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Änderungen von Dokument 010.4 E-Mail

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2024/10/02 07:54
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bearbeitet von Marco Bauer
am 2024/04/18 18:54
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bearbeitet von Katharina Prummer
am 2024/03/28 15:26
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Dokument-Autor
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
1 +XWiki.kprummer
Inhalt
... ... @@ -10,11 +10,6 @@
10 10  Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
11 11  )))
12 12  
13 -= Übersicht E-Mail =
14 -
15 -Der Menüpunkt E-Mail gewährt einen Einblick in alle E-Mails von einem selbst. Voraussetzung hierfür ist jedoch, dass man eine der verschiedenen E-Mail Anbindungen durchgeführt hat.
16 -Die eingegangene E-Mails kann nach den verschiedenen Spalten der Übersicht filtern. Mehr zur Übersicht der E-Mails gibt es [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/E-Mail%20Anbindung/#HDCbersichtallerE-Mails]].
17 -
18 18  = Mögliche E-Mail Anbindungen =
19 19  
20 20  Folgende E-Mail Anbindungen sind möglich und E-Mails können in das b4-System importiert sowie auch versendet werden:
... ... @@ -22,15 +22,12 @@
22 22  * [[SMTP>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusIMAP2FSMTP]]
23 23  * [[Outlook (Betriebsbereite Microsoft Version ab 2007)>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusOutlook]]
24 24  * [[EWS>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusEWS]]
25 -* MS Graph (nehmen wir jetzt auch mit auf)
26 26  
27 -**Voraussetzung**: Mitarbeiter hat eine E-Mail Adresse in der [[Benutzerverwaltung>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Verwaltung%20Stammdaten/#HDCbersichtderBenutzer-undMitarbeiterverwaltung]] hinterlegt.
21 +**Voraussetzung**: Mitarbeiter hat eine E-Mail Adresse in der Benutzerverwaltung hinterlegt. WIE MACHT MAN DAS? BITTE LINK ZU BESCHREIBUNG. MÜSSTE JA IM KAPITEL MITARBEITER ERLÄUTERT SEIN.
28 28  
29 29  = Übersicht aller E-Mails =
30 30  
31 -Wenn man sich die Übersicht der Mails ansehen möchte, so wird man im Modul Kontaktmanagement fündig.
32 -Öffnet man dieses Modul, klickt man auf den ausgeklappten Menüpunkt E-Mail. Anschließend wird man aufgefordert, seine verbundene E-Mail Adresse samt Passwort einzugeben.
33 -Anschließend bekommt man die Ansicht der E-Mails zu sehen.
25 +HIER FEHLT NOCH EINE ANLEITUNG WIE MAN  ZU DIESER ÜBERSICHT GELANGT:
34 34  
35 35  [[image:Email_Uebersicht.png||height="249" width="1054"]]
36 36  
... ... @@ -37,93 +37,73 @@
37 37  (% style="width:1050px" %)
38 38  |=(% style="width: 76px;" %)Nummer|=(% style="width: 970px;" %)Beschreibung
39 39  |(% style="width:76px" %)**1**|(% style="width:970px" %)Das maximale **Alter in Tagen **drückt das Alter der E-Mails aus. In diesem Beispiel werden alle E-Mails angezeigt, die maximal 5 Tage alt sind.
40 -Um sich hingegen **alle E-Mails anzeigen** zu lassen, trägt man hier den Wert **0 **ein (bei sehr vielen E-Mails kann das einen Moment lang dauern).
41 -|(% style="width:76px" %)**2**|(% style="width:970px" %)Mittels diesem Icon lässt sich die Übersicht **aktualisieren**.
42 -Auf diese Weise werden alle E-Mails vom hinterlegten Postfach hier aktualisiert und angezeigt.
32 +Um sich hingegen **alle E-Mails anzeigen** zu lassen, trägt man hier den Wert **0 **ein.
33 +|(% style="width:76px" %)**2**|(% style="width:970px" %)Mittels diesem Icon lässt sich die Übersicht **aktualisieren**. WAS GENAU PASSIERT? ALLE EMAILS WERDEN VOM HINTERLEGTEN POSTFACH HIER ANGEZEIGT:
43 43  |(% style="width:76px" %)**3**|(% style="width:970px" %)Mittels dem **Zahnrad**-Icon kann man mehrere Posteingänge **konfigurieren**.
44 -Je nach dem, welches Verfahren man nutzt, ändert sich die Ansicht. Je nach Verfahren werden hier automatisch alle verfügbaren Posteingänge angezeigt oder eben nicht.
45 45  |(% style="width:76px" %)**4**|(% style="width:970px" %) Die **Angaben **pro E-Mail wie beispielsweise der Absender oder Empfänger.
46 -|(% style="width:76px" %)**5**|(% style="width:970px" %)Die Richtung des Pfeiles gibt an, ob die jeweilige E-Mail der jeweiligen Zeile ein- oder ausgeht.
36 +|(% style="width:76px" %)**5**|(% style="width:970px" %)//Sieht wie ein Download Icon aus, hat aber keinerlei Funktion(?)//
47 47  
48 -= E-Mail Vorschau öffnen =
49 -
50 -Um eine E-Mail zu öffnen, klickt man mit einem Doppelklick auf die ausgewählte E-Mail.
51 -Je nach dem,  welche E-Mail Anbindung eingestellt ist, öffnet sich die E-Mail im Microsoft-Outlook-Programm oder direkt in der b4 Anwendung.
52 -Rechts unten kann die E-Mail als Aktivität einem Kontakt zugeordnet werden.
53 -
54 54  = Zuordnung einer E-Mail als Aktivität zu einem Kontakt =
55 55  
56 -Um eine E-Mail einen Kontakt zuzuweisen kliclt man auf die gewünschte E-Mail mit rechter Mausklicck. Option **E-Mail als Aktivität einem Kontakt zuordnen** auswählen
57 -
58 -
59 -~1. HIER BRAUCHEN WIR EINEN SCREENSHOT WO EIN DOKUMENT NOCH MIT DABEI IST.
60 -
61 -2. Es muss auch erklärt werden wenn ein Kontakt vorgschlagen wird und wie man ein Kontakt neu anlegt.
62 -
63 -3. Der Button Vermerkt ist auch ganz wichtig.
64 -
65 65  [[image:E-Mail_Zuordnung_einem_kontakt.png||height="419" width="1052"]]
66 66  
67 67  (% style="width:1051px" %)
68 68  |=(% style="width: 71px;" %)Nummer|=(% style="width: 974px;" %)Beschreibung
69 -|(% style="width:71px" %)**1**|(% style="width:974px" %)(((
70 -Hierüber lassen sich der **Zeitstempel (das ist das Empfangsdatum der E-Mil)**
44 +|(% style="width:71px" %)**1**|(% style="width:974px" %)Hierüber lassen sich der **Zeitstempel **der **Zuordnung **sowie der der **Wiedervorlage **und deren Erinnerungsdatum festlegen.
45 +|(% style="width:71px" %)**2**|(% style="width:974px" %)Hier kann man **festlegen**, ob eine E-Mail bei der Zuordnung schon den **Status **über Erledigt, Gelesen und den Eingang erfüllt.
46 +|(% style="width:71px" %)**3**|(% style="width:974px" %)Besitzt man das **Zusatzmodul Stiftung**, so kann man hier eine Stiftung auswählen und zuweisen.
47 +|(% style="width:71px" %)**4**|(% style="width:974px" %)Bei **Von **trägt man den **Absender **ein.
48 +|(% style="width:71px" %)**5**|(% style="width:974px" %)Hier trägt man den **Bezug **ein. Hier kann man die **ausgewählten **und **vorgeschlagenen **Bezüge koordinieren und **mittels Suchleiste **nach Bezügen suchen.
49 +|(% style="width:71px" %)**6**|(% style="width:974px" %)Hier trägt man den **Betreff **ein. Über das **Icon **rechts **neben **dem **Betreff **kann man noch einen **Vermerk **anheften (//Wäre es nicht sinnvoller, Vermerk eher als zweite Zeile drunter einzufügen//?)
50 +|(% style="width:71px" %)**7**|(% style="width:974px" %)Hier kann man auswählen, ob man anschließend die **E-Mail im Posteingang löschen** lassen will.
71 71  
72 -der** **sowie der der **Wiedervorlage **und
52 += Ordner Auswahl =
73 73  
74 -Erinnerung sodass
75 -)))
76 -|(% style="width:71px" %)**2**|(% style="width:974px" %)(((
77 -Hier kann man **festlegen**, ob eine E-Mail bei der Zuordnung
54 +Mit einem Doppelklick unter dem Navigationsmenü **Kontaktmanagement **findet man den Menüpunkt **E-Mail**.
55 +Mit einem Klick auf den Button **Einstellungen **(rechts oben) kann man die eigenen Ordner von Outlook auszuwählen. Mit dem **OK**-Button bestätigt man die gemachten Eingaben.
78 78  
79 -Erledigt: Aktivität erscheint nicht im Mein Desktop und erst in den anderen Desktop, wenn die Hakensetzung "erledigt" gesetzt ist.
57 +[[image:email-anbindung.png||alt="mail-ordner.jpg" height="366" width="385"]]
80 80  
81 -Gelesen: Erscheint dann nicht mehr als Pop-Up im Fenster
82 82  
83 -Eingang kann nicht bearbeitet werden da es sich um eine eingehende E-Mail handelt.
84 -)))
85 -|(% style="width:71px" %)**3**|(% style="width:974px" %)(((
86 -Besitzt man das **Zusatzmodul Stiftung**, so kann man hier eine Stiftung auswählen und zuweisen.
60 += Zeitliche Selektionsmöglichkeiten =
87 87  
88 -Aktivität wird dann im Stiftungs-Desktop sichtbar.
89 -)))
90 -|(% style="width:71px" %)**4**|(% style="width:974px" %)(((
91 -Bei **Von **trägt man den **Absender **ein.
92 -Dieser wird unter Umständen bereits vorgeschlagen. Ansonsten kann man diesen auch via Lupen-Icon raussuchen. Ist hierbei nicht der richtige dabei, kann man in diesem geöffneten Fenster auch einen neuen Kontakt anlegen.
93 -)))
94 -|(% style="width:71px" %)**5**|(% style="width:974px" %)(((
95 -Hier trägt man den **Bezug **ein. Hier kann man die **ausgewählten **und **vorgeschlagenen **Bezüge koordinieren und **mittels Suchleiste **nach Bezügen suchen. Mithilfe des **Suche**-Buttons gelangt man zur Suche der Bezüge.
96 -)))
97 -|(% style="width:71px" %)**6**|(% style="width:974px" %)(((
98 -Der hier vorhandene **Betreff **wird direkt aus der E-Mail übernommen.
99 -)))
100 -|(% style="width:71px" %)**7**|(% style="width:974px" %)(((
101 -Hier kann man auswählen, ob man anschließend die **E-Mail im Posteingang löschen** lassen will.
102 -In diesem Fall ist die E-Mail dann nur im B4-System als Aktivität vorhanden.
103 -)))
62 +Man hat ebenfalls die Möglichkeit, die eigenen Emails zeitlich zu selektieren. Im oberen rechten Bildschirmbereich kann man mittels der Pfeiltasten oder manuell die E-Mails in **Alter in Tagen** sortieren.
104 104  
105 -= Ordner Auswahl =
64 += Aktualisieren der E-Mails auf den aktuellen Stand =
106 106  
107 -Mit einem Doppelklick unter dem Navigationsmenü **Kontaktmanagement **findet man den Menüpunkt **E-Mail**.
108 -Mit einem Klick auf den Button **Einstellungen **(rechts oben) kann man die eigenen Ordner von Outlook auszuwählen. Mit dem **OK**-Button bestätigt man die gemachten Eingaben.
66 +Oben rechts kann man die eigenen E-Mails jederzeit mit dem Button **Aktualisieren **auf den aktuellen Stand bringen.
109 109  
110 -[[image:email-anbindung.png||alt="mail-ordner.jpg" height="366" width="385"]]
111 111  
69 += Öffnen von E-Mails =
112 112  
71 +Um eine E-Mail zu öffnen, klickt man mit einem Doppelklick auf die ausgewählte E-Mail.
72 +Je nach dem,  welche E-Mail Anbindung eingestellt ist, öffnet sich die E-Mail im Microsoft-Outlook-Programm oder direkt in der b4 Anwendung.
73 +Rechts unten kann die E-Mail als Aktivität einem Kontakt zugeordnet werden.
113 113  
114 -= Weitere Postfächer Anbinden =
115 115  
116 -BITTE BESCHREIBEN
76 += E-Mail als Aktivität einem Kontakt zuordnen =
117 117  
118 -Geht nur bei EWS oder MS Graph
78 +1. Auf gewünschte E-Mail mit rechter Maustaste klicken
119 119  
120 -[[image:image-20240402151021-1.png]]
80 +(% style="list-style-type:circle" %)
81 +* Die Email wird Kontakten zuordbar und das Öffnen der Mail möglich.
121 121  
122 -[[image:image-20240403082851-2.png]]
83 +(% start="2" %)
84 +1. Option **E-Mail als Aktivität einem Kontakt zuordnen** auswählen
123 123  
124 -x
86 +(% style="list-style-type:circle" %)
87 +* Ein Fenster wird geöffnet.
125 125  
89 +(% start="3" %)
90 +1. Kontakt auswählen
91 +1. Weitere Detailinformationen zur Aktivität Typ E-Mail angeben
126 126  
93 +1.   Mit einem Rechtsklick auf die von Ihnen ausgewählte E-Mail können Sie die E-Mail Kontakten zuordnen oder Öffnen.
127 127  
95 +Um einer E-Mail einen Kontakt zuzuordnen, wählen Sie bitte den Punkt „E-Mail als Aktivität einem Kontakt zuordnen“.
128 128  
97 +2.   Es öffnet sich ein neues Fenster. Hier können Sie nun einen Kontakt auswählen und weitere Detailinformationen zur Aktivität Typ E-Mail angeben.
98 +
99 +
100 +
129 129  
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