Zum Inhalt springen

Änderungen von Dokument 010.4 E-Mail

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2024/10/02 07:54
Von Version 37.1
bearbeitet von Marco Bauer
am 2024/04/25 20:36
Änderungskommentar: Es gibt keinen Kommentar für diese Version
Auf Version 46.1
bearbeitet von Katharina Prummer
am 2024/05/28 09:44
Änderungskommentar: Es gibt keinen Kommentar für diese Version

Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Dokument-Autor
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
1 +XWiki.kprummer
Inhalt
... ... @@ -12,8 +12,8 @@
12 12  
13 13  = Übersicht E-Mail =
14 14  
15 -Der Menüpunkt E-Mail gewährt einen Einblick in alle E-Mails von einem selbst. Voraussetzung hierfür ist jedoch, dass man eine der verschiedenen E-Mail Anbindungen durchgeführt hat.
16 -Die eingegangene E-Mails kann nach den verschiedenen Spalten der Übersicht filtern. Mehr zur Übersicht der E-Mails gibt es [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/E-Mail%20Anbindung/#HDCbersichtallerE-Mails]].
15 +Im Menüpunkt E-Mail können E-Mails in das b4-System als Aktivität importiert werden und mit weiteren Daten wie bspw. Kontakten, Stiftungen, Bezügen (Förderungen, Ausschüttungen, Mietverträge) verknüpft werden.
16 +Voraussetzung hierfür ist jedoch, dass man eine der verschiedenen E-Mail Anbindungen durchgeführt hat.
17 17  
18 18  = Mögliche E-Mail Anbindungen =
19 19  
... ... @@ -29,8 +29,7 @@
29 29  = Übersicht aller E-Mails =
30 30  
31 31  Wenn man sich die Übersicht der Mails ansehen möchte, so wird man im Modul Kontaktmanagement fündig.
32 -Öffnet man dieses Modul, klickt man auf den ausgeklappten Menüpunkt E-Mail. Anschließend wird man aufgefordert, seine verbundene E-Mail Adresse samt Passwort einzugeben.
33 -Anschließend bekommt man die Ansicht der E-Mails zu sehen.
32 +Öffnet man dieses Modul, klickt man auf den ausgeklappten Menüpunkt E-Mail.
34 34  
35 35  [[image:Email_Uebersicht.png||height="249" width="1054"]]
36 36  
... ... @@ -40,8 +40,7 @@
40 40  Um sich hingegen **alle E-Mails anzeigen** zu lassen, trägt man hier den Wert **0 **ein (bei sehr vielen E-Mails kann das einen Moment lang dauern).
41 41  |(% style="width:76px" %)**2**|(% style="width:970px" %)Mittels diesem Icon lässt sich die Übersicht **aktualisieren**.
42 42  Auf diese Weise werden alle E-Mails vom hinterlegten Postfach hier aktualisiert und angezeigt.
43 -|(% style="width:76px" %)**3**|(% style="width:970px" %)Mittels dem **Zahnrad**-Icon kann man mehrere Posteingänge **konfigurieren**.
44 -Je nach dem, welches Verfahren man nutzt, ändert sich die Ansicht. Je nach Verfahren werden hier automatisch alle verfügbaren Posteingänge angezeigt oder eben nicht.
42 +|(% style="width:76px" %)**3**|(% style="width:970px" %)Mittels dem **Zahnrad**-Icon kann man mehrere Posteingänge oder Ordner **konfigurieren. **Weitere Informationen zu Ordnerauswahl erfahren Sie[[ hier.>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/E-Mail%20Anbindung/#HOrdnerAuswahl]]
45 45  |(% style="width:76px" %)**4**|(% style="width:970px" %) Die **Angaben **pro E-Mail wie beispielsweise der Absender oder Empfänger.
46 46  |(% style="width:76px" %)**5**|(% style="width:970px" %)Die Richtung des Pfeiles gibt an, ob die jeweilige E-Mail der jeweiligen Zeile ein- oder ausgeht.
47 47  
... ... @@ -48,14 +48,13 @@
48 48  = E-Mail Vorschau öffnen =
49 49  
50 50  Um eine E-Mail zu öffnen, klickt man mit einem Doppelklick auf die ausgewählte E-Mail.
51 -Je nach dem,  welche E-Mail Anbindung eingestellt ist, öffnet sich die E-Mail im Microsoft-Outlook-Programm oder direkt in der b4 Anwendung.
52 -Rechts unten kann die E-Mail als Aktivität einem Kontakt zugeordnet werden.
49 +Je nach dem, welche E-Mail Anbindung eingestellt ist, öffnet sich die E-Mail im Microsoft-Outlook-Programm oder direkt in der b4 Anwendung.
53 53  
54 -= Zuordnung einer E-Mail als Aktivität zu einem Kontakt =
51 += E-Mail einen Kontakt zuordnen =
55 55  
56 -Um eine E-Mail einen Kontakt zu zu weisen klickt man mit rechter Maustaste auf die gewünschte E-Mail. Dabei kann man die Option **E-Mail als Aktivität einem Kontakt zuordnen** auswählen.
57 -Funktioniert dies nicht (//in meinem Fall erscheint eine leere Sprechblase//), klickt man per Doppelklick auf die gewünschte E-Mail. Im anschließend erscheinenden Fenster klickt man nun auf den Button **Kontakt zuordnen**.
58 -Anschließend erscheint der folgende Screenshot zur ausgewählten E-Mail.
53 +1. Um eine E-Mail einen Kontakt zu zu weisen klickt man mit rechter Maustaste auf die gewünschte E-Mail.
54 +1. Als nächstes dann die Option **E-Mail als Aktivität einem Kontakt zuordnen** auswählen.
55 +1. Anschließend erscheint der folgende Screenshot zur ausgewählten E-Mail.
59 59  
60 60  [[image:E-Mail_04-2024.png||alt="E-Mail_Zuordnung_einem_kontakt.png" height="722" width="1058"]]
61 61  
... ... @@ -62,73 +62,72 @@
62 62  (% style="width:1051px" %)
63 63  |=(% style="width: 71px;" %)Nummer|=(% style="width: 974px;" %)Beschreibung
64 64  |(% style="width:71px" %)**1**|(% style="width:974px" %)(((
65 -Hierüber lassen sich der **Zeitstempel (das ist das Empfangsdatum der E-Mail)** sowie der der **Wiedervorlage **und
62 +Hierüber lassen sich der **Zeitstempel (das ist das Empfangsdatum der E-Mail)** sowie der der **Wiedervorlage **der Aktivität.
66 66  
67 -der Zeitpunkt festlegen, wann eine Erinnerung erfolgen soll.
64 +Sollte eine **Erinnerung** gewünscht sein, dann benötigt es die Angabe eines Wiedervorlagedatums sowie die Auswahl der Erinnerung mit Angabe von Minuten.
68 68  )))
69 69  |(% style="width:71px" %)**2**|(% style="width:974px" %)(((
70 -Hier kann man **festlegen**, ob eine E-Mail bei der Zuordnung erledigt, gelesen oder eingegangen ist.
67 +Hier kann man festlegen, ob eine E-Mail bei der Zuordnung erledigt oder gelesen ist.
71 71  
72 -Erledigt: Aktivität erscheint nicht im Mein Desktop und erst in den anderen Desktop, wenn die Hakensetzung "erledigt" gesetzt ist.
69 +**Erledigt**: Aktivität erscheint nicht im Mein Desktop und erst in den anderen Desktop, wenn die Hakensetzung "erledigt" gesetzt ist.
73 73  
74 -Gelesen: Erscheint dann nicht mehr als Pop-Up im Fenster
71 +**Gelesen**: Erscheint dann nicht mehr als Pop-Up im Fenster
75 75  
76 -Eingang kann nicht bearbeitet werden da es sich um eine eingehende E-Mail handelt.
73 +**Eingang**: kann nicht bearbeitet werden da es sich um eine eingehende E-Mail handelt.
77 77  )))
78 78  |(% style="width:71px" %)**3**|(% style="width:974px" %)(((
79 -Besitzt man das **Zusatzmodul Stiftung**, so kann man hier eine Stiftung auswählen und zuweisen.
80 -
76 +Besitzt man das Zusatzmodul** Stiftung**, so kann man hier eine Stiftung auswählen und zuweisen.
81 81  Aktivität wird dann im Stiftungs-Desktop sichtbar.
82 82  )))
83 83  |(% style="width:71px" %)**4**|(% style="width:974px" %)(((
84 -Bei **Von **trägt man den **Absender **ein. Dieser wird unter Umständen bereits vorgeschlagen. Ansonsten kann man diesen auch via **Lupen**-Icon raussuchen. Ist hierbei nicht der richtige dabei, kann man in diesem geöffneten Fenster mithilfe des +Icons auch einen neuen Kontakt anlegen. An dieser Stelle kann man auch gleich entscheiden, ob man z.B. einen Haushalt oder eine Person erstellt.
80 +Bei **Von **trägt man den **Absender **ein. Im b4-System wird eine E-Mail-Adresse automatisch vorgeschlagen, wenn sie mit einem bestehenden Kontakt übereinstimmt. Das System vergleicht eingehende E-Mails mit den gespeicherten Kontakten und schlägt bei einer Übereinstimmung den passenden Kontakt vor.
81 +Ansonsten kann man diesen auch via **Lupen**-Icon raussuchen. Ist hierbei nicht der richtige dabei, kann man in diesem geöffneten Fenster mithilfe des +Icons auch einen neuen Kontakt anlegen.
85 85  )))
86 86  |(% style="width:71px" %)**5**|(% style="width:974px" %)(((
87 -Hier trägt man den **Bezug **ein. Hier kann man die **ausgewählten **und **vorgeschlagenen **Bezüge koordinieren und **mittels Suchleiste **nach Bezügen suchen. Mithilfe des **Suche**-Buttons gelangt man zur Suche der Bezüge.
84 +Hier wird der **Bezug **einer Aktivität vom Typ E-Mail gepflegt. Ein Bezug sorgt dafür, dass die Aktivität im entsprechenden Desktop angezeigt wird. Beispielsweise gibt es einen Bezug zu einer Förderung, sodass diese Aktivität im Förderungs-Desktop erscheint. Einer Aktivität kann nur eine Art von Bezug (Förderung, Ausschüttung, Beschluss) zugewiesen werden.
85 +
86 +Wenn ein Kontakt ausgewählt ist, prüft das System automatisch, in welchen Vorgängen wie beispielsweise Förderung, Ausschüttung, Gremium oder Beschluss dieser Kontakt vorhanden ist. Diese werden dann unter dem Bereich "**Vorgeschlagene Kontakte**" angezeigt.
87 +
88 +Es kann auch nach Bezügen gesucht werden. Ein Begriff bei Feld "Suchbegriff" eintragen und mithilfe des **Suche**-Buttons werden die Suchergebnisse angezeigt.
89 +
90 +Ausgewählt werden die Bezüge mit einem Doppelklick und erscheinen dann im rechten Bereich unter "Ausgewählte Bezüge".
88 88  )))
89 89  |(% style="width:71px" %)**6**|(% style="width:974px" %)(((
90 -Der hier vorhandene **Betreff **wird direkt aus der E-Mail übernommen.
93 +Der hier vorhandene **Betreff **wird direkt aus der E-Mail übernommen. Kann aber angepasst werden.
91 91  )))
92 92  |(% style="width:71px" %)**7**|(% style="width:974px" %)(((
93 -Wenn man der E-Mail einen **Vermerk **hinzufügen will, so klickt man auf das Sprechblase-Icon. Daraufhin wird ein weiteres Fenster geöffnet. In diesem kann man den Vermerk schreiben. Anschließend speichert man den Vermerk.
96 +Wenn man der E-Mail einen **Vermerk **hinzufügen will, so klickt man auf das Sprechblase-Icon. Daraufhin wird ein weiteres Fenster geöffnet. In diesem kann man einen bleibigen Text schreiben.
94 94  )))
95 -|(% style="width:71px" %)**8**|(% style="width:974px" %)Hier kann man auswählen, ob man anschließend die **E-Mail im Posteingang löschen** lassen will.
96 -In diesem Fall ist die E-Mail dann nur im B4-System als Aktivität vorhanden. Außerdem kann man hier auswählen, ob man alle Anhänge dieser E-Mail übernehmen will.
97 -|(% style="width:71px" %)**9**|(% style="width:974px" %)Hier werden alle **Anhänge **angezeigt. In der Checkbox am Anfang jeder Zeile kann man die jeweilige Anlage auswählen oder nicht. Dies nimmt Einfluss darauf, welche Anlagen in der E-Mail dann schließlich mitgeschickt werden sollen.
98 +|(% style="width:71px" %)**8**|(% style="width:974px" %)(((
99 +Hier kann man auswählen, ob man anschließend die **E-Mail im Posteingang löschen** lassen will.
100 +In diesem Fall ist die E-Mail dann nur im B4-System als Aktivität vorhanden.
98 98  
102 +Außerdem kann man hier auswählen, ob man alle** Anhänge **dieser E-Mail übernehmen will. Möchten man nur einzelene Anhänge übernehmen dann dekativert man diesen Haken und setzt den Haken unterhalb in der Auflistung.
103 +)))
104 +|(% style="width:71px" %)**9**|(% style="width:974px" %)Hier werden alle **Anhänge **angezeigt die an der E-Mail hängen. In der Checkbox am Anfang jeder Zeile kann man die jeweilige Anlage auswählen die mit in die Aktivität übernommen werden sollen.
105 +
99 99  = Ordner Auswahl =
100 100  
101 -Mit einem Doppelklick unter dem Navigationsmenü **Kontaktmanagement **findet man den Menüpunkt **E-Mail**.
102 -Mit einem Klick auf den Button **Einstellungen **(rechts oben) kann man die eigenen Ordner von Outlook auszuwählen. Mit dem **OK**-Button bestätigt man die gemachten Eingaben.
108 +1. Mit einem Doppelklick unter dem Navigationsmenü **Kontaktmanagement **findet man den Menüpunkt **E-Mail**.
109 +1. Mit einem Klick auf den Button **Einstellungen **(rechts oben) kann man die Ordner auszuwählen.
110 +1. Mit dem **OK**-Button bestätigt man die gemachten Eingaben.
111 +1. Es werden nun alle E-Mails aus den jeweiligen Ordner angezeigt.
103 103  
104 -[[image:email-anbindung.png||alt="mail-ordner.jpg" height="366" width="385"]]
105 -
106 -
107 -
108 108  = Weitere Postfächer Anbinden =
109 109  
110 110  (% class="box infomessage" %)
111 111  (((
112 -Die Anbindung weiterer Postfächer ist nur mittels des **E-Mail Modus EWS** oder **MS Graph** möglich.
117 +Die Anbindung weiterer Postfächer ist nur mittels des **E-Mail Modus EWS** oder **MS Graph** möglich. Zur Einstellung des E-Mails Modus erfahren Sie [[hier.>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HEinrichtungE-MailAnbindung]]
113 113  )))
114 114  
115 -1. In [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] Begriff **Programmparameter **eingeben
116 -1. In Bereich **Allgemein **auf Menüpunkt **Mail **klicken
117 -1. Vergewissern, dass bei E-Mail Modus **EWS **oder **MS Graph **ausgewählt ist
118 -1. Modul **Kontaktmanagement **anklicken
119 -1. Menüpunkt **E-Mail** anklicken
120 -1. Auf blaues **Zahnrad**-Icon rechts oben klicken
121 -1. In erschienen Fenster (z.B. EWS Ordner bei EWS) auf **+**Icon klicken
120 +1. Mit einem Doppelklick unter dem Navigationsmenü **Kontaktmanagement **findet man den Menüpunkt **E-Mail**.
121 +1. Mit einem Klick auf den Button **Einstellungen **(rechts oben)
122 +1. Im  Fenster auf **+**Icon klicken (links oben)
122 122  1. In Fenster **Zusätzliche Postfächer **Zusatzmailadressen eingeben
123 123  1. Bei Bedarf Eingaben mit **Prüfen**-Button prüfen
124 124  1. **OK**-Button klicken, um die gewünschten Postfächer erfolgreich anzubinden
126 +1. In der Übersichtsliste sehen Sie jetzt alle E-Mails aus den jeweiligen Postfächern.
125 125  
126 126  
127 127  
128 -
129 -x
130 -
131 -
132 -
133 -
134 134