Änderungen von Dokument 010.4 E-Mail

Zusammenfassung

• Seiteneigenschaften (1 geändert, 0 hinzugefügt, 0 gelöscht)
• Anhänge (0 geändert, 0 hinzugefügt, 6 gelöscht)
  • E-Mail_04-2024.png
  • E-Mail_Kontakt_zuordnen.png
  • E-Mail_Zuordnung_einem_kontakt.png
  • Email_Uebersicht.png
  • image-20240402151021-1.png
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Details

Seiteneigenschaften

Inhalt

...	...	@@ -10,114 +10,71 @@
10	10	Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
11	11	)))
12	12
13		-= Übersicht E-Mail =
14		-
15		-Der Menüpunkt E-Mail gewährt einen Einblick in alle E-Mails von einem selbst. Voraussetzung hierfür ist jedoch, dass man eine der verschiedenen E-Mail Anbindungen durchgeführt hat.
16		-Die eingegangene E-Mails kann nach den verschiedenen Spalten der Übersicht filtern. Mehr zur Übersicht der E-Mails gibt es [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/E-Mail%20Anbindung/#HDCbersichtallerE-Mails]].
17		-
18	18	= Mögliche E-Mail Anbindungen =
19	19
20		-Folgende E-Mail Anbindungen sind möglich und E-Mails können in das b4-System importiert sowie auch versendet werden:
	15	+Folgende E-Mail Anbindungen sind möglich:
21	21
22	22	* [[SMTP>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusIMAP2FSMTP]]
23	23	* [[Outlook (Betriebsbereite Microsoft Version ab 2007)>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusOutlook]]
24	24	* [[EWS>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusEWS]]
25		-* MS Graph (nehmen wir jetzt auch mit auf)
26	26
27		-**Voraussetzung**: Mitarbeiter hat eine E-Mail Adresse in der [[Benutzerverwaltung>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Verwaltung%20Stammdaten/#HDCbersichtderBenutzer-undMitarbeiterverwaltung]] hinterlegt.
	21	+**Voraussetzung**: Mitarbeiter hat eine E-Mail Adresse in der Benutzerverwaltung hinterlegt.
28	28
29	29	= Übersicht aller E-Mails =
30	30
31		-Wenn man sich die Übersicht der Mails ansehen möchte, so wird man im Modul Kontaktmanagement fündig.
32		-Öffnet man dieses Modul, klickt man auf den ausgeklappten Menüpunkt E-Mail. Anschließend wird man aufgefordert, seine verbundene E-Mail Adresse samt Passwort einzugeben.
33		-Anschließend bekommt man die Ansicht der E-Mails zu sehen.
	25	+xx
34	34
35		-[[image:Email_Uebersicht.png||height="249" width="1054"]]
	27	+= E-Mail als Aktivität einem Kontakt zuordnen =
36	36
37		-(% style="width:1050px" %)
38		-|=(% style="width: 76px;" %)Nummer|=(% style="width: 970px;" %)Beschreibung
39		-|(% style="width:76px" %)**1**|(% style="width:970px" %)Das maximale **Alter in Tagen **drückt das Alter der E-Mails aus. In diesem Beispiel werden alle E-Mails angezeigt, die maximal 5 Tage alt sind.
40		-Um sich hingegen **alle E-Mails anzeigen** zu lassen, trägt man hier den Wert **0 **ein (bei sehr vielen E-Mails kann das einen Moment lang dauern).
41		-|(% style="width:76px" %)**2**|(% style="width:970px" %)Mittels diesem Icon lässt sich die Übersicht **aktualisieren**.
42		-Auf diese Weise werden alle E-Mails vom hinterlegten Postfach hier aktualisiert und angezeigt.
43		-|(% style="width:76px" %)**3**|(% style="width:970px" %)Mittels dem **Zahnrad**-Icon kann man mehrere Posteingänge **konfigurieren**.
44		-Je nach dem, welches Verfahren man nutzt, ändert sich die Ansicht. Je nach Verfahren werden hier automatisch alle verfügbaren Posteingänge angezeigt oder eben nicht.
45		-|(% style="width:76px" %)**4**|(% style="width:970px" %) Die **Angaben **pro E-Mail wie beispielsweise der Absender oder Empfänger.
46		-|(% style="width:76px" %)**5**|(% style="width:970px" %)Die Richtung des Pfeiles gibt an, ob die jeweilige E-Mail der jeweiligen Zeile ein- oder ausgeht.
	29	+xx
47	47
48		-= E-Mail Vorschau öffnen =
	31	+= Ordner Auswahl =
49	49
50		-Um eine E-Mail zu öffnen, klickt man mit einem Doppelklick auf die ausgewählte E-Mail.
51		-Je nach dem,  welche E-Mail Anbindung eingestellt ist, öffnet sich die E-Mail im Microsoft-Outlook-Programm oder direkt in der b4 Anwendung.
52		-Rechts unten kann die E-Mail als Aktivität einem Kontakt zugeordnet werden.
	33	+Mit einem Doppelklick unter dem Navigationsmenü **Kontaktmanagement **findet man den Menüpunkt **E-Mail**.
	34	+Mit einem Klick auf den Button **Einstellungen **(rechts oben) kann man die eigenen Ordner von Outlook auszuwählen. Mit dem **OK**-Button bestätigt man die gemachten Eingaben.
53	53
54		-= Zuordnung einer E-Mail als Aktivität zu einem Kontakt =
	36	+[[image:email-anbindung.png||alt="mail-ordner.jpg" height="366" width="385"]]
55	55
56		-Um eine E-Mail einen Kontakt zu zu weisen klickt man mit rechter Maustaste auf die gewünschte E-Mail. Dabei kann man die Option **E-Mail als Aktivität einem Kontakt zuordnen** auswählen.
57		-Funktioniert dies nicht (//in meinem Fall erscheint eine leere Sprechblase//), klickt man per Doppelklick auf die gewünschte E-Mail. Im anschließend erscheinenden Fenster klickt man nun auf den Button **Kontakt zuordnen**.
58		-Anschließend erscheint der folgende Screenshot zur ausgewählten E-Mail.
59	59
60		-[[image:E-Mail_04-2024.png||alt="E-Mail_Zuordnung_einem_kontakt.png" height="722" width="1058"]]
	39	+= Zeitliche Selektionsmöglichkeiten =
61	61
62		-(% style="width:1051px" %)
63		-|=(% style="width: 71px;" %)Nummer|=(% style="width: 974px;" %)Beschreibung
64		-|(% style="width:71px" %)**1**|(% style="width:974px" %)(((
65		-Hierüber lassen sich der **Zeitstempel (das ist das Empfangsdatum der E-Mail)** sowie der der **Wiedervorlage **und
	41	+Man hat ebenfalls die Möglichkeit, die eigenen Emails zeitlich zu selektieren. Im oberen rechten Bildschirmbereich kann man mittels der Pfeiltasten oder manuell die E-Mails in **Alter in Tagen** sortieren.
66	66
67		-der Zeitpunkt festlegen, wann eine Erinnerung erfolgen soll.
68		-)))
69		-|(% style="width:71px" %)**2**|(% style="width:974px" %)(((
70		-Hier kann man **festlegen**, ob eine E-Mail bei der Zuordnung erledigt, gelesen oder eingegangen ist.
	43	+= Aktualisieren der E-Mails auf den aktuellen Stand =
71	71
72		-Erledigt: Aktivität erscheint nicht im Mein Desktop und erst in den anderen Desktop, wenn die Hakensetzung "erledigt" gesetzt ist.
	45	+Oben rechts kann man die eigenen E-Mails jederzeit mit dem Button **Aktualisieren **auf den aktuellen Stand bringen.
73	73
74		-Gelesen: Erscheint dann nicht mehr als Pop-Up im Fenster
75	75
76		-Eingang kann nicht bearbeitet werden da es sich um eine eingehende E-Mail handelt.
77		-)))
78		-|(% style="width:71px" %)**3**|(% style="width:974px" %)(((
79		-Besitzt man das **Zusatzmodul Stiftung**, so kann man hier eine Stiftung auswählen und zuweisen.
	48	+= Öffnen von E-Mails =
80	80
81		-Aktivität wird dann im Stiftungs-Desktop sichtbar.
82		-)))
83		-|(% style="width:71px" %)**4**|(% style="width:974px" %)(((
84		-Bei **Von **trägt man den **Absender **ein. Dieser wird unter Umständen bereits vorgeschlagen. Ansonsten kann man diesen auch via **Lupen**-Icon raussuchen. Ist hierbei nicht der richtige dabei, kann man in diesem geöffneten Fenster mithilfe des +Icons auch einen neuen Kontakt anlegen. An dieser Stelle kann man auch gleich entscheiden, ob man z.B. einen Haushalt oder eine Person erstellt.
85		-)))
86		-|(% style="width:71px" %)**5**|(% style="width:974px" %)(((
87		-Hier trägt man den **Bezug **ein. Hier kann man die **ausgewählten **und **vorgeschlagenen **Bezüge koordinieren und **mittels Suchleiste **nach Bezügen suchen. Mithilfe des **Suche**-Buttons gelangt man zur Suche der Bezüge.
88		-)))
89		-|(% style="width:71px" %)**6**|(% style="width:974px" %)(((
90		-Der hier vorhandene **Betreff **wird direkt aus der E-Mail übernommen.
91		-)))
92		-|(% style="width:71px" %)**7**|(% style="width:974px" %)(((
93		-Wenn man der E-Mail einen **Vermerk **hinzufügen will, so klickt man auf das Sprechblase-Icon. Daraufhin wird ein weiteres Fenster geöffnet. In diesem kann man den Vermerk schreiben. Anschließend speichert man den Vermerk.
94		-)))
95		-|(% style="width:71px" %)**8**|(% style="width:974px" %)Hier kann man auswählen, ob man anschließend die **E-Mail im Posteingang löschen** lassen will.
96		-In diesem Fall ist die E-Mail dann nur im B4-System als Aktivität vorhanden. Außerdem kann man hier auswählen, ob man alle Anhänge dieser E-Mail übernehmen will.
97		-|(% style="width:71px" %)**9**|(% style="width:974px" %)Hier werden alle **Anhänge **angezeigt. In der Checkbox am Anfang jeder Zeile kann man die jeweilige Anlage auswählen oder nicht. Dies nimmt Einfluss darauf, welche Anlagen in der E-Mail dann schließlich mitgeschickt werden sollen.
	50	+Um eine E-Mail zu öffnen, klickt man mit einem Doppelklick auf die ausgewählte E-Mail.
	51	+Je nach dem,  welche E-Mail Anbindung eingestellt ist, öffnet sich die E-Mail im Microsoft-Outlook-Programm oder direkt in der b4 Anwendung.
	52	+Rechts unten kann die E-Mail als Aktivität einem Kontakt zugeordnet werden.
98	98
99		-= Ordner Auswahl =
100	100
101		-Mit einem Doppelklick unter dem Navigationsmenü **Kontaktmanagement **findet man den Menüpunkt **E-Mail**.
102		-Mit einem Klick auf den Button **Einstellungen **(rechts oben) kann man die eigenen Ordner von Outlook auszuwählen. Mit dem **OK**-Button bestätigt man die gemachten Eingaben.
	55	+= E-Mail als Aktivität einem Kontakt zuordnen =
103	103
104		-[[image:email-anbindung.png||alt="mail-ordner.jpg" height="366" width="385"]]
	57	+1. Auf gewünschte E-Mail mit rechter Maustaste klicken
105	105
	59	+(% style="list-style-type:circle" %)
	60	+* Die Email wird Kontakten zuordbar und das Öffnen der Mail möglich.
106	106
	62	+(% start="2" %)
	63	+1. Option **E-Mail als Aktivität einem Kontakt zuordnen** auswählen
107	107
108		-= Weitere Postfächer Anbinden =
	65	+(% style="list-style-type:circle" %)
	66	+* Ein Fenster wird geöffnet.
109	109
110		-BITTE BESCHREIBEN
	68	+(% start="3" %)
	69	+1. Kontakt auswählen
	70	+1. Weitere Detailinformationen zur Aktivität Typ E-Mail angeben
111	111
112		-Geht nur bei EWS oder MS Graph
	72	+1.   Mit einem Rechtsklick auf die von Ihnen ausgewählte E-Mail können Sie die E-Mail Kontakten zuordnen oder Öffnen.
113	113
114		-[[image:image-20240402151021-1.png]]
	74	+Um einer E-Mail einen Kontakt zuzuordnen, wählen Sie bitte den Punkt „E-Mail als Aktivität einem Kontakt zuordnen“.
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116		-[[image:image-20240403082851-2.png]]
	76	+2.   Es öffnet sich ein neues Fenster. Hier können Sie nun einen Kontakt auswählen und weitere Detailinformationen zur Aktivität Typ E-Mail angeben.
117	117
118		-x
119	119
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121		-
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E-Mail_04-2024.png

Author

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1		-XWiki.MarcoBauer

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1		-183.6 KB

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E-Mail_Kontakt_zuordnen.png

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E-Mail_Zuordnung_einem_kontakt.png

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Email_Uebersicht.png

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