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Änderungen von Dokument 010.4 E-Mail

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2024/10/02 07:54
Von Version 41.1
bearbeitet von Katharina Prummer
am 2024/05/27 16:38
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bearbeitet von Marco Bauer
am 2024/04/18 18:54
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Dokument-Autor
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.kprummer
1 +XWiki.MarcoBauer
Inhalt
... ... @@ -12,8 +12,8 @@
12 12  
13 13  = Übersicht E-Mail =
14 14  
15 -Im Menüpunkt E-Mail können E-Mails in das b4-System als Aktivität importiert werden und mit weiteren Daten wie bspw. Kontakten, Stiftungen, Bezügen (Förderungen, Ausschüttungen, Mietverträge) verknüpft werden.
16 -Voraussetzung hierfür ist jedoch, dass man eine der verschiedenen E-Mail Anbindungen durchgeführt hat.
15 +Der Menüpunkt E-Mail gewährt einen Einblick in alle E-Mails von einem selbst. Voraussetzung hierfür ist jedoch, dass man eine der verschiedenen E-Mail Anbindungen durchgeführt hat.
16 +Die eingegangene E-Mails kann nach den verschiedenen Spalten der Übersicht filtern. Mehr zur Übersicht der E-Mails gibt es [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/E-Mail%20Anbindung/#HDCbersichtallerE-Mails]].
17 17  
18 18  = Mögliche E-Mail Anbindungen =
19 19  
... ... @@ -22,7 +22,7 @@
22 22  * [[SMTP>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusIMAP2FSMTP]]
23 23  * [[Outlook (Betriebsbereite Microsoft Version ab 2007)>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusOutlook]]
24 24  * [[EWS>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusEWS]]
25 -* [[MS Graph>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HE-MailModusMSGraph]] (setzt voraus, dass die Webversion aktiv ist)
25 +* MS Graph (nehmen wir jetzt auch mit auf)
26 26  
27 27  **Voraussetzung**: Mitarbeiter hat eine E-Mail Adresse in der [[Benutzerverwaltung>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Verwaltung%20Stammdaten/#HDCbersichtderBenutzer-undMitarbeiterverwaltung]] hinterlegt.
28 28  
... ... @@ -29,7 +29,8 @@
29 29  = Übersicht aller E-Mails =
30 30  
31 31  Wenn man sich die Übersicht der Mails ansehen möchte, so wird man im Modul Kontaktmanagement fündig.
32 -Öffnet man dieses Modul, klickt man auf den ausgeklappten Menüpunkt E-Mail.
32 +Öffnet man dieses Modul, klickt man auf den ausgeklappten Menüpunkt E-Mail. Anschließend wird man aufgefordert, seine verbundene E-Mail Adresse samt Passwort einzugeben.
33 +Anschließend bekommt man die Ansicht der E-Mails zu sehen.
33 33  
34 34  [[image:Email_Uebersicht.png||height="249" width="1054"]]
35 35  
... ... @@ -39,7 +39,8 @@
39 39  Um sich hingegen **alle E-Mails anzeigen** zu lassen, trägt man hier den Wert **0 **ein (bei sehr vielen E-Mails kann das einen Moment lang dauern).
40 40  |(% style="width:76px" %)**2**|(% style="width:970px" %)Mittels diesem Icon lässt sich die Übersicht **aktualisieren**.
41 41  Auf diese Weise werden alle E-Mails vom hinterlegten Postfach hier aktualisiert und angezeigt.
42 -|(% style="width:76px" %)**3**|(% style="width:970px" %)Mittels dem **Zahnrad**-Icon kann man mehrere Posteingänge oder Ordner **konfigurieren. **Weitere Informationen zu Ordnerauswahl erfahren Sie[[ hier.>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/E-Mail%20Anbindung/#HOrdnerAuswahl]]
43 +|(% style="width:76px" %)**3**|(% style="width:970px" %)Mittels dem **Zahnrad**-Icon kann man mehrere Posteingänge **konfigurieren**.
44 +Je nach dem, welches Verfahren man nutzt, ändert sich die Ansicht. Je nach Verfahren werden hier automatisch alle verfügbaren Posteingänge angezeigt oder eben nicht.
43 43  |(% style="width:76px" %)**4**|(% style="width:970px" %) Die **Angaben **pro E-Mail wie beispielsweise der Absender oder Empfänger.
44 44  |(% style="width:76px" %)**5**|(% style="width:970px" %)Die Richtung des Pfeiles gibt an, ob die jeweilige E-Mail der jeweiligen Zeile ein- oder ausgeht.
45 45  
... ... @@ -46,25 +46,33 @@
46 46  = E-Mail Vorschau öffnen =
47 47  
48 48  Um eine E-Mail zu öffnen, klickt man mit einem Doppelklick auf die ausgewählte E-Mail.
49 -Je nach dem,  welche E-Mail Anbindung eingestellt ist, öffnet sich die E-Mail im Microsoft-Outlook-Programm oder direkt in der b4 Anwendung.Zuordnung einer E-Mail als Aktivität zu einem Kontakt
51 +Je nach dem,  welche E-Mail Anbindung eingestellt ist, öffnet sich die E-Mail im Microsoft-Outlook-Programm oder direkt in der b4 Anwendung.
52 +Rechts unten kann die E-Mail als Aktivität einem Kontakt zugeordnet werden.
50 50  
51 -= E-Mail einen Kontakt zuordnen =
54 += Zuordnung einer E-Mail als Aktivität zu einem Kontakt =
52 52  
53 -Um eine E-Mail einen Kontakt zu zu weisen klickt man mit rechter Maustaste auf die gewünschte E-Mail. Dabei kann man die Option **E-Mail als Aktivität einem Kontakt zuordnen** auswählen.
54 -Funktioniert dies nicht (//in meinem Fall erscheint eine leere Sprechblase//), klickt man per Doppelklick auf die gewünschte E-Mail. Im anschließend erscheinenden Fenster klickt man nun auf den Button **Kontakt zuordnen**.
55 -Anschließend erscheint der folgende Screenshot zur ausgewählten E-Mail.
56 +Um eine E-Mail einen Kontakt zuzuweisen kliclt man auf die gewünschte E-Mail mit rechter Mausklicck. Option **E-Mail als Aktivität einem Kontakt zuordnen** auswählen
56 56  
57 -[[image:E-Mail_04-2024.png||alt="E-Mail_Zuordnung_einem_kontakt.png" height="722" width="1058"]]
58 58  
59 +~1. HIER BRAUCHEN WIR EINEN SCREENSHOT WO EIN DOKUMENT NOCH MIT DABEI IST.
60 +
61 +2. Es muss auch erklärt werden wenn ein Kontakt vorgschlagen wird und wie man ein Kontakt neu anlegt.
62 +
63 +3. Der Button Vermerkt ist auch ganz wichtig.
64 +
65 +[[image:E-Mail_Zuordnung_einem_kontakt.png||height="419" width="1052"]]
66 +
59 59  (% style="width:1051px" %)
60 60  |=(% style="width: 71px;" %)Nummer|=(% style="width: 974px;" %)Beschreibung
61 61  |(% style="width:71px" %)**1**|(% style="width:974px" %)(((
62 -Hierüber lassen sich der **Zeitstempel (das ist das Empfangsdatum der E-Mail)** sowie der der **Wiedervorlage **und
70 +Hierüber lassen sich der **Zeitstempel (das ist das Empfangsdatum der E-Mil)**
63 63  
64 -der Zeitpunkt festlegen, wann eine Erinnerung erfolgen soll.
72 +der** **sowie der der **Wiedervorlage **und
73 +
74 +Erinnerung sodass
65 65  )))
66 66  |(% style="width:71px" %)**2**|(% style="width:974px" %)(((
67 -Hier kann man **festlegen**, ob eine E-Mail bei der Zuordnung erledigt, gelesen oder eingegangen ist.
77 +Hier kann man **festlegen**, ob eine E-Mail bei der Zuordnung
68 68  
69 69  Erledigt: Aktivität erscheint nicht im Mein Desktop und erst in den anderen Desktop, wenn die Hakensetzung "erledigt" gesetzt ist.
70 70  
... ... @@ -78,7 +78,8 @@
78 78  Aktivität wird dann im Stiftungs-Desktop sichtbar.
79 79  )))
80 80  |(% style="width:71px" %)**4**|(% style="width:974px" %)(((
81 -Bei **Von **trägt man den **Absender **ein. Dieser wird unter Umständen bereits vorgeschlagen. Ansonsten kann man diesen auch via **Lupen**-Icon raussuchen. Ist hierbei nicht der richtige dabei, kann man in diesem geöffneten Fenster mithilfe des +Icons auch einen neuen Kontakt anlegen. An dieser Stelle kann man auch gleich entscheiden, ob man z.B. einen Haushalt oder eine Person erstellt.
91 +Bei **Von **trägt man den **Absender **ein.
92 +Dieser wird unter Umständen bereits vorgeschlagen. Ansonsten kann man diesen auch via Lupen-Icon raussuchen. Ist hierbei nicht der richtige dabei, kann man in diesem geöffneten Fenster auch einen neuen Kontakt anlegen.
82 82  )))
83 83  |(% style="width:71px" %)**5**|(% style="width:974px" %)(((
84 84  Hier trägt man den **Bezug **ein. Hier kann man die **ausgewählten **und **vorgeschlagenen **Bezüge koordinieren und **mittels Suchleiste **nach Bezügen suchen. Mithilfe des **Suche**-Buttons gelangt man zur Suche der Bezüge.
... ... @@ -87,11 +87,9 @@
87 87  Der hier vorhandene **Betreff **wird direkt aus der E-Mail übernommen.
88 88  )))
89 89  |(% style="width:71px" %)**7**|(% style="width:974px" %)(((
90 -Wenn man der E-Mail einen **Vermerk **hinzufügen will, so klickt man auf das Sprechblase-Icon. Daraufhin wird ein weiteres Fenster geöffnet. In diesem kann man den Vermerk schreiben. Anschließend speichert man den Vermerk.
101 +Hier kann man auswählen, ob man anschließend die **E-Mail im Posteingang löschen** lassen will.
102 +In diesem Fall ist die E-Mail dann nur im B4-System als Aktivität vorhanden.
91 91  )))
92 -|(% style="width:71px" %)**8**|(% style="width:974px" %)Hier kann man auswählen, ob man anschließend die **E-Mail im Posteingang löschen** lassen will.
93 -In diesem Fall ist die E-Mail dann nur im B4-System als Aktivität vorhanden. Außerdem kann man hier auswählen, ob man alle Anhänge dieser E-Mail übernehmen will.
94 -|(% style="width:71px" %)**9**|(% style="width:974px" %)Hier werden alle **Anhänge **angezeigt. In der Checkbox am Anfang jeder Zeile kann man die jeweilige Anlage auswählen oder nicht. Dies nimmt Einfluss darauf, welche Anlagen in der E-Mail dann schließlich mitgeschickt werden sollen.
95 95  
96 96  = Ordner Auswahl =
97 97  
... ... @@ -104,22 +104,14 @@
104 104  
105 105  = Weitere Postfächer Anbinden =
106 106  
107 -(% class="box infomessage" %)
108 -(((
109 -Die Anbindung weiterer Postfächer ist nur mittels des **E-Mail Modus EWS** oder **MS Graph** möglich.
110 -)))
116 +BITTE BESCHREIBEN
111 111  
112 -1. In [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] Begriff **Programmparameter **eingeben
113 -1. In Bereich **Allgemein **auf Menüpunkt **Mail **klicken
114 -1. Vergewissern, dass bei E-Mail Modus **EWS **oder **MS Graph **ausgewählt ist
115 -1. Modul **Kontaktmanagement **anklicken
116 -1. Menüpunkt **E-Mail** anklicken
117 -1. Auf blaues **Zahnrad**-Icon rechts oben klicken
118 -1. In erschienen Fenster (z.B. EWS Ordner bei EWS) auf **+**Icon klicken
119 -1. In Fenster **Zusätzliche Postfächer **Zusatzmailadressen eingeben
120 -1. Bei Bedarf Eingaben mit **Prüfen**-Button prüfen
121 -1. **OK**-Button klicken, um die gewünschten Postfächer erfolgreich anzubinden
118 +Geht nur bei EWS oder MS Graph
122 122  
120 +[[image:image-20240402151021-1.png]]
121 +
122 +[[image:image-20240403082851-2.png]]
123 +
123 123  x
124 124  
125 125  
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