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Änderungen von Dokument 010.4 E-Mail

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2024/10/02 07:54
Von Version 39.1
bearbeitet von Katharina Prummer
am 2024/05/27 16:36
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bearbeitet von Reiner Prummer
am 2023/02/06 13:30
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Titel
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -010.4 E-Mail
1 +E-Mail Anbindung
Dokument-Autor
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.kprummer
1 +XWiki.rprummer
Inhalt
... ... @@ -1,130 +1,40 @@
1 -(% class="box" %)
2 -(((
3 -**Die E-Mail Anbindung im Überblick:**
1 +Voraussetzung: Betriebsbereite MS-Outlook-Version ab 2007.
4 4  
5 -{{toc/}}
6 -)))
3 +Mit einem Doppelklick unter dem Navigationsmenü „Kontaktmanagement“ finden Sie die Funktion, „E-Mail“. Es öffnet sich ein neuer Karteireiter und synchronisiert automatisch alle empfangenen und gesendeten E-Mails. Hier haben Sie nun folgende Möglichkeiten:
7 7  
8 -(% class="box warningmessage" %)
9 -(((
10 -Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
11 -)))
5 +[[image:mailanbindung-001.jpg]]
12 12  
13 -= Übersicht E-Mail =
7 +**a.   Ordner auswählen**
14 14  
15 -Im Menüpunkt E-Mail können E-Mails in das b4-System als Aktivität importiert werden und mit weiteren Daten wie bspw. Kontakten, Stiftungen, Bezügen (Förderungen, Ausschüttungen, Mietverträge) verknüpft werden.
16 -Voraussetzung hierfür ist jedoch, dass man eine der verschiedenen E-Mail Anbindungen durchgeführt hat.
9 +Klicken Sie auf den Button „Einstellungen“ (rechts oben) um Ihre Ordern von Outlook auszuwählen. Bestätigen Sie mit dem Button „OK“.
17 17  
18 -= Mögliche E-Mail Anbindungen =
11 +[[image:mail-ordner.jpg]]
19 19  
20 -Folgende E-Mail Anbindungen sind möglich und E-Mails können in das b4-System importiert sowie auch versendet werden:
13 +**b.   Gewählte Ordner/Mein Posteingang **
21 21  
22 -* [[SMTP>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusIMAP2FSMTP]]
23 -* [[Outlook (Betriebsbereite Microsoft Version ab 2007)>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusOutlook]]
24 -* [[EWS>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusEWS]]
25 -* [[MS Graph>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusMSGraph]] (setzt voraus, dass die Webversion aktiv ist)
15 +Rechts oben haben Sie die Möglichkeit, zwischen „gewählte Ordner“ und „Mein Posteingang“ zu wechseln. Diese können Sie mit einem Klick auswählen bzw. auch wieder entfernen.
26 26  
27 -**Voraussetzung**: Mitarbeiter hat eine E-Mail Adresse in der [[Benutzerverwaltung>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Verwaltung%20Stammdaten/#HDCbersichtderBenutzer-undMitarbeiterverwaltung]] hinterlegt.
17 +**c.   Zeitliche Selektionsmöglichkeiten**
28 28  
29 -= Übersicht aller E-Mails =
19 +Sie haben ebenfalls die Möglichkeit, Ihre Emails zeitlich zu selektieren. Im oberen rechten Bildschirmbereich können Sie mittels der Pfeiltasten oder manuell die E-Mails in „Alter in Tagen“, sortieren.
30 30  
31 -Wenn man sich die Übersicht der Mails ansehen möchte, so wird man im Modul Kontaktmanagement fündig.
32 -Öffnet man dieses Modul, klickt man auf den ausgeklappten Menüpunkt E-Mail.
21 +**d.   Outlook aktualisieren**
33 33  
34 -[[image:Email_Uebersicht.png||height="249" width="1054"]]
23 +Oben rechts können Sie Ihre E-Mails jederzeit mit dem Button „Aktualisieren“ auf den aktuellen Stand bringen.
35 35  
36 -(% style="width:1050px" %)
37 -|=(% style="width: 76px;" %)Nummer|=(% style="width: 970px;" %)Beschreibung
38 -|(% style="width:76px" %)**1**|(% style="width:970px" %)Das maximale **Alter in Tagen **drückt das Alter der E-Mails aus. In diesem Beispiel werden alle E-Mails angezeigt, die maximal 5 Tage alt sind.
39 -Um sich hingegen **alle E-Mails anzeigen** zu lassen, trägt man hier den Wert **0 **ein (bei sehr vielen E-Mails kann das einen Moment lang dauern).
40 -|(% style="width:76px" %)**2**|(% style="width:970px" %)Mittels diesem Icon lässt sich die Übersicht **aktualisieren**.
41 -Auf diese Weise werden alle E-Mails vom hinterlegten Postfach hier aktualisiert und angezeigt.
42 -|(% style="width:76px" %)**3**|(% style="width:970px" %)Mittels dem **Zahnrad**-Icon kann man mehrere Posteingänge oder Ordner **konfigurieren. **Weitere Informationen zu Ordnerauswahl erfahren Sie[[ hier.>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/E-Mail%20Anbindung/#HOrdnerAuswahl]]
43 -|(% style="width:76px" %)**4**|(% style="width:970px" %) Die **Angaben **pro E-Mail wie beispielsweise der Absender oder Empfänger.
44 -|(% style="width:76px" %)**5**|(% style="width:970px" %)Die Richtung des Pfeiles gibt an, ob die jeweilige E-Mail der jeweiligen Zeile ein- oder ausgeht.
45 45  
46 -= E-Mail Vorschau öffnen =
26 +**e.   E-Mail als Aktivität einem Kontakt zuordnen**
47 47  
48 -Um eine E-Mail zu öffnen, klickt man mit einem Doppelklick auf die ausgewählte E-Mail.
49 -Je nach dem,  welche E-Mail Anbindung eingestellt ist, öffnet sich die E-Mail im Microsoft-Outlook-Programm oder direkt in der b4 Anwendung.
50 -Rechts unten kann die E-Mail als Aktivität einem Kontakt zugeordnet werden.
28 +1.   Mit einem Rechtsklick auf die von Ihnen ausgewählte E-Mail können Sie die E-Mail Kontakten zuordnen oder Öffnen. Um einer E-Mail einen Kontakt zuzuordnen, wählen Sie bitte den Punkt „E-Mail als Aktivität einem Kontakt zuordnen“. 
29 +2.   Es öffnet sich ein neues Fenster. Hier können Sie nun einen Kontakt auswählen und weitere Detailinformationen zur Aktivität Typ E-Mail angeben. Alle weitere Infos zur Aktivität vom Typ E-Mail finden Sie im Kapitel „Aktivitäten“.
51 51  
52 -= Zuordnung einer E-Mail als Aktivität zu einem Kontakt =
53 53  
54 -Um eine E-Mail einen Kontakt zu zu weisen klickt man mit rechter Maustaste auf die gewünschte E-Mail. Dabei kann man die Option **E-Mail als Aktivität einem Kontakt zuordnen** auswählen.
55 -Funktioniert dies nicht (//in meinem Fall erscheint eine leere Sprechblase//), klickt man per Doppelklick auf die gewünschte E-Mail. Im anschließend erscheinenden Fenster klickt man nun auf den Button **Kontakt zuordnen**.
56 -Anschließend erscheint der folgende Screenshot zur ausgewählten E-Mail.
32 +**f.   Alle erkannten E-Mails als Aktivität ihren Kontakten zuordnen**
57 57  
58 -[[image:E-Mail_04-2024.png||alt="E-Mail_Zuordnung_einem_kontakt.png" height="722" width="1058"]]
34 +1.   Um alle E-Mails den jeweiligen Kon
35 +2.   takten zuzuordnen, wählen Sie nach einem Rechtsklick den Punkt „alle erkannten E-Mails als Aktivität ihren Kontakten zuordnen“. 
36 +3.   Sobald der passende Kontakt zur jeweiligen E-Mail gefunden wurde, wird dieser automatisch in der Spalte Kontakt angezeigt.
37 + 
38 +**g.   E-Mail öffnen**
59 59  
60 -(% style="width:1051px" %)
61 -|=(% style="width: 71px;" %)Nummer|=(% style="width: 974px;" %)Beschreibung
62 -|(% style="width:71px" %)**1**|(% style="width:974px" %)(((
63 -Hierüber lassen sich der **Zeitstempel (das ist das Empfangsdatum der E-Mail)** sowie der der **Wiedervorlage **und
64 -
65 -der Zeitpunkt festlegen, wann eine Erinnerung erfolgen soll.
66 -)))
67 -|(% style="width:71px" %)**2**|(% style="width:974px" %)(((
68 -Hier kann man **festlegen**, ob eine E-Mail bei der Zuordnung erledigt, gelesen oder eingegangen ist.
69 -
70 -Erledigt: Aktivität erscheint nicht im Mein Desktop und erst in den anderen Desktop, wenn die Hakensetzung "erledigt" gesetzt ist.
71 -
72 -Gelesen: Erscheint dann nicht mehr als Pop-Up im Fenster
73 -
74 -Eingang kann nicht bearbeitet werden da es sich um eine eingehende E-Mail handelt.
75 -)))
76 -|(% style="width:71px" %)**3**|(% style="width:974px" %)(((
77 -Besitzt man das **Zusatzmodul Stiftung**, so kann man hier eine Stiftung auswählen und zuweisen.
78 -
79 -Aktivität wird dann im Stiftungs-Desktop sichtbar.
80 -)))
81 -|(% style="width:71px" %)**4**|(% style="width:974px" %)(((
82 -Bei **Von **trägt man den **Absender **ein. Dieser wird unter Umständen bereits vorgeschlagen. Ansonsten kann man diesen auch via **Lupen**-Icon raussuchen. Ist hierbei nicht der richtige dabei, kann man in diesem geöffneten Fenster mithilfe des +Icons auch einen neuen Kontakt anlegen. An dieser Stelle kann man auch gleich entscheiden, ob man z.B. einen Haushalt oder eine Person erstellt.
83 -)))
84 -|(% style="width:71px" %)**5**|(% style="width:974px" %)(((
85 -Hier trägt man den **Bezug **ein. Hier kann man die **ausgewählten **und **vorgeschlagenen **Bezüge koordinieren und **mittels Suchleiste **nach Bezügen suchen. Mithilfe des **Suche**-Buttons gelangt man zur Suche der Bezüge.
86 -)))
87 -|(% style="width:71px" %)**6**|(% style="width:974px" %)(((
88 -Der hier vorhandene **Betreff **wird direkt aus der E-Mail übernommen.
89 -)))
90 -|(% style="width:71px" %)**7**|(% style="width:974px" %)(((
91 -Wenn man der E-Mail einen **Vermerk **hinzufügen will, so klickt man auf das Sprechblase-Icon. Daraufhin wird ein weiteres Fenster geöffnet. In diesem kann man den Vermerk schreiben. Anschließend speichert man den Vermerk.
92 -)))
93 -|(% style="width:71px" %)**8**|(% style="width:974px" %)Hier kann man auswählen, ob man anschließend die **E-Mail im Posteingang löschen** lassen will.
94 -In diesem Fall ist die E-Mail dann nur im B4-System als Aktivität vorhanden. Außerdem kann man hier auswählen, ob man alle Anhänge dieser E-Mail übernehmen will.
95 -|(% style="width:71px" %)**9**|(% style="width:974px" %)Hier werden alle **Anhänge **angezeigt. In der Checkbox am Anfang jeder Zeile kann man die jeweilige Anlage auswählen oder nicht. Dies nimmt Einfluss darauf, welche Anlagen in der E-Mail dann schließlich mitgeschickt werden sollen.
96 -
97 -= Ordner Auswahl =
98 -
99 -Mit einem Doppelklick unter dem Navigationsmenü **Kontaktmanagement **findet man den Menüpunkt **E-Mail**.
100 -Mit einem Klick auf den Button **Einstellungen **(rechts oben) kann man die eigenen Ordner von Outlook auszuwählen. Mit dem **OK**-Button bestätigt man die gemachten Eingaben.
101 -
102 -[[image:email-anbindung.png||alt="mail-ordner.jpg" height="366" width="385"]]
103 -
104 -
105 -
106 -= Weitere Postfächer Anbinden =
107 -
108 -(% class="box infomessage" %)
109 -(((
110 -Die Anbindung weiterer Postfächer ist nur mittels des **E-Mail Modus EWS** oder **MS Graph** möglich.
111 -)))
112 -
113 -1. In [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] Begriff **Programmparameter **eingeben
114 -1. In Bereich **Allgemein **auf Menüpunkt **Mail **klicken
115 -1. Vergewissern, dass bei E-Mail Modus **EWS **oder **MS Graph **ausgewählt ist
116 -1. Modul **Kontaktmanagement **anklicken
117 -1. Menüpunkt **E-Mail** anklicken
118 -1. Auf blaues **Zahnrad**-Icon rechts oben klicken
119 -1. In erschienen Fenster (z.B. EWS Ordner bei EWS) auf **+**Icon klicken
120 -1. In Fenster **Zusätzliche Postfächer **Zusatzmailadressen eingeben
121 -1. Bei Bedarf Eingaben mit **Prüfen**-Button prüfen
122 -1. **OK**-Button klicken, um die gewünschten Postfächer erfolgreich anzubinden
123 -
124 -
125 -x
126 -
127 -
128 -
129 -
130 -
40 +Um eine E-Mail zu öffnen, klicken Sie mit einem Doppelklick auf die von Ihnen ausgewählte E-Mail. Diese E-Mail öffnet sich dann im Microsoft-Outlook-Programm.
E-Mail_04-2024.png
Author
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1 -XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
E-Mail_Kontakt_zuordnen.png
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1 -XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
E-Mail_Zuordnung_einem_kontakt.png
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1 -XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
Email_Uebersicht.png
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1 -XWiki.MarcoBauer
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email-anbindung.png
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1 -XWiki.MarcoBauer
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image-20240402151021-1.png
Author
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1 -XWiki.kprummer
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1 -24.6 KB
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1 -XWiki.kprummer
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1 -51.9 KB
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