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Änderungen von Dokument 010.4 E-Mail

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2024/10/02 07:54
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bearbeitet von Marco Bauer
am 2024/04/18 18:54
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am 2023/11/06 09:10
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Dokument-Autor
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
1 +XWiki.kprummer
Inhalt
... ... @@ -1,129 +1,40 @@
1 -(% class="box" %)
2 -(((
3 -**Die E-Mail Anbindung im Überblick:**
1 +Folgende E-Mail Anbindungen sind möglich:
4 4  
5 -{{toc/}}
6 -)))
3 +* SMTP
4 +* Outlook (Betriebsbereite MS-Outlook-Version ab 2007)
5 +* EWS
7 7  
8 -(% class="box warningmessage" %)
9 -(((
10 -Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
11 -)))
7 +Vorraussetzung; Mitarbeiter hat eine E-Mail Adresse in der Benutzerverwaltung hinterlegt.
12 12  
13 -= Übersicht E-Mail =
14 14  
15 -Der Menüpunkt E-Mail gewährt einen Einblick in alle E-Mails von einem selbst. Voraussetzung hierfür ist jedoch, dass man eine der verschiedenen E-Mail Anbindungen durchgeführt hat.
16 -Die eingegangene E-Mails kann nach den verschiedenen Spalten der Übersicht filtern. Mehr zur Übersicht der E-Mails gibt es [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/E-Mail%20Anbindung/#HDCbersichtallerE-Mails]].
10 += Einstellungen =
17 17  
18 -= Mögliche E-Mail Anbindungen =
12 +Mit einem Doppelklick unter dem Navigationsmenü „Kontaktmanagement“ finden Sie den Menüpunkt, „E-Mail“.
19 19  
20 -Folgende E-Mail Anbindungen sind möglich und E-Mails können in das b4-System importiert sowie auch versendet werden:
14 +Klicken Sie auf den Button „Einstellungen“ (rechts oben) um Ihre Ordern von Outlook auszuwählen. Bestätigen Sie mit dem Button „OK“.
21 21  
22 -* [[SMTP>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusIMAP2FSMTP]]
23 -* [[Outlook (Betriebsbereite Microsoft Version ab 2007)>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusOutlook]]
24 -* [[EWS>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusEWS]]
25 -* MS Graph (nehmen wir jetzt auch mit auf)
16 +[[image:mail-ordner.jpg]]
26 26  
27 -**Voraussetzung**: Mitarbeiter hat eine E-Mail Adresse in der [[Benutzerverwaltung>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Verwaltung%20Stammdaten/#HDCbersichtderBenutzer-undMitarbeiterverwaltung]] hinterlegt.
28 28  
29 -= Übersicht aller E-Mails =
19 += Zeitliche Selektionsmöglichkeiten =
30 30  
31 -Wenn man sich die Übersicht der Mails ansehen möchte, so wird man im Modul Kontaktmanagement fündig.
32 -Öffnet man dieses Modul, klickt man auf den ausgeklappten Menüpunkt E-Mail. Anschließend wird man aufgefordert, seine verbundene E-Mail Adresse samt Passwort einzugeben.
33 -Anschließend bekommt man die Ansicht der E-Mails zu sehen.
21 +Sie haben ebenfalls die Möglichkeit, Ihre Emails zeitlich zu selektieren. Im oberen rechten Bildschirmbereich können Sie mittels der Pfeiltasten oder manuell die E-Mails in „Alter in Tagen“, sortieren.
34 34  
35 -[[image:Email_Uebersicht.png||height="249" width="1054"]]
23 += Aktualisieren =
36 36  
37 -(% style="width:1050px" %)
38 -|=(% style="width: 76px;" %)Nummer|=(% style="width: 970px;" %)Beschreibung
39 -|(% style="width:76px" %)**1**|(% style="width:970px" %)Das maximale **Alter in Tagen **drückt das Alter der E-Mails aus. In diesem Beispiel werden alle E-Mails angezeigt, die maximal 5 Tage alt sind.
40 -Um sich hingegen **alle E-Mails anzeigen** zu lassen, trägt man hier den Wert **0 **ein (bei sehr vielen E-Mails kann das einen Moment lang dauern).
41 -|(% style="width:76px" %)**2**|(% style="width:970px" %)Mittels diesem Icon lässt sich die Übersicht **aktualisieren**.
42 -Auf diese Weise werden alle E-Mails vom hinterlegten Postfach hier aktualisiert und angezeigt.
43 -|(% style="width:76px" %)**3**|(% style="width:970px" %)Mittels dem **Zahnrad**-Icon kann man mehrere Posteingänge **konfigurieren**.
44 -Je nach dem, welches Verfahren man nutzt, ändert sich die Ansicht. Je nach Verfahren werden hier automatisch alle verfügbaren Posteingänge angezeigt oder eben nicht.
45 -|(% style="width:76px" %)**4**|(% style="width:970px" %) Die **Angaben **pro E-Mail wie beispielsweise der Absender oder Empfänger.
46 -|(% style="width:76px" %)**5**|(% style="width:970px" %)Die Richtung des Pfeiles gibt an, ob die jeweilige E-Mail der jeweiligen Zeile ein- oder ausgeht.
25 +Oben rechts können Sie Ihre E-Mails jederzeit mit dem Button „Aktualisieren“ auf den aktuellen Stand bringen.
47 47  
48 -= E-Mail Vorschau öffnen =
49 49  
50 -Um eine E-Mail zu öffnen, klickt man mit einem Doppelklick auf die ausgewählte E-Mail.
51 -Je nach dem,  welche E-Mail Anbindung eingestellt ist, öffnet sich die E-Mail im Microsoft-Outlook-Programm oder direkt in der b4 Anwendung.
52 -Rechts unten kann die E-Mail als Aktivität einem Kontakt zugeordnet werden.
28 += E-Mail öffnen =
53 53  
54 -= Zuordnung einer E-Mail als Aktivität zu einem Kontakt =
30 +Um eine E-Mail zu öffnen, klicken Sie mit einem Doppelklick auf die von Ihnen ausgewählte E-Mail.
55 55  
56 -Um eine E-Mail einen Kontakt zuzuweisen kliclt man auf die gewünschte E-Mail mit rechter Mausklicck. Option **E-Mail als Aktivität einem Kontakt zuordnen** auswählen
32 +Je nachdem welche E-Mail Anbindung eingestellt ist, öffnet sich die E-Mail im Microsoft-Outlook-Programm oder direkt in der b4 Anwendung.
57 57  
34 +Rechts unten kann die E-Mail als Aktivität eine Kontakt zugeordnet werden.
58 58  
59 -~1. HIER BRAUCHEN WIR EINEN SCREENSHOT WO EIN DOKUMENT NOCH MIT DABEI IST.
60 60  
61 -2. Es muss auch erklärt werden wenn ein Kontakt vorgschlagen wird und wie man ein Kontakt neu anlegt.
37 += E-Mail als Aktivität einem Kontakt zuordnen =
62 62  
63 -3. Der Button Vermerkt ist auch ganz wichtig.
64 -
65 -[[image:E-Mail_Zuordnung_einem_kontakt.png||height="419" width="1052"]]
66 -
67 -(% style="width:1051px" %)
68 -|=(% style="width: 71px;" %)Nummer|=(% style="width: 974px;" %)Beschreibung
69 -|(% style="width:71px" %)**1**|(% style="width:974px" %)(((
70 -Hierüber lassen sich der **Zeitstempel (das ist das Empfangsdatum der E-Mil)**
71 -
72 -der** **sowie der der **Wiedervorlage **und
73 -
74 -Erinnerung sodass
75 -)))
76 -|(% style="width:71px" %)**2**|(% style="width:974px" %)(((
77 -Hier kann man **festlegen**, ob eine E-Mail bei der Zuordnung
78 -
79 -Erledigt: Aktivität erscheint nicht im Mein Desktop und erst in den anderen Desktop, wenn die Hakensetzung "erledigt" gesetzt ist.
80 -
81 -Gelesen: Erscheint dann nicht mehr als Pop-Up im Fenster
82 -
83 -Eingang kann nicht bearbeitet werden da es sich um eine eingehende E-Mail handelt.
84 -)))
85 -|(% style="width:71px" %)**3**|(% style="width:974px" %)(((
86 -Besitzt man das **Zusatzmodul Stiftung**, so kann man hier eine Stiftung auswählen und zuweisen.
87 -
88 -Aktivität wird dann im Stiftungs-Desktop sichtbar.
89 -)))
90 -|(% style="width:71px" %)**4**|(% style="width:974px" %)(((
91 -Bei **Von **trägt man den **Absender **ein.
92 -Dieser wird unter Umständen bereits vorgeschlagen. Ansonsten kann man diesen auch via Lupen-Icon raussuchen. Ist hierbei nicht der richtige dabei, kann man in diesem geöffneten Fenster auch einen neuen Kontakt anlegen.
93 -)))
94 -|(% style="width:71px" %)**5**|(% style="width:974px" %)(((
95 -Hier trägt man den **Bezug **ein. Hier kann man die **ausgewählten **und **vorgeschlagenen **Bezüge koordinieren und **mittels Suchleiste **nach Bezügen suchen. Mithilfe des **Suche**-Buttons gelangt man zur Suche der Bezüge.
96 -)))
97 -|(% style="width:71px" %)**6**|(% style="width:974px" %)(((
98 -Der hier vorhandene **Betreff **wird direkt aus der E-Mail übernommen.
99 -)))
100 -|(% style="width:71px" %)**7**|(% style="width:974px" %)(((
101 -Hier kann man auswählen, ob man anschließend die **E-Mail im Posteingang löschen** lassen will.
102 -In diesem Fall ist die E-Mail dann nur im B4-System als Aktivität vorhanden.
103 -)))
104 -
105 -= Ordner Auswahl =
106 -
107 -Mit einem Doppelklick unter dem Navigationsmenü **Kontaktmanagement **findet man den Menüpunkt **E-Mail**.
108 -Mit einem Klick auf den Button **Einstellungen **(rechts oben) kann man die eigenen Ordner von Outlook auszuwählen. Mit dem **OK**-Button bestätigt man die gemachten Eingaben.
109 -
110 -[[image:email-anbindung.png||alt="mail-ordner.jpg" height="366" width="385"]]
111 -
112 -
113 -
114 -= Weitere Postfächer Anbinden =
115 -
116 -BITTE BESCHREIBEN
117 -
118 -Geht nur bei EWS oder MS Graph
119 -
120 -[[image:image-20240402151021-1.png]]
121 -
122 -[[image:image-20240403082851-2.png]]
123 -
124 -x
125 -
126 -
127 -
128 -
129 -
39 +1.   Mit einem Rechtsklick auf die von Ihnen ausgewählte E-Mail können Sie die E-Mail Kontakten zuordnen oder Öffnen. Um einer E-Mail einen Kontakt zuzuordnen, wählen Sie bitte den Punkt „E-Mail als Aktivität einem Kontakt zuordnen“. 
40 +2.   Es öffnet sich ein neues Fenster. Hier können Sie nun einen Kontakt auswählen und weitere Detailinformationen zur Aktivität Typ E-Mail angeben.
E-Mail_Kontakt_zuordnen.png
Author
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1 -XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
E-Mail_Zuordnung_einem_kontakt.png
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1 -XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
Email_Uebersicht.png
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Inhalt
email-anbindung.png
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1 -XWiki.MarcoBauer
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image-20240402151021-1.png
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1 -XWiki.kprummer
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1 -XWiki.kprummer
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