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Änderungen von Dokument 010.4 E-Mail

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2024/10/02 07:54
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bearbeitet von Katharina Prummer
am 2023/11/03 09:26
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bearbeitet von Marco Bauer
am 2024/04/25 20:36
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Titel
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -E-Mail Anbindung
1 +010.4 E-Mail
Dokument-Autor
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.kprummer
1 +XWiki.MarcoBauer
Inhalt
... ... @@ -1,45 +1,134 @@
1 -Folgende E-Mail Anbindungen sind möglich:
1 +(% class="box" %)
2 +(((
3 +**Die E-Mail Anbindung im Überblick:**
2 2  
3 -SMTP
5 +{{toc/}}
6 +)))
4 4  
5 -Outlook (Betriebsbereite MS-Outlook-Version ab 2007)
8 +(% class="box warningmessage" %)
9 +(((
10 +Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
11 +)))
6 6  
7 -EWS
13 += Übersicht E-Mail =
8 8  
15 +Der Menüpunkt E-Mail gewährt einen Einblick in alle E-Mails von einem selbst. Voraussetzung hierfür ist jedoch, dass man eine der verschiedenen E-Mail Anbindungen durchgeführt hat.
16 +Die eingegangene E-Mails kann nach den verschiedenen Spalten der Übersicht filtern. Mehr zur Übersicht der E-Mails gibt es [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/E-Mail%20Anbindung/#HDCbersichtallerE-Mails]].
9 9  
10 -Vorraussetzung; Mitarbeiter hat eine E-Mail Adresse in der Benutzerverwaltung hinterlegt.
18 += Mögliche E-Mail Anbindungen =
11 11  
20 +Folgende E-Mail Anbindungen sind möglich und E-Mails können in das b4-System importiert sowie auch versendet werden:
12 12  
22 +* [[SMTP>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusIMAP2FSMTP]]
23 +* [[Outlook (Betriebsbereite Microsoft Version ab 2007)>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusOutlook]]
24 +* [[EWS>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusEWS]]
25 +* [[MS Graph>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusMSGraph]] (setzt voraus, dass die Webversion aktiv ist)
13 13  
14 -Mit einem Doppelklick unter dem Navigationsmenü „Kontaktmanagement“ finden Sie die Funktion, „E-Mail“. Es öffnet sich ein neuer Karteireiter und synchronisiert automatisch alle empfangenen und gesendeten E-Mails. Hier haben Sie nun folgende Möglichkeiten:
27 +**Voraussetzung**: Mitarbeiter hat eine E-Mail Adresse in der [[Benutzerverwaltung>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Verwaltung%20Stammdaten/#HDCbersichtderBenutzer-undMitarbeiterverwaltung]] hinterlegt.
15 15  
16 -[[image:mailanbindung-001.jpg]]
29 += Übersicht aller E-Mails =
17 17  
18 -**a.   Ordner auswählen**
31 +Wenn man sich die Übersicht der Mails ansehen möchte, so wird man im Modul Kontaktmanagement fündig.
32 +Öffnet man dieses Modul, klickt man auf den ausgeklappten Menüpunkt E-Mail. Anschließend wird man aufgefordert, seine verbundene E-Mail Adresse samt Passwort einzugeben.
33 +Anschließend bekommt man die Ansicht der E-Mails zu sehen.
19 19  
20 -Klicken Sie auf den Button „Einstellungen“ (rechts oben) um Ihre Ordern von Outlook auszuwählen. Bestätigen Sie mit dem Button „OK“.
35 +[[image:Email_Uebersicht.png||height="249" width="1054"]]
21 21  
22 -[[image:mail-ordner.jpg]]
37 +(% style="width:1050px" %)
38 +|=(% style="width: 76px;" %)Nummer|=(% style="width: 970px;" %)Beschreibung
39 +|(% style="width:76px" %)**1**|(% style="width:970px" %)Das maximale **Alter in Tagen **drückt das Alter der E-Mails aus. In diesem Beispiel werden alle E-Mails angezeigt, die maximal 5 Tage alt sind.
40 +Um sich hingegen **alle E-Mails anzeigen** zu lassen, trägt man hier den Wert **0 **ein (bei sehr vielen E-Mails kann das einen Moment lang dauern).
41 +|(% style="width:76px" %)**2**|(% style="width:970px" %)Mittels diesem Icon lässt sich die Übersicht **aktualisieren**.
42 +Auf diese Weise werden alle E-Mails vom hinterlegten Postfach hier aktualisiert und angezeigt.
43 +|(% style="width:76px" %)**3**|(% style="width:970px" %)Mittels dem **Zahnrad**-Icon kann man mehrere Posteingänge **konfigurieren**.
44 +Je nach dem, welches Verfahren man nutzt, ändert sich die Ansicht. Je nach Verfahren werden hier automatisch alle verfügbaren Posteingänge angezeigt oder eben nicht.
45 +|(% style="width:76px" %)**4**|(% style="width:970px" %) Die **Angaben **pro E-Mail wie beispielsweise der Absender oder Empfänger.
46 +|(% style="width:76px" %)**5**|(% style="width:970px" %)Die Richtung des Pfeiles gibt an, ob die jeweilige E-Mail der jeweiligen Zeile ein- oder ausgeht.
23 23  
24 -**b.   Gewählte Ordner/Mein Posteingang **
48 += E-Mail Vorschau öffnen =
25 25  
26 -Rechts oben haben Sie die Möglichkeit, zwischen „gewählte Ordner“ und „Mein Posteingang“ zu wechseln. Diese können Sie mit einem Klick auswählen bzw. auch wieder entfernen.
50 +Um eine E-Mail zu öffnen, klickt man mit einem Doppelklick auf die ausgewählte E-Mail.
51 +Je nach dem,  welche E-Mail Anbindung eingestellt ist, öffnet sich die E-Mail im Microsoft-Outlook-Programm oder direkt in der b4 Anwendung.
52 +Rechts unten kann die E-Mail als Aktivität einem Kontakt zugeordnet werden.
27 27  
28 -**c.   Zeitliche Selektionsmöglichkeiten**
54 += Zuordnung einer E-Mail als Aktivität zu einem Kontakt =
29 29  
30 -Sie haben ebenfalls die Möglichkeit, Ihre Emails zeitlich zu selektieren. Im oberen rechten Bildschirmbereich können Sie mittels der Pfeiltasten oder manuell die E-Mails in „Alter in Tagen“, sortieren.
56 +Um eine E-Mail einen Kontakt zu zu weisen klickt man mit rechter Maustaste auf die gewünschte E-Mail. Dabei kann man die Option **E-Mail als Aktivität einem Kontakt zuordnen** auswählen.
57 +Funktioniert dies nicht (//in meinem Fall erscheint eine leere Sprechblase//), klickt man per Doppelklick auf die gewünschte E-Mail. Im anschließend erscheinenden Fenster klickt man nun auf den Button **Kontakt zuordnen**.
58 +Anschließend erscheint der folgende Screenshot zur ausgewählten E-Mail.
31 31  
32 -**d.   Aktualisieren**
60 +[[image:E-Mail_04-2024.png||alt="E-Mail_Zuordnung_einem_kontakt.png" height="722" width="1058"]]
33 33  
34 -Oben rechts können Sie Ihre E-Mails jederzeit mit dem Button „Aktualisieren“ auf den aktuellen Stand bringen.
62 +(% style="width:1051px" %)
63 +|=(% style="width: 71px;" %)Nummer|=(% style="width: 974px;" %)Beschreibung
64 +|(% style="width:71px" %)**1**|(% style="width:974px" %)(((
65 +Hierüber lassen sich der **Zeitstempel (das ist das Empfangsdatum der E-Mail)** sowie der der **Wiedervorlage **und
35 35  
67 +der Zeitpunkt festlegen, wann eine Erinnerung erfolgen soll.
68 +)))
69 +|(% style="width:71px" %)**2**|(% style="width:974px" %)(((
70 +Hier kann man **festlegen**, ob eine E-Mail bei der Zuordnung erledigt, gelesen oder eingegangen ist.
36 36  
37 -**e.   E-Mail als Aktivität einem Kontakt zuordnen**
72 +Erledigt: Aktivität erscheint nicht im Mein Desktop und erst in den anderen Desktop, wenn die Hakensetzung "erledigt" gesetzt ist.
38 38  
39 -1.   Mit einem Rechtsklick auf die von Ihnen ausgewählte E-Mail können Sie die E-Mail Kontakten zuordnen oder Öffnen. Um einer E-Mail einen Kontakt zuzuordnen, wählen Sie bitte den Punkt „E-Mail als Aktivität einem Kontakt zuordnen“. 
40 -2.   Es öffnet sich ein neues Fenster. Hier können Sie nun einen Kontakt auswählen und weitere Detailinformationen zur Aktivität Typ E-Mail angeben. Alle weitere Infos zur Aktivität vom Typ E-Mail finden Sie im Kapitel „Aktivitäten“.
74 +Gelesen: Erscheint dann nicht mehr als Pop-Up im Fenster
41 41  
42 - 
43 -**g.   E-Mail öffnen**
76 +Eingang kann nicht bearbeitet werden da es sich um eine eingehende E-Mail handelt.
77 +)))
78 +|(% style="width:71px" %)**3**|(% style="width:974px" %)(((
79 +Besitzt man das **Zusatzmodul Stiftung**, so kann man hier eine Stiftung auswählen und zuweisen.
44 44  
45 -Um eine E-Mail zu öffnen, klicken Sie mit einem Doppelklick auf die von Ihnen ausgewählte E-Mail. Diese E-Mail öffnet sich dann im Microsoft-Outlook-Programm.
81 +Aktivität wird dann im Stiftungs-Desktop sichtbar.
82 +)))
83 +|(% style="width:71px" %)**4**|(% style="width:974px" %)(((
84 +Bei **Von **trägt man den **Absender **ein. Dieser wird unter Umständen bereits vorgeschlagen. Ansonsten kann man diesen auch via **Lupen**-Icon raussuchen. Ist hierbei nicht der richtige dabei, kann man in diesem geöffneten Fenster mithilfe des +Icons auch einen neuen Kontakt anlegen. An dieser Stelle kann man auch gleich entscheiden, ob man z.B. einen Haushalt oder eine Person erstellt.
85 +)))
86 +|(% style="width:71px" %)**5**|(% style="width:974px" %)(((
87 +Hier trägt man den **Bezug **ein. Hier kann man die **ausgewählten **und **vorgeschlagenen **Bezüge koordinieren und **mittels Suchleiste **nach Bezügen suchen. Mithilfe des **Suche**-Buttons gelangt man zur Suche der Bezüge.
88 +)))
89 +|(% style="width:71px" %)**6**|(% style="width:974px" %)(((
90 +Der hier vorhandene **Betreff **wird direkt aus der E-Mail übernommen.
91 +)))
92 +|(% style="width:71px" %)**7**|(% style="width:974px" %)(((
93 +Wenn man der E-Mail einen **Vermerk **hinzufügen will, so klickt man auf das Sprechblase-Icon. Daraufhin wird ein weiteres Fenster geöffnet. In diesem kann man den Vermerk schreiben. Anschließend speichert man den Vermerk.
94 +)))
95 +|(% style="width:71px" %)**8**|(% style="width:974px" %)Hier kann man auswählen, ob man anschließend die **E-Mail im Posteingang löschen** lassen will.
96 +In diesem Fall ist die E-Mail dann nur im B4-System als Aktivität vorhanden. Außerdem kann man hier auswählen, ob man alle Anhänge dieser E-Mail übernehmen will.
97 +|(% style="width:71px" %)**9**|(% style="width:974px" %)Hier werden alle **Anhänge **angezeigt. In der Checkbox am Anfang jeder Zeile kann man die jeweilige Anlage auswählen oder nicht. Dies nimmt Einfluss darauf, welche Anlagen in der E-Mail dann schließlich mitgeschickt werden sollen.
98 +
99 += Ordner Auswahl =
100 +
101 +Mit einem Doppelklick unter dem Navigationsmenü **Kontaktmanagement **findet man den Menüpunkt **E-Mail**.
102 +Mit einem Klick auf den Button **Einstellungen **(rechts oben) kann man die eigenen Ordner von Outlook auszuwählen. Mit dem **OK**-Button bestätigt man die gemachten Eingaben.
103 +
104 +[[image:email-anbindung.png||alt="mail-ordner.jpg" height="366" width="385"]]
105 +
106 +
107 +
108 += Weitere Postfächer Anbinden =
109 +
110 +(% class="box infomessage" %)
111 +(((
112 +Die Anbindung weiterer Postfächer ist nur mittels des **E-Mail Modus EWS** oder **MS Graph** möglich.
113 +)))
114 +
115 +1. In [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] Begriff **Programmparameter **eingeben
116 +1. In Bereich **Allgemein **auf Menüpunkt **Mail **klicken
117 +1. Vergewissern, dass bei E-Mail Modus **EWS **oder **MS Graph **ausgewählt ist
118 +1. Modul **Kontaktmanagement **anklicken
119 +1. Menüpunkt **E-Mail** anklicken
120 +1. Auf blaues **Zahnrad**-Icon rechts oben klicken
121 +1. In erschienen Fenster (z.B. EWS Ordner bei EWS) auf **+**Icon klicken
122 +1. In Fenster **Zusätzliche Postfächer **Zusatzmailadressen eingeben
123 +1. Bei Bedarf Eingaben mit **Prüfen**-Button prüfen
124 +1. **OK**-Button klicken, um die gewünschten Postfächer erfolgreich anzubinden
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