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Änderungen von Dokument 010.4 E-Mail

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2024/10/02 07:54
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am 2024/05/27 16:36
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am 2024/04/02 15:27
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Inhalt
... ... @@ -10,11 +10,6 @@
10 10  Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
11 11  )))
12 12  
13 -= Übersicht E-Mail =
14 -
15 -Im Menüpunkt E-Mail können E-Mails in das b4-System als Aktivität importiert werden und mit weiteren Daten wie bspw. Kontakten, Stiftungen, Bezügen (Förderungen, Ausschüttungen, Mietverträge) verknüpft werden.
16 -Voraussetzung hierfür ist jedoch, dass man eine der verschiedenen E-Mail Anbindungen durchgeführt hat.
17 -
18 18  = Mögliche E-Mail Anbindungen =
19 19  
20 20  Folgende E-Mail Anbindungen sind möglich und E-Mails können in das b4-System importiert sowie auch versendet werden:
... ... @@ -22,14 +22,12 @@
22 22  * [[SMTP>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusIMAP2FSMTP]]
23 23  * [[Outlook (Betriebsbereite Microsoft Version ab 2007)>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusOutlook]]
24 24  * [[EWS>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusEWS]]
25 -* [[MS Graph>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusMSGraph]] (setzt voraus, dass die Webversion aktiv ist)
26 26  
27 -**Voraussetzung**: Mitarbeiter hat eine E-Mail Adresse in der [[Benutzerverwaltung>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Verwaltung%20Stammdaten/#HDCbersichtderBenutzer-undMitarbeiterverwaltung]] hinterlegt.
21 +**Voraussetzung**: Mitarbeiter hat eine E-Mail Adresse in der Benutzerverwaltung hinterlegt. WIE MACHT MAN DAS? BITTE LINK ZU BESCHREIBUNG. MÜSSTE JA IM KAPITEL MITARBEITER ERLÄUTERT SEIN.
28 28  
29 29  = Übersicht aller E-Mails =
30 30  
31 -Wenn man sich die Übersicht der Mails ansehen möchte, so wird man im Modul Kontaktmanagement fündig.
32 -Öffnet man dieses Modul, klickt man auf den ausgeklappten Menüpunkt E-Mail.
25 +HIER FEHLT NOCH EINE ANLEITUNG WIE MAN  ZU DIESER ÜBERSICHT GELANGT:
33 33  
34 34  [[image:Email_Uebersicht.png||height="249" width="1054"]]
35 35  
... ... @@ -36,64 +36,38 @@
36 36  (% style="width:1050px" %)
37 37  |=(% style="width: 76px;" %)Nummer|=(% style="width: 970px;" %)Beschreibung
38 38  |(% style="width:76px" %)**1**|(% style="width:970px" %)Das maximale **Alter in Tagen **drückt das Alter der E-Mails aus. In diesem Beispiel werden alle E-Mails angezeigt, die maximal 5 Tage alt sind.
39 -Um sich hingegen **alle E-Mails anzeigen** zu lassen, trägt man hier den Wert **0 **ein (bei sehr vielen E-Mails kann das einen Moment lang dauern).
40 -|(% style="width:76px" %)**2**|(% style="width:970px" %)Mittels diesem Icon lässt sich die Übersicht **aktualisieren**.
41 -Auf diese Weise werden alle E-Mails vom hinterlegten Postfach hier aktualisiert und angezeigt.
42 -|(% style="width:76px" %)**3**|(% style="width:970px" %)Mittels dem **Zahnrad**-Icon kann man mehrere Posteingänge oder Ordner **konfigurieren. **Weitere Informationen zu Ordnerauswahl erfahren Sie[[ hier.>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/E-Mail%20Anbindung/#HOrdnerAuswahl]]
32 +Um sich hingegen **alle E-Mails anzeigen** zu lassen, trägt man hier den Wert **0 **ein.
33 +|(% style="width:76px" %)**2**|(% style="width:970px" %)Mittels diesem Icon lässt sich die Übersicht **aktualisieren**. WAS GENAU PASSIERT? ALLE EMAILS WERDEN VOM HINTERLEGTEN POSTFACH HIER ANGEZEIGT:
34 +|(% style="width:76px" %)**3**|(% style="width:970px" %)Mittels dem **Zahnrad**-Icon kann man mehrere Posteingänge **konfigurieren**.
43 43  |(% style="width:76px" %)**4**|(% style="width:970px" %) Die **Angaben **pro E-Mail wie beispielsweise der Absender oder Empfänger.
44 -|(% style="width:76px" %)**5**|(% style="width:970px" %)Die Richtung des Pfeiles gibt an, ob die jeweilige E-Mail der jeweiligen Zeile ein- oder ausgeht.
36 +|(% style="width:76px" %)**5**|(% style="width:970px" %)//Sieht wie ein Download Icon aus, hat aber keinerlei Funktion(?)//
45 45  
46 -= E-Mail Vorschau öffnen =
38 += Zuordnung einer E-Mail als Aktivität zu einem Kontakt =
47 47  
48 -Um eine E-Mail zu öffnen, klickt man mit einem Doppelklick auf die ausgewählte E-Mail.
49 -Je nach dem,  welche E-Mail Anbindung eingestellt ist, öffnet sich die E-Mail im Microsoft-Outlook-Programm oder direkt in der b4 Anwendung.
50 -Rechts unten kann die E-Mail als Aktivität einem Kontakt zugeordnet werden.
40 +~1. HIER BRAUCHEN WIR EINEN SCREENSHOT WO EIN DOKUMENT NOCH MIT DABEI IST.
51 51  
52 -= Zuordnung einer E-Mail als Aktivität zu einem Kontakt =
42 +2. Es muss auch erklärt werden wenn ein Kontakt vorgschlagen wird und wie man ein Kontakt neu anlegt.
53 53  
54 -Um eine E-Mail einen Kontakt zu zu weisen klickt man mit rechter Maustaste auf die gewünschte E-Mail. Dabei kann man die Option **E-Mail als Aktivität einem Kontakt zuordnen** auswählen.
55 -Funktioniert dies nicht (//in meinem Fall erscheint eine leere Sprechblase//), klickt man per Doppelklick auf die gewünschte E-Mail. Im anschließend erscheinenden Fenster klickt man nun auf den Button **Kontakt zuordnen**.
56 -Anschließend erscheint der folgende Screenshot zur ausgewählten E-Mail.
44 +3. Der Button Vermerkt ist auch ganz wichtig.
57 57  
58 -[[image:E-Mail_04-2024.png||alt="E-Mail_Zuordnung_einem_kontakt.png" height="722" width="1058"]]
46 +[[image:E-Mail_Zuordnung_einem_kontakt.png||height="419" width="1052"]]
59 59  
60 60  (% style="width:1051px" %)
61 61  |=(% style="width: 71px;" %)Nummer|=(% style="width: 974px;" %)Beschreibung
62 62  |(% style="width:71px" %)**1**|(% style="width:974px" %)(((
63 -Hierüber lassen sich der **Zeitstempel (das ist das Empfangsdatum der E-Mail)** sowie der der **Wiedervorlage **und
51 +Hierüber lassen sich der **Zeitstempel (das ist das Empfangsdatum der E-Mil)**
64 64  
65 -der Zeitpunkt festlegen, wann eine Erinnerung erfolgen soll.
66 -)))
67 -|(% style="width:71px" %)**2**|(% style="width:974px" %)(((
68 -Hier kann man **festlegen**, ob eine E-Mail bei der Zuordnung erledigt, gelesen oder eingegangen ist.
53 +der** **sowie der der **Wiedervorlage **und
69 69  
70 -Erledigt: Aktivität erscheint nicht im Mein Desktop und erst in den anderen Desktop, wenn die Hakensetzung "erledigt" gesetzt ist.
71 -
72 -Gelesen: Erscheint dann nicht mehr als Pop-Up im Fenster
73 -
74 -Eingang kann nicht bearbeitet werden da es sich um eine eingehende E-Mail handelt.
55 +Erinnerung sodass
75 75  )))
76 -|(% style="width:71px" %)**3**|(% style="width:974px" %)(((
77 -Besitzt man das **Zusatzmodul Stiftung**, so kann man hier eine Stiftung auswählen und zuweisen.
57 +|(% style="width:71px" %)**2**|(% style="width:974px" %)Hier kann man **festlegen**, ob eine E-Mail bei der Zuordnung schon den **Status **über Erledigt, Gelesen und den Eingang erfüllt.
58 +|(% style="width:71px" %)**3**|(% style="width:974px" %)Besitzt man das **Zusatzmodul Stiftung**, so kann man hier eine Stiftung auswählen und zuweisen.
59 +|(% style="width:71px" %)**4**|(% style="width:974px" %)Bei **Von **trägt man den **Absender **ein.
60 +|(% style="width:71px" %)**5**|(% style="width:974px" %)Hier trägt man den **Bezug **ein. Hier kann man die **ausgewählten **und **vorgeschlagenen **Bezüge koordinieren und **mittels Suchleiste **nach Bezügen suchen.
61 +|(% style="width:71px" %)**6**|(% style="width:974px" %)Hier trägt man den **Betreff **ein. Über das **Icon **rechts **neben **dem **Betreff **kann man noch einen **Vermerk **anheften (//Wäre es nicht sinnvoller, Vermerk eher als zweite Zeile drunter einzufügen//?)
62 +|(% style="width:71px" %)**7**|(% style="width:974px" %)Hier kann man auswählen, ob man anschließend die **E-Mail im Posteingang löschen** lassen will.
78 78  
79 -Aktivität wird dann im Stiftungs-Desktop sichtbar.
80 -)))
81 -|(% style="width:71px" %)**4**|(% style="width:974px" %)(((
82 -Bei **Von **trägt man den **Absender **ein. Dieser wird unter Umständen bereits vorgeschlagen. Ansonsten kann man diesen auch via **Lupen**-Icon raussuchen. Ist hierbei nicht der richtige dabei, kann man in diesem geöffneten Fenster mithilfe des +Icons auch einen neuen Kontakt anlegen. An dieser Stelle kann man auch gleich entscheiden, ob man z.B. einen Haushalt oder eine Person erstellt.
83 -)))
84 -|(% style="width:71px" %)**5**|(% style="width:974px" %)(((
85 -Hier trägt man den **Bezug **ein. Hier kann man die **ausgewählten **und **vorgeschlagenen **Bezüge koordinieren und **mittels Suchleiste **nach Bezügen suchen. Mithilfe des **Suche**-Buttons gelangt man zur Suche der Bezüge.
86 -)))
87 -|(% style="width:71px" %)**6**|(% style="width:974px" %)(((
88 -Der hier vorhandene **Betreff **wird direkt aus der E-Mail übernommen.
89 -)))
90 -|(% style="width:71px" %)**7**|(% style="width:974px" %)(((
91 -Wenn man der E-Mail einen **Vermerk **hinzufügen will, so klickt man auf das Sprechblase-Icon. Daraufhin wird ein weiteres Fenster geöffnet. In diesem kann man den Vermerk schreiben. Anschließend speichert man den Vermerk.
92 -)))
93 -|(% style="width:71px" %)**8**|(% style="width:974px" %)Hier kann man auswählen, ob man anschließend die **E-Mail im Posteingang löschen** lassen will.
94 -In diesem Fall ist die E-Mail dann nur im B4-System als Aktivität vorhanden. Außerdem kann man hier auswählen, ob man alle Anhänge dieser E-Mail übernehmen will.
95 -|(% style="width:71px" %)**9**|(% style="width:974px" %)Hier werden alle **Anhänge **angezeigt. In der Checkbox am Anfang jeder Zeile kann man die jeweilige Anlage auswählen oder nicht. Dies nimmt Einfluss darauf, welche Anlagen in der E-Mail dann schließlich mitgeschickt werden sollen.
96 -
97 97  = Ordner Auswahl =
98 98  
99 99  Mit einem Doppelklick unter dem Navigationsmenü **Kontaktmanagement **findet man den Menüpunkt **E-Mail**.
... ... @@ -102,29 +102,60 @@
102 102  [[image:email-anbindung.png||alt="mail-ordner.jpg" height="366" width="385"]]
103 103  
104 104  
72 += Zeitliche Selektionsmöglichkeiten =
105 105  
74 +Man hat ebenfalls die Möglichkeit, die eigenen Emails zeitlich zu selektieren. Im oberen rechten Bildschirmbereich kann man mittels der Pfeiltasten oder manuell die E-Mails in **Alter in Tagen** sortieren.
75 +
76 += Aktualisieren der E-Mails auf den aktuellen Stand =
77 +
78 +Oben rechts kann man die eigenen E-Mails jederzeit mit dem Button **Aktualisieren **auf den aktuellen Stand bringen.
79 +
80 +
81 += Öffnen von E-Mails =
82 +
83 +Um eine E-Mail zu öffnen, klickt man mit einem Doppelklick auf die ausgewählte E-Mail.
84 +Je nach dem,  welche E-Mail Anbindung eingestellt ist, öffnet sich die E-Mail im Microsoft-Outlook-Programm oder direkt in der b4 Anwendung.
85 +Rechts unten kann die E-Mail als Aktivität einem Kontakt zugeordnet werden.
86 +
87 +
88 += E-Mail als Aktivität einem Kontakt zuordnen =
89 +
90 +1. Auf gewünschte E-Mail mit rechter Maustaste klicken
91 +
92 +(% style="list-style-type:circle" %)
93 +* Die Email wird Kontakten zuordbar und das Öffnen der Mail möglich.
94 +
95 +(% start="2" %)
96 +1. Option **E-Mail als Aktivität einem Kontakt zuordnen** auswählen
97 +
98 +(% style="list-style-type:circle" %)
99 +* Ein Fenster wird geöffnet.
100 +
101 +(% start="3" %)
102 +1. Kontakt auswählen
103 +1. Weitere Detailinformationen zur Aktivität Typ E-Mail angeben
104 +
105 +1.   Mit einem Rechtsklick auf die von Ihnen ausgewählte E-Mail können Sie die E-Mail Kontakten zuordnen oder Öffnen.
106 +
107 +Um einer E-Mail einen Kontakt zuzuordnen, wählen Sie bitte den Punkt „E-Mail als Aktivität einem Kontakt zuordnen“.
108 +
109 +2.   Es öffnet sich ein neues Fenster. Hier können Sie nun einen Kontakt auswählen und weitere Detailinformationen zur Aktivität Typ E-Mail angeben.
110 +
111 +
106 106  = Weitere Postfächer Anbinden =
107 107  
108 -(% class="box infomessage" %)
109 -(((
110 -Die Anbindung weiterer Postfächer ist nur mittels des **E-Mail Modus EWS** oder **MS Graph** möglich.
111 -)))
114 +Geht nur bei EWS oder MS Graph
112 112  
113 -1. In [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] Begriff **Programmparameter **eingeben
114 -1. In Bereich **Allgemein **auf Menüpunkt **Mail **klicken
115 -1. Vergewissern, dass bei E-Mail Modus **EWS **oder **MS Graph **ausgewählt ist
116 -1. Modul **Kontaktmanagement **anklicken
117 -1. Menüpunkt **E-Mail** anklicken
118 -1. Auf blaues **Zahnrad**-Icon rechts oben klicken
119 -1. In erschienen Fenster (z.B. EWS Ordner bei EWS) auf **+**Icon klicken
120 -1. In Fenster **Zusätzliche Postfächer **Zusatzmailadressen eingeben
121 -1. Bei Bedarf Eingaben mit **Prüfen**-Button prüfen
122 -1. **OK**-Button klicken, um die gewünschten Postfächer erfolgreich anzubinden
116 +[[image:image-20240402151021-1.png]]
123 123  
118 +x
124 124  
125 125  x
126 126  
127 127  
128 128  
124 +Weiteres Kapitel:
129 129  
126 +Es kann mehrere Absender Mail Adressen geben.
127 +
130 130  
E-Mail_04-2024.png
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... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
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... ... @@ -1,1 +1,0 @@
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1 -XWiki.kprummer
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... ... @@ -1,1 +1,0 @@
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