigenen E-Mails jederzeit mit dem Button **Aktualisieren **auf den aktuellen Stand bringen.
--ÜBER BUTTON SUCHE GELANGT MAN ZUR SUCHE DER BEZÜGE.
--)))
--|(% style="width:71px" %)**6**|(% style="width:974px" %)(((
--Hier trägt man den **Betreff **ein.
--ICH GLAUBE DER WIRD DOCH DIREKT AUS DER E_MAIL ÜBERNOMMEN???
--)))
--|(% style="width:71px" %)**7**|(% style="width:974px" %)(((
--Hier kann man auswählen, ob man anschließend die **E-Mail im Posteingang löschen** lassen will.
++= Öffnen von E-Mails =
--DIE E_MAIL IST DANN NUR IM B4SYSTEM ALS AKTIVITÄT VORHANDEN
--)))
++Um eine E-Mail zu öffnen, klickt man mit einem Doppelklick auf die ausgewählte E-Mail.
++Je nach dem,  welche E-Mail Anbindung eingestellt ist, öffnet sich die E-Mail im Microsoft-Outlook-Programm oder direkt in der b4 Anwendung.
++Rechts unten kann die E-Mail als Aktivität einem Kontakt zugeordnet werden.
--= Ordner Auswahl =
--Mit einem Doppelklick unter dem Navigationsmenü **Kontaktmanagement **findet man den Menüpunkt **E-Mail**.
--Mit einem Klick auf den Button **Einstellungen **(rechts oben) kann man die eigenen Ordner von Outlook auszuwählen. Mit dem **OK**-Button bestätigt man die gemachten Eingaben.
++= E-Mail als Aktivität einem Kontakt zuordnen =
--[[image:email-anbindung.png||alt="mail-ordner.jpg" height="366" width="385"]]
++1. Auf gewünschte E-Mail mit rechter Maustaste klicken
++(% style="list-style-type:circle" %)
++* Die Email wird Kontakten zuordbar und das Öffnen der Mail möglich.
++(% start="2" %)
++1. Option **E-Mail als Aktivität einem Kontakt zuordnen** auswählen
--= Weitere Postfächer Anbinden =
++(% style="list-style-type:circle" %)
++* Ein Fenster wird geöffnet.
--BITTE BESCHREIBEN
++(% start="3" %)
++1. Kontakt auswählen
++1. Weitere Detailinformationen zur Aktivität Typ E-Mail angeben
--Geht nur bei EWS oder MS Graph
++1.    Mit einem Rechtsklick auf die von Ihnen ausgewählte E-Mail können Sie die E-Mail Kontakten zuordnen oder Öffnen.
--[[image:image-20240402151021-1.png]]
++Um einer E-Mail einen Kontakt zuzuordnen, wählen Sie bitte den Punkt „E-Mail als Aktivität einem Kontakt zuordnen“.
--[[image:image-20240403082851-2.png]]
++2.    Es öffnet sich ein neues Fenster. Hier können Sie nun einen Kontakt auswählen und weitere Detailinformationen zur Aktivität Typ E-Mail angeben.
--x
--
--

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