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Änderungen von Dokument 010.4 E-Mail

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2024/10/02 07:54
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bearbeitet von Marco Bauer
am 2024/04/18 17:42
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bearbeitet von Katharina Prummer
am 2023/11/03 09:26
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Titel
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -010.4 E-Mail
1 +E-Mail Anbindung
Dokument-Autor
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
1 +XWiki.kprummer
Inhalt
... ... @@ -1,136 +1,45 @@
1 -(% class="box" %)
2 -(((
3 -**Die E-Mail Anbindung im Überblick:**
1 +Folgende E-Mail Anbindungen sind möglich:
4 4  
5 -{{toc/}}
6 -)))
3 +SMTP
7 7  
8 -(% class="box warningmessage" %)
9 -(((
10 -Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
11 -)))
5 +Outlook (Betriebsbereite MS-Outlook-Version ab 2007)
12 12  
13 -= Übersicht E-Mail =
7 +EWS
14 14  
15 -Der Menüpunkt E-Mail gewährt einen Einblick in alle E-Mails von einem selbst. Voraussetzung hierfür ist jedoch, dass man eine der verschiedenen E-Mail Anbindungen durchgeführt hat.
16 -Die eingegangene E-Mails kann nach den verschiedenen Spalten der Übersicht filtern. Mehr zur Übersicht der E-Mails gibt es [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/E-Mail%20Anbindung/#HDCbersichtallerE-Mails]].
17 17  
18 -= Mögliche E-Mail Anbindungen =
10 +Vorraussetzung; Mitarbeiter hat eine E-Mail Adresse in der Benutzerverwaltung hinterlegt.
19 19  
20 -Folgende E-Mail Anbindungen sind möglich und E-Mails können in das b4-System importiert sowie auch versendet werden:
21 21  
22 -* [[SMTP>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusIMAP2FSMTP]]
23 -* [[Outlook (Betriebsbereite Microsoft Version ab 2007)>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusOutlook]]
24 -* [[EWS>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusEWS]]
25 -* MS Graph (nehmen wir jetzt auch mit auf)
26 26  
27 -**Voraussetzung**: Mitarbeiter hat eine E-Mail Adresse in der Benutzerverwaltung hinterlegt. WIE MACHT MAN DAS? BITTE LINK ZU BESCHREIBUNG. MÜSSTE JA IM KAPITEL MITARBEITER ERLÄUTERT SEIN.
14 +Mit einem Doppelklick unter dem Navigationsmenü „Kontaktmanagement“ finden Sie die Funktion, „E-Mail“. Es öffnet sich ein neuer Karteireiter und synchronisiert automatisch alle empfangenen und gesendeten E-Mails. Hier haben Sie nun folgende Möglichkeiten:
28 28  
29 -= Übersicht aller E-Mails =
16 +[[image:mailanbindung-001.jpg]]
30 30  
31 -Wenn man sich die Übersicht der Mails ansehen möchte, so wird man im Modul Kontaktmanagement fündig.
32 -Öffnet man dieses Modul, klickt man auf den ausgeklappten Menüpunkt E-Mail. Anschließend wird man aufgefordert, seine verbundene E-Mail Adresse samt Passwort einzugeben.
33 -Anschließend bekommt man die Ansicht der E-Mails zu sehen.
18 +**a.   Ordner auswählen**
34 34  
35 -[[image:Email_Uebersicht.png||height="249" width="1054"]]
20 +Klicken Sie auf den Button „Einstellungen“ (rechts oben) um Ihre Ordern von Outlook auszuwählen. Bestätigen Sie mit dem Button „OK“.
36 36  
37 -(% style="width:1050px" %)
38 -|=(% style="width: 76px;" %)Nummer|=(% style="width: 970px;" %)Beschreibung
39 -|(% style="width:76px" %)**1**|(% style="width:970px" %)Das maximale **Alter in Tagen **drückt das Alter der E-Mails aus. In diesem Beispiel werden alle E-Mails angezeigt, die maximal 5 Tage alt sind.
40 -Um sich hingegen **alle E-Mails anzeigen** zu lassen, trägt man hier den Wert **0 **ein (bei sehr vielen E-Mails kann das einen Moment lang dauern).
41 -|(% style="width:76px" %)**2**|(% style="width:970px" %)Mittels diesem Icon lässt sich die Übersicht **aktualisieren**.
42 -Auf diese Weise werden alle E-Mails vom hinterlegten Postfach hier aktualisiert und angezeigt.
43 -|(% style="width:76px" %)**3**|(% style="width:970px" %)Mittels dem **Zahnrad**-Icon kann man mehrere Posteingänge **konfigurieren**.
44 -Je nach dem, welches Verfahren man nutzt, ändert sich die Ansicht. Je nach Verfahren werden hier automatisch alle verfügbaren Posteingänge angezeigt oder eben nicht.
45 -|(% style="width:76px" %)**4**|(% style="width:970px" %) Die **Angaben **pro E-Mail wie beispielsweise der Absender oder Empfänger.
46 -|(% style="width:76px" %)**5**|(% style="width:970px" %)Die Richtung des Pfeiles gibt an, ob die jeweilige E-Mail der jeweiligen Zeile ein- oder ausgeht.
22 +[[image:mail-ordner.jpg]]
47 47  
48 -= E-Mail Vorschau öffnen =
24 +**b.   Gewählte Ordner/Mein Posteingang **
49 49  
50 -Um eine E-Mail zu öffnen, klickt man mit einem Doppelklick auf die ausgewählte E-Mail.
51 -Je nach dem,  welche E-Mail Anbindung eingestellt ist, öffnet sich die E-Mail im Microsoft-Outlook-Programm oder direkt in der b4 Anwendung.
52 -Rechts unten kann die E-Mail als Aktivität einem Kontakt zugeordnet werden.
26 +Rechts oben haben Sie die Möglichkeit, zwischen „gewählte Ordner“ und „Mein Posteingang“ zu wechseln. Diese können Sie mit einem Klick auswählen bzw. auch wieder entfernen.
53 53  
54 -= Zuordnung einer E-Mail als Aktivität zu einem Kontakt =
28 +**c.   Zeitliche Selektionsmöglichkeiten**
55 55  
56 -Um eine E-Mail einen Kontakt zuzuweisen kliclt man auf die gewünschte E-Mail mit rechter Mausklicck. Option **E-Mail als Aktivität einem Kontakt zuordnen** auswählen
30 +Sie haben ebenfalls die Möglichkeit, Ihre Emails zeitlich zu selektieren. Im oberen rechten Bildschirmbereich können Sie mittels der Pfeiltasten oder manuell die E-Mails in „Alter in Tagen“, sortieren.
57 57  
32 +**d.   Aktualisieren**
58 58  
59 -~1. HIER BRAUCHEN WIR EINEN SCREENSHOT WO EIN DOKUMENT NOCH MIT DABEI IST.
34 +Oben rechts können Sie Ihre E-Mails jederzeit mit dem Button „Aktualisieren“ auf den aktuellen Stand bringen.
60 60  
61 -2. Es muss auch erklärt werden wenn ein Kontakt vorgschlagen wird und wie man ein Kontakt neu anlegt.
62 62  
63 -3. Der Button Vermerkt ist auch ganz wichtig.
37 +**e.   E-Mail als Aktivität einem Kontakt zuordnen**
64 64  
65 -[[image:E-Mail_Zuordnung_einem_kontakt.png||height="419" width="1052"]]
39 +1.   Mit einem Rechtsklick auf die von Ihnen ausgewählte E-Mail können Sie die E-Mail Kontakten zuordnen oder Öffnen. Um einer E-Mail einen Kontakt zuzuordnen, wählen Sie bitte den Punkt „E-Mail als Aktivität einem Kontakt zuordnen“. 
40 +2.   Es öffnet sich ein neues Fenster. Hier können Sie nun einen Kontakt auswählen und weitere Detailinformationen zur Aktivität Typ E-Mail angeben. Alle weitere Infos zur Aktivität vom Typ E-Mail finden Sie im Kapitel „Aktivitäten“.
66 66  
67 -(% style="width:1051px" %)
68 -|=(% style="width: 71px;" %)Nummer|=(% style="width: 974px;" %)Beschreibung
69 -|(% style="width:71px" %)**1**|(% style="width:974px" %)(((
70 -Hierüber lassen sich der **Zeitstempel (das ist das Empfangsdatum der E-Mil)**
42 + 
43 +**g.   E-Mail öffnen**
71 71  
72 -der** **sowie der der **Wiedervorlage **und
73 -
74 -Erinnerung sodass
75 -)))
76 -|(% style="width:71px" %)**2**|(% style="width:974px" %)(((
77 -Hier kann man **festlegen**, ob eine E-Mail bei der Zuordnung
78 -
79 -
80 -Erledigt: Aktivität erscheint nicht im Mein Desktop und erst in den anderen Desktop, wenn die Hakensetzung "erledigt" gesetzt ist.
81 -
82 -Gelesen: Erscheint dann nicht mehr als Pop-Up im Fenster
83 -
84 -Eingang kann nicht bearbeitet werden da es sich um eine eingehende E-Mail handelt.
85 -)))
86 -|(% style="width:71px" %)**3**|(% style="width:974px" %)(((
87 -Besitzt man das **Zusatzmodul Stiftung**, so kann man hier eine Stiftung auswählen und zuweisen.
88 -
89 -Aktivität wird dann im Stiftungs-Desktop sichtbar.
90 -)))
91 -|(% style="width:71px" %)**4**|(% style="width:974px" %)(((
92 -Bei **Von **trägt man den **Absender **ein.
93 -
94 -WIRD ggfs. auch schon vorgeschlagen. WIE WÄHLT MAN DEN DANN AUS? SOLTTE NICHT DER RICHTIGE IM SYSTEM VORHANDEN SEIN, SO KANN HIER AUCH EINE NEUANLAGE DES kONTAKTEST GETÄTIGT WERDEN:
95 -)))
96 -|(% style="width:71px" %)**5**|(% style="width:974px" %)(((
97 -Hier trägt man den **Bezug **ein. Hier kann man die **ausgewählten **und **vorgeschlagenen **Bezüge koordinieren und **mittels Suchleiste **nach Bezügen suchen.
98 -
99 -ÜBER BUTTON SUCHE GELANGT MAN ZUR SUCHE DER BEZÜGE.
100 -)))
101 -|(% style="width:71px" %)**6**|(% style="width:974px" %)(((
102 -Hier trägt man den **Betreff **ein.
103 -
104 -ICH GLAUBE DER WIRD DOCH DIREKT AUS DER E_MAIL ÜBERNOMMEN???
105 -)))
106 -|(% style="width:71px" %)**7**|(% style="width:974px" %)(((
107 -Hier kann man auswählen, ob man anschließend die **E-Mail im Posteingang löschen** lassen will.
108 -
109 -DIE E_MAIL IST DANN NUR IM B4SYSTEM ALS AKTIVITÄT VORHANDEN
110 -)))
111 -
112 -= Ordner Auswahl =
113 -
114 -Mit einem Doppelklick unter dem Navigationsmenü **Kontaktmanagement **findet man den Menüpunkt **E-Mail**.
115 -Mit einem Klick auf den Button **Einstellungen **(rechts oben) kann man die eigenen Ordner von Outlook auszuwählen. Mit dem **OK**-Button bestätigt man die gemachten Eingaben.
116 -
117 -[[image:email-anbindung.png||alt="mail-ordner.jpg" height="366" width="385"]]
118 -
119 -
120 -
121 -= Weitere Postfächer Anbinden =
122 -
123 -BITTE BESCHREIBEN
124 -
125 -Geht nur bei EWS oder MS Graph
126 -
127 -[[image:image-20240402151021-1.png]]
128 -
129 -[[image:image-20240403082851-2.png]]
130 -
131 -x
132 -
133 -
134 -
135 -
136 -
45 +Um eine E-Mail zu öffnen, klicken Sie mit einem Doppelklick auf die von Ihnen ausgewählte E-Mail. Diese E-Mail öffnet sich dann im Microsoft-Outlook-Programm.
E-Mail_Kontakt_zuordnen.png
Author
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1 -XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
E-Mail_Zuordnung_einem_kontakt.png
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1 -XWiki.MarcoBauer
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Email_Uebersicht.png
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1 -XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
email-anbindung.png
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1 -XWiki.MarcoBauer
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1 -XWiki.kprummer
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1 -XWiki.kprummer
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1 -51.9 KB
Inhalt